e-nota NF-e (Nota Fiscal eletrônica)

Transcrição

1 Parabéns! Ao ter em mãos este manual, significa que você adquiriu um Sistema e-nota Safeweb Este manual (versão reduzida) apresenta informações específicas sobre a emissão da nota fiscal eletrônica. Veja também onde encontrar as notas emitidas e outras situações de notas. Como emitir a nota? Emitir Nova NF-e Abas opcionais na emissão da nota O que fazer após a autorização da nota? Onde estão as notas emitidas? Como cancelar uma nota? E se a nota for rejeitada? Outras situações de notas Como inutilizar um número de nota? Clique aqui para ser direcionado ao manual sobre os cadastros do sistema. Clique nos links e nas setas para navegar neste manual Para emitir notas é interessante ter realizado os cadastros da empresa e-nota NF-e (Nota Fiscal eletrônica)

2 No menu Nota Fiscal é que ocorre o processo de criação da nota fiscal eletrônica: Após, siga o preenchimento das abas conforme sequência: Aba Dados na NF-e Como emitir a nota? Emitir Nova NF-e

3 Como visto, alguns dados já são preenchidos pelo sistema, porém todos os campos podem ser alterados. Observe que a série e o número da nota são sequenciais. Se tiver emitido nota em papel, não precisa dar continuidade na numeração do talonário. Cuide sempre a (1) Natureza da Operação Este campo é de preenchimento descritivo, ou seja, é preciso identificar a operação da nota a ser emitida. O sistema também sugere algumas situações. Selecione, se for o caso. Junto disto, selecione se é uma operação de entrada ou saída de mercadorias. (2) Identificação de Operação Atente também se a nota é para dentro do estado (Operação Interna), fora do estado de origem da empresa emitente ou ainda com comércio exterior. (3) Condição de pagamento Marque se o pagamento é à vista, à prazo ou de alguma outra forma. Após conferência das informações da aba Dados, passe para a Emitente

4 Aba Emitente Se este cadastro não foi feito, os dados terão que ser preenchidos manualmente A empresa cadastrada no Cadastro do Emitente terá seus dados automaticamente preenchidos nesta aba. Se o cadastro não foi efetuado anteriormente, preencha os campos em negrito e com asterisco, pois são obrigatórios para a emissão da nota fiscal. Dica: A próxima aba refere-se ao cliente. Para saber qual a sua Inscrição Estadual, tente fazer o cadastro com antecedência, pois, o CNPJ poderá ser consultado na base de dados da SEFAZ. Clique aqui para ser direcionado ao manual sobre os cadastros do sistema.

5 Aba Destinatário/ Remetente (1) Carregar Use este botão se você cadastrou previamente o cliente no sistema. Os campos serão preenchidos automaticamente. (2) Versão de testes Observe que devido a versão do sistema o nome do cliente não aparece, sendo descrito NF-E EMITIDA EM AMBIENTE DE HOMOLOGAÇÂO SEM VALOR FISCAL. 6

6 (3) Indicador de Presença Relacione como ocorreu a Natureza da Operação, por exemplo: Uma nota de venda, o cliente fez de forma presencial ou pela Internet? (4) Indicador de Inscrição Estadual Selecione a opção referente ao cliente da nota. Se o cliente for Pessoa Jurídica e tiver Inscrição Estadual, a mesma precisa ser informada. Se for Isento de Inscrição Estadual, relacione selecionando a opção correspondente. E Pessoas Físicas NÃO são contribuintes de ICMS, logo, a última opção deve ser selecionada.

7 (5) Cadastrar cliente automaticamente Caso o cadastro do destinatário da nota não tenha sido feito com antecedência, complete os campos obrigatórios manualmente. E, após digitar os dados, marque no checkbox ao lado do botão Carregar, se optar em cadastrar este cliente para o sistema. Na próxima nota que for emitir em seu nome, os dados poderão ser carregados automaticamente. (6) Local diferente Selecione para indicar, se necessário outro local para entrega ou retirada das mercadorias. Caso o endereço de entrega das mercadorias seja em outro local, clique para indicar o novo endereço

8 2 1 Aba Produtos Com o(s) produto(s) previamente cadastrado(s), cada um poderá ser acionado para inclusão na nota Se o produto não foi previamente cadastrado estas opções para seleção não aparecerão na tela Esta opção de inclusão automática de produtos já cadastrados está diretamente relacionada com a seleção do box (1) Carregamento Automático. O sistema reconhece que há um cadastro, no momento que o campo começa a ser preenchido, tanto o código quanto a descrição do produto. Selecione o produto para que conste na nota e tecle Enter (do teclado) para carregar os dados do cadastro. Ainda na aba Produtos, veja na sequência como incluir produtos na nota sem que estejam cadastrados previamente.

9 O produto que for incluído manualmente pode ser salvo para o banco de dados (cadastro de Produtos), clicando no checkbox (2) Cadastrar Produto Automaticamente. 2 3 Depois de incluir o produto, clique no lápis para editar, preenchendo todas as demais informações necessárias para cada produto incluído na nota. São as mesmas informações que podem ser cadastradas previamente, sendo que nestes casos, não é necessário clicar no lápis. Use os botões em destaque no item (3) para adicionar outras informações para o(s) produto(s), como por exemplo, desconto, valor de frete. Como o botão Tipos de Rateio. CFOP e Quantidade são sempre dados que devem ser lançados manualmente, ou seja, são independentes de cadastro prévio O valor de cada produto pode ser alterado manualmente, caso tenha sido cadastrado

10 Aba disponível ao clicar no lápis do produto Veja mais informações sobre os dados do(s) produto(s) em Cadastro de Produtos Clique aqui para ser direcionado ao manual sobre os cadastros do sistema. Preencha as informações do produto na aba Dados e na aba Tributos. São as duas abas que contém campos para preenchimento obrigatório.

11 Voltando para a emissão da nota, após incluir o(s) produto(s), clique na aba Totais. Aba Totais Esta aba tem a função de calcular internamente todos os valores de tributação e despesas da nota. Clique diretamente no botão Calcular Totais, para que o sistema gere automaticamente todos os totais da NF-e. Verifique atentamente se todos os totais gerados estão de acordo e, caso não estejam, confira se os produtos inseridos estão corretos. Havendo alteração nos valores da nota, como por exemplo, a inclusão de desconto, use o botão Recalcular.

12 Aba Transporte Abas opcionais, se não for incluir nenhuma informação adicional, passe as próximas três páginas deste manual O único campo obrigatório inicial deste item é a identificação da Modalidade de Frete. Se não houver nenhuma outra informação sobre o transporte da mercadoria que precise ser adicionada na nota, deixe os demais campos sem preenchimento. No caso do frete ficar por conta de terceiros, é necessário identificar a transportadora digitando os dados nos campos, ou selecionando o Tipo de Documento e o número do CNPJ/CPF. Caso haja alguma transportadora cadastrada no Cadastro de Transportadoras, os dados podem ser carregados automaticamente.

13 A partir desta aba, as informações são opcionais, pois não são obrigatórias. Se for o caso, preencha as informações sobre a Forma de Pagamento, Vendedor e/ou Prazos. O sistema irá gerar as informações sobre as duplicatas, conforme indicação do campo Fatura. Lembramos que o Safeweb e-nota NF-e não gera boleto de cobrança, somente a nota fiscal. Aba Cobrança O vendedor para ser referenciado na nota, deve ser cadastrado no menu Cadastro Os prazos podem ser previamente definidos no menu Configurações Clique aqui para ser direcionado ao manual sobre os cadastros e sobre as configurações do sistema. Abas opcionais na emissão da nota

14 Aba Informações Adicionais Use para informações como ordem de compra, número de pedido, dados para depósito bancário, etc. É o local onde podem ser acrescentadas informações complementares referentes à NF-e, ou seja, no primeiro campo dados de interesse do Fisco e no segundo, do Contribuinte. Estes campos também podem ser previamente definidos no menu Configurações Clique aqui para ser direcionado ao manual sobre as configurações do sistema.

15 Aba Exportação/ Compras Preencha quando for o caso de empresa que trabalha com exportação e compra de mercadorias. Aba Cana Para a empresa produtora de cana de açúcar, esta aba identifica a safra, com indicação de mês e ano de referência da colheita.

16 Seguindo a emissão da nota, veja as ações dos botões, para autorização e uso da NF-e: Continua na próxima página (1) Salvar/Editar Clique para salvar a nota, após preenchimento dos campos. Este botão faz uma cópia da nota e a mantém no sistema. Seu status passará para Digitação, o que permite a edição de informações. Em seguida, o botão (2) Validar ficará habilitado.

17 (2) Validar Este botão, faz uma busca interna no sistema para verificar se todos os campos obrigatórios foram preenchidos. Se estiver tudo certo, o sistema retornará a situação da nota para VALIDADA e também mostrará o número da chave de acesso criada para a NF-e. Se houver algum erro durante esta verificação, uma caixa de texto com o resultado da validação é mostrado, identificando o motivo para ser alterado. Para corrigir, clique no botão Editar e altere o campo. Salve e valide novamente a nota. Enquanto a nota fiscal eletrônica não for autorizada, o sistema permite alterar qualquer informação (3) Transmitir A transmissão é o processo de envio do documento eletrônico para a SEFAZ (Secretaria da Fazendo do Estado). Antes de transmitir, veja como vai ficar a nota, use o botão Pré-Visualizar Para que uma nota seja autorizada, a SEFAZ, verifica dados, como: Assinatura digital: dados do Certificado Digital que garante sua autoridade e integridade; Layout da NF-e: para que não ocorram erros de preenchimento dos campos e que todas as regras de validação foram observadas; Numeração: para que a mesma NF-e não seja recebida mais de uma vez; Emitente autorizado: empresa emitente está credenciada e autorizada a emitir notas na SEFAZ.

18 Após a nota ser autorizada, então, feche a mensagem da SEFAZ e escolha por usar o menu onde todas as demais notas já emitidas estarão disponíveis para impressão e download ou através dos botões que serão disponibilizados após a nota ficar com o status de Autorizada. Clique para: Resultado esperado após a transmissão! Usar o menu Gerenciar NF-e Acessar a nota através dos Botões dentro da NF-e autorizada O que fazer após autorização da nota?

19 1 2 3 NF-e autorizada não pode ser editada Se clicar no botão Voltar, você vai ter acesso ao menu Gerenciar NF-e. Local onde estão todas as demais notas já geradas pela empresa emitente. Veja Como cancelar a nota no capítulo específico Veja as orientações dos itens 1, 2 e 3 nas próximas páginas Botões dentro da NF-e Autorizada

20 (1) Imprimir Danfe: É o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica e que representa graficamente a NF-e. Com ele, a mercadoria pode circular livremente. Ao clicar no botão, uma janela abre: O DANFE é gerado no formato pdf, ou seja, para ser visualizado é necessário ter instalado o programa da leitura de arquivos com este formato, como o Adobe Reader Você pode ter acesso a este arquivo quantas vezes for necessário. Localize-o no menu Gerenciar NF-e

21 (2) Carta de Correção: É utilizada quando alguma informação relevante deixou de ser informada na NF-e. Atente para o que não é permitido alterar: Esta ação não gera um novo DANFE Ao utilizar a carta de correção um novo arquivo XML é anexado junto à NF-e. Ao clicar no botão (3) Exportar NF-e (próximo item deste Manual) será possível verificar os dois arquivos XML gerados neste processo, o da NF-e e o da Carta de Correção. Resultado da correção enviada para a SEFAZ

22 (3) Exportar NF-e: Este botão realiza o download das notas autorizadas e canceladas, para uma pasta no computador ou dispositivo móvel. Também podem ser enviadas ao Contador da empresa, por exemplo. Ao clicar para exportar, use o botão Salvar e indique o local em seu computador onde o arquivo da NF-e será salvo. Para abrir a NF-e acesse a pasta onde o arquivo foi salvo. Notas baixadas devem ser guardadas por um período de cinco a dez anos, pois possuem validade jurídica perante a SEFAZ Se optar pela guarda automática desses arquivos, contrate com a Safeweb o sistema e-nota G

23 Há um Gerenciador para cada versão do sistema, ou seja, notas em Testes não ficarão no mesmo local das notas em Produção Observe que na parte superior a primeira opção é o filtro de pesquisa. Onde você pode procurar notas geradas pelo status da NF-e, período, chave de acesso, dentre outras formas. 2 1 Onde estão as notas emitidas? Gerenciar

24 2 Os botões (1) e (2) são os mesmos disponíveis dentro da nota na Situação Autorizada. Ou seja, clique para Abrir/Salvar o DANFE ou para Exportar o XML. Lembrando que este arquivo deve ser armazenado pela empresa, (2) O XML é o arquivo por isso, a única opção disponível ao clicar para Exportar é Salvar eletrônico da NF-e 1 Na parte inferior, do Gerenciador você pode organizar a visualização de 15 NF-es por página até 1000 itens. Pode ver ainda que há diferentes Situações para as notas. 3 4 E conta ainda com algumas funcionalidades em (3) ícones e (4) botões. Veja na próxima página o que é possível fazer com os ícones ou botões do Gerenciar NF-e

25 3 Copiar: copia todos os dados da NF-e selecionada e cria uma nova, mantendo os mesmos dados da anterior. O status dessa nota passa a ser digitação. Visualizar: permite somente a visualização dos dados da NF-e. Editar: libera os campos, para edição dos dados da nota. Excluir: exclusão da NF-e selecionada. Veja mais em Outras situações de Notas Novo: emitir uma nova NF-e. Consultar Situação: verifica se há um novo status para a(s) nota(s) selecionada(s). É utilizado nos casos de situação de NF-e em Processamento. Neste caso selecione os registros que deseja consultar. Transmitir NFes: envia para a SEFAZ a(s) nota(s) selecionada(s). Utilizado nos casos de situação de notas Validadas. 4 Reenviar NFes: pode ser reenviada para o do cliente incluído na nota. Sendo que, só funcionará se a empresa emitente tiver contratado o e-nota E, que é responsável pelo envio automático das notas. Exportar NFes: permite backup da(s) nota(s) selecionada(s) para o computador ou outra mídia externa. Podem ser selecionadas diversas notas simultaneamente, pelo período mensal, por exemplo.

26 Localize a nota Autorizada no menu Nota Fiscal E use a lupa para Cancelar Ao entrar na nota com a lupa, use o botão Cancelar e justifique: Ao cancelar, a situação da nota no Gerenciar NF-e passará para: A justificativa tem número máximo e mínimo de caracteres, além de não aceitar os caracteres especiais (*& %), por exemplo Atualmente o prazo de cancelamento é de 7 dias Como cancelar uma nota?

27 Localize a nota Rejeitada no menu Nota Fiscal E use o lápis para corrigir os dados Observe o motivo na aba Dados da NF-e e na subaba em vermelho Dados de Protocolo : Por exemplo, o que ficou errado neste caso, é que faltou incluir a Inscrição Estadual do destinatário O que é NF-e Rejeitada? Foi transmitida, porém, a SEFAZ retornou com rejeição por parte de alguns campos preenchidos incorretamente ou faltantes. Passos para você seguir: Identifique e interprete o motivo Clique na aba correspondente para fazer a edição Salve Valide e Transmita novamente Repita este processo até conseguir ter a nota autorizada E se a nota for Rejeitada?

28 Neste menu outras situações de nota poderão ficar disponíveis: DIGITAÇÃO nota ainda não foi transmitida para a SEFAZ, apenas está criada e salva no sistema, podendo ser editada, e/ou excluída. VALIDADA NF-e ainda não foi transmitida à SEFAZ, mas todos os campos obrigatórios já estão preenchidos. Uma NF-e validada não garante consistência tributária dos dados, por isso, pode ser editada e/ou excluída. PROCESSAMENTO a NF-e foi transmitida à SEFAZ, porém ainda não obteve retorno. Nesse caso, dentro do Gerenciar NF-e, clique no botão Consultar Situação e aguarde se a situação muda de status. Não há um tempo para mudança de situação, pois depende da SEFAZ. DENEGADA a nota foi enviada à SEFAZ, mas a empresa emitente e/ou destinatária tem alguma pendência ou restrição no seu cadastro de Pessoa Física ou Pessoa Jurídica. Nesta situação, a NF-e não pode ser editada ou excluída do sistema. Estas situações estão relacionadas com os ícones ou botões do Gerenciar NF-e Outras situações de notas

29 Só será necessário inutilizar caso haja falha na sequencia numérica de suas notas A numeração das notas é automática e sequencial no sistema, mas por exemplo, você pode começar a fazer a nota número 10. Salvar e não transmitir. A NF-e ficará em Digitação. Se entrar novamente no sistema e Emitir Nova NF-e será gerada a nota número 11. Cuide sempre a sequencia na emissão das notas de sua empresa. O que é a inutilização? É diferente de cancelar. Comparando com a emissão em papel, é quando você anulava uma nota. Então, este é o processo para informar à SEFAZ que determinada numeração não será utilizada no sistema. Isto deve ser realizado até o décimo dia do mês subsequente. As NF-es só podem ser inutilizadas enquanto não estiverem autorizadas ou canceladas. Veja nas próximas páginas as demais orientações deste menu Como inutilizar um número de nota?

30 Clique e selecione a faixa de números que serão inutilizados O sistema identificará automaticamente as falhas de numeração ocorridas Selecione, justifique o motivo da inutilização e use o botão

31 A justificativa tem número máximo e mínimo de caracteres, além de não aceitar os caracteres especiais (*& %), por exemplo Este é o resultado esperado para a inutilização: Este exemplo inutilizou apenas a NF-e número 5693, que foi gerada no sistema mas não havia sido transmitida para a SEFAZ. Veja na próxima página como definir uma numeração de notas para inutilizar

32 Outra forma de inutilizar uma numeração é através do botão Definir Faixa. Informe a série, o número final e o inicial da faixa para inutilizar. Digite uma justificativa e clique em OK. Uma faixa poderia ser definida, por exemplo, para continuar a numeração já utilizada em outro sistema Seja inutilizando uma faixa já definida pelo sistema ou definindo uma faixa específica, uma justificativa terá que ser apresentada e o resultado da SEFAZ será apresentado na tela, como na página anterior deste manual. Agora veja como Gerenciar as notas inutilizadas: Use a opção correspondente para localizar o arquivo XML de suas notas inutilizadas

33 Na parte superior do Gerenciar há o filtro de pesquisa, para localizar os números de notas que já foram inutilizados no sistema e também para obter o arquivo XML correspondente. Na parte inferior há o botão para salvar o arquivo para o computador. Selecione a NF-e, clique para Exportar e indique em seu computador onde o(s) arquivo(s) será salvo