e-nota NFS-e Nota Legal Porto Alegre

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1 Página1 e-nota NFS-e Nota Legal Porto Alegre Solução de Geração e Emissão de Nota Fiscal de Serviço eletrônica Manual do Usuário Versão 1.0 Produzido por: Informática Educativa

2 Página2 Índice 1. O que é Nota Fiscal de Serviço eletrônica? Safeweb e-nota NFS-e Acesso Cadastros Nota Fiscal Configurações Relatórios... 29

3 Página3 1. O que é NFS-e? A Nota Fiscal de Serviço eletrônica NFS-e é um documento de existência digital, emitido pelo contribuinte, gerado e armazenado eletronicamente pela Prefeitura, com o objetivo de concretizar operações de prestação de serviços de empresas contribuintes de ISSQN (Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza), que atuam em Porto Alegre. XML: Formato do arquivo eletrônico da NFS-e. Impressão: Recibo Provisório de Serviço. É a representação gráfica do XML. XML IMPRESSÃO

4 Página4 2. Safeweb e-nota NFS-e O enota NFS-e é um sistema de emissão de Nota Fiscal de Serviço eletrônica, totalmente desenvolvido pela Safeweb. Foi criado com o objetivo de gerenciar os Recibos Provisórios de Serviço (RPS) do contribuinte, que são gerados previamente com as informações do prestador, do tomador e do serviço. Além disso, o sistema permite que o contribuinte envie seus recibos para a Prefeitura do seu município, gerando as notas fiscais de serviço eletrônicas (NFS-e). O acesso é através da web, sua base de dados é criptografada e mantida na Safeweb. Pelo Certificado Digital do emitente, os dados ficam acessíveis somente à empresa, mantendo a exigência de autenticação forte no acesso ao sistema. Neste manual mostraremos o passo a passo de acesso do prestador do serviço, no Safeweb e- Nota NFS-e, até a transmissão do RPS. Antes de começar, certifique-se de que o programa do Token, para acesso ao sistema Safeweb e-nota NFS-e, está instalado no computador. Se preferir, acesse o link abaixo para consultar o material de instalação entregue no momento da validação: A Safeweb recomenda a utilização de Certificados Digitais apenas do modelo A1 para computadores MAC. Não nos responsabilizamos pelo funcionamento de Certificados Digitais modelo A3 nesses computadores.

5 Página5 3. Acesso Para entrar no ambiente de emissão de NFS-e, siga os passos indicados abaixo: Abra o navegador padrão do computador e digite o site da Safeweb na barra de endereços: Em seguida, selecione o atalho no menu, identificado pela nuvem e clique em Portal enota. Selecione o Certificado Digital da empresa emissora e digite a senha. Ao abrir, aparecerá o Portal enota, onde o usuário tem acesso às soluções para emissão de documentos fiscais eletrônicos disponibilizadas pela Safeweb, além de um link de acesso ao Histórico Financeiro da empresa. O histórico financeiro é o local em que você encontra a sua lista de boletos pagos, e os que

6 Página6 estão em abertos. Neste espaço, é possível retirar uma segunda via do seu boleto, para pagamento da mensalidade e retirada da segunda via da sua nota fiscal. Abaixo, imagem que ilustra o acesso ao ambiente: Ao clicar, você será direcionado diretamente para uma nova tela, com a relação dos pagamentos em aberto e fechados. Para imprimir a segunda via do boleto, clique na imagem da impressora, localizada no canto superior direito da tela, como mostra a figura acima. O novo boleto será gerado automaticamente, com prorrogação de cinco dias, com nova data de vencimento. O juro será recorrente até a data que ocorreu a emissão do boleto prorrogado.

7 Página7 E ainda, na outra extremidade da tela, você encontra a opção Visualizar NFS-e, ou seja, o arquivo eletrônico (XML) correspondente à prestação do serviço da Safeweb para a sua empresa. Clique em Voltar, para retornar ao Portal enota. Novamente na tela principal de emissão de documentos fiscais eletrônico, observe que cada módulo é ilustrado por uma pasta: Clique na pasta que identifica o e-nota NFS-e.

8 Página8 Então acesse o ambiente Safeweb Virtual. Lá, você encontra material, como tutoriais e manuais que podem contribuir no entendimento do funcionamento dos sistemas Safeweb.

9 Página9 4. Cadastros Agora estamos no e-nota NFS-e. Esta é a tela principal do sistema. Não se esqueça de ler os quadros coloridos da página sempre que acessar, pois são informações importantes para o emissor. Com a página aberta, clique em Home e verifique se as informações contidas nos campos Usuário e Prestador condizem com as cadastradas no seu certificado digital. Para alterar o modo do ambiente de emissão, Versão de Testes (sem valor fiscal) ou Versão de Produção (com valor jurídico), entre em contato com o suporte da Safeweb pelo telefone: (51) ou pelo enotanfse@safeweb.com.br e solicite. Seguindo sobre o sistema, este dispõe de algumas vantagens interessantes e importantes no processo de emissão da NFS-e, como é o caso dos cadastros. A principal funcionalidade é auxiliar e facilitar o usuário no momento de preenchimento da nota. Os cadastros disponíveis no sistema: Prestador e Clientes.

10 Página10 Prestador: Ao acessar esta opção pela primeira vez, os campos estarão todos em branco. Para inserir os dados da empresa, clique no botão Editar, no canto inferior direito da página. Comece informando o CNPJ e clicando em Consultar na SEFAZ. O sistema busca automaticamente e completa os campos. Verifique se todos os campos obrigatórios foram preenchidos. Se não, complete com as informações necessárias. Este cadastro é feito uma única vez e o sistema mantém salvo. Só deverá ser alterado, quando alguma informação da empresa mudar. Para finalizar clique em Salvar.

11 Página11 Clientes: Ao abrir esta opção de cadastro, uma tela inicial irá mostrar todos os cadastros de clientes (tomadores de serviço) feitos até então ou em branco, se estiver iniciando. Para localizar alguma informação, preencha um dos campos do Filtro de Pesquisa e clique em Pesquisar. Observe que a visualização deste exemplo corresponde a 15 clientes por página. Pode ser alterado para até 1000 cadastros na tela.

12 Página12 Ícones de edição e botões estão disponíveis à esquerda da tela, que são: Lupa: Visualizar os dados do cadastro. Lápis: Editar dados no cadastro selecionado. Lixeira: Excluir um cadastro por vez. Para mais de uma exclusão ao mesmo tempo, marque no checkbox e clique no botão Excluir, nos botões na parte inferior da tela. Há ainda, quatro botões que ficam expostos na parte inferior da tela, que são: Importar: Possibilita que o usuário importe dados de um cliente referenciado em uma nota fiscal eletrônica e que deseja cadastrar. Selecione as notas e o sistema filtrará os dados correspondentes.

13 Página13 Novo: Incluir um novo cadastro. Ao preencher o CNPJ e clicar no botão Consultar na SEFAZ, os campos serão preenchidos automaticamente, conforme cadastro da empresa na SEFAZ. Esta consulta não funciona para Pessoa Física, desta forma, os campos obrigatórios deverão ser preenchidos manualmente. Para finalizar, clique em Salvar. Estas foram as especificações dos cadastros do prestador e dos clientes para a emissão de uma NFS-e.

14 Página14 5. Nota Fiscal No menu de navegação, este item é a opção para emissão do Recibo Provisório de Serviço (RPS) e gerenciamento das NFS-es no sistema. Emitir Nova NFS-e: Aqui se dá o começo do processo de criação da nota fiscal de serviço eletrônica. Como a Prefeitura é que gera a NFS-e, o que será feito é um RPS, com todas as informações da nota, que serão enviadas à Prefeitura. Para isso, siga as telas na sequência. Informações do RPS: As primeiras informações sobre o RPS são atualizadas automaticamente, como a data da emissão e a situação. Note que os campos não podem ser editados e o restante será preenchido conforme andamento do processo de emissão.

15 Página15 Prestador do(s) Serviço(s): Aba para identificação da empresa emissora do NFS-e. Se a empresa já possuir cadastro no sistema, como mostrado no item 4.Cadastros, os dados já aparecerão nesta tela. Se a emissão for realizada sem o cadastro ter sido feito, os campos obrigatórios deverão ser preenchidos, antes de prosseguir. Tomador do(s) Serviço(s): Insira os dados do beneficiário do recibo em questão, ou seja, do cliente. Com os dados salvos anteriormente no cadastro, ao digitar os números do documento, os campos são preenchidos automaticamente.

16 Página16 Clique nos dados que aparecerem conforme o número do documento digitado: Sem cadastro prévio é necessário preencher manualmente, pelo menos os campos obrigatórios. E se desejar que o cliente que está sendo incluído faça parte do banco de cadastro, marque a opção Cadastrar cliente automaticamente (este item também pode ser encontrado na aba Opções Predefinidas, nas configurações). Identificação do(s) Serviço(s): Aqui devemos descrever o serviço que está sendo prestado e incluir informações tributárias do serviço. Vejamos os campos desta tela: 1. Discriminação - campo alfanumérico no qual se deve informar o serviço prestado. É de preenchimento descritivo, ou seja, precisa discriminar a natureza da nota a ser emitida. 2. CNAE - o prestador do serviço deve informar a Classificação Nacional de Atividades Econômicas - CNAE, relativa à atividade principal. Ao inserir, o sistema sugere as opções para seleção. Lembrando que, se o cadastro do prestador foi feito anteriormente, este campo já vem preenchido.

17 Página17 3. Item da Lista de Serviço - determina o serviço de acordo com a legislação vigente na Prefeitura. Este item pode já ser preenchido nas configurações, que será mostrada no título 6.Configurações. 4. Cód de Trib do Município código disponibilizado pela Prefeitura, para emissão da nota fiscal. Em Porto Alegre, ele define a alíquota para serviços prestados no município. Defina este código nas opções predefinidas, nas configurações da nota. Veremos no título 6.Configurações. 5. Natureza da Operação tributação municipal do emitente, ou seja, código utilizado para classificar legalmente os itens da nota, em relação ao tipo de operação que está sendo realizada. 6. ISS Retido deverá ser indicado se haverá ou não retenção de ISS no serviço prestado, conforme Lei do Município.

18 Página18 Valores: Aba para inclusão do valor do serviço e cálculos de ISS e valor líquido. Preencha o campo obrigatório: Valor do(s) Serviço(s), que é o valor bruto total da prestação do serviço. Campos em cinza (Base de Cálculo, Valor Líquido e Valor do ISS) são calculados automaticamente pelo sistema. Alguns campos podem estar preenchidos, conforme indicação de tributos do serviço. Outra situação desta tela é o item Retenções Federais, que inicialmente são incluídos nas configurações, mas que podem ser informados manualmente durante a emissão. Os cálculos das retenções federais são realizados de acordo com a situação da sua empresa, caso tenha

19 Página19 dúvida sobre estes valores, consulte a contabilidade da sua empresa. Clique em Calcular. Intermediário do(s) Serviço(s): Identificação de um mediador do serviço, nos casos em que ocorrer. Não é obrigatório preencher, quando não houver um intermediário. Para os casos em que houver, indique o Tipo de Documento, se CNPJ ou CPF. Razão Social/Nome - informar a razão social ou nome do mediador do serviço. Inscrição Municipal - informar o número da inscrição municipal do intermediário do serviço. Construção Civil: Identificação da obra nos casos em que ocorrer prestação de serviço na área da construção civil. Código da Obra - informar o número da matrícula CEI da obra. Código ART - informar o número da ART da obra. (Anotação de Responsabilidade Técnica).

20 Página20 Envio de (TELA ATUALIZADA, INSERIR TEXTO) Cobrança: (TELA ATUALIZADA, MODIFICAR TEXTO) Identifica a forma de pagamento da nota e pode criar duplicatas (títulos de créditos). Opção utilizada apenas para controle interno da empresa, pois os dados aqui lançados não aparecem na nota e não são enviados à Prefeitura.

21 Página21 Com o preenchimento de todas as abas feito, devem-se seguir os passos para emissão da nota fiscal, através dos botões... Salvar: Este botão salva e valida o RPS e o mantém no sistema. Seu status passará para Validada, o que permite a edição das informações. Em seguida, o próximo botão ficará habilitado. Observe que ao salvar o sistema gera o número do RPS. Isto ainda não é o número da nota.

22 Página22 Transmitir: A transmissão é o processo de envio do RPS com todos os dados preenchidos no sistema, para a Prefeitura correspondente, que autoriza o uso da nota. Aguarde alguns instantes até receber resposta da transmissão. Ao receber a mensagem abaixo, significa que a nota foi recebida pela Prefeitura e esta fará a geração da nota. Se todos os campos foram preenchidos de forma correta, o retorno da Prefeitura será de nota Autorizada, como na figura abaixo: Neste processo, foi gerado o número da nota e o código de verificação, duas informações que deverão estar de posse do tomador do serviço, para consulta do XML no site da Prefeitura. Imprimir RPS: Possibilita a visualização do RPS, que representa graficamente a NFS-e. O RPS é gerado no formato PDF, ou seja, para ser visualizado é necessário ter instalado o programa da leitura de arquivos com este formato, como o Adobe Reader.

23 Página23 Cancelar NFS-e: Este botão permite o cancelamento no sistema de uma nota autorizada pela Prefeitura. Informe o motivo para o cancelamento, dentro do prazo estipulado pela Prefeitura.

24 Página24 A única opção que não pode ser feito o cancelamento da nota no sistema é Erro na Emissão. Para este caso, deve ser aberto processo administrativo diretamente na Prefeitura. Exportar XML: O botão exportar realiza o download das nota fiscal autorizada e canceladas para uma pasta no computador ou dispositivo móvel do prestador do serviço. Ao clicar, indique o local onde o arquivo será salvo. Para abrir a NFS-e acesse a pasta onde o arquivo foi salvo. Voltar Retorna à tela Gerenciar NFS-e. Na tela de gerenciamento das NFS-es, vejamos as opções disponíveis para as notas fiscais:

25 Página25 Gerenciar NFS-e: Ambiente que permite que o usuário gerencie todos os arquivos eletrônicos (XML) emitidos no sistema. As notas fiscais são organizadas conforme a ordem em que são criadas no sistema. A primeira opção no gerenciamento é o filtro de pesquisa. Pesquise pelo status do RPS, Tomador, Números, dentre outras formas. Note que estamos visualizando o gerenciador com 15 NFS-es por página. Esta opção pode ser de visualização de até 1000 itens. Há outras funcionalidades para as notas: copiar, visualizar, editar e excluir. Copiar: copia todos os dados da NFS-e atual e cria uma nova, mantendo os mesmos dados da anterior. O status dessa nota passa a ser digitação. Visualizar: permite somente a visualização dos dados da NFS-e. Editar: libera os campos, para edição dos dados da nota. Excluir: exclusão da NFS-e selecionada.

26 Página26 Ainda no gerenciador, o estado atual da NFS-e está diretamente relacionado às funcionalidades de edição ou exclusão. É possível ainda ter acesso direto a impressão e ao arquivo XML, sem precisar abrir a nota. Estão posicionadas ao lado de cada situação. Vejamos agora a coluna Situação. É extremamente importante entender o significado de cada uma delas, para interpretá-las no momento em que ocorrerem. Validada: a nota foi criada, validada e salva no sistema, podendo ainda ser editada ou excluída antes de transmitida. Processamento: a nota foi transmitida à Prefeitura, porém ainda não obteve retorno. Nesse caso, clique no botão Consultar Situação e aguarde se o status altera para Autorizada. Autorizada: transmitida e autorizada pela Prefeitura, o que permite a prestação do serviço. É possível imprimir o PDF e exportar o arquivo digital (XML) da nota fiscal. As notas não podem mais ser alteradas, somente canceladas dentro do prazo legal estipulado pela Prefeitura. Cancelada: empresa prestadora cancela no próprio sistema, o uso da nota por motivo justificado. O prazo para esta ação segue legislação de cada Prefeitura. Problema: esta situação indica que ocorreu algum problema na transmissão do RPS, porém a nota pode ser retransmitida ou consultada a sua situação junto à prefeitura, mas não editada. Rejeitada: a nota foi transmitida, porém, a Prefeitura retornou com rejeição por parte de alguns campos preenchidos incorretamente. Identifique e interprete a resposta da Prefeitura, edite a nota e retransmita. Repita este processo até conseguir ter a nota autorizada.

27 Página27 Vejamos os botões disponíveis na parte de baixo da tela do gerenciador: Novo emitir uma nova NFS-e. Consultar Situação consulta se há um novo status para a(s) nota(s) selecionada(s). É utilizado nos casos de situação de NFS-e em Processamento e Problema. Neste caso selecione os registros que deseja consultar. Transmitir RPS envia para a Prefeitura a(s) nota(s) selecionada(s). Utilizado nos casos de situação de NFS-e Validada. externa. Exportar RPS permite backup das notas selecionadas para o computador ou outra mídia Voltar Retorna para a tela Home do sistema e-nota NFS-e.

28 Página28 6. Configurações O sistema pode ser configurado para manter atualizadas informações relevantes no preenchimento da nota fiscal. Na barra de menu, clique em Configurações. Opções Predefinidas: (TELA MODIFICADA. ALTERAR TEXTO) São campos que deverão necessariamente ser preenchidos durante a emissão da nota e que possa já ficar completa uma única vez, como se fosse um cadastro. Item da Lista de Serviço tabela com a lista de serviços que podem ser prestados, identificados por código, pela Prefeitura. O Contador é a pessoa indicada para auxiliar a empresa a saber em qual item se enquadra. Natureza da Operação classifica os tributos dos itens da nota fiscal, quanto ao tipo de operação realizada, incluindo origem e destino. Sabendo o local em que será feito o serviço, deve-se indicar na natureza da operação.

29 Página29 ISS Retido indicar se o serviço a ser prestado terá retenção ou não de imposto sobre o serviço (ISS). Regime Especial identificar nesta modalidade de tributação, se a empresa se enquadra em algum regime de tributação diferenciado. Alíquota este campo é preenchido automaticamente ao ser escolhido o Código de Tributação do Município. Os valores adotados são conforme Lei Municipal, porém, o campo é editável, podendo alterar o valor da alíquota, se preciso. Cód. De Trib. Do Município código proprietário de cada município utilizado pela Prefeitura. Na prefeitura ele é usado como um subitem do item da lista de serviço, especializando o tipo de serviço prestado. O Contador é a pessoa indicada para auxiliar a empresa a saber em qual código de tributação se enquadra. Retenções Federais são os cálculos de IR, CSLL, PIS e COFINS mostrados em porcentagem e que serão calculados na nota. Se o prestador quiser que o cálculo seja realizado em todas as notas, deve selecionar a opção Calcular sempre. Caso prefira que as retenções sejam calculadas somente após atingir um valor determinado de serviços para o mesmo tomador dentro do mesmo mês, selecione a opção Apenas quando a soma dos valores dos serviços para o Tomador for maior que R$XX. A alíquota de cada imposto pode ser alterada e será utilizada para os cálculos das retenções nas notas. Caso haja dúvida quanto a opção mais indicada para cada retenção, verificar junto a contabilidade da empresa, pois estas informações variam de acordo com a situação de cada uma. Cadastros Automáticos: Indique nesta aba, se deseja que o cadastro de um novo cliente seja guardado automaticamente no momento da emissão da nota.

30 Página30 (NO SISTEMA ANTIGO, AS ABAS DADOS EM CACHE e PRAZOS PARA PAGAMENTO, NÃO EXISTIAM. MODIFICAR TEXTO). 7. Relatórios O e-nota NFS-e permite que o usuário gere relatórios de notas por período. Para acessar, na tela inicial, vá em Relatórios :

31 Página31 Relatório de NFS-e por data de Emissão: Neste relatório será possível visualizar informações de NFS-es conforme escolha. Informe o período no campo Data de Emissão, para gerar o relatório. Selecione a ordenação das notas fiscais e a situação que deseja visualizar. Clique em Imprimir para abrir e/ou salvar uma cópia da relação das situações impressas no computador. Chegamos ao final deste manual. Clique no link Voltar para o Portal e você estará retornando ao Portal e-nota, onde terá acesso aos demais módulos da Safeweb.

32 Página32 e-nota NFS-e Sistema de Geração e Emissão de Nota Fiscal de Serviço eletrônica Manual do Usuário