TREINAMENTO. Estar posicionada entre as maiores e melhores provedoras de solução de gestão empresarial do Brasil.

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1 TREINAMENTO Visão Estar posicionada entre as maiores e melhores provedoras de solução de gestão empresarial do Brasil. Missão Desenvolvimento e fornecimento de soluções e serviços através de softwares para tornar nossos clientes mais eficazes. Política Estamos comprometidos com a melhora contínua no desenvolvimento de soluções tecnológicas compatíveis com a legislação e com as mais modernas técnicas de gestão proporcionando aos nossos clientes negócios mais eficientes e rentáveis APOSTILA PARA O CURSO WCONT Contabilidade Alterdata Essa apostila poderá ser impressa e utilizada no treinamento do sistema. Deverão ser utilizadas folhas de ofício no formato A4. Página 1

2 SUMÁRIO WPHD...3 CADASTROS BÁSICOS...3 CADASTRO DE BUREAU...3 CADASTRO DE EMPRESAS...3 VÍNCULO DE SÓCIOS...5 PLANO DE CONTAS...7 WCONT...11 CADASTRO...11 EMPRESAS...11 HISTÓRICO PADRÃO...13 LANÇAMENTOS AUTOMÁTICOS...13 LANÇAMENTOS FIXOS...14 LANÇAMENTOS TEMPORÁRIOS...16 CONSULTAS...18 MOVIMENTO...18 SALDOS...19 RESULTADO...20 DIFERENÇA...20 RELATÓRIOS...21 RAZÃO...21 DIÁRIO...22 BALANÇO...23 DEMONSTRAÇÃO DE RESULTADO...24 ANÁLISE CRÍTICA...25 OUTROS...25 FERRAMENTAS...26 OPÇÕES...26 ENCERRAMENTO DE EXERCÍCIO...27 DESFAZER ENCERRAMENTO...28 PROGRAMA DO CURSO DE CONTÁBIL...29 Atenção: Os exemplos e imagens utilizados na geração das apostilas são meramente ilustrativos e servem apenas como material didático. Página 2

3 WPHD CADASTROS BÁSICOS FERRAMENTAS/ OPÇÕES CADASTRO DE BUREAU Começamos o uso dos sistemas Alterdata preenchendo os cadastros do sistema WPHD, pois os mesmos serão utilizados em vários locais dos sistemas da linha pack automação contábil, inclusive na validação de documentos legais junto a entidades do Governo. No momento do primeiro acesso ao sistema WPHD será necessário o preenchimento do Bureau, este por sua vez é o responsável pela contabilidade da empresa. Estes dados serão de grande importância para diversos relatórios gerados no sistema de Contabilidade pois serão utilizados para a geração de documentos por meio magnético. WPHD. Após o preenchimento das informações do cadastro do bureau iremos preencher o cadastro da empresa no CADASTRO DE EMPRESAS Como podemos observar abaixo temos a primeira aba, Básico, nesta aba iremos colocar informações do Nome, endereço e atividade da empresa. Temos a opção Empresa desativada, estando marcada, como o próprio nome indica, esta empresa não Página 3

4 estará mais ativa para efetuar nenhuma movimentação ou processamento, e seus dados serão mantidos para futuras consultas. Nesta segunda aba Complementar, iremos informar dados mais específicos da empresa, como por exemplo o CNPJ, Natureza Jurídica, inicio das atividades, etc. Vale a pena ressaltar que estas informações são gerais, ou seja, serão utilizados por todos os sistemas. Temos que Observar o Campo Código NIRE, que necessariamente deverá estar preenchido. para empresas que estão obrigadas a geração do SPED contábil ( Escrituração Contábil Digital). Podemos observar que o NIRE é o mesmo número da Junta Comercial da Empresa. Então, se a empresa for Registrada em Cartório, não terá que preencher esse campo. Página 4

5 Temos algumas informações mais específicas como a aba de Informações para o Contábil ou Manad que serão utilizadas pelos sistemas Wdp e Wcont. Na Aba Informações para o Contábil, temos três opções. - Lançamentos Automáticos, Centro de Custo e Nome Completo. - Se as opções de Lançamento Automático e Centro de Custo estiverem desmarcadas, o sistema não vai reconhecer que trabalha com essas opções, com isso, vai desabilitar as duas opções no sistema Contábil. O campo Nome Completo será utilizado para colocarmos a Razão Social Completa da empresa sem abreviações, caso seja extensa e não caiba no campo Nome na aba Básico. Esse nome completo só sairá nos Livros Contábeis, se no cadastro de empresas no Contábil, estiver marcado a opção Utiliza razão social completo nos relatórios Legais. Na aba Manad, caso a empresa precise gerar esse arquivo, deverão ser preenchidos os campos com data início e fim de prestação de serviços de informática e de contabilidade, sem essas informações não será possível a geração do arquivo no sistema Contábil. Temos ainda a aba Observação, que poderá ser utilizada pelo usuário no preenchimento de informações específicas da empresa, que não serão impressas em nenhum relatório, somente serão utilizadas para uma consulta futura. Temos também a aba Logotipo onde o usuário poderá adicionar o logotipo da empresa para que seja impressa nos relatórios. VÍNCULO DE SÓCIOS Ainda no cadastro da empresa, será necessário vincular os sócios na empresa, para isso, primeiramente precisamos efetuar o cadastro dos sócios (WPHD - Sócios), em seguida poderemos vincular o sócio à empresa. Página 5

6 Nesta vinculação é importante verificarmos os campos Administrador e Responsável pelo CNPJ pois o sócio que estiver com essas opções marcadas será levado como responsável para assinar os relatórios como RESCISÃO (Wdp), LIVROS CONTÁBEIS (Wcont - WAtivo). Outros campos importantes são o Valor Pró-labore e Indexador, pois é através do preenchimento destes campos, que o sistema irá calcular o Pró-Labore, multiplicando as informações dos campos para encontrar o valor do salário do Sócio. Temos os campos de Admissão/Entrada, CBO 2002, Cód. Retenção do IR, como campos importantes a serem preenchidos, pois serão utilizados em outros sistemas. Na aba Receita Federal, temos que vincular o Percentual de Capital Votante, a Qualificação do Sócio, isso para gerarmos a DIPJ no sistema, para geração do Arquivo SPED, temos que vincular o Código da função do mesmo para o SPED. Página 6

7 OBS.: Existem outros cadastros que devem ser preenchidos, como por exemplo a tabela de INDEXADORES, IRRF, de acordo com os valores vigentes. PLANO DE CONTAS Este Módulo será utilizado para cadastramento das contas que serão utilizadas nos sistemas de Contabilidade, Ativo, Fiscal. As contas vinculadas no Plano de Contas, serão utilizadaa na hora da Movimentação dos sistemas citados acima, bem como na configuração para integração entre os mesmos. O plano de Contas pode ser utilizado de maneira contínua ( Um plano para todos as empresas ), ou de maneira individual, criando uma plano de contas com as configurações e necessidade da mesmas. Abaixo podemos verificar como é configurado o Plano de Contas: 1 tela - Configuração Página 7

8 Nesta tela será configurada a máscara ( Classificação do Plano ). Essa configuração servirá para definir os níveis das contas no sistema, onde cada uma irá entrar. Conforme Exemplo Abaixo: 1 Ativo 1-1 Circulante Disponível Numerário de Caixa Caixa Conta Banco Movimento Banco Itaú Banco Real Banco HSBC 2 Tela Definição Página 8

9 A aba Definição é um das mais importantes no cadastro de Plano de Contas. Pois é através dela que iremos definir os Níveis dentro do Sistema. OBS.: O Nível do ATIVO e PASSIVO não podem ser alterados. ( Ativo sempre 1. Passivo sempre 2 ). Caixa. Nível do Disponível será vinculado nessa tela para mostrar a disponibilidade da empresa ao imprimir o Livro Nível do Pat. Líquido definirá a conta sintética do grupo Patrimônio Líquido. Que irá mostrar no Relatório Balanço a conta passivo a descoberto, quando o Patrimônio líquido for negativo. OBS.: "De acordo com as resoluções CFC 847/1999 e CFC 1.049/2005, quando o Patrimônio Líquido possui um valor negativo, ou seja, quando o valor das obrigações para com terceiros é superior ao valor dos ativos, utiliza-se a expressão "Passivo a Descoberto". Esta resolução foi revogada a partir de , pela Resolução CFC 1.283/2010. Para as demonstrações contábeis encerradas a partir da publicação do novo texto normativo, não será mais necessário alterar a nomenclatura do Patrimônio Líquido quando ele se tornar negativo. O sistema Contábil Alterdata já está preparado para emitir o Balanço de acordo com esta nova resolução. Para isto, deverá ser desabilitada na tela de emissão do balanço a utilização da opção "Pass. descoberto nível passivo" (Lembrando que como a nossa legislação é alterada constantemente, antes de efetuar essa configuração, consultar a legislação vigente) Contas de Resultado - Neste ponto, temos a possibilidade de padronizar as contas de resultado utilizada por esse plano de contas. Esses contas serão utilizadas ao fazer o encerramento do Execício. Depois de cadastrar as informações acima, podemos selecionar o plano e clicarmos na palavra contas acima dos botões de atalho, para visualizarmos as contas do plano de contas. Será exibido a tela a seguir: Página 9

10 Ao Clicar no ícone de Novo Cadastro ou Editar, podemos criar novas contas ou editar contas já existentes, será exibido a seguinte tela: Página 10

11 WCONT CADASTRO ARQUIVO/TABELAS/EMPRESAS Após efetuado o cadastramento da empresa no WPHD será necessário a vinculação e o preenchimento dos dados complementares no sistema Wcont. Nesta primeira aba Dados, devemos informar se esta empresa irá trabalhar com lançamentos temporários, também conhecido como lotes. Nesta configuração, o usuário poderá separar a sua movimentação em lotes de trabalho. Deixando a opção desmarcada, o usuário estará trabalhando de forma otimizada, nesse caso, todos os lançamentos estarão sendo movimentados juntos, sendo separados somente no momento da geração do relatório, pois é definido o período que deseja verificar. Ainda nessa tela podemos definir se a empresa irá utilizar ou não a Razão Social Completa nos relatórios. Isso significa que, se estiver marcado, o sistema irá pegar o nome completo da empresa cadastrado no WPHD -Empresas Aba Complementar Sub aba Informações para o Contábil. Podemos definir também nesta tela, se a empresa está obrigada a geração do arquivo SPED Contábil ( ECD Escrituração Contábil Digital). Temos que informar também o plano de contas que iremos trabalhar, conforme configurado anteriormente, precisaremos informar os dados do contador para que o mesmo apareça na impressão dos Livros Contábeis dentro do sistema Wcont. A data de fechamento é a data do encerramento do exercício da empresa que será definida no momento do seu processamento. Outro campo importante é a data de processamento, este por sua vez é uma proteção criada no sistema para informar o período atual dos lançamentos efetuados para esta empresa e caso o usuário efetue o lançamento, com Página 11

12 data diferente à informada nesse campo, o sistema irá criticar questionando se o lançamento está sendo efetuado no período correto. Temos também campo de s dos usuários que devem receber os relatórios este é utilizado para o PACKWEB enviar os relatórios. O PACKWEB é um sistema criado pela Alterdata para o envio e recebimento de documentos. Através deste sistema o usuário poderá enviar os livros como: Razão, Diário, Livro Caixa, enfim, todos os relatórios que o usuário queira enviar para outra pessoa e que possua a configuração para tal. Desta forma estará economizando o custo da impressão e entrega dos documentos, e estará agilizando todos os processos que dependem da aceitação do cliente. Na aba Livro\ Termos, podemos definir primeiramente o número do livro Contábil já impressos em outro sistema por exemplo. Além disso, definir o Termos de acordo com cada empresa. Página 12

13 ARQUIVO/TABELAS/HISTÓRICO PADRÃO Este cadastro será bastante importante para exemplificar os itens que estão sendo movimentados. Poderemos descrever, e efetuar um complemento a informação. ARQUIVO/TABELAS/LANÇAMENTOS AUTOMÁTICOS Através dos lançamentos automáticos poderemos definir alguns lançamentos que serão utilizados com frequência na contabilidade sem a definição de um valor Fixo. Desta forma, iremos facilitar e agilizar os Movimentos Contábeis. Ao selecionar o lançamento criado, basta clicar no Menu Lançamentos para configurar as contas. Dentro deste cadastro iremos informar o plano de contas que estaremos trabalhando, a conta devedora, a conta credora e o Histórico padrão, criado anteriormente. Estas informações dos lançamentos automáticos, poderão ser utilizadas por qualquer empresa, desde que trabalhe com o mesmo plano de contas. Página 13

14 ARQUIVO/TABELAS/LANÇAMENTOS FIXOS Através dos lançamentos fixos poderemos definir os lançamentos que serão sempre utilizados com um valor Fixo. Desta forma, não será necessário informar o valor na hora de fazer a movimentação. Página 14

15 Dentro deste cadastro iremos informar o plano de contas que estaremos trabalhando, o VALOR, a conta devedora, a conta credora e o Histórico padrão, criado anteriormente. Além disso, para criação desse fixo, podemos utilizar um lançamento automático criado anteriormente, pois como foi visto, o lançamento automático é o recurso onde podemos padronizar um lançamento. E podemos também vincular a esse lançamento fixo um Centro de Custo, caso queira um controle por departamento. Depois de configurado os lançamentos Fixos, temos que transportar os mesmos para movimentação contábil do sistema. Para isso, basta clicar no Menu Transportes de Fixos. Nesta tela será informado a descrição do lançamento (Se trabalhar com lotes, será o nome do mesmo) e vincular um ou mais fixos para o transporte. Página 15

16 ARQUIVO/LANÇAMENTOS TEMPORÁRIOS/NOVOS LANÇAMENTOS Após termos efetuado todas as configurações no sistema Wcont e no sistema Wphd poderemos efetuar a movimentação de todas as contas. Para isso basta clicar com o botão direito na tela demonstrada acima e clicar em novo lançamento, desta forma estará aparecendo uma nova tela permitindo o usuário definir como irá movimentar determinada conta. Através dessa tela, poderemos informar o período, o valor e um lançamento automático a que se refere este lançamento. Página 16

17 OBS.: Podemos cadastrar conta a conta sem a necessidade de informar o Lançamento Automático. Nesse exemplo, podemos verificar um cadastramento utilizando um lançamento Automático. Atualmente podemos verificar na própria tela de lançamentos, o saldo de cada Conta, conforme a imagem acima. Com isso, irá facilitar uma análise melhor sobre a conta lançada. Ao clicar no botão Movimentos, irá abrir uma tela onde podemos verificar em um determinado período, todos os lançamentos feitos nessa conta até o saldo Atual. Na tela inicial de lançamentos temos o Botão referente a Múltiplos, que será muito utilizado para lançamentos com várias contas, ou seja, um Débito para dois Crédito. Um Crédito para dois Débitos ou Vários Créditos para vários Débitos. Conforme exemplo abaixo: Podemos verificar que Temos um lançamento de 8.500,00 (Crédito) para Zerar a Diferença. OBS.: o Botão GRAVAR só ficará habilitado quando não tiver mais diferença. Após efetuarmos todos os movimentos poderemos gerar as consultas e emitir os relatórios referentes. Página 17

18 CONSULTAS MOVIMENTO Utilizando esta consulta poderemos verificar todos os movimentos efetuados para uma determinada conta e dentro de um período específico. Esta modalidade de consulta tem como função agilizar o processo de localização de um determinado lançamento, que possa estar errado, duplicado ou para simples conferência Um dos grandes diferenciais do Consultas - Movimentos é que através dele, poderá ser feito a conferência e até mesmo a edição do lançamento sem a necessidade de entrar no Lote ou nos Lançamentos Otimizados. Para isso, basta dar um duplo clique sobre o lançamento que quer acertar. Irá abrir um nova tela, onde poderá alterar: Data, Valor ou Contas. Página 18

19 CONSULTAS/SALDOS A consulta de saldos é utilizada para uma verificação anual de determinada conta, pois através dela poderá selecionar um conta e verificar a movimentação que teve nos meses do Ano Selecionado. Conforme podemos ver abaixo: Nesse exemplo, vamos verificar a conta Caixa no ano de 2010, toda movimentação de Março. Página 19

20 CONSULTAS/RESULTADO Outra consulta que podemos utilizar é a consulta de resultado, através desta consulta iremos verificar o valor do Ativo, Passivo, Receita e Despesa para o período selecionado, estas informações auxiliarão a encontrar alguma diferença, caso tenha, em determinado período, conforme demonstrado abaixo. A Consulta de Resultado é um grande recurso do sistema, que proporciona uma análise geral do exercício, dispensando a emissão de relatórios para obter-se os valores referentes ao lucro ou prejuízo da empresa no exercício. CONSULTAS/DIFERENÇA Página 20

21 A consulta de diferença tem o objetivo de mostrar alguma diferença em determinado período para uma empresa. Essa diferença pode ser facilmente encontrada para quem opta em trabalhar com lote, pois nos dá uma localização exata da Diferença. Conforme podemos ver na imagem acima. RELATÓRIOS RAZÃO Dentre todos os relatórios utilizados no sistema Wcont podemos exemplificar o Razão, que tem como finalidade evidenciar os movimentos existentes em uma determinada conta contábil e qual o valor que tal conta possui em uma determinada data, pois é através do Razão que iremos identificar quais são os valores de cada conta do patrimônio e após iremos elaborar os balancetes e balanços. Relatório Razão Impresso: Página 21

22 DIÁRIO Temos o Diário, onde serão impressos todos os fatos contábeis que afetam o patrimônio de uma pessoa. Tais fatos serão lançados diariamente e em ordem cronológica. As finalidades principais para esse tipo de livro são as seguintes: Primeiro, uma forma de pesquisa levando em consideração o dia do fato. Isso permite, no futuro, uma pesquisa tendo como ponto de referência apenas a data para identificar os lançamentos efetuados naquele dia determinado. A segunda finalidade é propiciar rigidez nos controles patrimoniais, já que, pondo em ordem de data, sem qualquer linha em branco, impedirá que, passado algum tempo, alguém fraude os registros contábeis interpondo lançamentos posteriores. Relatório Diário Impresso: Página 22

23 BALANÇO Podemos efetuar a impressão também do balanço patrimonial que é a demonstração contábil destinada a evidenciar, quantitativa e qualitativamente, numa determinada data, a posição patrimonial e financeira da entidade. Para a emissão do Balanço Patrimonial, o usuário deverá ter feito todas as rotinas para o encerramento do exercício. Serão demonstrados neste Balanço, os saldos das contas de Ativo e Passivo, com a confrontação do saldo do exercício anterior. Há, ainda, a possibilidade de edição do texto de abertura e encerramento dos livros. Relatório Balanço Impresso: Página 23

24 DEMONSTRAÇÃO DE RESULTADO Através deste relatório será apurado o resultado de lucro ou prejuízo, sendo confrontados os níveis Receitas, Despesas e Custos. Podendo ser emitido no curso do exercício, para levantamentos antecipados, ou após o encerramento do exercício. Página 24

25 ANÁLISE CRÍTICA Outro relatório que podemos gerar, é o relatório de Análise Crítica que será usado para demonstrar se existem divergências entre os dados informados no cadastro da conta e a movimentação da conta em determinado período. Por exemplo, se informarmos que uma conta terá periodicidade mensal e não existirem lançamentos para esta conta em um determinado período, o sistema incluirá a conta neste relatório, demonstrando o fato ocorrido como SEM MOVIMENTO e se o valor de Determinada conta está com o Saldo INVERTIDO, por exemplo: a Conta é de Débito e está com Saldo Credor. Conforme podemos ver Abaixo: OUTROS Teremos a possibilidade de emitir diversos relatórios no sistema Wcont. Como por exemplo: Balancete Balancete Orçamentário Balancete em outros moedas Balancete Anual por Centro de Custo Livro Caixa Termos de Abertura e Encerramento Relatórios Personalizados Número de Lançamentos Centro de Custo Livros Personalizados. Página 25

26 FERRAMENTAS OPÇÕES Na aba Geral do módulo Ferramentas > Opções, iremos efetuar as configurações necessárias para criar um modo de funcionamento do sistema voltado para os seus objetivos específicos de utilização. Permite que o sistema tenha uma certa individualização para os diversos usuários, aceitando que estes determinem como deverão funcionar alguns módulos de cadastro, cálculo e impressão. Dentre estas várias configurações poderemos destacar a Mudanças de campo na digitação do lote com "Enter", onde marcando este campo, no momento em que o usuário estiver digitando os lançamentos contábeis, a mudança de campo neste cadastramento poderá ser feita com a tecla "Enter", ao invés da tecla "Tab", que é o padrão do sistema, agilizando, desta maneira, a digitação dos lançamentos. Temos também a opção Repete a data na digitação do lote que ao digitar os lançamentos, o usuário poderá definir a repetição automática da data nos lançamentos, o que facilitará se houver vários lançamentos a serem efetuados com a mesma data. Podemos configurar também a opção Crítica em caso de diferença entre débito e crédito, na liberação dos lançamentos temporários que irá mostrar uma mensagem de diferença ao Liberar um lote caso haja alguma diferença entre as conta Crédito e Débito. Outra opção importante é a Permitir diferença entre débito e crédito na liberação dos lançamentos temporários, se estiver marcada, tendo diferença entre o total de débitos e total de créditos, o sistema permitirá a liberação dos lançamentos temporários normalmente. Entre outras opções que poderá ser utilizada da maneira que o usuário achar mais conveniente. Conforme podemos ver abaixo: Página 26

27 ENCERRAMENTO DE EXERCÍCIO Este módulo será utilizado para zerar as contas de Receitas de Despesas e jogar os saldos para a Conta de Resultados, apurando então o Lucro e/ou Prejuízo da empresa. OBS.: Na primeira tela, temos que informar a empresa que terá o encerramento realizado. Caso as contas de resultados estejam configuradas no Plano de Contas no WPHD, o sistema pegará automaticamente as mesmas. Porém se não estiverem vinculadas, poderão ser incluídas manualmente neste ponto. OBS.: Na Segunda tela, temos que informar a data do Encerramento. ( Lembrando que pode ser mensalmente, trimestralmente e anualmente ). A opção Gravar data do encerramento como data de fechamento da empresa, será utilizado para fazer o controle do encerramento do exercício. Se estiver marcado, o sistema irá preencher o campo Data de Fechamento no cadastro de empresas. E por último, colocar o Histórico referente ao Encerramento. Página 27

28 DESFAZER ENCERRAMENTO Este módulo será utilizado para desfazer o encerramento de exercício caso o cliente tenha que alterar alguns lançamentos contábeis referentes a um exercício para o qual já foi feito encerramento. Ainda no Menu Ferramentas do sistema, podemos realizar outros procedimentos, Tais como: - Geração dos arquivos magnéticos SPED, FCONT, SINCO, DIPJ, BACEN e MANAD. - Auditoria ( Recurso onde ficará registrado os procedimentos efetuados no sistema por seus usuários ) - Backup ( Recurso onde será feito a cópia da base de dados ) Página 28

29 PROGRAMA DO CURSO DE CONTÁBIL 09:00 h - Início do Curso WPHD 1 - Cadastro de Bureau 2 - Sócios 3 - Empresas 4 - Vínculo do sócio à empresa 5 - Plano de contas 6 - Usuários 7 - Diretório da base de dados 8 - Instalação da base de dados 9 - Vincula Plano referencial 10 -Backup 11 -Ajuda 12 -Efetuar Logoff de WCONT 13 - Arquivos\ tabelas Empresas Histórico Padrão Lançamentos Automáticos Lançamentos Fixos 13.5 Trava Contábil 14 - Arquivos\ Lançamentos temporários Abrir Lançamentos 10:30 hs- Intervalo para Lanche (15 minutos) Novos Lançamentos Lançamentos Otimizados 14.4 Alteração de contas 12:00 h Intervalo para Almoço (60 minutos) 15 - Consultas Análise Gráfica Movimentos Saldos Resultado Diferença Localiza Lançamentos Conciliação Bancária Balancete Dinâmico Análise Crítica Conciliação de lançamentos 16 - Relatórios Razão Diário 16.3 Balancete 16.4 Balancete Anual por centro de custo Balanço Livro caixa Demonstrativo de Resultado 15:15 h - Intervalo para Lanche (15 minutos) Termos de Abertura e encerramento Analise Critica Número de Lançamentos Relatórios por Centro de custo Livros personalizados 17 - Ferramentas Opções Encerramento Demonstrativo Programado 17.4 Arquivos gerados pelo sistema: SPED, FCONT, DIPJ, SINCO, BACEN, MANAD Pesquisar conta Auditoria do sistema Backup Ajuda 17:00 hs Término do Curso ESTE CRONOGRAMA PODERÁ SOFRER PEQUENAS ALTERAÇÕES AO LONGO DO CURSO. Página 29