Emissão Nota Fiscal Cadastro Numerações Primeiramente, para emitir uma Nota Fiscal Eletrônica é necessário fazer o cadastro da série, do modelo e numeração. Para cadastrar uma numeração o usuário deverá acessar o Menu > Comercial > Notas > Numerações. Empresa: No caso de uma empresa essa opção já vem informada, se tiver mais empresas cadastradas informar a empresa desejada, este campo é para pesquisa, clicando no botão PESQUISA o sistema vai listar as numerações cadastradas na respectiva empresa. Clicando em NOVO irá abrir uma nova tela para o cadastro da numeração. Informando a Empresa conforme a necessidade. Série: A utilização do número de série é uma opção exclusiva da empresa, podendo ser utilizada mais de uma série para facilitar o controle das operações fiscais de entrada ou saída realizadas pela empresa. Número: A numeração utilizada pela NF-e será distinta e independente da numeração utilizada pela Nota Fiscal de Talão, a numeração da NF-e será sequencial de 1 a 999.999.999, por estabelecimento e por série, devendo ser reiniciada quando atingido este limite, a numeração é muito importante pois é um dos principais itens de validação da NF-e pela Receita Federal. Modelo: O modelo distingue uma nota de outra, por exemplo, uma Nota Fiscal Eletrônica tem o modelo 55, o modelo assim com a numeração é muito importante pois é um dos principais itens de validação da NF-e pela Receita Federal. Emissão Nota Fiscal Para ter acesso a tela de emissão de nota fiscal eletrônica, o usuário deve acessar Menu > Comercial > Notas > Emissão de N. Fiscal. www.ren9ve.com.br 1
Nota Empresa: Este campo é informado a empresa emitente da nota fiscal, o sistema já traz por padrão a empresa cadastrada. No caso de duas ou mais empresas, o sistema traz por padrão a empresa cadastrada no cadastro do usuário, campo empresa padrão, porém pode ser informado a empresa desejada conforme permissões deste usuário. Obs. O usuário deverá prestar atenção quando trocar a empresa emitente, porque além de cada empresa ter uma numeração especifica, devem-se observar questões de estoque, financeiras, fiscais etc. Cliente: Este campo será informado o destinatário/remetente da nota fiscal. Se o usuário tiver o código basta digitar no campo e apertar o botão Enter do teclado, ou se preferir é só clicar no ícone cliente. Observações. para pesquisar um Ao lado do campo Cliente clicando no ícone o usuário pode consultar a posição financeira, o extrato financeiro até mesmo o cadastro do cliente. Clicando no ícone e receber do cliente. o usuário poderá consultar o contas a pagar Inscrição Produtor: Ao emitir uma nota para produto rural e o mesmo tiver cadastrado no sistema duas inscrições, irá abrir um campo para escolher a inscrição desejada. Natureza de Operação: Será informada a natureza de operação conforme a operação à ser realizada. No caso de uma natureza de devolução irá abrir um campo para informar a nota fiscal de origem, se não aparecer este campo, verificar no cadastro da natureza na aba estoques a opção solicita nota de origem. Número: A numeração será atualizada automaticamente conforme o cadastro da mesma e configuração prévia na natureza de operação. www.ren9ve.com.br 2
Mais Opções : Clicando neste link irá abrir as opções descritas abaixo. Série/Espécie: Assim como na numeração estes serão previamente cadastrados e serão atualizados automaticamente conforme a natureza de operação. Data Emissão: Esta opção é atualizada automaticamente. Data Saída/Hora saída: Esta opção é atualizada automaticamente, porém o usuário pode alterar conforme sua necessidade. Centro de Custo: Este campo não é obrigatório para a emissão da nota fiscal, para utilizar esta opção o usuário devera habilitar no sistema, para maiores esclarecimentos contatar o suporte. Plano de Contas: Este campo assim como no centro de custo não é obrigatório, a não ser que esteja previamente cadastrado, assim pode ser atualizado automaticamente conforme a natureza de operação. O plano de contas é importante para o registro de fatos e atos inerentes à entidade, além de servir de parâmetro para a elaboração das demonstrações contábeis. Vendedor: Este campo não é obrigatório, o vendedor pode ser informado caso o mesmo tenha comissão sobre vendas para receber, dependendo da empresa. Mensagem: Este campo não é obrigatório, a mensagem irá aparecer na nota fiscal, caso queria que apareça alguma informação, como por exemplo, uma legislação vigente. As informações complementarão as mensagens previamente cadastradas. Produtos Código: Se o usuário souber o código do item, é só digitar neste campo. Referência: Se o usuário souber a referência poderá também digitar neste campo. Para tanto a referência terá que ser habilitada no configurador geral. www.ren9ve.com.br 3
Descrição: Neste campo o usuário fará a consulta do item clicando do ícone, que irá abrir uma janela para pesquisa detalhada do item. Quantidade: Neste campo será digitado a quantidade do produto. Tabela Preço: Neste campo o usuário poderá selecionar a tabela de preço, que será previamente cadastrada. Valor Uni.: No caso da empresa não tiver uma tabela de preço cadastrada, neste campo será informado manualmente o valor unitário do produto. Após este processo é só clicar no botão ADICIONAR, para adicionar o item à nota fiscal. Mesmo tendo só um produto para faturar é essencial clicar no botão ADICIONAR, para que o mesmo seja incluído no processo. Logo após adicionado o produto, se o usuário decidir em alterar a quantidade e/ou preço ou tabela de preço, o mesmo pode clicar no ícone e alterar as informações, conforme imagem abaixo. Realizada as alterações é só clicar em gravar produto basta clicar no ícone., ou para excluir um Emissão de Nota Fiscal usando um pedido, o usuário deve clicar no ícone, onde irá abrir uma nova tela, conforme a figura abaixo: O usuário deve marcar na opção Fat no item desejado, para emitir a nota fiscal com as devidas informações do pedido. Na opção Saldo o www.ren9ve.com.br 4
usuário poderá trocar a quantidade que será faturada, conforme sua necessidade e após clicar em Confirmar. Emissão de Nota Fiscal usando a venda de entregas futuras, o usuário deve clicar no ícone onde irá abrir uma janela conforme a figura abaixo: Esta opção serve para buscar uma venda que já foi realizada, porém não foi entregue, assim como no pedido o usuário deve marcar na opção Fat no item desejado e após clicar em Confirmar. Tanto para o controle de saldos dos produtos através de pedidos de venda/compra ou vendas/compras futuras é necessária uma prévia configuração nas naturezas de operação do sistema entre outros. Em caso de dúvidas ou início de uso é essencial o contato com o suporte. Outros Desconto Valor: Este campo serve para dar desconto no valor total da nota fiscal. Opcional. Desconto (%): Este campo serve para dar desconto no valor total da nota fiscal informando a porcentagem. Opcional. Acréscimo Valor: Este campo serve para acrescentar um valor no total da nota fiscal. Opcional. Acréscimo (%): Este campo serve para acrescentar uma porcentagem no total da nota fiscal. Opcional. Despesas Acessórias: São valores cobrados à parte da mercadoria esse valor será contabilizado na nota. Opcional. www.ren9ve.com.br 5
Comissão (%): Este campo pode-se informar uma porcentagem de comissão para o vendedor, porém o mesmo terá que ser habilitado no sistema, para maiores esclarecimento contatar o suporte. Comissão ($): Este campo pode-se informar um valor de comissão para o vendedor, porém o mesmo terá que ser habilitado no sistema, para maiores esclarecimento contatar o suporte. Tabela de Comissão (%): Neste campo será informado uma tabela de comissão, porém o mesmo terá que ser habilitado no sistema, para maiores esclarecimento contatar o suporte. Desconto Pontualidade ($): Sendo uma nota fiscal à prazo, informando um valor neste campo, o mesmo ao emitir a nota, irá gerar um título e se o cliente pagar o título dentro do prazo estabelecido, ao emitir a baixa do mesmo, o sistema irá trazer o valor do desconto. Desconto Pontualidade (%): Sendo uma nota fiscal à prazo, informando um valor (%) neste campo, ao emitir a nota, irá gerar um título e se o cliente pagar o título dentro do prazo estabelecido, ao emitir a baixa do mesmo, o sistema irá trazer a porcentagem do desconto. Base Cálc. Subst. Trib.: Este campo será informado a base da ST, no caso da nota fiscal ser somente de ICMS. Valor Subst. Trib.: Este campo será informado o valor da ST, no caso da nota fiscal ser somente de ICMS. Mensagem Boleto: A mensagem do boleto pode ser cadastrada no cadastro do cliente/bancos caixa, porem na emissão da nota se precisar incluir mais alguma informação pode ser informado neste campo. Transportador Esta aba não é obrigatória será utilizado apenas na necessidade de constar o transportador na nota fiscal. Transportador: Neste campo será informado o transportador, que pode ser previamente cadastrado juntamente com o cadastro dos clientes/fornecedores do sistema ERP, com a opção transportador www.ren9ve.com.br 6
habilitada. Seus dados serão atualizados automaticamente conforme seu cadastro. Caso não esteja cadastrado, basta informar os dados descritos abaixo. Lembrando que estes dados não são obrigatórios. Placa: Neste campo será informado a placa de determinado veículo, que será o transportador da mercadoria. Cidade: Informar a cidade do transportador. Descrição: Nome do transportador. CNPJ/CPF: Informar o CPF ou CNPJ do transportador. UF: Informa a unidade federação. Valor Frete: Informar o valor do frete. Frete por Conta: Informar se o frete é por conta do emitente, destinatário ou é sem frete, pode ser previamente cadastrado no cadastro do cliente ou na natureza de operação. Informar a Quantidade Volumes, Espécie, Marca, Número, Local Embarque, UF Embarque. Estas informações são Opcionais. Se o transportador for o cliente, basta clicar em Dados do Cliente, assim os dados cadastrais do cliente serão importados para esta tela. Observação Importante: Se o peso do produto estiver cadastrado no produto o mesmo irá atualizar automaticamente na emissão da nota. Senão pode-se informar o peso manualmente na tela de confirmação. Forma Pagamento Forma: Neste campo o usuário deve marcar qual opção de pagamento à ser usada. E terão que ser previamente marcadas no cadastro da natureza de operação, na aba financeiro em formas de pagamento. Forma de pagamento Dinheiro: marcando esta opção aparecerá para o usuário a seguinte tela: www.ren9ve.com.br 7
Banco: Neste campo o usuário deve informar o banco ou caixa desejado. verificar permissão do usuário. Valor: O valor referente a nota. Após basta clicar em Adicionar. Esta opção irá atualizar automaticamente os o financeiro. Forma de pagamento cheque: marcando esta opção aparecerá para o usuário a seguinte tela: O usuário deve preencher os campos informando o Banco, Titular, Numero, Vencimento e o Valor, após clicar em Adicionar. Obs. empresas que utilizam controle de cheque, verificar manual especifico. Forma de Pagamento Crédito/Adiantamento: marcando esta opção aparecerá para o usuário a seguinte tela: www.ren9ve.com.br 8
Se constar um crédito para o cliente informando a opção Crédito/Adiantamento no campo documento irá aparecer o crédito realizado para o mesmo, basta selecionar, informar o banco e o valor, se for parcial pode-se informar o valor também e após adicionar. Forma de Pagamento Devolução: marcando esta opção aparecerá para o usuário a seguinte tela: O usuário ira informar a opção de devolução, no campo documento irá o documento referente a devolução que será realizada. Após informar o valor se for uma devolução parcial basta informar o valor e adicionar. Forma de pagamento Cartão: marcando esta opção aparecerá para o usuário a seguinte tela: www.ren9ve.com.br 9
O usuário deve preencher os campos informando a Bandeira referente ao cartão, o Vencimento, condição de pagamento ou intervalo de dias, a ID e o Valor. Após clicar em Adicionar. Verificar manual. Forma de pagamento Boleto: marcando esta opção aparecerá para o usuário a seguinte tela: Ao informar o banco as informações serão atualizadas conforme o cadastro do mesmo e devidamente homologado pelo banco. O usuário também poderá escolher se é por vencimento, condição de pagamento ou intervalo de dias. www.ren9ve.com.br 10
Forma de pagamento À Prazo: marcando esta opção aparecerá para o usuário a seguinte tela: No campo Parcelas o usuário tem a possibilidade de escolher se é por vencimento, condição de pagamento ou intervalo de dias. Vencimento o usuário escolhe a data e após informa o Valor. Intervalo de dias o usuário informa o intervalo de dias, por exemplo 30/60 dias. Condição de Pagamento o usuário informa a condição que será previamente cadastrada em Menu > Cadastros > Condições de Pagamento, para maiores esclarecimentos consulte o manual. Após realizado o processo o usuário deve clicar em Gravar com isso o sistema irá redirecionar para a tela de confirmação, conforme imagem abaixo, onde o usuário poderá conferir todas as informações da nota, após conferido basta clicar em Confirmar para a Nota ser emitida. www.ren9ve.com.br 11
Sendo assim a Nota será transmitida para a Receita fazer a validação, e se conter algum erro, a Receita irá rejeitar a emissão e mostrará um erro na tela informado qual o problema. Se a nota fiscal conter erro a mesma ficará pendente de emissão no sistema, para visualizar esta nota basta clicar no ícone de notas pendentes na tela de emissão. Ao clicar neste ícone vai abrir uma janela conforme a tela abaixo: Se constatado o erro e ajustado basta clicar novamente no ícone que a Nota será transmitida para a Receita validar e estando tudo certo, será gerado a ID (chave de acesso) e a DANFE para impressão. O lançamento financeiro, a numeração e o envio de e-mail serão atualizados automaticamente. Consulta Notas Fiscais emitidas Para consultar a nota fiscal basta o usuário acessar Menu > Comercial > Notas > Consulta Notas. Na tela de consulta serão exibidas as últimas notas emitidas, pode-se utilizar os filtros para consulta. Para exibir os detalhes da nota emitida basta clicar sobre o número da mesma. Nesta tela de detalhes o usuário poderá realizar operações como reimpressão da DANFE, cancelamento, exclusão da nota e carta de correção. Reimpressão de DANFE: Para reimprimir uma DANFE o usuário deve clicar no ícone, que irá abrir a nota para impressão. Reenviar uma nota fiscal por e-mail: A Nota Fiscal eletrônica ao ser emitida, será enviada automaticamente para o e-mail cadastrado no campo e-mail NF-e do cadastro do cliente. Se por algum motivo precisar enviá-la www.ren9ve.com.br 12
novamente, basta clicar sobre o ícone o sistema enviará novamente o XML, DANFE e o Boleto desta nota para o e-mail cadastrado. Carta de Correção: Clicando em Nova Carta, irá abrir um campo para digitar o texto de correção, após basta clicar em Gerar Carta. O usuário deverá se informar com seu contador quais os campos que podem ser corrigidos em uma nota fiscal eletrônica. Não pode conter caracteres especiais e quebra de linhas. Exclusão/Cancelamento: Se por algum motivo, após a nota emitida, precisar ser cancelada, basta o usuário clicar em neste botão que irá abrir uma tela conforme a imagem abaixo: O usuário deve marcar se é cancelamento ou exclusão, após informar o motivo e Confirmar. Diferença entre Exclusão e Cancelamento. Cancelamento: Pode-se cancelar uma nota fiscal somente após enviada para a receita, (não é possível excluir uma nota já enviada) a nota permanece no sistema, porém com status de cancelada. Exclusão: Para os casos em que a nota foi gravada, mas não foi enviada ainda, pode-se excluir a mesma eliminando-a totalmente do sistema. Para excluir é só fazer o mesmo processo do cancelamento, porém selecionar a opção exclusão na tela acima. Atenção ao excluir uma nota fiscal, deve-se atentar para após a exclusão fazer a correção da sequência de numeração das notas, pois se não observado pode gerar uma falha na numeração. www.ren9ve.com.br 13
Para voltar a numeração o usuário deve acessar o cadastro de numerações conforme mostrado anteriormente, e voltar a numeração. Também pode-se inutilizar o número da nota em situações de falha de numeração. Para maiores esclarecimentos contatar o suporte. Manutenção: Ao clicar o usuário irá acessar a manutenção da nota onde poderá realizar alguns ajustes antes da validação pela receita, como acerto de impostos, para maiores esclarecimentos contatar o suporte. Copiar p/ Faturar: Esta opção poderá ser acionada quando o usuário desejar usar as mesmas informações de outra nota, porem o usuário deverá atentar para notas que são feitas a partir de um pedido, estas não importaram o número do pedido. Para maiores esclarecimentos contatar o suporte. Ordem Entrega: Ao clicar em ordem de entrega será gerado um relatório de ordem de entrega. Voltar: Ao clicar neste o sistema irá redirecionar para a tela de consulta notas. Perguntas Frequentes: É possível alterar uma nota fiscal eletrônica emitida? Após ter o seu uso autorizado pela SEFAZ, uma NF-e não poderá sofrer qualquer alteração, pois qualquer modificação no seu conteúdo invalida a sua assinatura digital. Quais são as condições e prazos para o cancelamento de uma NF-e? Somente poderá ser cancelada uma NF-e cujo uso tenha sido previamente autorizado com respectivo protocolo de Autorização de Uso e desde que NÃO tenha ocorrido o fato gerador, ou seja, em regra, ainda não tenha ocorrido a saída da mercadoria do estabelecimento e/ou a prestação de serviço. Atualmente desde o dia 03/8/2015 está em vigor o novo prazo para cancelamento da NF-e que será de sete (7) dias corridos (conforme Instrução Normativa REN.º 037/15). www.ren9ve.com.br 14
Como fica a chamada carta de correção no caso de utilização da NF-e? O emitente poderá sanar erros em campos específicos da NF-e por meio de Carta de Correção Eletrônica - CC-e, devidamente autorizada mediante transmissão à Secretaria da Fazenda, desde que não sejam os dados descritos abaixo. 1 - as variáveis que determinam o valor do imposto tais como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação (para estes casos deverá ser utilizada NF-e Complementar); 2 - a correção de dados cadastrais que implique mudança do remetente ou do destinatário; 3 - a data de emissão da NF-e ou a data de saída da mercadoria. O que é a inutilização de número de NF-e? A inutilização de número de NF-e tem a finalidade de permitir que o emissor comunique à SEFAZ, até o décimo dia do mês subsequente, os números de NF-e que não serão utilizados em razão de ter ocorrido uma quebra de sequência da numeração da NF-e. A inutilização de número só é possível caso a numeração ainda não tenha sido utilizada em nenhuma NF-e (autorizada, cancelada ou denegada). Fonte: http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/perguntasfrequentes.aspx?tipocont eudo=7zeqfbpobw0= IMPORTANTE: Antes de gerar qualquer movimentação, desde a emissão de uma nota fiscal, devolução, cancelamento e demais procedimentos no sistema. Certifique-se com o responsável contábil/fiscal da empresa quais as informações devem ser observadas ou configuradas para a operação. A seguir um breve manual sobre a emissão de notas fiscais eletrônicas no sistema Ren9ve ERP. Algumas dúvidas e respostas foram listadas no final desse texto, estas extraídas do próprio site da nfe. A Ren9ve softwares auxilia os usuários a configuração e utilização do software, mas não se responsabiliza por procedimentos que não são em conformidade com a política da empresa ou com a legislação. Em caso de dúvidas sempre entre em contato com o suporte. www.ren9ve.com.br 15