CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS PO. 01 04 1 / 10 1. OBJETIVO Estabelecer diretrizes para elaboração e controle dos documentos e registros do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ). 2. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Não há. 3. RESPONSABILIDADES 3.1 - Presidência Analisar de decidir sobre a aprovação dos documentos do SGQ; 3.2 - Representante da Direção Definir o responsável pela elaboração ou revisão dos documentos do SGQ; Analisar e decidir sobre a aprovação dos documentos do SGQ; Analisar e encaminhar documentos do SGQ para aprovação; Manter arquivo da documentação do SGQ; Atribuir número e código para cada documento do SGQ; Controlar a distribuição dos documentos do SGQ; 3.3 - Comitê da Qualidade Analisar e encaminhar documentos do SGQ para aprovação; Controlar os documentos de origem externa. 3.4 - Responsável pela elaboração ou revisão da documentação do SGQ Elaborar ou revisar os documentos do SGQ coerentes com a realidade do Crea-GO, utilizando os modelos padronizados de cada tipo de documento do Sistema de Gestão da Qualidade; Definir os registros do SGQ; Definir os parâmetros de controle para cada registro do SGQ. 3.5 - Usuários da documentação Manter adequadamente a documentação do SGQ; Controlar os registros do SGQ. Elaborado/revisado por: 12/05/2009 Rosana Melo de Lucas Brandão Aprovado para uso: 12/05/2009 Rosana Melo de Lucas Brandão
CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS PO. 01 04 2 / 10 4. PROCEDIMENTOS 4.1 - Definição de responsável (eis) pela elaboração da documentação do SGQ As necessidades de elaboração/revisão de documentos do SGQ são detectadas por qualquer colaborador, pelo Representante da Direção, pelo Comitê da Qualidade, através de observações, da análise dos requisitos do sistema, relatórios de auditorias, registros de nãoconformidades ou outros meios que gerem ações corretivas ou preventivas. A partir das necessidades levantadas, o Representante da Direção designa o(s) responsável (eis) pela elaboração/revisão da documentação do SGQ em questão. 4.2 - Elaboração de documentos e definição de registros do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) Os responsáveis pela elaboração dos documentos do SGQ, designados pelo Representante da Direção, utilizam um dos seguintes tipos de documentos padronizados no Crea-GO: MQ Manual da Qualidade; DS Documento de Suporte; ; IT Instrução de Trabalho; RG Registro da Qualidade. Durante a elaboração ou revisão dos documentos do SGQ (MQ, DS, PO, IT) o responsável pela elaboração define, de acordo com a necessidade, a criação ou adaptação de registros do SGQ (RG). Os parâmetros para controle de cada registro (identificação, armazenamento, proteção, recuperação, tempo de retenção e descarte) são definidos através de uma tabela que contém os seguintes campos: Identificação: identificação / código do registro (quando houver); Armazenamento: discrimina-se o local onde o registro é armazenado; Proteção: discriminam-se as condições para manter a integridade e as funções que têm acesso ao registro (em armário, pasta AZ, pasta suspensa, arquivo eletrônico, caixa arquivo, etc., acesso livre, acesso restrito, etc.). Recuperação: discrimina-se como o registro é organizado para permitir uma rápida recuperação (por data, ordem alfabética, ordem numérica, título, eletrônico, etc.).
CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS PO. 01 04 3 / 10 Tempo de retenção: discrimina-se por quanto tempo o registro é guardado; Descarte: discrimina o que fazer com o registro após o término do período de retenção (incineração, lixo, arquivo morto, etc). 4.3 - Aprovação e uso de documentos O responsável pela elaboração de cada documento do SGQ assina o campo correspondente e envia ao Representante da Direção ou ao Comitê da Qualidade, que o analisa e encaminha ao responsável pela aprovação. Os documentos da qualidade somente podem ser utilizados após a sua aprovação, que será comprovada da seguinte forma, seja na primeira versão, como nas revisões subseqüentes: Assinatura da Presidência no Manual da Qualidade (MQ); Assinatura da Presidência ou do Representante da Direção na primeira página dos Documentos de Suporte (DS); Assinatura do Responsável pelo processo (principal) na primeira página dos Procedimentos Operacionais (PO); Assinatura do Gerente da Área e do Responsável pelo processo na primeira página das Instruções de Trabalho (IT); Visto do Representante da Direção e data de aprovação nos registros da qualidade (RG). A vigência do documento inicia-se a partir da data de aprovação do mesmo. 4.4 - Identificação dos documentos da qualidade O Manual do Sistema de Gestão da Qualidade é único, sendo identificado pelo código MQ sem qualquer numeração que o acompanhe. Os procedimentos operacionais, documentos de suporte, instruções de trabalho e registros da qualidade são identificados da seguinte forma: Procedimento Operacional Documento de Suporte Instrução de Trabalho Registro da Qualidade Identificação PO. DS. IT. RG. / Legenda Número seqüencial Número da versão A sistemática de identificação de registros da qualidade não se aplica para os seguintes formulários/registros utilizados pelo Crea-GO:
CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS PO. 01 04 4 / 10 Faturas/Recibos ou documentos oficiais de uso interno (contratos, memorandos, despachos, termo de juntada, parecer, relatórios da controladoria, etc.); Formulários gerados por programas operacionais; Formulários gerados com metodologias estabelecidas por parceiros; Documentos oficiais repassados aos clientes (relatórios técnicos, ofícios, etc.). 4.5 - Distribuição e controle de documentos A distribuição e o controle dos documentos do SGQ são realizados pelo Comitê da Qualidade e Representante da Direção, utilizando a planilha eletrônica Controle de Documentos (RG. 003). A situação da revisão dos documentos está identificada nessa planilha. Para a distribuição dos documentos da qualidade (MQ, DS, PO, IT), são feitas fotocópias dos documentos originais e em seguida as mesmas são carimbadas em sua primeira página com a frase CÓPIA CONTROLADA, com exceção dos registros da qualidade (formulários). Além disto, os documentos do SGQ estão disponibilizados eletronicamente, com acesso para aos colaboradores via portal do Crea-GO, com a frase Cópia não controlada em marca d água, em todas as páginas, com exceção dos registros da qualidade (formulários). A atualização dos documentos do SGQ, no portal do Crea-GO, é de responsabilidade do Comitê da Qualidade e do Representante da Direção. Os documentos do SGQ distribuídos a clientes ou terceiros/parceiros não são carimbados e controlados, sendo que a atualização de tais documentos não será de responsabilidade do Crea GO. 4.6 - Revisões Em caso de revisão da documentação do SGQ, a nova versão é editada e distribuída aos seus usuários e as cópias que foram distribuídas são destruídas para evitar o seu uso. A cada nova versão, o documento (MQ, DS, PO, IT) recebe uma nova numeração no campo versão e no caso de RG, estes têm sua identificação alterada (ex: RG. 001/01 RG. 001/02). A natureza das alterações nas revisões dos documentos (MQ, DS, PO, IT) do SGQ é indicada nos mesmos através do indicador () no início do parágrafo que foi alterado. Quando a alteração ocorrer no sentido de excluir um parágrafo ou item inteiro, deve-se apontar com o indicador () e em seu lugar escrever somente a frase item excluído para alertar os usuários dos documentos. Tais práticas facilitam a identificação pelos usuários dos pontos que sofreram revisão. No caso dos registros da qualidade (RG), o conteúdo das alterações está discriminado na planilha Controle de Documentos.
CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS PO. 01 04 5 / 10 No final de cada ano, no período de outubro a dezembro, o Comitê da Qualidade em conjunto com os responsáveis pela elaboração e aprovação dos documentos do SGQ, deverão analisar criticamente e atualizar, quando necessário, e reaprovar os documentos. 4.7 - Arquivo O Representante da Direção mantém um arquivo físico com as cópias mestras da documentação do SGQ do Crea-GO. Este mesmo arquivo também é mantido em meio eletrônico no computador do Comitê da Qualidade em diretório específico e com uma cópia de segurança (back-up). No caso de documentos obsoletos, todas as cópias devem ser destruídas, ficando armazenados os documentos obsoletos originais em pasta física, com a frase na primeira página DOCUMENTO OBSOLETO, e eletrônica no Sistema de Gestão da Qualidade (Documentos Obsoletos) por um período de 05 (cinco) anos, com acesso restrito ao Comitê da Qualidade e Representante da Direção, e posteriormente o mesmo é gravada em mídia eletrônica. 4.8 - Controle de documentos de origem externa São considerados documentos de origem externa: leis, decretos, resoluções, decisões normativas, instruções normativas e decisões de plenária do Confea. O controle dos documentos de origem externa é realizado pelo Comitê da Qualidade, através do preenchimento do RG. 004 Controle de Documentos de Origem Externa. 5. REGISTROS E ANEXOS Modelo de MQ Manual da Qualidade (anexo A); Modelo de (anexo B); Modelo de IT Instrução de Trabalho (anexo C); Modelo de DS Documento de Suporte (anexo D); RG. 003 Controle de Documentos. RG. 004 Controle de Documentos de Origem Externa
CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS PO. 01 04 6 / 10 6. CONTROLE DE REGISTROS Os registros gerados pelas atividades deste procedimento são controlados da seguinte forma: Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Tempo de Retenção Descarte Controle de Documentos RG. 003 Computador do Comitê da Qualidade Eletrônico Acesso para edição do arquivo do Comitê da Qualidade ou RD. C:\Sistema de Gestão da Qualidade\RG - Registros\Registros preenchidos Até a próxima atualização Apagar planilha anterior Controle de Documentos de Origem Externa RG. 004 Computador do Comitê da Qualidade Eletrônico Acesso para edição do arquivo do Comitê da Qualidade. C:\Sistema de Gestão da Qualidade\RG - Registros\Registros preenchidos Até a próxima atualização Apagar planilha anterior Anexo A Modelo de Manual da Qualidade
CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS PO. 01 04 7 / 10 MANUAL DA QUALIDADE IDENTIFICAÇÃO VERSÃO FOLHA Nº MQ 01 / Cabeçalho em todas as páginas Anexo B Modelo de Procedimento Operacional
CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS PO. 01 04 8 / 10 SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE PO. / 1. OBJETIVO 2. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA 3. RESPONSABILIDADES Primeira linha do cabeçalho somente na primeira página Segunda linha do cabeçalho em todas as páginas 4. PROCEDIMENTOS 5. REGISTROS E ANEXOS 6. CONTROLE DE REGISTROS Os registros gerados pelas atividades deste procedimento são controlados da seguinte forma: Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Tempo de Retenção Descarte Rodapé somente na primeira página Elaborado/revisado por: Aprovado para uso: Anexo C Modelo de Instrução de Trabalho
CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS PO. 01 04 9 / 10 SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE IT Instrução de Trabalho IT. / 1. OBJETIVO Cabeçalho em todas as páginas 2. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA 3. PROCEDIMENTO 4. REGISTROS 5. CONTROLE DE REGISTROS Os registros gerados pelas atividades deste procedimento são controlados da seguinte forma: Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Tempo de Retenção Descarte Rodapé somente na primeira página Elaborado/revisado por: Aprovado para uso: Anexo D Modelo de Documento de Suporte
CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS PO. 01 04 10 / 10 SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE DS Documento de Suporte DS. / Cabeçalho em todas as páginas Rodapé somente na primeira página Elaborado/revisado por: Aprovado para uso: