APOSTILA PARA O CURSO WCOBRANÇA COBRANÇA FÁCIL ALTERDATA

Visão Estar posicionada entre as maiores e melhores provedoras de solução de gestão empresarial do Brasil. Missão Desenvolvimento e fornecimento de soluções e serviços através de softwares para tornar nossos clientes mais eficazes. Política Estamos comprometidos com a melhora contínua no desenvolvimento de soluções tecnológicas compatíveis com a legislação e com as mais modernas técnicas de gestão proporcionando aos nossos clientes negócios mais eficientes e rentáveis APOSTILA PARA O CURSO WCOBRANÇA COBRANÇA FÁCIL ALTERDATA E s s a a p o s t i l a p o de r á s e r i m p r e s s a e u t i l i z a d a n o t r e i n a m e n t o d o s i s t e m a. D e ve r ã o s e r utilizadas folhas de ofício no formato A4. Página 1

SUMÁRIO WCOBRANÇA... 3 TABELAS... 3 EMPRESAS... 3 TIPOS\ SERVIÇOS... 4 MENSAGENS... 7 MOVIMENTO... 8 LANÇAMENTO OTIMIZADO... 8 MOVIMENTO DE FIXOS... 10 TRANSPORTE DE FIXOS... 10 REAJUSTE DE FIXOS... 11 EXCLUIR LANÇAMENTOS... 13 ALTERAR VENCIMENTOS... 13 CANCELAMENTO DE IMPRESSÃO... 14 CANCELAMENTO DO RECIBO DE COBRANÇA... 14 CANCELAMENTO DE NOTAS DE SERVIÇO... 14 BAIXA POR COBRANÇA... 15 RECIBO AVULSO... 16 CONSULTAS... 17 ÍNDICE DE INADIMPLÊNCIA... 17 SITUAÇÃO... 17 RELATÓRIOS... 18 RECIBO DE COBRANÇA... 18 NOTA DE SERVIÇO... 18 REIMPRESSÃO... 19 EXTRATO DE CLIENTES... 20 COBRANÇAS EMITIDAS... 21 VALORES A RECEBER... 22 CARTA DE COBRANÇA... 24 FERRAMENTAS... 25 OPÇÕES... 25 GERAL... 25 RECIBOS... 26 NOTAS... 26 IRRF... 27 PIS/ CSLL/ COFINS... 27 CARTAS... 28 WPHD... 29 CADASTROS BÁSICOS... 29 CADASTRO DE BUREAU... 29 CADASTRO DE EMPRESAS... 30 VÍNCULO DE SÓCIOS... 32 PROGRAMA DO CURSO DE COBRANÇA... 34 Atenção: Os exemplos e imagens utilizados na geração das apostilas são meramente ilustrativos e servem apenas como material didático. Página 2

Cobrança TABELAS EMPRESAS Após efetuado o cadastramento da empresa no WPHD será necessário a vinculação e o preenchimento dos dados complementares no sistema Wcobrança. Na aba Dados, temos a opção de Utilizar endereço cadastrado no WPHD, que pegará todos os dados cadastrados no WPHD. A opção Paga Guias, será utilizada para empresas que pagarão pelas guias emitidas pelo Escritório Contábil para o pagamento dos tributos, se marcarmos, no cadastro de Tipos\Serviços abrirá um campo denominado "Habilita o preenchimento de guias" e quando marcar que sobre um Tipo de Serviço vai incidir guias, irá abrir um campo para informar a quantidade e o valor dessas guias na hora do Lançamento. Ainda temos a possibilidade de vincular qual a mensagem padrão que será impressa nos Recibos de Cobrança e boletos bancários. Temos também campo de E-mails dos usuários que devem receber os relatórios este é utilizado pelo Document Center para o envio dos relatórios. O Document Center é um sistema criado pela Alterdata para o envio e recebimento de documentos. Através deste sistema o usuário poderá enviar Recibo de Cobrança, Nota de Serviço, Boleto Bancário, enfim, todos os relatórios que o usuário queira enviar para outra pessoa. Desta forma estará economizando o custo da impressão e entrega dos documentos, e estará agilizando o todos os processos que dependem da aceitação do cliente. Página 3

Na aba Complemento, temos a possibilidade de configurar o sistema para trabalhar de forma diferenciada. Como por exemplo: Temos a opção Alíquotas Diferenciadas, que será utilizado quando a empresa em questão, estiver situada em uma região que as alíquotas são diferentes da padrão. Que por sinal, são cadastradas em Ferramentas Opções. A opção Integração Contábil também é super importante, pois através dessa opção que iremos dizer ao sistema que vai fazer a movimentação da empresa com a Contabilidade. OBS.: Se esta opção estiver marcada, irá habilitar um ícone na tela de Movimentação do Cobrança. Como veremos mais à frente. TIPOS\ SERVIÇOS Neste cadastro entrará todos os Serviços de Cobrança que serão movimentados pelo WCobrança. Ao entrar no sistema a primeira vez, será apresentada uma mensagem dizendo: Não existe a tabelas de Tipos cadastrada. Deseja cadastrar os Tipos padrões da Alterdata" e ao colocar que "Sim", irá aparecer um lista com alguns tipos\serviços cadastrados. Neste tabela, temos a flexibilidade de cadastrar novos Serviços, alterar ou excluir algum destes registros. Página 4

A opção de Configurações destacada acima, será utilizada para configurar os Lançamentos Automáticos para Integração dos Tributos das Cobranças com a Contabilidade (Integração Contábil). E temos também a opção de Vincular a classificação aos Serviços, que será utilizada para vincular uma classificação única para vários serviços. Está opção só será habilitada se estiver configurado em Ferramentas Opções Geral Integração Alterdata a opção Emissão de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica. Abaixo podemos verificar a tela de configuração quando trabalhamos integrado com a contabilidade. OBS.: Lembrando que para fazer essa Integração corretamente, tenho que ter todos os Lançamentos Automáticos criados no sistema de contabilidade. Pois aqui só iremos vincular o Lançamento Automático através da Lupa. Página 5

Este cadastro é super importante para o sistema, pois através dele, vamos configurar se os tipos incidem impostos e descontos. Podemos destacar na Aba Geral as seguintes opções: Valor Unitário - Que será utilizado para padronizar o valor da Cobrança ( Veremos mais à Frente ) Incidências Através destas opções, podermos definir se a cobrança irá incidir Juros e Descontos, i tributos como IRRF, ISS, ETC... A opção Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, será utilizada se a empresa fizer o envio de Notas Fiscais de Serviços para prefeitura do município validar. Temos também outras configurações: Permite digitação de complemento - Que servirá para informar um complemento para esse tipo na hora da movimentação. Ex.: Para o tipo Mensalidade podemos informar o seguinte complemento: Referente ao mês **/****. A opção Habilita o preenchimento de guias Guias servirá para informar a quantidade e o valor dessas Guias na movimentação. Na aba Integração Contábil teremos que vincular a empresa que receberá os lançamentos na contabilidade. Lembrando que podemos deixar esse campo em branco e vincular a empresa em Ferramentas opções Geral Integração Contábil. Página 6

MENSAGENS Neste cadastrado teremos a possibilidade de cadastrar um mensagem que será impressa no Recibo de Cobrança ou Boleto Bancário. É Importante frisar que essa mensagem pode ser vinculada a empresa, vinculado em Ferramentas - opções Abas Recibos e Notas ou na hora da Impressão\Visualização da Cobrança. Página 7

MOVIMENTO LANÇAMENTO OTIMIZADO No lançamento Otimizado será possível efetuar lançamentos de maneira mais rápida e prática para empresas diferentes ao mesmo tempo. Os lançamentos feitos no Otimizado serão liberados automaticamente, sem a necessidade de liberação de lote, ou seja, o sistema trabalhará atualizando os arquivos de Movimento em tempo real. Podemos ver na figura abaixo, como é feito o Lançamento Otimizado: Página 8

Os lançamentos feitos nesta tela, irão aparecer na tela principal do Cobrança, como mostra a figura a seguir: Nesta tela teremos a possibilidade de verificar a empresa, as cobranças movimentadas e as Legendas. Através dela, podemos criar novos lançamentos sem a necessidade de ir pelo caminho convencional. Para isso, basta clicar com o botão direito sobre uma das cobranças e pedir um Novo Lançamento. Página 9

MOVIMENTO DE FIXOS Temos a possibilidade de fazer uma padronização de valores das cobranças através do Movimento de Fixos. Esse recurso é muito utilizado para cadastrarmos um valor Fixo todos os meses. Abaixo, podemos verificar a tela de cadastramento: Página 10

Como podemos verificar acima, o cadastro de Fixos é bem simples, pois temos apenas que pedir um novo cadastro e vincular o Tipo de Cobrança e o Valor Fixo do mesmo. TRANSPORTE DE FIXOS O transporte de fixos é utilizado sempre que desejar enviar as cobranças para Movimentação Real. Para isso, podemos seguir os Seguintes Passos: Seleção do Período; Seleção da Empresa; Seleção dos Tipos a serem transportados para Movimentação. Página 11

Observem na primeira tela, o campo Vencimento. Pois é através dele que iremos definir a data do vencimento da cobrança. Se estiver marcado a opção Conforme cadastro de Empresa, o sistema irá respeitar a configuração de data vinculada no cadastro de empresas, aba Complemento. REAJUSTE DE FIXOS O módulo Reajuste de Fixos será utilizado para efetuar um reajuste nos valores dos lançamentos fixos, de acordo com o percentual informado. Com este procedimento não será necessário alterar manualmente os valores dos movimentos fixos, quando estes sofrerem alterações. O Reajuste de Fixos poderá ser utilizado efetuando-se os seguintes procedimentos: Página 12

Na hora que selecionar o Tipo que quer fazer a alteração, irá abrir uma tela para informar se a alteração será por: Por percentual no tipo Por percentual no fixo Por Valor Conforme Podemos verificar abaixo: Página 13

EXCLUIR LANÇAMENTOS Temos a possibilidade de fazer a exclusão de vários tipos de Cobrança através desse tópico. É Importante lembrar que para esta opção funcionar corretamente, temos que ir em Ferramentas Opções Recibo e marcar sim na Opção Permite Cancelar Recibos Anteriores ALTERAR VENCIMENTOS Este recurso é super importante no sistema, pois através dele, temos a possibilidade de alterar a data de vencimento das cobranças. Página 14

CANCELAMENTO DE IMPRESSÃO Temos dois tipos de cancelamento no sistema. Podemos cancelar a impressão do Recibo de Cobrança ou da Nota de Serviço. CANCELAMENTO DO RECIBO DE COBRANÇA O cancelamento do recibo de cobrança apagará todos os números de cobranças que não tenham sido pagas. Permitindo que o usuário refaça a impressão da cobrança. CANCELAMENTO DE NOTAS DE SERVIÇO O cancelamento da nota de serviço apagará todos os números de notas de serviço que não tenham sido pagas. Permitindo que o usuário refaça a impressão dos ítens. Página 15

BAIXA POR COBRANÇA Esta opção servirá para fazer a baixa de valores das boletos em aberto no sistema, selecionando por cobrança. Na baixa por cobrança, temos a opção de pagar o valor da cobrança a maior ou a menor. Com isso, o sistema irá lançar um tipo de resíduo positivo ou negativo. Como podemos ver na figura abaixo. Os valores de resíduos, podem ser visualizados em Consulta Valores de Resíduo. Conforme figura abaixo: OBS.: Os valores de resíduo só serão visualizados caso não tenha sido utilizado ainda. Página 16

RECIBO AVULSO Neste módulo teremos a possibilidade de efetuar a impressão de um recibo avulso, ou seja, posso imprimir um recibo sem a necessidade de cadastrar o cliente no sistema Alterdata. Para fazer a movimentação, basta clicar sobre o ícone destacado acima e informar os dados necessários. Página 17

CONSULTAS ÍNDICE DE INADIMPLÊNCIA Nesta consulta do sistema, podemos visualizar por cada empresa, a taxa de inadimplência para cada tipo de cobrança que foi lançado no sistema. Conforme a figura abaixo, podemos visualizar quanto temos a receber desta empresa. SITUAÇÃO Através desta consulta poderemos visualizar a situação geral do escritório referente ao Total Vencido, a Recebido e a Receber dos clientes. Conforme podemos ver na imagem, o sistema irá separar a situação por períodos. Página 18

RELATÓRIOS RECIBO DE COBRANÇA Através desse módulo serão gerados os recibos para as cobranças a serem realizadas pelo escritório para as empresas selecionadas. OBS.: Os recibos de cobrança serão impressos de acordo com o que foi previamente configurado no módulo Ferramentas \ Opções \ Recibos. NOTA DE SERVIÇO Através desse módulo serão gerados os recibos para as cobranças a serem realizadas pelo escritório para as empresas selecionadas. OBS.: Os recibos de cobrança serão impressos de acordo com o que foi previamente configurado no módulo Ferramentas \ Opções \ Recibos. OBS².: A partir da versão 5.1211, o sistema já está apto a trabalhar com o ISSEasy, que será utilizado para fazer o envio da Nota Fiscal de Serviços para Prefeitura validar Depois de configurado a opção para trabalhar com o ISSEasy, a emissão de Nota pelo caminho convencional não será mais possível. ( Relatórios Nota de Serviço ) Página 19

Reimpressão Através desse módulo, poderemos facilmente repetir a impressão de um Recibo de Cobrança, de uma Nota de Serviço e até mesmo de um Boleto Bancário, sem a necessidade do cancelamento da impressão anterior. Este recurso poderá ser utilizado caso a impressão esteja danificada e seja necessário reimprimir uma cobrança. Página 20

EXTRATO DE CLIENTES Através do Extrato de Clientes, teremos a possibilidade de consultar os valores cobrados, os valores pagos e os saldos das cobranças emitidas. Se marcamos a opção Extrato por cobrança, o sistema irá lista o relatório de forma individual. Mostrando todas as cobranças separadas. Se marcamos a opção Extrato por Tipo, o sistema irá listar o relatório de forma individual. Mas mostrando os lançamentos separados pelo tipo e mostrando um Resumo no final. Página 21

COBRANÇAS EMITIDAS Através desse módulo, podemos ter um controle das cobranças emitidas para os seus cliente em determinado período de rápida e eficaz. Se marcamos a opção Por cobrança, o sistema irá listar o relatório de forma individual. Mostrando todas as cobranças emitidas separadamente. Se marcamos a opção Por Tipo, o sistema irá listar o relatório de forma individual. Mas temos que informar os tipos que queremos visualizar no relatório. Página 22

VALORES A RECEBER Com esse relatório, podemos demonstrar os valores a receber de cada cliente, de acordo com as cobranças em aberto. Podemos selecionar algumas opção para impressão do relatório. Conforme tela abaixo: Na próxima tela, temos uma opção que nos mostrará os valores a receber se os mesmos ainda não foram impressos. Ou seja, vai mostrar os lançamentos que já estão impressos (Faltando apenas baixar) e mostra os que estão com o status e Não Impresso. Podemos verificar a seguir os relatórios impressos de acordo com cada opção selecionada na 1 tela. Página 23

- Marcando a opção Empresa, o sistema irá mostrar todos os lançamentos da empresa selecionada. abaixo. - Marcando a opção Tipo, o sistema irá demostrar o relatório com os tipos individualmente e a empresa - Marcando a opção Empresa e tipo, o sistema demostrará um relatório com as empresas e os tipos a receber de forma simplificada. OBS.: Caso marcado a opção Não impresso na segunda tela de configuração, o sistema demostrará no relatório a palavra 'Não Impresso', ao invés do número da cobrança. Página 24

Carta de cobrança Através deste módulo, podemos imprimir as Cartas de Cobrança para envio aos clientes que se encontram em atraso com os seus pagamentos junto ao escritório. Será impresso um texto padrão para todas as Cartas, de acordo com o que foi configurado no módulo Ferramentas > Opções > Cartas. Configurações - ( Ferramentas Opções ) Para selecionar as cartas que deseja, basta clicar sobre o ícone em destaque na tela acima para pesquisar os Layouts Padrões do sistema. Página 25

FERRAMENTAS OPÇÕES GERAL Na aba Geral de Ferramentas Opções, iremos fazer as principais configurações para funcionamento correto do sistema. Como Podemos var abaixo, temos algumas dados Básicos para configuração: Aba Cobrança: - Baixa por Cobrança Será o Percentual de Juros cobrado por dia de atraso. - Apura Resíduo Essa opção tem que ficar marcada para quem for trabalhar com a baixa por cobrança, onde podemos fazer uma baixa parcial da cobrança. Aba Integração Alterdata: Aqui irmos definir se a empresa irá trabalhar com: - Integração com o Contabilidade Alterdata; - Integração com o Wcash Alterdata e também se o mesmo irá Emitir a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica. (ISSEasy) Página 26

RECIBOS Nesta aba iremos fazer as principais configurações para utilização do recibo de cobrança. Nesta aba podemos verificar os números das cobranças; - Se Apura Descontos - Se Apura IRRF - Se Permite Cancelar recibos anteriores ( Se estiver marcado SIM, o sistema irá permitir a exclusão da cobrança em Arquivo\ Movimentos\ Excluir Lançamentos. NOTAS Nesta aba iremos fazer as principais configurações para utilização da Nota Fiscal de Serviço. Nesta aba podemos verificar os números das Notas de Serviços; - Iremos informar a Alíquota padrão de Serviço OBS.: Caso algum empresa tenha uma alíquota com outro percentual, tem que ser informado no cadastro de empresas Complemento Alíquota diferenciada. - Se o ISS é a base de cálculo para o IRRF. Página 27

IRRF As configurações disponíveis neste módulo controlam a impressão da Declaração de Rendimentos e da Guia para recolhimento do IRRF (DARF). Deverá ser informada a Natureza do Rendimento e a forma de impressão da declaração de IRRF, antes de iniciar a impressão dos referidos documentos. Nesta aba iremos configurar o o sistema para impressão da DARF. - Colocando o Percentual da Alíquota de Serviço; OBS.: Caso algum empresa tenha uma alíquota com outro percentual, tem que ser informado no cadastro de empresas Complemento Alíquota diferenciada. - A Natureza de Rendimento; - O código da DARF; - O Valor mínimo para impressão da Guia. PIS/ CSLL/ COFINS Nesta aba serão configurados os Códigos para o Recolhimento dos Tributos: DARF DARF Informe o Código e a Alíquota da PIS - Informe o Código e a Alíquota do PIS CSLL - Informe o Código e a Alíquota da CSLL COFINS Informe o Código e a Alíquota do Cofins BASE - Informe o valor mínimo do DARF que será acumulado para o mês seguinte. Página 28

CARTAS Nesta aba teremos a possibilidade de criarmos modelos de cartas diferenciados, de acordo com o número de dias em atraso dos clientes. O sistema permite que se informe as faixas de dias de atraso e o arquivo que contém o texto correspondente a cada faixa. Antes de iniciar a impressão de suas cartas, verifique estas configurações. Ao solicitar a impressão das Cartas de Cobrança, o sistema irá verificar automaticamente o número de dias de atraso do cliente, e imprimirá o arquivo correspondente. Página 29

WPHD CADASTROS BÁSICOS CADASTRO DE BUREAU Devemos prestar bastante atenção no preenchimento de todos os cadastros do sistema WPHD, pois serão utilizados em vários locais dos sistemas da Alterdata inclusive na validação de documentos legais junto a entidades do Governo. No momento do primeiro acesso ao sistema da Alterdata será necessário o preenchimento do Bureau, este por sua vez é o responsável pela contabilidade da empresa. Este dados serão de grande importância para diversos relatórios gerados no sistema de Departamento Pessoal e estes dados são utilizados para a geração de documentos em meio magnético. OBS.: Uma opção importante é a Inscrição Municipal que foi criada exclusivamente para atender o sistema Cobrança. Essa opção é de preenchimento obrigatório para os prestadores de serviços (Emissão de Cobranças) que forem trabalhar com o ISSEasy. Após o preenchimento das informações do cadastro do bureau iremos verificar, dentre os cadastros básicos que estaremos explicando, o cadastro da empresa no WPHD. Página 30

CADASTRO DE EMPRESAS Como podemos observar abaixo temos a primeira aba no cadastro da Empresa, a opção de Básico. Nesta aba iremos colocar informações do endereço da empresa e atividade. O item: Empresa Desativada, como o próprio nome indica esta empresa não estará mais ativa para efetuar nenhuma movimentação ou processamento, entretanto seus dados serão mantidos para futuras consultas. Nesta segunda aba, Complementar, iremos informar dados mais específicos da empresa, como por exemplo o CNPJ, Natureza Jurídica, inicio das atividades. Vale a pena ressaltar que estas informações são gerais, ou seja, serão utilizados por todos os sistemas. Temos que Observar o Campo Código NIRE, que atualmente é utilizado por empresas que estão Obrigadas ao Preenchimento do SPED ( Sistema Público de Escrituração Digital). Podemos observar que o NIRE é o mesmo número da Junta Comercial da Empresa. Então, se a empresa for Registrada em Cartório, não terá que preencher esse campo. Página 31

Temos algumas informações mais específicas como a aba de Informações para o Contábil ou Manad que serão utilizadas por sistemas específicos. Na Aba Informações para o Contábil, temos três opções. -Lançamentos Automáticos, Centro de Custo e Nome Completo. - Se as opções de Lançamento Automático e Centro de Custo estiverem desmarcadas, o sistema não vai reconhecer que trabalha com essas opção, com isso, vai desabilitar as duas opção no sistema Contábil. E o campo Nome Completo será utilizado para colocarmos o Razão Social Completo da empresa sem abreviações. Essa opção só será utilizada, se no cadastro de empresas no Contábil, estiver marcado a opção Utiliza razão social completo nos relatórios Legais. Temos ainda a aba Observação, que poderá ser utilizada pelo usuário no preenchimento de informações específicas da empresa, que não serão impressas em nenhum relatório, somente serão utilizados para uma consulta futura. E temos também a aba Logotipo onde o usuário poderá adicionar a logotipo da empresa para que seja impressa nos relatórios. Página 32

VÍNCULO DE SÓCIOS Ainda no cadastro da empresa, será necessário vincular os sócios na empresa, para isso, primeiramente precisamos efetuar o cadastro dos sócios (WPHD - Sócios), em seguida poderemos vincular o sócio a empresa. Nesta vinculação é importante verificarmos os campos Administrador e responsável pelo CNPJ pois o sócio que estiver com essas opções marcadas serão levado como responsável para assinar os relatórios como RESCISÃO (Wdp), Livros Contábeis (Wcont). Outros campos importantes são o Valor Pró-labore e Indexador, pois é através do preenchimento destes campos, que o sistema irá calcular o Pró Labore. Pois se informarmos o campo Valor Pró-Labore e Indexador, o sistema irá fazer uma multiplicação para encontrar o valor do salário do Sócio. Temos os campos de Admissão/Entrada, CBO 2002, Cód. Retenção do IR, como campos importantes a serem preenchidos, pois serão utilizados em outros sistemas. Página 33

Na aba Receita Federal, temos que vincular o Percentual de Capital Votante, a Qualificação do Sócio e para geração do Arquivo SPED, temos que vincular o Código da função do mesmo. OBS.: Existem outros diversos cadastros que devem ser preenchidos, como por exemplo a tabela de INDEXADORES, IRRF, pois são dados que devem ser atualizados sempre que houver modificações, dados estes que o usuário deverá verificar para informar o seu valor. Página 34

PROGRAMA DO CURSO DE COBRANÇA PROGRAMA PARA CURSO A CLIENTES DO COBRANÇA 09:00 hs - Início do Curso WPHD 1 - Sócios 2 - Empresas 3 - Cadastro de Usuários 4 - Ferramentas WCOBRANÇA 1 - Arquivos 1.1- Tabelas 1.1.02 - Mensagens 1.1.03 - Tipos\Serviços 1.1.04 - Empresas 1.1.05 - Arquivo Remessa 1.2 - Movimento 1.2.01 - Lançamento geral 1.2.02 - Lançamento Otimizado 1.2.03 - Movimento de Fixos 1.2.04 - Transporte de fixos 1.2.05 - Reajuste de Fixos 10:30 hs - Intervalo para Lanche (15 minutos) 1.2.06 1.2.07 1.2.08 1.2.09 - Excluir lançamentos Alterar Vencimentos Contas a Pagar Recibo Avulso 2 - Relatórios Recibo de Cobrança 3 - Arquivos 3.1 - Movimento 3.1.01 - Cancelamento de Impressão 3.1.02 - Baixas 3.1.03 - Cancelamento de Baixa 4 - Consultas 5 - Relatórios 6 - Ferramentas 6.1 - Opções 6.2 - Backup 12:30 hs Término do Curso Página 35