ROTARY INTERNACIONAL ORGANIZAÇÃO MULTIDISTRITAL DE INFORMAÇÕES DE ROTARACT CLUBS - BRASIL EQUIPE DE PROJETOS GUIA BÁSICO PARA ELABORAÇÃO DE PROJETOS

ROTARY INTERNACIONAL ORGANIZAÇÃO MULTIDISTRITAL DE INFORMAÇÕES DE ROTARACT CLUBS - BRASIL EQUIPE DE PROJETOS GUIA BÁSICO PARA ELABORAÇÃO DE PROJETOS

1 INTRODUÇÃO O documento apresenta de forma objetiva um guia para elaboração e desenvolvimento de projetos, destinados aos Rotaract Clubs, com três etapas principais: Etapa Conceitual modelo básico conceitual de projetos apresentado em características técnicas de projetos, cinco fases elementares de desenvolvimento e informações adicionais; Etapa Procedimental a Árvore Lógica de Projeto, atrelada ao primeiro documento, apresenta de forma minuciosa e procedimental, como o interessado poderá se guiar para a elaboração do projeto. É dividida em cinco fases elementares; Etapa atitudinal baseado na ferramenta MethodKIT, deve funcionar como a mesa de trabalho para desenvolvimento de projetos em reunião do Rotaract Club, de forma dinâmica e participativa. Para que este documento seja efetivo, recomenda-se que o Facilitador da oficina/mini-curso possua experiências com a elaboração e desenvolvimento de projetos, sobretudo trabalhe em equipe. Não há uma receita de bolo para elaborar e desenvolver projetos. Recomenda-se que cada Rotaract Club conheça sua realidade local, planeje, inove e utilize todos meios possíveis para a tomada de decisão final. Informações adicionais podem ser adquiridas por meio dos seguintes documentos: Comunidades em Ação: Guia para Desenvolvimento de Projetos: http://www.rotary.org/ridocuments/pt_pdf/605a_pt.pdf Ferramentas para identificar as necessidades da comunidade: http://www.rotary.org/ridocuments/pt_pdf/605c_pt.pdf Guia promocional para projetos humanitários: http://www.rotary.org/ridocuments/pt_pdf/promo_guide_humanitarian_projects_pt.pdf Equipe de Projetos Gestão 2013.2014 Abril de 2013

DESENVOLVIMENTO DE PROJETOS Projeto é um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma sequência clara e lógica de eventos, com início, meio e fim, que se destina a atingir um objetivo claro e definido, sendo conduzido por pessoas dentro de parâmetros pré-definidos de tempo, custo, recursos envolvidos e qualidade. CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DE UM PROJETO BEM SUCEDIDO: - ser concluído dentro do tempo previsto; - ser concluído dentro do orçamento previsto; - ter utilizado os recursos (materiais, equipamentos e pessoas) eficientemente, sem desperdícios; - ter atingido a qualidade e o desempenho desejado. 1. Fase de INICIAÇÃO - É a fase onde "damos partida" oficialmente ao projeto através do Termo de Abertura. Aqui, todos os envolvidos nesta fase reconhecem que um projeto ou fase deve começar e se comprometem para executá-lo. 2. Fase de PLANEJAMENTO - É a fase responsável por detalhar tudo aquilo que será realizado pelo projeto, incluindo cronogramas, interdependências entre atividades, alocação de recursos envolvidos, análise de custos, etc., para que, no final dessa fase, ele esteja suficientemente detalhado para ser executado, sem dificuldades e imprevistos. Nessa fase, os planos auxiliares de comunicação, qualidade, riscos, suprimentos e recursos humanos também são desenvolvidos. 3 - Fase de EXECUÇÃO - É a fase que materializa tudo aquilo que foi planejado anteriormente. Qualquer erro cometido nas fases anteriores fica evidente durante esse processo. Grande parte do orçamento e do esforço do projeto é consumida nessa fase. 4 - Fase de CONTROLE - É a fase que acontece paralelamente as de Planejamento e Execução. Tem como objetivo acompanhar e controlar aquilo que está sendo realizado pelo projeto, de modo a propor ações corretivas e preventivas, no menor espaço de tempo possível, após a detecção de anormalidade. O objetivo do controle é comparar a "Linha de Base", levantada no início do projeto (Estado Inicial), o seu status real no momento (Estado Atual), com o status previsto pelo planejamento (Estado Desejado), tomando ações corretivas em caso de desvio. 5 - Fase de ENCERRAMENTO - É a fase quando a execução dos trabalhos é avaliada através de uma auditoria interna ou externa (terceiros), os livros e documentos do projeto são encerrados e todas as falhas ocorridas durante o projeto são discutidas e analisadas para que erros similares não ocorram em novos projetos e, melhores estratégias são identificadas e selecionadas como "lições aprendidas". Aqui, se formaliza a aceitação do projeto ou fase e encerra-se de uma forma organizada, o projeto solicitado. BENEFÍCIOS DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS - Evitar surpresas durante a execução dos trabalhos; - Otimizar a alocação de pessoas, equipamentos e materiais necessários; - Documentar e facilitar as estimativas para futuros projetos. PORQUE UM PROJETO FALHA? Um projeto pode gerar vários benefícios, porém, muitas vezes, os projetos falham, ou não atingem os resultados esperados. Muitas falhas decorrem dos obstáculos naturais, pois estão fora do controle do gerente do projeto. São eles: - Mudanças na estrutura organizacional do Clube; - Evolução nos preços e prazos; - Complexidade encontrada no projeto. Outras vezes, as causas dos insucessos são decorrentes de falhas gerenciais, que podem ser evitadas, tais como: - Metas e objetivos mal estabelecidos; - O projeto inclui muitas atividades e muito pouco tempo para realizá-las; - Estimativas financeiras incompletas; - O projeto é baseado em dados inadequados ou insuficientes, deixando em segundo plano os dados históricos de projetos similares e, até mesmo análises estatísticas efetuadas; - Não foi destinado tempo para as estimativas e o planejamento; - Não se conheciam as necessidades de pessoal, equipamentos e materiais. - Ninguém verificou se as pessoas envolvidas nas atividades tinham conhecimento necessário para executá-las; - Cabe ao gerente de projeto e à sua equipe controlar as possibilidades de insucessos mencionadas. Projetos são diferentes de atividades funcionais. Atividades funcionais são regulares, ou seja, repetem-se sempre do mesmo modo, com pequenas variações (ação de páscoa, dia das crianças, natal) e são também intermináveis. Não tem perspectiva de serem finalizadas.

ÁRVORE LÓGICA DE PROJETO 1. Fase de INICIAÇÃO - "todos os envolvidos nesta fase reconhecem que um projeto ou fase deve começar e comprometem para executá-lo". 2. Fase de PLANEJAMENTO - "responsável por detalhar tudo aquilo que será realizado pelo projeto". 3 - Fase de EXECUÇÃO - ''materializa tudo aquilo que foi planejado anteriormente''. 4 - Fase de CONTROLE - "acompanhamento e controle daquilo que está sendo realizado pelo projeto, de modo a propor ações corretivas e preventivas, no menor espaço de tempo possível, após a detecção de anormalidade". 5 - Fase de ENCERRAMENTO - "Avaliação dos resultados para aprimorar projetos atuais e futuros, principalmente para evitar que os mesmos erros sejam cometidos".