Principais novidades Novidade da versão 15.98/1.4.59 1- Cadastro de Campos Auxiliares Essa versão do Group Folha permite realizar o cadastro de campos auxiliares. Os campos auxiliares possibilitam o registro de informações adicionais que serão personalizadas conforme a necessidade da empresa e que não existem pré-configuradas para cadastro. Assim, será possível permitir a inclusão de informações adicionais do funcionário. Como fazer Cadastro dos campos auxiliares: 1- Acesse o menu: Cadastros / Tabelas Apoio / Campos Auxiliares. 2- Observe os campos em tela: Campo a campo: Código: gerado pelo próprio sistema ao cadastrar o campo. Descrição: permite informar o nome do campo auxiliar. Tipo: permite informar o tipo de dado que será incluído na caixa de texto. Assim, o sistema só aceitará conforme o tipo específico: a) Alfanumérico: será possível informar no campo letras e números. Por exemplo: caso precise de informar algum campo como: Matrícula do CREA: 11111D. b) Inteiro: o campo permitirá somente números. Por exemplo, caso precise incluir informações que existem somente números. Registro no MASP: 11111 c) Decimal: será possível incluir valores numéricos decimais. Por exemplo: Nota da prova A: 15,41. d) Moeda: permite a inclusão de valores monetários cujo campo o exige. Por exemplo: salário anterior: R$ 2000,00. e) Lógico (Sim / Não): possibilita um cadastro de uma informação específica cuja resposta pode ser somente ou sim ou não. Por exemplo: Não trabalha aos sábados (judeu)? f) Data: permite informar data específica para alguma informação relevante. Por exemplo: Início em CIPA. Ordenação: permite informar a ordem da exibição do campo auxiliar no cadastro do funcionário. Tamanho: possibilita indicar o número máximo de caracteres para serem preenchidos no campo auxiliar. 1
Insere em relatório?: caso habilite essa informação, o sistema apresentará os campos auxiliares nos relatórios. 3- Faça o cadastro dos campos correspondentes. 4- Clique em Gravar. Para registrar os campos auxiliares para funcionário: 5- Acesse o menu: Cadastros / Funcionários. 6- Selecione um funcionário. 7- Acesse a aba Campos Auxiliares. 8- Preencha as informações referentes ao funcionário selecionado. 9- Feito o cadastro, clique em Gravar. Emissão dos relatórios com as informações cadastradas para os campos auxiliares: 1- Acesse o menu: Relatórios / Cadastros / Funcionários. 2- Habilite a opção: Mostrar campos auxiliares. 3- Selecione o funcionário que existe dados na aba de Campos Auxiliares. 2
4- Clique em Visualizar. Novidade da versão 15.98/1.4.59 5- Observe que o sistema apresentou as informações dos campos auxiliares. 6- Existe outro relatório que exibe as informações dos campos auxiliares: Relatórios / Gerenciais / Ficha registro. 7- Habilite a opção: Mostrar campos auxiliares. 8- Selecione o funcionário específico. 9- Clique em Visualizar. 10- A informação será apresentada na última página da ficha de registro do funcionário correspondente. 3
2- Arquivo para benefício Visa Vale Disponível nesta versão a geração do arquivo de benefício Visa Vale e Sodex ho. Como fazer 1- Acesse o menu: Cadastros / Empresa / Parâmetros cálculo / Benefícios. 2- Clique em Alterar. 3- Habilite a opção: Trabalha com fornecedor Sodexho ou Visa Vale. 4- O sistema apresenta os campos abaixo para serem preenchidos tanto do fornecedor Sodexho ou Visa Vale. 4
5- Para informar os dados do Visa Vale, seguem abaixo as orientações: Observe os campos: Código do cliente: indique o código do cliente informado pela fornecedora Visa Vale que é o identificador da empresa. Sequencial pedido: o sistema permite indicar o sequencial pedido, ou seja, o número do último pedido realizado. Local de entrega: permite informar o local de entrega dos cartões. 6- Clique em Gravar. Cadastro do Local de entrega: 7- Na tela de configuração do benefício, clique no botão: ao lado do Local de Entrega. Caso queira, será possível também cadastrar o local pelo menu: Cadastros / Benefícios / Local de entrega. 8- O sistema apresenta a tela abaixo: 5
9- Clique em Inserir na tela de local de entrega. Observe os campos da tela: Código: o sistema informa na tela o código gerado pelo sistema que indica o local de entrega cadastrado. Descrição: permite informar a descrição que indica qual é o local de entrega correspondente. Logradouro: permite informar o endereço para local de entrega. Número: informa o número do logradouro informado. 6
Complemento: permite informar o complemento. Bairro: permite informar o bairro. Cidade: selecione qual a cidade que o local de entrega situa. CEP: indique o CEP para a entrega. Telefone: permite informar o telefone do local cadastrado para entrega. Fax: permite informar o número do fax. 10- A segunda aba permite cadastrar os responsáveis tanto pelo fornecimento como pelo recebimento. É necessário indicar pelo menos, um. 11- Terminado todo o cadastro para o local de entrega, clique em Gravar. Cadastro de Fornecedor: 12- Acesse o menu: Cadastros / Benefícios / Fornecedor. 13- Selecione o fornecedor. 14- Clique em Alterar. 15- Em layout, indique qual o layout que o fornecedor de Visa Vale vai utilizar para o benefício. No exemplo abaixo, houve o cadastro do fornecedor para dois layouts diferentes de Visa Vale. 16- Assim que terminar o cadastro, clique em Gravar. Cadastro de Benefício: 17- Acesse o menu: Cadastros / Benefício / Vale Refeição. 18- Selecione o vale refeição cadastrado ou clique em Novo. 7
Observe os campos: Código: código gerado pelo sistema. Vale: informe a descrição do vale. Valor unitário: permite informar o valor unitário. Quantidade vales por cartela: permite informar a quantidade de vales em cada cartela, caso o benefício seja em papel. Fornecedor: indique o fornecedor que foi cadastrado com o layout correspondente dos cartões Visa Vale. 19- Ao terminar o cadastro, clique em Gravar. Importante: Não se esqueça que o funcionário deve ser contemplado do benefício cadastrado para que o sistema faça o cálculo correto. Para realizar a associação do benefício com o funcionário, acesse o menu Funcionários/ Cadastro Guia Benefícios. Cálculo do benefício: 20- Acesse o menu: Cálculos / Benefícios. 21- Faça o filtro necessário para a execução do Cálculo. 22- Em Benefícios, indique qual é o benefício para cálculo. 23- Em mês / ano, informe qual o mês e ano que o cálculo do benefício. 24- Em período de compra, informe qual o período de compra que o benefício estará disponível para ser utilizado. Baseado ao número de dias, o sistema calcula o valor disponível para crédito ao funcionário pro rata. Por exemplo: do dia 01/04/2009 a 30/04/2009, o funcionário receberá o valor de vale considerado o prazo especificado para o crédito. 8
25- Caso queira informar o número de dias para compra, habilite a opção: Deseja informar a quantidade de dias para compra do benefício? 26- Para realizar o cálculo, clique em Executar. 27- O sistema apresenta a mensagem de alerta para confirmação: Confirma execução do cálculo de benefícios? 28- Para que o sistema calcule, clique em Sim. 29- Para avisar a conclusão do cálculo, o sistema retorna a mensagem: Cálculo realizado com sucesso 30- Clique em OK. Geração do arquivo para o Visa Vale: 31- Acesse o menu: Relatórios/ Benefícios/ Arquivos. 32- Observe a tela abaixo: Campo a campo: Empresa: apresenta a empresa selecionada. Por padrão, o sistema apresenta a empresa que foi selecionada ao iniciar a sessão pelo sistema. Caso queira gerar os arquivos de todas as empresas, clique em Todas. 9
Funcionário: permite especificar o funcionário da empresa ou caso não queira especificar o funcionário cujo arquivo será gerado, clique em Todos os funcionários. Departamento: permite selecionar o departamento da empresa ou caso não queira especificar o departamento específico cujo arquivo será gerado, clique em Todos os departamentos. Centro de custo: permite selecionar o centro de custo ou caso não queira especificar o centro de custo específico cujo arquivo será gerado, clique em Todos os centros de custo. Mês / Ano: indique o mês de referência e ano cujo cálculo do arquivo será gerado. Benefício: selecione o benefício específico. Layout: selecione o layout. Dados do depósito: informe a data para depósito dos benefícios do Visa Vale. Tipo pedido: permite informar qual o tipo de pedido feito. O sistema permite informar dois tipos de pedido: normal ou complementar. Para o normal, o sistema gera as informações para o pagamento do benefício aos funcionários correspondentes. Caso precise acrescentar alguma informação ou criar um arquivo com informações que não foram indicadas no arquivo anterior como: novos funcionários beneficiados selecione complementar. Destino arquivo: indique qual o caminho que o arquivo será salvo para ser enviado à Visa Vale. 33- Faça o filtro necessário para a geração do arquivo e clique em Executar. 34- Para indicar que o arquivo foi gerado com sucesso, o sistema retorna a mensagem: Cálculo realizado com sucesso. 10