ARGO DESPESAS FECHAMENTO DE FATURA
Sumário 1.Introdução... 3 2.Importar Fatura... 3 2.1 Formatos aceitos... 4 3.Lançamento de Despesas da Fatura... 4 4.Fechamento de Fatura... 6 5.Conferência e Aprovação... 9 Pág. 2 de 11
1.Introdução O Argo Despesas facilita a gestão completa dos adiantamentos e das prestações de contas vinculadas ou não a um processo de viagem. Através desse produto, a corporação é capaz de garantir mais organização e o cumprimento de suas políticas com total visibilidade no gerenciamento das despesas. 2.Importar Fatura Para prestar contas de gastos do cartão de crédito corporativo, o Administrador da ferramenta deverá carregar as faturas conforme as configurações abaixo: Configurações > Utilidades > Importar Fatura Ao efetuar a escolha do arquivo e clicar em Anexar Arquivo, o mesmo irá para processamento, onde ocorre a validação e importação das informações. Para verificar o status da validação do arquivo e seu devido processamento, acesse o menu abaixo: Configurações > Painel de Cargas > Lista de Cargas Pág. 3 de 11
Ao clicar no ícone da tela acima: será aberta uma nova tela com todos os arquivos importados na data selecionada Após o processamento completo, as despesas de Cartão de Crédito estarão disponíveis para lançamento. 2.1 Formatos aceitos O arquivo da fatura do cartão de crédito corporativo deverá ser solicitado ao emissor do cartão.os arquivos que são compatíveis com o Argo Despesas até o momento são as faturas corporativas do Banco Bradesco para as bandeiras Visa, Mastercard e Amex. Outros layouts serão desenvolvidos conforme demanda. O processo de importação feito em tela é válido apenas para arquivos até 4Mb. Para arquivos superiores a 4Mb verifique com o Suporte ARGO para solicitar a carga via FTP. 3.Lançamento de Despesas da Fatura As despesas da fatura ficarão disponíveis para consulta e divisão de gastos (através do ícone do botão FATURAS, conforme abaixo: ) através Expense > Faturas Pág. 4 de 11
Será possível associar uma despesa da fatura do cartão a uma solicitação, sendo ela de viagem, adiantamento ou prestação de contas. Caso seja uma solicitação de viagem ou adiantamento, o status da despesa deverá constar como Aguardando Lançamento, conforme abaixo: Ao acessar a OS para realizar os lançamentos, as despesas do cartão estão disponíveis através em: Lista de Despesas Existentes > Tipo: Cartão Para adicionar a despesa a OS, o usuário deverá clicar no ícone e para dividir a despesa, antes de adiciona-la a OS, ele deverá clicar no ícone. Esta divisão permite, por exemplo, que o usuário separe as despesas pessoais das despesas corporativas e/ou possa discrimina-las melhor. *Caso o usuário tenha mais de um cartão vinculado, ele poderá escolher o cartão e aplicar filtro por data. Vale ressaltar que o usuário, uma vez que está incluindo a despesa do cartão no relatório de reembolso, poderá incluir outras despesas que não sejam vinculadas ao cartão na mesma OS. Após vincular as despesas necessárias, na tela da OS, o usuário terá de informar o Tipo de Despesa de cada linha adicionada, clicando no ícone : Pág. 5 de 11
A tela abaixo abrirá e após confirmar as informações, e adicionar comprovantes clicando em Enviar Recibos- caso seja necessário, clicar em Salvar: Caso haja alguma outra despesa atrelada a esta viagem prossiga com a prestação, caso contrário clicar em Enviar para Aprovação: A solicitação seguirá o fluxo de Autorização da despesa, conforme Estrutura de Aprovação configurada. 4.Fechamento de Fatura O sistema permite criar uma OS apenas para o fechamento de fatura, onde o viajante fará a prestação de todos os gastos da fatura de uma vez ou dos gastos que ainda não foram vinculados a nenhuma outra OS, através do caminho: Pág. 6 de 11
Expense > Fechamento Será requerido o preenchimento dos itens obrigatórios e logo após preenchimento, clicar em prosseguir: Selecione o ícone Adicionar Fatura e informe o cartão e data da fatura que deseja finalizar. Clique em Buscar e a tala abaixo aparecerá para prosseguir com os lançamentos: Pág. 7 de 11
Para adicionar a despesa a OS, o usuário deverá clicar no ícone e para dividir a despesa, antes de adiciona-la a OS, ele deverá clicar no ícone. Esta divisão permite, por exemplo, que o usuário separe as despesas pessoais das despesas corporativas e/ou possa discrimina-las melhor. Após vincular as despesas necessárias, na tela da OS, o usuário terá de informar o tipo de Despesa de cada linha adicionada, clicando no ícone e logo após clicar no botão Salvar: Caso o viajante clique em Salvar a OS de Fechamento será criada e permanecerá no status Salvo, aguardando finalização e envio para aprovação. Pág. 8 de 11
Após efetuar o lançamento de todas as despesas, o usuário deverá clicar em Enviar para Aprovação e a solicitação seguirá o fluxo de Autorização da despesa, conforme Estrutura de Aprovação configurada. ATENÇÃO: Só será permitido finalizar uma OS de Fechamento quando todos as despesas da fatura estiverem vinculadas a OS. 5.Conferência e Aprovação Ao acessar o Argo Despesas, o usuário conferente ou aprovador deverá acessar a OS e realizar a aprovação, conforme opções abaixo: Tela de Consulta de OS Consulta > Localizar OS > Clicar em Aguardando Conferência ou Aguardando Autorização Pág. 9 de 11
Caso o aprovador deseje reprovar qualquer uma das despesas, ele terá que inserir o motivo no campo Justificativa. A solicitação inteira será reprovada e voltará para o status Aguardando Lançamento, para que sejam corrigidos, ou excluídos, os respectivos lançamentos reprovados. Tela de Aprovação em lote Na tela de aprovação em lote, o aprovador ou conferente poderá realizar a aprovação de uma ou mais OS de uma única vez, acessando o caminho abaixo: Expense > Aprovação A tela abaixo abrirá e apresentará todas as OS que estão Aguardando Aprovação ou Conferência, de acordo com o perfil do usuário logado: Pág. 10 de 11
O aprovador ou conferente poderá selecionar no ícone na opção desejada no final da página: as OS que deseja reprovar ou aprovar e clicar ATENÇÃO: a tela de aprovação em lote não permite que sejam realizadas justificativas por despesa reprovada, ou seja, a OS inteira será reprovada e não constará qual a despesa que precisa ser revista pelo usuário. Nesta tela também não é possível acessar os anexos da OS. Caso o aprovador ou conferente deseje acessar essas informações deverá acessar a OS da maneira anteriormente citada. Pág. 11 de 11