Disciplina: OS&M AULA 7 Assunto: Métodos de trabalho: III - Formulários Prof Ms Keilla Lopes Mestre em Administração pela UFBA Especialista em Gestão Empresarial pela UEFS Graduada em Administração pela UEFS Contatos: E-mail: keillalopes@ig.com.br MSN: keilla.lopes2@hotmail.com Blog: keillalopes.wordpress.com
Conceitos Formulário é um documento padronizado, estruturado segundo sua finalidade específica, possuindo características e campos apropriados, destinado a receber, preservar e transmitir informações, cujos lançamentos são necessários para definir a natureza ou cobrir fluxos de trabalho Jacqueline Maciel Pombo Formulário é um instrumento do processo administrativo constituído de: - Palavras e números compostos - Espaços ou campos - Linhas, colunas e formato. Djalma de Pinho Rebouças de Oliveira
Conceito Formulário é um documento com campos préimpressos onde são preenchidos os dados e as informações, que permite a formalização do fluxo das comunicações nas organizações. Luiz Carlos M. D`Ascenção
PRINCIPAL OBJETIVO DOS FORMULÁRIOS: È uniformizar os procedimentos administrativos
Funções dos formulários Uniformizar procedimentos Dar caráter de legalidade aos procedimentos Filtrar informações por nível de relevância Controle de operações e tarefas Viabilizar o fluxo e processamento de informações Controlar e armazenar dados e informações relevantes Auxílio e suporte na execução de tarefas. Reduzir custos operacionais
ALGUMAS CARACTERÍSTICAS DOS FORMULÁRIOS: Formulário pode ser considerado como um documento que transporta dados e informações de uma pessoa, ou unidade, para outra. Formulário pode ser considerado como a materialização do dado.
FORMULÁRIOS: O papel é o suporte físico da informação e é necessário escolhê-los adequadamente em cada caso. Para tal é necessário observar: Forma de preenchimento (manual ou digitado) Quantidade de cópias Imagem do formulário Forma de arquivamento Impressão ( só frente ou frente e verso)
Padronização PARTES: 1 CABEÇALHO 2 - CORPO 3 - RODAPÉ Seminário OSM - Formulários
TIPOS (os mais usados) Planos Contínuos Eletrônicos/Virtuais
Tipificação Formulários Planos: - Correspondem aos formulários cujos campos são desenhados e pré-impressos em papel padronizado pela ABNT.
Modelos de Formulários Planos
Padronização Formatos : NT 49/95. A e seus múltiplos A0 840 x 1188 A1 594 x 840 A2 420 x 594 A3 297 x 420 A4 210 x 297 A5 148 x 210 A6 105 x 148 A7 74 x 105
Formulários Contínuos São elaborados em papel, porém destinados a serem preenchidos por impressoras de computador, em larga escala.
Tipificação Formulários Eletrônicos/ Virtuais: - São elaborados por softwares aplicativos que tramitam na organização por meio das redes de computador dispensando a utilização de papel.
Modelos de Formulários Eletrônicos
QUAIS DIFICULDADES (ERROS) SÃO MAIS COMUNS NOS FORMULÁRIOS ELETRÔNICOS?
Formulários on-line e seus 5 erros mais comuns: Identificação não sugestiva Baixa acessibilidade Campos desnecessários Ausência de confirmação Ineficiência estratégica
Como identificar problemas com formulários? Relatos de dúvidas ou dificuldades contínuas na compreensão e preenchimento dos formulários. Longas filas de espera para a análise ou liberação dos documentos. Permanência de problemas após a implementação do formulário Morosidade no processamento coletivo dos dados. OBS: A percepção de tais indicadores, não inplica necessariamente o cancelamento do formulário, mas talvez somente a necessidade de revisão dos formulários ou do processo de uso ou de aproveitamento dos dados.
5 dicas para um bom formulário Criar uma atitude mental favorável do executor para a atividade de preenchimento. Estar adequado à ferramenta através da qual o executor o preencherá (escrita manual, digitação, execução automática, etc.) Ser de fácil utilização no preenchimento e póspreenchimento. Reduzir a tendência de erro no preechimento e na utilização dos registros. Permitir economia de papel e impressões, claro, sem prejuízo de sua eficiência.
Referências http://www.abntcatalogo.com.br/normagrid.aspx http://www.oficinadanet.com.br/artigo/webmarketing/sete_pecad os_na_utilizacao_de_formularios http://www.dalete.com.br/aulas/formularios.pdf http://www.moderniz.ufc.br/manuais/manteform.htm D`ASCENÇÃO, Luis Carlos M.. Organização, sistemas e métodos: análise, redesenho e informatização de processos administrativos. São Paulo: Atlas, 2001. OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças. Sistemas, organização e métodos: uma abordagem gerencial. 16 ed. São Paulo: Atlas, 2006.