CERTIFICAÇÃO DIGITAL Os livros Diário e Razão emitidos de forma eletrônica deverão ser assinados por no mínimo dois signatários: - pelo contabilista legalmente habilitado; - e pela(s) pessoa(s) física(s) que segundo os documentos arquivados na Junta, tiver(em) poderes para tal ato. A pessoa competente para assinar o documento na Junta pode ser diferente daquela que consta como representante legal no CNPJ. CERTIFICAÇÃO DIGITAL - A assinatura deverá ocorrer através de certificado digital e-cpf ou e-pf segurança mínima A3; - O e-cnpj e e-pj, não são aceitos; - Não é aceita a procuração eletrônica emitida pela RFB. - O livro pode ser assinado por procuração, desde que ela seja arquivada na Junta Comercial. O SPED não faz qualquer conferência da assinatura ou dos procuradores. Esta verificação é feita pela Junta Comercial. - O contabilista somente poderá assinar após a assinatura de todos os representantes da empresa listados no registro J930. 73 74 Envio do livro digital AUTENTICAÇÃO Envio do resumo do arquivo No caso de PJs inscritas na Junta Comercial, o pagamento do preço do serviço de autenticação deverá ser efetuado previamente à sua solicitação, mediante recolhimento por guia de arrecadação a ser disponibilizada pela Junta Comercial da UF onde a PJ esta inscrita. AUTENTICAÇÃO Geração da DARE - JUCESC 1 - Acessar o site da Secretaria da Fazenda do Estado; 2 - Preencher o campos com os seguintes dados: Tipo de receita: JUCESC Receita: 7650 - JUCESC - Serviço de Registro do Comércio Classe de Serviço: 141 - Autenticação de livros Identificação do contribuinte: Preencher com CNPJ ou CPF Nome/Razão Social: Preencher conforme dados do solicitante DDD/Fone: Preencher conforme dados do solicitante Valor: Por conjunto de até 500.000 linhas: R$ 57,40. Por conjunto adicional de até 500.000 linhas: R$ 28,10. ME ou EPP (sem limite de linhas): R$ 11,90. 75 76 AUTENTICAÇÃO Após o preenchimento de todos os dados mencionados, confirme a operação clicando no botão "aceitar". A seguinte mensagem irá ser mostrada: O número circulado em vermelho deverá ser informado no sistema SPED como número do comprovante de arrecadação. Este mesmo número também aparecerá na DARE: 77 78 13
ANÁLISE DA ECD PELA JUNTA COMERCIAL Recebido o preço, a Junta Comercial analisará o requerimento e a ECD. A análise poderá gerar três situações: - Autenticação do livro; - Indeferimento; - Sob exigência. O Termo de Autenticação deve ser assinado por servidor devidamente habilitado, com certificado digital, de segurança mínima tipo A3. 79 80 A retificação de lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial, deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência. Preste atenção! Uma vez autenticado o livro, não será mais possível substituí-lo!!! 81 82 Os termos de autenticação poderão ser cancelados quando lavrados com erro ou identificado erro de fato que torne imprestável a escrituração. O termo de cancelamento será lavrado em arquivo próprio, quando livro digital, e conterá número do processo administrativo ou judicial que o determinou. Quando o cancelamento for de iniciativa do titular da escrituração e decorrer de erro de fato que a torne imprestável, deverá ser anexado ao processo administrativo, laudo detalhado firmado por dois contadores. Identificado erro material a Junta Comercial enviará ofício ao DREI, solicitando o cancelamento do Termo de Autenticação de livro digital, justificando claramente o motivo para o referido cancelamento. O DREI encaminhará ao gestor do Sped, na RFB, ofício com a solicitação deferida pela Junta Comercial contendo as informações do livro (Nome Empresarial, tipo de livro, nº de ordem e período a que se refere), para providências cabíveis. 83 84 14
GUARDA DAS INFORMAÇÕES Embora toda a escrituração esteja na base de dados do SPED, a entrega da ECD não dispensa a sociedade empresária de manter sob sua guarda e responsabilidade os livros e documentos na forma e prazos previstos na legislação aplicável. O CC prevê que o empresário e a sociedade empresária são obrigados a conservar em boa guarda toda a escrituração, correspondência e demais papéis concernentes à sua atividade, enquanto não ocorrer a prescrição ou decadência. 85 86 RESPONSABILIDADE PELOS FATOS E ATOS ESCRITURADOS O Código Civil prevê que no exercício de suas funções, os prepostos são pessoalmente responsáveis, perante os preponentes, pelos atos culposos; e, perante terceiros, solidariamente com o preponente, pelos atos dolosos. Os contabilistas, juntamente com o empresário e a sociedade empresária, também podem responder perante terceiros em relação aos registros constantes da escrituração contábil. VALIDADE JURÍDICA DA ECD O livro digital possui os mesmos valores da escrituração em papel conforme dispõe a IN DREI nº 011/13. Para efeito de prova em juízo ou fora dele, o empresário ou a sociedade deverá utilizar-se do PVA para demonstração visual do conteúdo do livro digital e de seu Termo de Autenticação, assim como para geração e emissão de documentos probantes. A ECD pode ser utilizada, inclusive, em processos de licitação! 87 88 MÓDULO II MÓDULO III ENCERRAMENTO TABELA DE REGISTROS 89 90 15
No leiaute 2 foram inseridos 5 novos campos no registro de abertura: -Indicador de Situação no Início do Período; - Indicador de existência de NIRE; - Indicador de Finalidade da Escrituração; - Hash; e - NIRE da escrituração substituída. No leiaute 2 foi inserido um novo campo no registro I030 para informação do exercício social. O programa verificará se o exercício é maior ou igual a data informada no campo Data de Início do registro Registro novo para o leiaute 2 que permite informar a transferência de 0000 e se é menor ou igual a data informada no campo Data de saldos de plano de contas anterior. Fim do registro 0000. 91 Registros novos para o leiaute 2 que possibilitarão a apresentação da DMPL / DLPA em registros próprios. Para o leiaute 2 inclusão de 5 novos campos: -Email; - Fone; -UF que expediu o CRC; - Número sequencial do CRC contendo UF/ano/número; - Data de Validade do CRC do Contador. MÓDULO III MÓDULO IV ENCERRAMENTO EXEMPLO PRÁTICO 95 96 16
A partir da contabilidade da empresa (independente do sistema eletrônico utilizado para promover a escrituração contábil) deverá ser promovida a conversão dos dados obtidos no software para um arquivo eletrônico em formato de texto conhecido como TXT, conforme layout definido pelo Anexo do Ato Declaratório Executivo Cofis nº 103/13 que aprovou o Manual de Orientação do Leiaute da ECD. Após a geração através do Software Contábil será obtido o arquivo TXT conforme abaixo: 97 98 99 100 O PVA poderá questionar se o usuário deseja atualizar tabelas antes da verificação de pendências. Clique em Sim para prosseguir a verificação de atualizações. 101 102 17
103 104 Após importação, caso não existam dados a serem alterados por meio do programa, o usuário deverá efetuar a validação que poderá detectar erros ou avisos. Erros impedem a continuidade dos trabalhos. Os avisos, não. No caso de aviso, cabe ao usuário avaliar se ela é ou não um erro. Após a correção de todos os erros e a devida importação o PVA demonstrará a tela passo-a-passo (Importar, Validar, Gerar Arquivo, Assinar, Gerenciar Requerimento e Transmitir). 105 107 As validações são executadas em três blocos. O segundo bloco só é realizado se não forem encontrados erros na execução do primeiro bloco. As do terceiro, só se o arquivo passar no segundo. Assim, depois de consertados os erros identificados no primeiro conjunto de regras, podem aparecer erros que não foram listados na primeira validação. 106 108 18