SE VC FOSSE O GERENTE DE UM SETOR E ENCONTRASSE SEUS SUBORDINADOS RECLAMANDO POR ESTAREM SOBRECARREGADOS DE TRABALHOS DIVERSOS, COMO FARIA PARA RESOLVER ESTE PROBLEMA????
Disciplina: OS&M AULA 9 Assunto: Métodos de trabalho: QDT Prof Ms Keilla Lopes Mestre em Administração pela UFBA Especialista em Gestão Empresarial pela UEFS Graduada em Administração pela UEFS Contatos: E-mail: keillalopes@ig.com.br MSN: keilla.lopes2@hotmail.com Blog: keillalopes.wordpress.com
Quadro de Distribuição do Trabalho È o instrumento utilizado com o objetivo de se analisar as diversas atividades atribuídas a cada uma das unidades organizacionais existentes, através do diagnóstico das tarefas executadas.
O OBJETIVO: Analisar a eficiência e eficácia das atividades de cada órgão, a participação igualitária de todas as pessoa no sentido de atingir os objetivos da organização e a pertinência das tarefas de cada empregado. Aferir a carga de trabalho e a racionalidade de sua distribuição.
Estrutura Básica para a Montagem de um QDT O QUÊ COMO POR QUÊ QUEM ONDE PARA QUÊ Está sendo feito? Está sendo feito? Fazer desta forma? Faz? Faz? Faz? Toma mais tempo? Pode ser melhorado? Devemos gastar menos tempo? Gasta mais tempo? Há mais perda de tempo? Executa neste tempo? É prioritário? Pode ser classificado? Classificar? Classificou como tal? É prioritária? Indicar o que é prioritário? É mais importante? Avaliar? É o mais importante? Idem Em que parte?é mais importante? Necessário? Exige mais atenção? Medir a atenção? Exige tanta atenção? Idem Em que área? Dar mais atenção? Necessita de mais habilidade técnica? Identificar? Exige mais habilidade técnica? Idem Há necessidade? É necessária mais habilidade? Precisa de treinamento especial? Acompanhar ou treinar? É necessário treinar? Julgou esta necessidade? Deve ser treinado? Treinar? Está disperso? Identificar? Ficou disperso? Determinou? Em que parte? Mudar? Está concentrado Saber? Ficou concentrado? Informou? Idem Desconcentrar? Está sem nenhuma relação com a unidade? Comparar? Esta perda de relacionamento? Concluiu? É disperso? Está disperso? É vantajoso agrupar? Padronizar? É vantajoso agrupar? Sugeriu? Agrupar? Agrupar? É vantajoso separar? Comparar? É vantajoso separar? Idem Separar? Separar? É manual? Classificar? É considerado manual? Classificou? É manual? Manter manual? É intelectual? Classificar? É intelectual? Classificou? É intelectual? Manter intelectual? Pode ser mudado? Verificar? Pode ser mudado? Disse? Em que parte? Mudar? Está acumulado? Verificar? Acumulou?? Informou? Idem Acumular?
QDT de um setor de cobrança Relação das funções do setor Relação das atividades desenvolvidas no setor Funcionários A B C D E F Número de horas por atividade Informações e entregas Cobranças Controle de vencimentos e atrasos Comunicações com o SPC controlar o atendimento entregar o carnê informaçoes sobre saldos conceder informaçoes diversas efetuar e controlar cobranças cobrar notas promissórias cobrar carnês atrasados preparar avisos de vencimento expedir avisos de vencimento enviar avisos de execução contabilizar pgtos. atrasados busca de informações no SPC fornecimento de infos. ao SPC 15 10 25 10 8 12 30 12 2 3 17 6 5 4 4 3 22 10 6 4 20 2 5 3 10 2 2 6 2 12 2 4 18 24 5 3 12 20 4 2 06 6 2 2 10 10 2 12 3 1 2 06 Total de horas semanais de trabalho efetivo por funcionário e no setor 38 33 38 40 35 30 214
OBSERVAÇÃO: Na Distribuição do Trabalho, os modelos de formulários/planilhas, variam de empresa para empresa segundo as suas necessidades. O importante é estudar e analisar o trabalho, tornando-o racional, e principalmente produtivo, contribuindo assim para o bem estar do colaborador e gerando condições para que a organização ofereça produtos e serviços de baixo custo e elevada qualidade, sendo eficaz e competitiva no setor e mercado onde atua.
DESBOBRANDO OS OBJETIVOS DO QDT Diagnosticar eventuais tempos mortos. Identificar tarefas de maior importância. Controlar a correspondência entre o treinamento dos empregados e as tarefas a estes atribuídas. Verificar a existência de um equilíbrio na distribuição das várias tarefas. Minimizar conflitos entre setores...
Indicadores de Problemas na Distribuição do Trabalho Insatisfação uniforme em um setor; Demora na transmissão de dados; Atrasos na entrega de documentos ou informações Divulgação em rede de dados incorretos; Rendimento individual baixo, falhas de funcionamento e problemas na qualidade final do produto; Retrabalhos
Fases da Análise da Distribuição do Trabalho Identificação das tarefas individuais Agrupar as tarefas semelhantes Montagem do quadro de Distribuição do Trabalho por função. Elaborar QDT onde são colocados os cargos analisados, horas trabalhadas por mês/semana em cada cargo e a atividade/serviço de cada cargo. Análise do QDT e propor melhorias (fatores a observar)
Fatores a observar na análise do QDT atual: I - Tempo Que atividades ou serviços absorvem mais tempo? São essas atividades ou serviços as que devem tomar mais tempo? O tempo justifica o resultado final da atividade ou serviço? É possível subdividir ou agrupar serviços ou atividades?
Tempo : O Tempo despendido pelas várias atividades ou serviços depende integralmente do esforço interno ou há interferência de outras unidades fora da análise? A eliminação ou criação de um serviço e/ou atividade pode ser considerada como racionalizadora da distribuição do trabalho?
II -Equilíbrio no volume de trabalho Há funcionários com carga de trabalho superior aos demais? A entrada de informações na unidade causa estrangulamentos em algum ponto? Há funcionários com carga de trabalho inferior aos demais? A existência de picos pode ser considerada normal?
III - Capacidade Funcional Há consonância entre as habilidades individuais, formação técnica e as tarefas desenvolvidas pelos funcionários, supervisores e chefes? Há prejuízos em função da baixa capacitação profissional de um ou mais funcionários da unidade?
IV - Possibilidades preliminares de simplificação: Foram identificadas as unidades que estabelecem algum tipo de confronto com a unidade em análise? As relações funcionais mantidas pela gerência e demais chefias da empresa têm alguma influência positiva ou negativa no cotidiano da unidade?
IV-Possibilidades preliminares de simplificação: Existe algum fato que tenha modificado o comportamento e gerado reações e que possa estar afetando o trabalho do setor em análise? As dificuldades apresentadas são semelhantes as dificuldades presentes em outros setores da empresa? Até que ponto se pode utilizar outras técnicas na tentativa de provocar uma melhor distribuição do trabalho?
Após o QDT, sugere-se o QCT: No QDT são colocados os cargos analisados, horas trabalhadas por mês/semana em cada cargo e a atividade/serviço de cada cargo. No Quadro de Custo do Trabalho (QCT) idem ao anterior acrescido do custo em valores semanais/anuais ou a critério de cada tarefa e de cada atividade ou serviço.
Recomendações Finais Evitar dar ao levantamento das tarefas o caráter de precisão, isto é, não questionar sobre o exato número de horas e minutos dedicados ao trabalho. O fato de cada funcionário conduzir o seu trabalho da forma que acha mais interessante não deve ser encarado como um impedimento ao sucesso do trabalho.
Recomendações Finais: O QDT, por ser aplicado em diversos setores, por isto exige do profissional um conhecimento razoável sobre os usos e costumes das unidades, linguagem utilizada, os diversos horários e hábitos significativos. A inexistência de descrições de cargos, não é uma necessidade imperiosa para a realização do estudo.
VALE LEMBRAR: Esta técnica apresenta, pelo menos, uma desvantagens: Não considera as relações interpessoais...
Recomendações Finais: A atividade DIVERSOS sempre será uma atividade passível de estudo exaustivo. Desprezá-la significa não considerar tarefas que, embora não pertençam a nenhuma atividade ou serviço da unidade, são relevantes para a racionalização do trabalho.
BIBLIOGRAFIA OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, organização & métodos: uma abordagem gerencial. 14. ed. São Paulo: Atlas, 2004.
NEM SEMPRE O PROBLEMA ESTÁ NA QUANTIDADE DE TRABALHO OU NO TRABALHO DO OPERÁRIO... A CORRIDA DE CANOAS