Financeiro (Lançamentos Despesas e Saldos) Nesse módulo iremos apresentar os principais recursos da área contábil do sistema. Contábil> Lançamentos Nessa tela é possível lançar as despesas dos condomínios, essas informações também poderão ser inseridas utilizando a rotina do módulo de Contas a Pagar (Conpag). Data - Informe a data do pagamento; Conta Banco - O código da conta bancária do Condomínio; Nº Lançto Não preencha nada, o sistema irá criar o código automaticamente. Posteriormente os lançamentos poderão ser alterados, informando, nesse campo, o número indicado pelo sistema; Condomínio - o código do Condomínio; Bloco - você só informará o bloco, caso as contas do Condomínios sejam separadas por bloco; Conta - Conta do plano de contas, clique na lupa ou digite o código reduzido; Obs. Lançamentos de despesa utilizam contas de débito, indicados por D. Lançamentos de receita utilizam conta de crédito indicados por C. Veremos mais à frente. Valor - Informe o valor da despesa ou receita; Cheque nº - Informe o número do cheque se houver; Obs. Nas contas de tarifas públicas, abrem os campos Consumo e Data da Leitura. Histórico O histórico que constará no balancete deverá ser digitado. Os pagamentos mensais poderão ter histórico padrão cadastrado, sendo assim informe o código do histórico nesse campo. Veremos a seguir como cadastrá-los. Aperte F2 para gravar. 1
Observações: Campo Processo Informe o número do processo caso o lançamento seja uma despesa relacionada a algum processo em curso do depto. Jurídico. Botão Repetir lançamento - Caso tenha alguma conta da mesma concessionária a serem lançadas, por exemplo, Conta de energia da administração e do apartamento do zelador, você tem a opção de lançar a primeira conta e após clicar em Repetir lançamento na parte superior da tela, será apresentado um lançamento igual ao anterior, altere só o necessário (valor, histórico) pressionar F2 para gravar. Botão Pesquisar lançamentos - Para visualizar os lançamentos gravados, clique no botão Pesquisar lançamentos, abrirá a a tela abaixo. Informe o prédio, período, escolha a ordem a serem listados os lançamentos. Clicando duas vezes em determinado lançamento, será possível sua alteração: data, conta, histórico etc, após alterar pressione F2 para salvar. Cadastrando o histórico padrão: Menu Tabelas> Cadastro histórico padrão O código será informado pelo usuário. Para facilitar a utilização, informe o mesmo código reduzido da conta de despesa (do plano de contas) e digite o histórico que aparecerá nos relatórios. Por exemplo, se o código da contas de energia no plano de contas for 361, informe o próprio 361 para cadastrar o histórico padrão, veja ao lado. Entendendo o plano de contas: Sistema de Condomínium> Cadastro> Plano de contas Vamos cadastrar as contas de despesas. O plano de contas nº 01 já está definido com algumas contas de receita e despesas. Veja a seguir as contas já criadas: 2
Colunas mostradas acima: Red. Será criado um código reduzido para cada conta do plano, que iremos utilizar nas telas de lançamento. Display Seqüência numérica das contas de primeiro, segundo e terceiro grau, veja: Descrição Nome da conta título ou de movimentação Desp Quando marcado significa que a conta é utilizada para cadastrar as despesas do condomínio. Mov Quando marcado permite que sejam feitos lançamentos nessas contas Conta Representação numérica das contas criadas Grau Informa em qual grau encontra-se a conta cadastrada CONTA DE DESPESA No primeiro grau é cadastrada a conta mãe, por exemplo: 01 ORDINÁRIA No segundo grau são criadas as contas titulo das despesas SEM movimentação, por exemplo: 100 Salários No terceiro grau serão criadas as sub contas COM movimentação, exemplo: 005 Adiantamento salarial 3
A visualização no display será: 01.000.000 ORDINÁRIA 01.100.000 Salários (conta título não é de movimentação) 01.100.005 Adiantamento salarial (sub-conta é de movimentação) CONTA DE RECEITA DICA IMPORTANTE: No caso das contas de receita, não existe a necessidade de criação do terceiro grau, portanto a conta ficará: No primeiro grau é cadastrada a conta mãe, por exemplo: 01 ORDINÁRIA No segundo grau são criadas as contas titulo de receitas COM movimentação, por exemplo: 002 Condomínio do mês A visualização no display será: 01.000.000 ORDINÁRIA 01.002.000 Condomínio do mês Veremos abaixo como incluir essas contas no plano. Para cadastrar novas contas de receita siga o procedimento abaixo: Clique em Cadastros> Plano de contas: Veremos abaixo como incluir essas contas no plano. Informe o plano 1 e clique no botão continua. Na próxima tela, informe a primeira conta do seu plano: 01 ORDINÁRIA - Pressione: Enter > Enter Dica Importante: Não utilize o Mouse nesse processo! 4
Ficará disponível o campo: Cód do Segundo Grau para a criação das contas Siga a sequência abaixo para a criação das novas contas de Despesas: Receitas: 01.000.000 até 01.099.000 Despesas: A partir 01.100.000 até 01.999.000 Ou seja, no segundo grau as contas de 000 até 099 são para cadastrar receitas e a partir da conta 100 até a 999 as despesas. Sugerimos que a seqüência das contas sejam de 5 em 5, dessa maneira seu plano de contas ficará organizado e fácil de utilizar. Veja sempre no relatório do plano qual a ultima conta cadastrada e siga a seqüência sugerida. No segundo grau informe o código da conta e seu nome Digite o nome da conta e pressione Enter > Enter > Enter Como estamos criando as contas de despesa marque a opção Despesa e Previsão ; Nas contas de despesas que forem de segundo grau, você sempre abrirá para ser um Subtítulo/Subconta, portanto quando forem de segundo grau, informem que não é de movimentação, visto que as contas que serão movimentadas serão dos 3 e 4 graus. A sua nova conta foi criada, verifique no relatório do plano de contas, clicando no menu da mesma tela de cadastro em arquivos>imprimir Obs. Importante: O sistema irá criar algumas contas com (*) Não apague ou altere essas contas, elas serão usadas em vários relatórios e demonstrativos. Caso deseje alterar ou excluir contas, entre em contato com nosso suporte técnico. 5
Contábil>Relatório de lançamentos Para visualizar/imprimir um relatório dos lançamentos feitos, utilize a tela ao lado. Preenchendo o Condomínio e período, selecione a opção desejada. Gerar arquivo para conciliação Cria um arquivo no formato TXT que poderá ser lido em outros programas, para lançamentos em sistemas contábeis, por exemplo, no caso de associações de moradores. Gerar planilha para Excel salvará um relatório em formato Excel. Pesquisar pela data de gravação o sistema irá considerar os lançamentos feitos/gravados dento do período indicado e não a data do pagamento gravada. Contábil>Extrato Relacione os lançamentos de uma ou mais contas bancárias. Informe os códigos das contas desejadas. Tem a opção de exportar para Excel. Para ser informado o código do condomínio no histórico, selecione essa opção. Clique no botão processa. Contábil>Extrato Prestação de Contas Nesta tela poderá ser emitido um Extrato - Prestação de Contas, sendo que nele pode conter todos os lançamentos dentro do período solicitado e poderá ser configurado, escolhendo as opções e também com a possibilidade de incluir os devedores. Solicitamos que sejam visualizadas as diversas maneiras disponíveis, para ser escolhido conforme sua necessidade. Contábil>Posição Financeira Será impresso um relatório com resumo das contas, considerando os condomínios informados. Esse relatório também pode ser exportado para o Excel. Solicitamos que sejam visualizadas as diversas maneiras disponíveis, para ser escolhido conforme sua necessidade. 6
Contábil>Posição Financeira Projetada Esse relatório é de utilização para os clientes que possuem o módulo Contas a Pagar Conpag. Imprime relatório com o saldo apurado até a data determinada, considerando os lançamentos e compromissos do Conpag, obtendo uma posição de saldo projetado. Contábil>Inclusão de Saldos Vamos informar ao sistema o saldo bancário para que tenhamos um valor de partida nos primeiros relatórios Informe o condomínio. No campo conta: coloque o código reduzido da conta mãe do plano de contas desse Condomínio, ou clique na lupa para pesquisar o código. O primeiro saldo a ser informado será o da conta Ordinária. Adicione o valor, sendo ele positivo ou negativo e inclua. Obs. Caso o seu Condomínio tenha outras contas mães com saldos demonstrados separadamente da conta ordinária, por exemplo, Fundo de Reserva, Conta Poupança, elas deverão ser criadas, para serem informados seus saldos. Solicitamos que entre em contato com a Union Data para ser feito esse procedimento. Contábil>Seleção de Contas para Gráfico Selecione o condomínio e o grupo de contas Marque quais as contas do plano que deverão aparecer nos gráficos que serão gerados no fluxo de caixa anual. 7
Contábil>Fluxo de Caixa Anual Informe o condomínio e a data base para que o sistema processe os 12 meses anteriores a essa data base. Clique no Botão Processar Selecione o condomínio, e o modelo de relatório. Solicitamos que sejam visualizadas as diversas maneiras disponíveis, para ser escolhido conforme sua necessidade. Contábil>Lançamento de Conciliação Nessa tela poderão ser lançadas algumas despesas ou receitas que não tenham nenhuma ligação com outros relatórios do sistema, por exemplo, um caixa de pequenas despesas da sua administradora. Esses lançamentos geram um relatório que pode ser impresso, clicando em Relatório na parte superior da tela. Condomínio informe o código do Condomínio Mês/Ano informe o período a ser lançado Titulo Informe o numero do título e à frente adicione a descrição. Obs. Podem ser criados vários relatórios separados no mesmo mês/ano, para serem identificados é necessário informar o número e o nome da descrição, veja como será impresso: Seqüência indique a posição do lançamento, por exemplo, seqüência 1 primeira linha, seqüência 5 quinta linha. Data informe a data do lançamento Descrição histórico a ser impresso no relatório Valor informe o valor e escolha as opções Crédito ou Débito 8
Contábil>Demonstrativo de Recebimentos/Pagamentos Imprimi relatório com duas colunas demonstrativas de recebimentos e de pagamentos. Informe o Condomínio, o período e o tipo do relatório. Acrescente as informações solicitadas na tela. Escolha o Conselho que deseja que conste no relatório, considerando que haverá espaço para recolhimento de assinatura. Caso queira acrescentar algum observação no relatório, poderá ser indicado no espaço indicado. Contábil>Agrupar Lançamentos Nessa rotina do sistema, poderão ser agrupados os lançamentos de um determinado período que foram feitos na mesma conta, por exemplo, as tarifas bancárias. Informe o Condomínio, a conta bancária e o período. Informe o código da conta que deseja agrupar (sendo que serão agrupados em somente um lançamento todos os lançamento efetuados nessa conta dentro do período informado). Coloque o histórico que deseja que apareça nos relatórios para esse lançamento. Para ser feita alteração nos lançamentos agrupados, clique no botão Manutenção Lançamentos Agrupados na parte superior da tela. Contábil>Depósitos não Identificados Quando for realizado um depósito não identificado em sua conta bancária, poderá ser lançado nesta tela e o lançamento será apresentado em seu balancete separadamente. Posteriormente quando for identificada a unidade que fez o deposito, poderá ser baixado o recibo em aberto sem alterar o seu saldo. Contábil>Depósitos não Identificados> Lançamento Para lançar não precisa informar o número do lançamento, pois o sistema se encarregará disto. Acrescente o código do condomínio, a conta bancaria, a data do deposito e o valor. A data informada deve ser a mesma data do crédito na conta. 9
Contábil>Depósitos não Identificados> Baixa Quando o depósito for identificado, utilize essa tela para ser feita a baixa ou o lançamento: Utilize a aba recibo quando for um pagamento de boleto em aberto. Utilize a aba Lancto quando for lançar algum crédito que não tenha boleto gerado, por exemplo, reembolso conserto do portão. Recibo Informe o número do recibo, automaticamente o sistema irá carregar os dados do recibo. Informe o Cód. Do Deposito para ser feito o vinculo, os dados do deposito serão carregados automaticamente. Clique no botão Processar. Lançamento Informe o Cód do deposito, os dados serão carregados na tela. Selecione a conta no plano de contas, necessita ser uma conta de Receita, escreva o histórico que constará no balancete. Clique no botão Processar. 10
Contábil>Depósitos não Identificados> Relatório Você tem algumas opções de relatórios deste procedimento. Veja na tela ao lado e escolha a opção. 11
Vamos tirar as dúvidas! Encerramos o Módulo III, está pronto para o Módulo IV? 1) Após eu ter lançado uma despesa, percebi que informei o valor incorreto, eu tenho a opção de fazer esta alteração em qual tela? 2) Eu posso fazer um lançamento mesmo que eu não tenha um histórico padrão? 3) Podemos lançar um saldo negativo em Inclusão de saldos? 4) Assinale as opções falsas: Se eu clicar em Pesquisa de lançamento e selecionar um lançamento que desejo excluir, após carregar as informações na tela inicial, basta eu clicar em arquivos e excluir. Depois de ter incluído um saldo eu percebi que o valor está incorreto, eu não tenho mais a possibilidade de alterá-lo. Se algum morador realizar um depósito na conta do condomínio podemos baixar o recibo original alguns meses depois, sem alterar o saldo do condomínio. 5) Em qual rotina do sistema eu consigo imprimir um relatório com o movimento de receita e despesas dos últimos 12 meses? 6) Quais os modelos de gráficos que o sistema oferece na parte contábil? 7) Como faço para saber o número de um lançamento contábil, para poder altera-lo? 12