Guia de Utilização do Módulo de Férias Perfil: Chefe e Vice-Chefe de Unidade Sistema Integrado de Gestão de Recursos Humanos - SIGRH

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1 Serviço Público Federal Ministério da Educação Universidade Federal Rural do Semi-Árido Superintendência de Tecnologia da Informação e Comunicação Guia de Utilização do Módulo de Férias Perfil: Chefe e Vice-Chefe de Unidade Sistema Integrado de Gestão de Recursos Humanos - SIGRH Versão 0.2 Novembro de 2012

2 Sumário Apresentação... 3 Sobre o Módulo de Férias... 4 Perfis Envolvidos... 5 Sobre a solicitação de férias no SIGRH Inserir Férias Consulta/Alteração/Exclusão de Férias Cronograma de Férias Homologar Férias Mapa de Férias FAQ Férias Referências... 27

3 Apresentação O SIGRH (Sistema Integrado de Gestão de Recursos Humanos) informatiza os procedimentos de recursos humanos, tais como marcação/alteração de férias, cálculos de aposentadoria, avaliação funcional, dimensionamento de força de trabalho, controle de frequência, concursos, capacitações, atendimentos on-line, serviços e requerimentos, registros funcionais, relatórios de RH, dentre outros. A maioria das operações possui algum nível de interação com o sistema SIAPE (Sistema Integrado de Administração de Pessoal), enquanto outras são somente de âmbito interno. O servidor que possuir usuário no SIPAC e SIGAA não precisa realizar um novo cadastro para ter acesso ao SIGRH, pois o acesso entre os sistemas é unificado. Porém, se o servidor não possuir usuário ele pode realizar seu auto-cadastro e acessar o sistema.

4 Sobre o Módulo de Férias O módulo de férias, o qual é tratado neste manual, tem o objetivo de permitir o gerenciamento das informações relacionadas às marcações de férias dos servidores da Instituição. Através deste módulo é possível cadastrar, consultar, alterar, homologar ou suspender as férias dos servidores, assim como gerar um calendário de bloqueio de férias e emitir relatórios. Além disso, o módulo de férias comunica-se com o SIAPE por meio de arquivos gerados por ambos os sistemas. Através deste módulo é possível informar ao SIAPE as marcações de férias dos servidores da Instituição que, por sua vez, realiza o processamento das informações enviadas pelo SIGRH e retorna o resultado deste processamento. O presente guia foi criado para auxiliar os servidores com cargo de chefia na utilização do módulo de férias. Qualquer servidor ativo da Instituição terá acesso às funcionalidades apresentadas neste manual.

5 Perfis Envolvidos Abaixo estão descritos os perfis envolvidos no módulo de Férias. Chefe e Vice-Chefe de Unidade Habilita o usuário a exercer o perfil de chefia e vice chefia da unidade. Esta permissão não é atribuída ao usuário manualmente pela SUTIC, pois é dada automaticamente ao usuário assim que ele entra no sistema, com base nas responsabilidades pelas unidades que o servidor tem cadastradas. No momento em que ele não for mais responsável pela unidade com nível de chefia, o acesso como chefia é retirado. Em relação a férias, um usuário com este perfil pode cadastrar, alterar, excluir e homologar férias de todos os servidores lotados nas unidades em que ele tem responsabilidade. Secretário da Unidade Habilita o usuário a exercer o perfil de secretaria da unidade. Esta permissão não é atribuída ao usuário manualmente pela SUTIC, pois é dada automaticamente ao usuário assim que ele entra no sistema, com base nas responsabilidades pelas unidades que o servidor tem cadastradas. No momento em que ele não for mais responsável pela unidade com nível de secretaria, o acesso como secretário da unidade é retirado. Em relação a férias, um usuário com este perfil pode cadastrar, alterar e excluir férias de todos os servidores lotados nas unidades em de que ele é secretário. Servidor Um servidor comum (aquele que não recebe papéis especiais como os citados acima) poderá solicitar a inclusão, alteração ou remoção das suas próprias férias. Porém, é necessário que o responsável da unidade na qual ele está lotado homologue tais solicitações para que surtam efeito.

6 Sobre a solicitação de férias no SIGRH Ao solicitar férias o servidor deverá atentar para o calendário de solicitação de férias e as possíveis divergências de informações funcionais no sistema no intuito de evitar transtornos com a solicitação via SIGRH. Calendário de solicitação de férias O calendário tem como base o fechamento da folha de pagamento e objetiva o atendimento, sem prejuízos ao servidor, do pagamento referente ao gozo das férias. As férias que forem solicitadas sem atendimento aos prazos estabelecidos pelo calendário, serão recusadas e encaminhadas para alteração por parte do servidor. O calendário encontra-se disponível para consulta na página da PRORH: Possíveis divergências de informação Algumas informações podem divergir das informações que estão cadastradas no SIAPE, principalmente a lotação do servidor, visto que há casos de servidores que estão exercendo suas atividades em unidades distintas das que estão cadastradas no SIAPE. Além disso, há informações que ainda não estarão disponíveis no SIGRH, visto que nem todas as informações são importadas durante o processamento mensal da fita espelho. Durante esse processamento, são sincronizadas informações pessoais, financeiras e funcionais entre o SIAPE e nossos sistemas. Vale ressaltar ainda que nem todas as informações são sincronizadas, visto que o SIAPE não permite a exportação de todos os dados. Com a implantação do módulo de férias (1º módulo), as demais informações serão, progressivamente, adicionadas ao sistema.

7 Em ambos os casos, solicitamos que entrem em contato com a Pró-Reitoria de Recursos Humanos (PRORH) para correção de tais informações que podem impactar na homologação das suas férias.

8 1. Inserir Férias Sistema SIGRH Módulo Portal do Servidor Usuários Chefe de Unidade Perfil Administrador DAP Última Atualização 13/11/2012 Vídeo Esta funcionalidade possibilita a realização do cadastro de férias do servidor, permitindo que o mesmo defina o período de férias que irá usufruir. A partir dessa operação, o usuário tem acesso às suas últimas e as próximas férias e poderá inserir o número de parcelas em que deseja dividir as férias marcadas. Para utilizar esta funcionalidade, acesse o SIGRH Módulos Portal do Servidor Chefia de Unidade Férias Inserir Férias. A página a seguir contendo a Identificação do Servidor será gerada pelo sistema. Figura 1: Identificação do Servidor Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente. Para retornar para a página inicial do módulo, clique em. Ao clicar no link, o usuário poderá realizar a consulta de férias 8

9 marcadas. Esta operação será melhor descrita na seção Consulta/Alteração/Exclusão de Férias. Para realizar a inserção das férias, o usuário deverá informar o nome do Servidor e o Número de Parcelas de pagamento das férias. Ao informar o número de parcelas, os campos Dias e Início das férias serão exibidos, onde o usuário deverá selecionar dentre as opções disponibilizadas pelo sistema o número de dias das férias e digitar a data desejada ou selecioná-la no calendário exibido ao clicar em. As opções Adiant. Salarial e Grat. Natalina, poderão ser selecionadas caso o usuário queira esses benefícios. Exemplificamos com Número de Parcelas 1, Dias 30 e Início 01/01/2013. Após realizar as ações desejadas, clique em Cadastrar para finalizar a operação. A mensagem de sucesso será exibida, conforme a imagem a seguir. Figura 2: Mensagem de Sucesso 9

10 2. Consulta/Alteração/Exclusão de Férias Sistema SIGRH Módulo Portal do Servidor Usuários Chefe de Unidade Perfil Gestor DAP Última Atualização 13/11/2012 Vídeo Esta funcionalidade permite que sejam realizadas as operações de consulta, alteração, exclusão e homologação das férias de um determinado servidor. O usuário poderá também visualizar o mapa de férias do servidor e o histórico de modificação das férias. Para utilizar esta funcionalidade, acesse o SIGRH Módulos Portal do Servidor Chefia de Unidade Férias Consulta/Alteração/Exclusão de Férias. A tela a seguir será gerada permitindo a Busca Por Servidor. Figura 1: Busca Por Servidor Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente. Esta mesma função será válida sempre que estiver presente. Para realizar a consulta, o usuário poderá informar os seguintes campos: Servidor: Informe o nome ou a matrícula SIAPE do servidor desejado. Ao digitar os caracteres iniciais, o sistema fornecerá uma listagem com possíveis opções para o preenchimento; Unidade de Exercício: Esta opção só será disponibilizada para o preenchimento caso o usuário tenha permissão para realizar a operação em mais de uma unidade. Se não, este campo já estará preenchido; Incluir Unidades Vinculadas: Assinale esta opção se desejar que a busca seja realizada com a inclusão das unidades vinculadas. Este campo só estará disponível para seleção se o campo Unidade de Exercício for preenchido; Período de Férias: Digite a data do período de férias ou selecione-a no calendário exibido ao clicar em ; 10

11 Período de Homologação: Digite a data do período de homologação ou selecione-a no calendário exibido ao clicar em ; Período de Suspensão: Digite a data do período de suspensão ou selecione-a no calendário exibido ao clicar em ; Categoria: Opte por escolher entre Docente, Médico Residente, Não Especificado ou Técnico Administrativo; Ano do Exercício: Informe o ano de exercício das férias; Situação: Opte por selecionar entre Alterada, Excluída, Incluída, Negado SIAPE ou Paga/Marcada; Apenas Marcações Judiciais: Selecione esta opção se desejar buscar por férias apenas com marcações judiciais; Exibir em formato de relatório: Marque esta opção caso queira exibir a consulta em formato de relatório. Exemplificamos com a Unidade de Exercício SUPERINTENDÊNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO, pesquisando pelo servidor NOME DO SERVIDOR. Para continuar, após preencher os campos que desejar, clique em Buscar. A seguinte tela será exibida: Figura 2: Exercícios de Férias Encontrados 11

12 Como pode ser visualizado na figura acima, clicando no ícone, referente a Expandir, o usuário poderá visualizar detalhes das férias do servidor (Ex.: em quantas parcelas foi dividida, a quantidade de dias de cada parcela, se solicitou adiantamento da gratificação natalina, etc). Também será disponibilizado o ícone Ao clicar no ícone para Visualizar Mapa de Férias. referente a Recolher, os detalhes serão ocultados novamente. Existem ícones que servem para sinalizar o status das férias: O ícone A presença do ícone O ícone indica que as férias foram homologadas; indica que as férias foram negadas; aponta que existem férias pendentes de homologação. As operações referentes aos ícones apresentados na tela acima serão descritos nos tópicos a seguir. 2.1 Visualizar Mapa de Férias Para visualizar o mapa de férias do servidor desejado, clique no ícone gerada pelo sistema.. A página a seguir será Figura 3: Mapa de Férias Caso queira retornar à tela anteriormente gerada, clique em Voltar. Se desejar imprimir o relatório, clique no ícone. Para retornar para a página inicial do módulo, clique em. 2.2 Alterar Férias Clicando no ícone, será permitido que o usuário altere as férias do servidor. A seguinte tela será 12

13 exibida: Figura 4: Alterar Dados das Férias Ao clicar no link, o usuário poderá realizar a consulta de férias marcadas. Dessa forma, o sistema retornará para a tela inicial desta operação, possibilitando a realização da mesma. Para realizar a alteração das férias, o usuário poderá modificar o Número de Parcelas de pagamento das férias. Ao informar o número de parcelas os campos Dias e Início das férias serão exibidos, onde o usuário deverá respectivamente selecionar dentre as opções disponibilizadas pelo sistema o número de dias das férias e digitar a data desejada ou selecioná-la no calendário exibido ao clicar em. As opções Adiantamento Salarial e Gratificação Natalina, poderão ser selecionadas caso o usuário queira esses benefícios. Exemplificamos com Número de Parcelas 2, Dias 15 (cada parcela), com Inícios 01/05/2013 (1ª parcela) e 17/09/2013 (2ª parcela). Após realizar as modificações desejadas, clique em Alterar, para finalizar a operação. A mensagem de sucesso será exibida, conforme a imagem a seguir. Figura 5: Mensagem de Sucesso 2.3 Homologar Férias Para realizar a homologação das férias do servidor desejado, clique no ícone. Esta operação será 13

14 melhor descrita neste manual, em Homologar Férias, listado em Manuais Relacionados. 2.4 Histórico de Modificação do Exercício Clique no ícone, para visualizar o histórico de modificação do exercício em formato de impressão. A tela seguinte será gerada pelo sistema. Figura 6: Histórico de Modificação de Férias Caso queira retornar à tela anteriormente gerada, clique em Voltar. Se desejar imprimir o relatório, clique no ícone. Para retornar para a página inicial do módulo, clique em. 2.5 Remover Férias Caso deseje remover as férias de um servidor, o usuário deverá clicar no ícone diálogo a seguir será fornecida pelo sistema solicitando a confirmação da ação.. A caixa de Figura 7: Caixa de Diálogo Clique em OK para confirmar a exclusão das férias desejadas. Logo em seguida a mensagem de sucesso da ação será exibida, conforme a imagem abaixo. sigrh.ufersa.edu.br Figura 8: Mensagem de Sucesso Página 14

15 3. Cronograma de Férias Sistema SIGRH Módulo Portal do Servidor Usuários Servidor Responsável pela Unidade Perfil Chefe de Unidade Última Atualização 13/11/2012 Vídeo Esta funcionalidade permite que seja realizada a emissão do cronograma de férias dos servidores em formato de relatório. Para utilizar esta funcionalidade, acesse o SIGRH Módulos Portal do servidor Chefia de Unidade Férias Cronograma de férias. A tela a seguir será fornecida, possibilitando que o usuário informe o Período do Cronograma. Figura 1: Período do Cronograma Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente. Para realizar a busca, o usuário deverá fornecer o período do cronograma Desde (Mês/Ano) e Até (Mês/Ano), selecionando o mês e ano dentre as opções disponibilizadas pelo sistema. Exemplificaremos com Desde (Mês/Ano) Janeiro/2013 e Até (Mês/Ano) Dezembro/2013. Para realizar a emissão do relatório, clique em Ver Cronograma. A página gerada pelo sistema será a seguinte: 15

16 Figura 2: Cronograma de Férias Caso queira retornar à tela anteriormente gerada, clique em Voltar. Se desejar imprimir o relatório, clique no ícone. Para retornar para a página inicial do módulo, clique em. 16

17 4. Homologar Férias Sistema SIGRH Módulo Portal do Servidor Usuários Chefe de Unidade Perfil Gestor Unidade Última Atualização 13/11/2012 Vídeo Esta funcionalidade permite que seja realizada a homologação das férias do servidor em questão. A homologação de férias condiz com a aprovação do pedido de férias feito pelo servidor. Essa é uma ação que só pode ser realizada pelos gestores de unidade em relação aos servidores de sua unidade. Para utilizar esta funcionalidade, acesse o SIGRH Módulos Portal do Servidor Chefia de Unidade Férias Homologar Férias. Caso o usuário possua permissão para homologar as férias de mais de uma unidade, será exibida tela referente à seleção da unidade que será tomada como base para a homologação das férias dos servidores, conforme demonstrado na imagem a seguir. Figura 1: Seleção da Unidade Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente. Esta mesma função será válida sempre que estiver presente. Após escolher a unidade desejada, clique em Continuar. Exemplificamos com PRÓ-REITORIA DE RECURSOS HUMANOS (11.65). Em seguida, será apresentada página contendo as informações sobre a homologação, as legendas dos ícones necessários para validar a ação e uma lista com os servidores da unidade e as suas situações em relação às férias, como representado na figura abaixo: 17

18 Figura 2: Lista de Férias Existem ícones que servem para sinalizar o status das férias: O ícone indica que as férias foram homologadas e a presença do ícone indica que as férias foram negadas. Caso deseje acessar o relatório de homologação, clique em Gerar Relatório, localizado na Lista de Férias. O relatório será apresentado conforme a imagem a seguir. 18

19 Figura 3: Relatório Geral de Férias Caso queira retornar à tela anteriormente gerada, clique em Voltar. Se desejar imprimir o relatório, clique no ícone. Para retornar para a página inicial do módulo, clique em. As operações referentes aos ícones apresentados na tela em que é possível visualizar a Lista de Férias, serão descritos nos tópicos a seguir. 19

20 4.1 Visualizar Mapa de Férias Clicando no ícone para os servidores com as férias já cadastradas e homologadas, será exibido o Mapa de Férias, como mostrado a seguir: Figura 4: Mapa de Férias Caso queira retornar à tela anteriormente gerada, clique em Voltar. Se desejar imprimir o relatório, clique no ícone. 4.2 Alterar Férias Para realizar a modificação nas férias do servidor, clique no ícone exibida.. A seguinte página será 20

21 Para retornar para a página inicial do módulo, clique em. Ao clicar no link, o usuário poderá realizar a consulta de férias marcadas. Esta operação está melhor descrita na Seção Consulta/Alteração/Exclusão de Férias deste mesmo manual. Esta mesma função será válida sempre que estiver presente. Para realizar a alteração das férias, o usuário poderá modificar o Número de Parcelas de pagamento das férias. Ao informar o número de parcelas, os campos Dias e Início das férias serão exibidos, onde o usuário deverá respectivamente selecionar dentre as opções disponibilizadas pelo sistema o número de dias das férias e digitar a data de início desejada ou selecioná-la no calendário exibido ao clicar em. As opções Adiantamento Salarial e Gratificação Natalina poderão ser selecionadas caso o usuário deseje esses benefícios. Exemplificamos com Número de Parcelas 2, Dias 15 e Início 01/05/2013. Após realizar as ações desejadas, clique em Alterar, para finalizar a operação. A mensagem de sucesso será exibida, conforme a imagem a seguir. Figura 6: Mensagem de Sucesso 4.3 Cadastrar Férias Clique em, ao lado do nome do servidor escolhido, para realizar o cadastro das férias do mesmo. Esta operação está melhor descrita na Seção Inserir Férias deste manual. 21

22 4.4 Negar Homologação de Férias Para Negar Homologação de Férias o usuário deverá clicar no ícone seguir será fornecida solicitando a confirmação da ação.. A caixa de diálogo a Figura 7: Caixa de Diálogo Clique em OK para confirmar a negação das férias do servidor. Logo em seguida, a mensagem de sucesso da ação será exibida, conforme a imagem abaixo. Figura 8: Mensagem de Sucesso 4.5 Homologar Férias Para realizar a homologação das férias do servidor desejado, clique no ícone. Outra forma de homologar as férias de um servidor é selecionando os campos referentes aos servidores pendentes de homologação e em seguida clicar em Homologar. A mensagem de sucesso da ação será fornecida pelo sistema, de acordo com a imagem a seguir. Figura 9: Mensagem de Sucesso 22

23 5. Mapa de Férias Sistema SIGRH Módulo Portal do Servidor Usuários Chefe de Unidade Perfil Chefe da Unidade Última Atualização 13/11/2012 Vídeo Um Mapa de Férias é um relatório que tem a finalidade de apresentar os servidores de determinada unidade que estão gozando suas férias em determinado período e pode ser acessado a qualquer momento pelo gestor da unidade. Para isso, acesse o SIGRH Módulos Portal do Servidor Chefia de Unidade Férias Mapa de Férias. O sistema carregará a seguinte página: Figura 1: Mapa de Férias Caso desista da operação clique em Cancelar. O sistema exibirá uma caixa de diálogo solicitando a confirmação da operação. Esta funcionalidade será a mesma em todas as página que estiver presente. Para visualizar o mapa de férias, deverá ser informado o Período desejado, que poderá ser selecionado através do ícone. O campo Unidade aparece preenchido com a unidade do servidor. Por fim, para refinar a busca, o usuário poderá selecionar a opção Apenas Homologadas e/ou Incluir Unidades Vinculadas. 23

24 Ao clicar sob o link expandirá e outras opções de unidades serão exibidas, como mostrado abaixo:, ele se Figura 2: Mapa de Férias Para retornar a página inicial do módulo Portal do Servidor, clique em. Ao clicar sob as unidades apresentadas, o mapa de férias exibido será correspondente a selecionada. Após realizar as ações desejadas, clique em Ver Mapa. o Mapa de Férias será exibido: 24

25 Para retornar ao módulo Portal do Servidor, clique em Caso queira Voltar a página anterior, clique em Voltar., no topo da página. Se desejar imprimir o Mapa de Férias, clique em. Bom Trabalho! 25

26 FAQ Férias 1. Ainda não tenho acesso ao SIGRH? O que devo fazer? O próprio servidor pode realizar o seu cadastro de usuário para ter acesso ao SIG. Para mais informações acesse o manual auto cadastro. 2. A unidade em que estou lotado (a) ou exercício no SIGRH está incorreta. Como devo proceder? Verifique sua unidade de lotação/exercício no SiapeNet e caso haja divergências procure a Seção de Cadastro da PRORH para corrigir sua unidade de lotação no SiapeNet. 3. Preciso de permissão para solicitar férias no SIGRH? Não. Apenas ser servidor ativo da Instituição. 4. O chefe e vice-chefe de unidade precisa de permissão no SIGRH para homologar minhas férias? Não. É uma permissão dada automaticamente ao usuário assim que ele entra no sistema, com base nas responsabilidades pelas unidades que o servidor tem cadastradas. No momento em que ele não for mais responsável pela unidade com nível de chefia, o acesso como chefia é retirado. 5. Posso solicitar a interrupção/suspensão de minhas férias diretamente no SIGRH ou tenho que ir à PRORH? A interrupção/suspensão de férias deve ser feita diretamente na Seção de Cadastro da PRORH. 6. Posso alterar minhas férias depois de homologadas pelo chefe? Pode. Desde que as férias não tenham sido gozadas ou não estejam em período de gozo. Porém, quando as férias forem alteradas pelo servidor, o seu chefe terá de homologá-las novamente. 7. Qual o prazo mínimo de antecedência para marcação/remarcação de férias? O prazo mínimo de antecedência para marcação/remarcação de férias varia de mês a mês, de acordo com o que foi definido no calendário que encontra-se disponível para consulta na página da PRORH: 26

27 Referências Wiki dos sistemas integrados de gestão (SIG):