GUIA DE REFERÊNCIA DO PORTAL Gestor
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Conteúdo Introdução...Pag 3 Página Login...Pag 4 Reinicialização de Senha...Pag 4 Gestão de Pessoas...Pag 5 Meus Colaboradores...Pag 5 Programação de Férias...Pag 7 Aviso de Férias...Pag 9 Aprovação de Processos...Pag 10 Acompanhamento do Workflow...Pag 12 Cadastro de Responsável Provisório...Pag 13 Painel de Processos para Aprovação...Pag 14 Tratamento Mensal de Frequência...Pag 15 Manutenção de Marcação...Pag 18 Tratamento de Frequência Massiva...Pag 23 Espelho de Ponto...Pag 24 Acompanhamento de Horas Extras...Pag 26 Resumo de Frequência por Verba...Pag 27 Extrato de Banco de Horas...Pag 28 Posição Sintética Banco de Horas...Pag 29 2
INTRODUÇÃO Este guia de referência foi desenvolvido para orientar você na utilização das funcionalidades de autoatendimento disponíveis no Rhevolution Portal. Através do Portal, você terá acesso aos seus dados cadastrais e ao seu histórico funcional: salários, promoções, transferências, períodos aquisitivos, ocorrências de afastamento, dentre outros. Além dessas informações, você poderá consultar e imprimir os demonstrativos de pagamento, aviso de férias, informe de rendimentos e declarações, programar suas férias, registrar as justificativas de ponto e consultar e imprimir os documentos relacionados ao ponto e banco de horas. Para os gestores, a estrutura de workflow permite a descentralização dos processos de aprovação, atribuindo a responsabilidade a cada gerenciador, no nível definido pela empresa. Através do Rhevolution Portal o Gestor realizará as solicitações e aprovações de aumento salarial, promoção e transferências, simulação e solicitação de rescisão, programação e aprovação de férias, aprovação de horas extras, abono de atrasos e faltas, planejamento de escalas de trabalho, avaliação da ficha comportamental, além de realizar consultas de suas próprias informações e do histórico funcional dos membros de sua equipe. Este guia de referência agrupa as funções disponíveis a todos os empregados no capítulo Minhas Informações e as funções de responsabilidade dos gestores no capítulo Gestão de Colaboradores. 3
O ACESSO AO PORTAL PÁGINA DE LOGIN Através da página principal do Portal você irá se identificar com o seu código de usuário e senha, para ter acesso ao sistema. Identificação: informe o seu código de usuário Senha: informe a senha inicial recebida ou clique em esqueci a minha senha para criar uma nova senha Ao solicitar a reinicialização da senha, o sistema exigirá algumas informações pessoais. Informeas e clique em para confirmar. Faça o login com a senha padrão que o sistema informar e, em seguida, você será solicitado a trocar para uma senha pessoal. 4
GESTÃO DE PESSOAS GESTÃO DE PESSOAS MEUS COLABORADORES Nesta página o gestor poderá visualizar seus subordinados diretos e indiretos. Expandir - Clicando em Expandir, aparecerá a lista de todos os subordinados, diretos e indiretos. Contrair - Clicando em Contrair, apenas aparecerá a lista dos subordinados diretos. Exibir/Suprimir Foto - Clique para exibir ou suprimir a foto dos empregados (se as fotos estiverem cadastradas previamente no Rhevolution). Tipo de Empregado Selecione Empregado CLT ou Todos. Pesquisar - Pesquisar por NOME do empregado. Clique em OK para buscar o empregado na lista. Clicando no nome do empregado, o gestor poderá visualizar o histórico de cargos, salários, férias, afastamentos, transferências, estabilidade, equipamentos, treinamentos de seus empregados. 5
O link Empregado exibirá os dados cadastrar da pessoa. Clique em para retornar à página anterior ou para retornar à página principal. 6
FÉRIAS PROGRAMAÇÃO DE FÉRIAS Através do portal, o gestor tem a possibilidade de programar ou aprovar a solicitação de férias de seus colaboradores. Ao clicar no menu Programação de Férias, será visualizada a página com o nome dos seus subordinados para o processo de férias. O gestor poderá efetuar buscas de colaboradores por: Basta inserir a informação a ser pesquisada e clicar em. Para limpar os campos da pesquisa, clique em. A figura indica que o empregado tem período disponível para férias. Posicionar o cursor sobre a figura para ver o detalhe das datas. O gestor deverá ficar em alerta para o sinal, pois indica que está prestes a vencer o segundo período de férias do empregado. Posicionar o cursor sobre a figura para ver o detalhe das datas. A legenda indica a situação do empregado em determinado mês do ano: A Afastamento - indica afastamento do empregado; F Férias Calculadas - indica que o empregado está em férias; S Solicitação - indicador de férias solicitadas: - O empregado solicitou e está no aguardo da aprovação/cancelamento pelo gestor 7
- O gestor solicitou e ainda não foi aprovado por todos os gestores do fluxo Es Eventos Simultâneos - indica que existe mais de um evento dentro do mesmo mês (ex. afastamento e programação de férias); Pn Programação Normal - indica que o empregado tem férias programadas e aprovadas pelo gestor; Pa Programação Automática - indica que as férias foram programadas automaticamente; Pv Programação com Aviso - indica que as férias estão programadas e o aviso de férias já foi emitido; Em branco não possui nenhum tipo de programação. Posicionando o cursor sobre as legendas do painel, será visualizada a situação e suas datas: Para efetuar a solicitação das férias, clique no nome do empregado. Será visualizada a página a seguir: Para visualizar os parâmetros da programação, clique em 8
Para efetuar a solicitação das férias, preencher os campos: DATA DE INÍCIO DAS FÉRIAS - Data em que o empregado irá sair em férias. DATA FIM Será preenchida automaticamente com a data de retorno das férias. OPÇÃO DE ABONO Sim para conversão de parte dos dias de férias em abono. Não para usufruir o total dos Dias de férias. OPÇÃO DE 13 Sim para receber a primeira parcela do 13 salário nas férias. Não para não receber a 1ªparcela do 13 salário nas Férias. Clique em para salvar a programação. AVISO DE FÉRIAS Para a emissão do Aviso de férias, selecione o período desejado e o tipo de Emissão e o sistema exibirá os colaboradores com férias programadas. Marque o empregado desejado e clique em Imprimir. 9
APROVAÇÃO DE PROCESSOS APROVAÇÃO Painel com a listagem de todas as solicitações pendentes para a aprovação, consulta das aprovadas ou rejeitadas. Solicitações. O sistema sempre exibirá as Pendentes. Mas pode consultar por Aprovadas ou Rejeitadas. Situação aprovador: 1) Quando campo Solicitação= Pendente e Situação aprovador= Aguardando ação: significa que solicitação está pendente e aguardando a aprovação do usuário conectado. 2) Quando campo Solicitação= Pendente e Situação aprovador= Aprovada: significa que o usuário conectado já aprovou, mas a solicitação ainda está pendente com outros aprovadores. Para consultar todos os aprovadores do processo clicar em. Processo: permite filtrar as solicitações por tipo de processo. Aprovar: escolha aprovar Por Solicitação ou Por Processo, esta última opção permite a aprovação massiva de várias solicitações do mesmo processo. Ações: Para visualizar os detalhes da solicitação antes de aprovar, clique em. Para aprovar clique em. Será visualizada a lista de motivos, escolha um dos motivos listados e confirmar. Para reprovar, clique em. Será visualizada a lista de motivos, escolha um dos motivos listados e confirmar. A figura indica que a solicitação foi alterada pelo RH e aguarda a sua aceitação antes de seguir o fluxo de aprovação. Se aprovada, a solicitação seguirá no fluxo de aprovações para o nível superior (se houver) e estará pendente para a aprovação. 10
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ACOMPANHAMENTO DO WORKFLOW O gestor poderá visualizar as solicitações que realizou de acordo com sua situação. No caso de Solicitações Pendentes, elas podem estar com sua Situação: Validação Pendente Aguardando validação pelo RH. Pendente Aprovação Estará dependendo da aprovação dos gestores, de acordo com o fluxo de aprovação. Solicitação alterada - indica que a solicitação foi alterada pelo RH e aguarda a sua aceitação antes de seguir o fluxo de aprovação Clicando no nome do empregado, será visualizado o fluxo de aprovação para o processo: Clique em para visualizar os detalhes da solicitação. 12
CADASTRO DE RESPONSÁVEL PROVISÓRIO O gestor poderá cadastrar um responsável provisório para realizar as solicitações em seu lugar, em determinado período. Selecione na lista para qual Processo será cadastrado um responsável provisório. Selecione na lista quem será o Responsável Provisório. Informe as datas de início e fim da vigência. Clique em para incluir as informações. Para alterar o registro incluído, clique em. Para excluir, clique em. 13
PAINEL DE PROCESSOS PARA APROVAÇÃO O gestor poderá analisar os processos disponíveis para Aprovação, através do filtro por Empresa, Uniorg, Solicitações, Situação do aprovador: 14
GERENCIAMENTO DE FREQUÊNCIA TRATAMENTO MENSAL DE FREQUÊNCIA Em tratamento Mensal de Frequência, o gestor poderá tratar as horas de ausência e horas excedentes de seus empregados. Nesta página, serão visualizados os empregados. O gestor poderá efetuar a consulta de empregados utilizando a barra superior, os Campos de Identificação / Nome / Cargo / Uniorg. Pode ser efetuada, utilizando os ícones de Consulta e Nova Pesquisa. Existe a primeira possibilidade de tratamento de ponto que é por empregado, independente do dia do evento, justificando as faltas e atrasos (Horas de Ausência) de uma vez só, assim como as horas extras (Horas Excedentes). Para tanto, basta selecionar o(s) empregado(s) na caixa de opção. Incluir a Frequência (significa que será dado ao evento, falta, atrasos ou horas extra) e a Justificativa (significa o abono de atraso ou falta, bem como para realização de horas extras.) Caso haja necessidade pode ser descrito observações. Para excluir o tratamento clique em. Para fazer o tratamento da frequência clique no nome do empregado. Será visualizada a página a seguir: 15
Nesta página será visualizada a escala do empregado, suas marcações e o total de horas de ausência e excedentes para tratamento. O que aparece em vermelho refere-se à ocorrência não tratada, e o que aparece em verde significa que aquela ocorrência já foi tratada e está disponível para o RH processar o fechamento de ponto, pagando os créditos e descontando os atrasos não abonados (para visualizar basta clicar em ). Clicando em serão visualizadas as verbas e sua quantidade de horas. O gestor poderá aprovar marcando a caixa ao lado da quantidade de horas e para efetivar. Para incluir outro tipo de frequência basta marcar a caixa ao lado da quantidade de horas, inserir a frequência (Ex: Atestado médico), inserir a justificativa e observações se houver. Após o tratamento clique em. Para exclusão dos tratamentos, clique em Clicando no link Mostrar somente com saldo, logo abaixo da foto, aparecerão apenas as inconsistências que necessitem de tratamento. E ao lado no link Mostrar Resumo / Esconder Resumo aparecerá ou não o resumo de créditos e débitos no mês, na parte inferior da página. As marcações inseridas pelo empregado estarão identificadas com linha na cor Laranja e o gestor precisará aprová-las clicando em. 16
Será exibida a tela abaixo: Clicar em para aprovar ou, para reprovar. Caso haja algum período sem marcação, o gestor de ponto poderá clicar em. 17
Manutenção de Marcação Aprovação de marcações que foram incluídas pelo empregado. Somente será apresentado para as empresas que utilizarem essa opção conforme parametrização da uniorg Utiliza Aprovação de Marcação = Sim. Para as outras empresas esse ícone não será apresentado. Geração de Marcação. Será gerada marcação conforme escala de trabalho do empregado com o motivo associado ao processo Geracao_Marcacao, na tela de Motivos para alteração de marcações (Timekeeper > Regras). Marcações de Acesso. Consulta e manutenção das marcações de acesso, ponto e refeitório. Essa página permite a digitação dos horários na própria tela. No entanto, para a manutenção correta dos horários do empregado, somente deverão ser informadas nessa tela as marcações posteriores à última marcação do dia registrada no sistema. Essa tela salva a marcação na posição que foi digitada, não realizando a realocação das marcações. Por exemplo: - Inclusão das marcações. Nessa tela é possível incluir mais de um horário, desde que o motivo da inclusão seja o mesmo. - Marcar as marcações que foram incluídas. Se não for selecionada, a marcação não será registrada nos sistema. - Selecionar o motivo. - Salvar a alteração. 18
Para a inclusão de horários no meio de uma jornada já registrada no sistema é necessário clicar em marcação de acesso. Ao clicar no ícone será aberta uma nova janela para inclusão dos horários. Nesse procedimento, o sistema irá alocar a marcação conforme a data informada, realocando os horários, se necessário. Será aberta uma janela para manutenção do dia. - Incluir a data, o horário o motivo e marcar e selecionar o horário que foi incluído. - Salvar a alteração. Observação: após salvar a informação, a janela será fechada. Caso exista mais alguma manutenção será necessário clicar novamente no ícone de Marcações de Acesso. - Repetir o Processo as outras marcações do dia e também para os outros dias. Com esse procedimento as marcações são alocadas corretamente, desde que a data informada esteja correta. Caso seja informada uma data errada, data do dia seguinte, por exemplo, a marcação será alocada de forma errada. Ver exemplo abaixo, considerando o dia 12/01: Nesse caso o sistema alocou a marcação das 08:00 no final da jornada do dia 12/01. Para Exclusão de Marcação A marcação poderá ser excluída pela tela do apontamento, selecionando o horário e um motivo de exclusão, ou através do ícone Marcações de Acesso, conforme abaixo: - Informar o motivo de exclusão, selecionar o horário e salvar a alteração. Nos dois procedimentos a marcação será excluída do calculo, mas poderá ser acessada pela tela de Marcações de Acesso, pois é uma marcação eletrônica e não pode ser eliminada do sistema: 19
Observação: marcações que foram inseridas manualmente, quando excluídas do sistema não são guardadas, apenas ficam registradas as marcações eletrônicas com o motivo da exclusão. Caso seja necessário, é possível inserir a marcação eletrônica que foi excluída novamente para o calculo, selecionando o horário e um motivo de inclusão. Para inclusão da marcação com o mesmo horário e ajuste do calculo Como é um horário dentro da jornada já existe no sistema, clicar em Marcações de Acesso. - Informar data, horário, motivo, selecionar a linha e salvar as informações. Nesse mesmo dia ainda é necessário incluir as marcações que estão faltando. Para essa manutenção, é possível digitar na própria tela de apontamento, como é uma marcação posterior a última marcação existente no sistema, essa marcação será alocada corretamente: 20
Ou também é possível fazer a inclusão pela tela de Marcação de Acesso, informando a data do dia seguinte no horário da saída. 21
Se inserida uma justificativa (pelo empregado ou gestor) e a quantidade de horas foi aprovada (tratada) - a cor permanecerá lilás. Se inserida uma justificativa (pelo empregado ou gestor) e ainda não foi aprovada (tratada) - a cor permanecerá marrom, conforme legenda: Ainda temos como legenda a cor azul que significa A Validar, ou seja, o tratamento foi submetido ä um workflow de aprovação. Também existe a possibilidade do desdobramento das horas, ou seja, incluir mais de um tipo de frequência. Para isso, clique sobre a quantidade de horas. Para lançar as frequências, selecione a Frequência, a Hora início e Fim, o Motivo e as Observações. Clique em. Para voltar à página anterior, clique em. 22
TRATAMENTO FREQUENCIA MASSIVA Em Tratamento da Frequência Massiva, o gestor poderá selecionar a data e efetuar o tratamento em massa do ponto de seus empregados. Selecionar a Data para tratamento das ocorrências. Nesta página será visualizada a escala do empregado, suas marcações e o total de horas de ausência e excedentes para tratamento. O que aparece em vermelho refere-se a uma ocorrência não tratada, e o que aparece em verde significa que aquela ocorrência já foi tratada e está disponível para o RH processar o fechamento de ponto, pagando os créditos e descontando os atrasos não abonados (para visualizar basta clicar em ) Clicando em serão visualizadas as verbas e sua quantidade de horas. Se quantidade de horas está em verde, a verba descrita é a que efetivamente vai para o ponto / banco de horas do empregado (Autorizada = SIM). Em vermelho depende de aprovação (Autorizada = NÃO). 23
ESPELHO DE PONTO Em espelho de ponto, o gestor poderá visualizar o espelho de ponto dos seus empregados. Selecione o ANO E MÊS DE COMPETÊNCIA. Clique no NOME DO FUNCIONÁRIO Será visualizado o espelho de ponto, utilize a barra de rolagem lateral para visualizar do 1º ao último dia do período de apuração. 24
Clique em, a solicitação será enviada para aprovação dos gestores responsáveis. Será gerada uma linha logo acima da escala já existente, indicando o tipo da solicitação que foi efetuada. 25
ACOMPANHAMENTO DE HORAS EXTRAS Nesta página, o gestor poderá acompanhar as horas extras de seus empregados, de acordo com o mês e ano escolhido. Poderá também digitar um período (data inicial e data final) e pesquisar. Em Tipo, poderá escolher o tipo da hora extra a ser visualizada horas autorizadas, não autorizadas ou ambas. Em Exibição, poderá escolher quais horas extras serão visualizadas (50%, 100%, etc.) Clicando nos links existentes nos nomes das uniorgs ou nas quantidades de horas, o gestor poderá verificar quais empregados e verbas compõem estes totais, como no exemplo abaixo: 26
RESUMO DE FREQUENCIA POR VERBA Nesta página o gestor poderá visualizar todo o resumo das frequências de seus empregados. Selecionar a Data Inicial e Data Final. Clique em Pesquisar. Serão apresentados os totais das verbas de todos os empregados subordinados ao gestor neste período. Para visualizar os empregados que compõem cada total, basta clicar no link da verba. Por ex. a C034 ATRASOS E para visualizar as datas em que ocorreram os eventos, clicar sobre o nome do empregado. 27
BANCO DE HORAS EXTRATO Nesta página o gestor poderá visualizar o extrato do banco de horas de seus empregados. Selecionar o ano e mês desejado e clique sobre o nome do empregado, será visualizado o extrato de banco de horas do empregado. 28
POSIÇÃO SINTÉTICA Nesta página o gestor poderá verificar os totais de horas existentes no banco de horas de seus empregados. Selecionar o ano desejado. Clique sobre os links nos totais de horas para visualizar os empregados que compõem o total. 29
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