Padrão de Memorando, Memorando-Circular e Despacho de Memorando

Transcrição

1 Padrão de Memorando, Memorando-Circular e Despacho de Memorando 1. Objetivo Descrever a utilização, finalidade e formatação dos documentos memorando, memorandocircular e despacho de memorando. 2. Aplicação Este procedimento se aplica a todas as áreas do DATASUS. 3. Documentos de Referência Memorando-Circular 014/SAA/SE/MS. Manual de Redação da Presidência da República (2ª edição-2002) 4. Definições e Siglas MS Ministério da Saúde SIPAR Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo 5. Responsabilidades Responsável Atividades Equipe da Gerência de Garantia da de Software. Elaborar, publicar e monitorar esse documento. Gerente da Gerência de Garantia da de Software. Revisar e aprovar esse documento. Representantes descritos de acordo com item 6, deste documento. Realizar atividades descritas neste documento. Arquivo: PDR-GGQS-SGQ-003-PadraoMemo.doc Modelo:FRM-GGQS-SGQ-006/002-21/10/2004 Pág.: 1/8

2 6. Procedimentos 6.1. Considerações Gerais Memorando é um meio de comunicação, por escrito, entre unidades administrativas do MS, cuja principal característica é a agilidade, devendo sua tramitação pautar-se pela rapidez e simplicidade de procedimentos burocráticos. Memorando-circular é um memorando que se destina a vários destinatários e que gera uma numeração específica. O despacho de Memorando deve ser dado no próprio documento para evitar desnecessário aumento do número de comunicações, utilizando-se a frente da folha até o seu total aproveitamento e, no caso de falta de espaço, em folha de continuação. Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado, assegurando maior transparência à tomada de decisões, e permitindo que se historie o andamento da matéria tratada no memorando, agilizando a recuperação de informação no SIPAR. Assim, no caso do despacho de memorando ser feito em folha de continuação deve-se referenciar o número de registro SIPAR do documento inicial, observando-se a ordem crescente e cronológica da colocação das folhas, de tal sorte que o documento inicial será folha no. 01 e os posteriores deverão ser juntados e numerados sequencialmente Diagramação para Documentos Oficiais O memorando (anexo A), memorando-circular (anexo B) e despacho de memorando (anexo C) devem ser formatados de acordo com a diagramação básica abaixo: Tamanho do papel A4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm, cor branca; Fonte do tipo Times New Roman, cor de letra preta, tamanho de fonte para corpo de texto em geral é 12, tamanho de fonte 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé; Fontes Symbol e Wingdings para símbolos; É obrigatório inserir a paginação, a partir da segunda folha, no centro da página localizada no rodapé; Inserir numeração dos parágrafos, com exceção do primeiro parágrafo e da conclusão; O espaçamento de linhas é simples, e o espaçamento entre parágrafos é de 0,5cm (6 pts) até no máximo 1,0cm (12 pts) após cada parágrafo, de acordo com a diagramação do documento para evitar que a assinatura do emissor fique isolada em uma única folha; A margem lateral esquerda é de no mínimo 3,0cm de largura e a margem lateral direita é de 1,5cm de largura; Arquivo: PDR-GGQS-SGQ-003-PadraoMemo.doc Modelo:FRM-GGQS-SGQ-006/002-21/10/2004 Pág.: 2/8

3 As margens superior e inferior são de 2,0cm; O início de cada parágrafo do texto tem 2,0cm de distância da margem esquerda; Não deve haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a sobriedade do documento; A impressão colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações; Para elaboração de memorando e memorando circular não utilizar cabeçalho, logomarca do Ministério da Saúde ou as Armas da República (brasão). 6.3.Estrutura de Documentos Os documentos devem ser estruturados, conforme instruções a seguir Memorando e Memorando-Circular: Inserir a identificação do documento na margem esquerda a 5,5cm da borda superior esquerda. Essa identificação é composta de: nome do tipo de documento, número seqüencial, seguido da sigla da unidade que o expede conforme exemplo: Memorando nº 123/CPQS/CTI/DATASUS/SE/MS. A data é alinhada à direita, na mesma linha do tipo e número do documento. Colocar o nome do destinatário 4 linhas após a identificação do documento. O destinatário é mencionado pelo cargo que ocupa. Exemplo: Ao (À), Sr.(a), Subsecretário(a) de Assuntos Administrativos ou Ao Sr.(a) Gerente. O assunto é o resumo do teor da comunicação e deve ser colocado abaixo do destinatário, alinhado a esquerda.. O texto (teor da comunicação) é desenvolvido após 4 linhas a partir do assunto. Todos os parágrafos devem ser numerados, na margem esquerda do corpo do texto, exceto o primeiro parágrafo e o fechamento. Este procedimento facilita eventuais remissões e passagens específicas, em despachos ou em resposta à comunicação original. Deve-se usar para o fechamento o termo Atenciosamente, centralizado e localizado uma linha após o final do texto; Na segunda linha após o fechamento, digitar o nome do profissional que expede o memorando e logo abaixo o cargo que ele ocupa, centralizado. O pelo documento deve assinar no espaço entre o fechamento e o seu nome. Arquivo: PDR-GGQS-SGQ-003-PadraoMemo.doc Modelo:FRM-GGQS-SGQ-006/002-21/10/2004 Pág.: 3/8

4 6.3.2.Estrutura de Despacho Memorando em Folha de Continuação O documento Despacho Memorando (anexo C) é o despacho em folha de continuação e deve ser estruturado, conforme instruções abaixo: Despacho referente: é a identificação do documento a que o despacho se refere. Posicionase na margem esquerda e a 5,5cm da borda superior do papel; Após duas linhas do despacho referente, citar o número de registro SIPAR do documento principal; Inserir, 2 linhas após o registro SIPAR, o cargo ocupado pelo destinatário; Após 2 linhas, desenvolver o teor do despacho. O primeiro parágrafo inicia-se a do Destinatário do Despacho e o início de cada parágrafo do texto deve ter 2,0 cm de distância da margem esquerda; o campo destinado a margem lateral esquerda terá no mínimo 3,0 cm de largura e o campo destinado a margem lateral direita terá 1,5 cm; Colocar a data centralizada, a 2 linhas do texto; Na segunda linha após a data, digitar o nome do profissional que expede o memorando e logo a seguir o cargo que ele ocupa, centralizado. O pelo documento deve assinar no espaço entre o fechamento e o seu nome; É obrigatório continuar a numeração das páginas, centralizado no rodapé da página, de acordo com o documento que está recebendo o despacho. 7. Tratamento das Não-Conformidades Não aplicável 8.Documentos Complementares Não aplicável 9. Anexos Anexo A Modelo de Memorando Anexo B Modelo de Memorando-Circular Anexo C Modelo de Despacho de Memorando Arquivo: PDR-GGQS-SGQ-003-PadraoMemo.doc Modelo:FRM-GGQS-SGQ-006/002-21/10/2004 Pág.: 4/8

5 10. Controle de Registros Identificação Armazenamento e proteção Recuperação Tempo mínimo de retenção Descarte Memorando recebido Memorando enviado Memorando- Circular recebido Memorando- Circular enviado Despacho de Memorando de Memorando -na seção de Recebidos sob a responsabilidade do destinatário de Memorando -na seção de Enviados sob a responsabilidade do remetente de Memorando- Circular -na seção de Recebidos sob a responsabilidade do destinatário de Memorando- Circular -na seção de Enviados sob a responsabilidade do remetente de Despacho de Memorando sob a responsabilidade do elaborador Arquivo: PDR-GGQS-SGQ-003-PadraoMemo.doc Modelo:FRM-GGQS-SGQ-006/002-21/10/2004 Pág.: 5/8

6 5,5cm ANEXO A Modelo de Memorando Memorando nº [nº]/área/cti/datasus/se/ms 4 espaços Em, dd de mês de aaaa. 1,5cm Ao/A:[Digite o destinatário do memorando] Assunto:[Digite o assunto] 4 espaços 3 cm 2 cm [Inicie aqui o primeiro parágrafo] 2 - [Inicie aqui os demais parágrafos] 1 espaço [Digite Atenciosamente,] [Digite o nome do remetente] [Digite o cargo do remetente] Arquivo: PDR-GGQS-SGQ-003-PadraoMemo.doc Modelo:FRM-GGQS-SGQ-006/002-21/10/2004 Pág.: 6/8

7 5,5cm ANEXO B Modelo de Memorando-Circular Memorando nº [nº]/área/cti/datasus/se/ms 4 espaços Em, dd de mês de aaaa. 1,5cm Ao/A:[Digite o destinatário do memorando] Assunto:[Digite o assunto] 4 espaços 3 cm 2 cm [Inicie aqui o primeiro parágrafo] 2 - [Inicie aqui os demais parágrafos] 1espaço [Digite Atenciosamente,] [Digite o nome do remetente] [Digite o cargo do remetente] Arquivo: PDR-GGQS-SGQ-003-PadraoMemo.doc Modelo:FRM-GGQS-SGQ-006/002-21/10/2004 Pág.: 7/8

8 5,5cm ANEXO C Modelo de Despacho de Memorando Despacho Referente ao [nº]/[área]/cti/datasus/se/ms Registro do SIPAR n º [Digite nº do registro do SIPAR do documento principal] 1,5cm Ao/A:[Digite o destinatário do despacho] 3 cm 2 cm [Inicie aqui o primeiro parágrafo] 2 - [Inicie aqui os demais parágrafos] 1 espaço Em, dd de mês de aaaa. [Digite o nome do remetente] [Digite o cargo do remetente] [OBSERVAÇÂO: É obrigatório continuar a numeração das páginas, centralizado no rodapé da página, de acordo com o documento que está recebendo o despacho.] Arquivo: PDR-GGQS-SGQ-003-PadraoMemo.doc Modelo:FRM-GGQS-SGQ-006/002-21/10/2004 Pág.: 8/8