Este guia rápido tem por finalidade orientar ao usuário na operação do sistema de controle de visitantes.

Transcrição

1 MANUAL DO AGENDADOR SITE CONTROLE DE VISITANTES Julho 2018

2 INTRODUÇÃO Este guia rápido tem por finalidade orientar ao usuário na operação do sistema de controle de visitantes. ESTRUTURA DO SISTEMA O Site está estrutura sob um workflow de agendamento e aprovação de visitas. De um lado existe o papel do Agendador, que tem a função de agendar visitas, para si ou para outros visitantes. Essa pessoa pode ser uma pessoa que centralize os agendamentos dos visitantes de uma empresa. Qualquer pessoa poderá se cadastrar com agendador/visitante. Do outro lado existe a pessoa do Aprovador, que são colaboradores que irão aprovar a visita de um visitante a sua empresa lotada no Porto do Açu. Esse aprovador pode ser o próprio visitado, ou alguém nomeado para aprovar suas visitas.

3 FUNCIONALIDADES O sistema permite: Cadastrar um novo visitante, nos moldes dos sites de e-comerce existentes hoje no mercado. Alternar idiomas entre: línguas Portuguesa e Inglesa. Cadastrar em uma visita, mais de um visitante. Agendar a chegada de veículo. Anexar documentos de identificação. Anexar fotos de materiais que por ventura sejam apresentados na reunião. Anexar documentos como Notas Fiscais. Cadastro de visitantes Carregamento em massa. O sistema é divido em três interfaces distintas que são acessadas conforme o perfil de acesso, a saber: A primeira é o Agendador Visitante A segunda é o Aprovador A terceira para a portaria do Porto do Açu Cada usuário terá seu perfil de utilização do sistema.

4 Agendamento individual Para acessar ao sistema, o visitante ou agendador da visita deve acessar o site do Porto do Açu ( e clicar no link

5 Agendamento individual Na próxima tela, basta clicar no botão Acessar Sistema e uma nova janela será aberta com a tela de acesso ao sistema.

6 Agendamento individual Tela de login do sistema.

7 O visitante, ao acessar o sistema, fará seu cadastro e criará um login e senha. O perfil por padrão será de Agendador. O que lhe permite: Agendar visitas suas e de outros visitantes a colaboradores de empresas lotadas no Porto do Açu. Cancelar ou excluir um AGENDAMENTO a visita. Anexar documentos AO AGENDAMENTO a visita. Fazer checkin na portaria do Porto do Açu Observação o Visitante com cadastro deverá informar o login ( ) e senha de acesso. o Visitante que ainda não possuir cadastro, deverá clicar em Aqui para se cadastrar. o Visitante que não lembrar da senha deverá clicar em Esqueci minha senha. o Há também a opção pela troca de idioma: entre Português ou Inglês.

8 Tela de Cadastro de Agendador Visitante que ainda não possui cadastro, deverá clicar em Aqui para se cadastrar. A tela de cadastro é mostrada abaixo. Preencha os campos. Campos com (*) são obrigatórios. A senha deve ter no mínimo 8 caracteres. Ao final anexe seu documento de Identificação (CPF ou Passaporte) e salve o cadastro.

9 Alterar a senha Caso tenha esquecido a senha, o visitante deverá clicar em esqueci Minha senha. O Sistema irá enviar um para o endereço de castrado com um Link para acessar o Sistema e trocar a senha.

10 Logando no Sistema Ao informar Login e Senha e clicar em Login, o agendador irá acessar o sistema. A partir daí será exibido ao usuário logado apenas as informações por ele cadastradas.

11 Menus do Sistema O sistema, para o perfil de Agendador, possui as seguintes opções de menu: Meus Agendamentos Mostra seus agendamentos com respectivos status. Novo Agendamento permite criar e solicitar um novo agendamento para acesso Poro do Açu. Cadastrar Visitante Cadastrar previamente seus visitantes para posteriores agendamentos. Cadastrar Veículos Caso uma visita seja feita por veículo, o sistema permite cadastrar veículos para posterior uso em agendamentos.

12 Cadastro de Visitante O agendador poderá previamente definir sua carteira de visitantes, cadastrando-os no sistema: Os dados dos visitantes deverão ser inseridos, de acordo com os campos obrigatórios. Ao final uma imagem da documentação (Passaporte ou CPF) deverá ser anexada. A cada cadastro, uma lista é formada abaixo da tela de cadastro. IMPORTANTE : O cadastro de um visitante, apenas é visto pelo agendador que o cadastrou.

13 Cadastro de Visitante Parte da tela da cadastro de visitantes que mostra os visitantes cadastrados. Em cada linha do visitante cadastrado, é possível: Ver Documentos; Editar ou Excluir o registro. Para tanto, basta clicar nos ícones no final da linha

14 Cadastro de Veículos Algumas empresas trabalham com frota, ou alugam os mesmos veículos. Pensando nisso, foi criado o cadastro de veículos, onde informam-se os dados do veículo a ser cadastrado. Estes poderão ser reaproveitados em agendamentos futuros. A Imagem do documento (IPVA) do veículo deve ser informada por questões de segurança.

15 Cadastro de Veículos Parte da tela da cadastro de veículos que mostra os veículos cadastrados. Em cada linha do veículo cadastrado, é possível: Ver Imagem Documento; Editar ou Excluir o registro. Para tanto, basta clicar nos ícones no final da linha IMPORTANTE : O cadastro de um veículo só pode ser visualizado pelo seu agendador.

16 Novo Agendamento Novo Agendamento é a criação de um agendamento de visitas para um colaborador de uma empresa lotada no Porto do Açu. Abaixo seguem os passos para agendar uma vista. PASSO 1: Os campos com (*) são obrigatórios. Após preencher esses campos, deverá clicar em Salvar Parcial. Isso indica que seu agendamento está salvo porém, ainda incompleto, faltando informar quem são os visitantes, documentos a serem anexados ou dados de veículo.

17 PASSO 2: Após salvar parcialmente, será possível anexar imagens de qualquer documentação referente a algum material que entregue. Limitado ao tamanho de 2Mb cada imagem. A medida que forem anexados mais documentos, será criada uma lista.

18 PASSO 3: Digitar os dados dos visitantes, caso sejam previamente cadastrados, selecioná-los clicando no botão Selecionar Visitantes. A medida que um visitante é cadastrado, deve-se clicar em Salvar Visitante para adicioná-lo a visita, e estes serão listados na tela.

19 PASSO 4: Ao Clicar no botão Solicitar Agendamento, você estará finalizando uma solicitação de agendamento. Feito isso um será enviado para o visitado (ou o aprovador) de visitas. O Status de seu agendamento passará para Pendente de Aprovação. Um será enviado ao visitante para que seja lembrado do agendamento solicitado.

20 Agendamento Carregamento em Massa Algumas empresas instaladas no Porto do Açu demandam a necessidade de cadastrar uma grande quantidade de visitantes (turmas de embarque, por exemplo) de uma só vez. Para tanto, está disponível no sistema o conceito de carregamento em massa. Essa funcionalidade consiste em baixar uma planilha padrão do sistema, preencher as informações pertinentes no documento, salvá-la e carregá-la no sistema novamente. O agendador necessita seguir os passos de Novo Agendamento até a etapa de Salvar Parcialmente. A partir daí, na seção Dados do Visitante : PASSO 1: clicar no botão.

21 Agendamento Carregamento em Massa PASSO 2: Na sequência irá abrir uma nova tela, assim o usuário deverá clicar no botão Quando concluir o processo, deve-se abrir o arquivo baixado PASSO 3: preencher documento de acordo com as Instruções fornecidas no documento.

22 Agendamento Carregamento em Massa PASSO 4: após o preenchimento e salvamento do documento, o mesmo deverá ser carregado no sistema, basta clicar no botão

23 Meus Agendamentos Caso o agendador já possua cadastro e seu login e senha sejam válidos, o sistema irá direcioná-lo para tela de Meus Agendamentos, onde exibirá os agendamentos de visitas que tenham sido solicitados e seus respectivos Status.

24 Meus Agendamentos Nesta visão é possível ao usuário: Filtrar por Status de visita; Configurar quantas linhas deve exibir na página; Visualizar os dados de um agendamento; Abrir um agendamento já criado; Copiar um agendamento criado*; Editar um agendamento, caso seu Status seja incompleto.

25 Copiar Agendamento* Esse recurso permite reduzir tempo em novos agendamentos, pois um agendamento poderá ser copiado para uma outra data e ter apenas alguns dados alterados. Informe a data inicial e final. O Agendamento é copiado e será exibido na opção Meus Agendamentos. Ao acessar esse agendamento copiado, pode-se alterar dados do material, veículo (se houverem) incluir novos visitantes ou excluir algum visitante. É necessário Solicitar o Agendamento para que seja enviado ao Visitado a solicitação de visita.

26 EM CASO DE DÚVIDAS, ENTRE EM CONTATO COM: SEGURANÇA PATRIMONIAL 1197 / 1139 / 1121