2. ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS Área da Administração responsável pela coordenação dos esforços gerenciais relativos às seguintes decisões: Administração e controle de estoques; Gestão de compras; Seleção de Fornecedores; Previsão de consumo; Logística e distribuição. 2.1 Administração de Estoques Responsável pelo controle das disponibilidades e das necessidades totais do processo produtivo, envolvendo não só os almoxarifados de matérias-primas e auxiliares, como também os intermediários e os produtos acabados. O controle de estoques dentro da Logística é em função da necessidade de estipular os diversos níveis de materiais e produtos que a organização deve manter, dentro de parâmetros econômicos. 2.2 Políticas de Estoques A função de planejar e controlar estoques são fatores essenciais para o processo produtivo, onde algumas políticas compõem o processo de planejamento e o controle de estoque: Assegurar o suprimento adequado de matéria-prima, material auxiliar, peças e insumos ao processo de fabricação; Manter o estoque o mais baixo possível para atendimento compatível às necessidades vendidas; Identificar os itens obsoletos e defeituosos em estoque, para eliminá-los; Não permitir condições de falta ou excesso em relação à demanda de vendas; Prevenir-se contra perdas, danos, extravios ou mau uso; Manter as quantidades em relação às necessidades e aos registros; Fornecer bases concretas para a elaboração de dados ao planejamento de curto, médio e longo prazos, das necessidades de estoque; Manter os custos nos níveis mais baixos possível, levando em conta os volumes de vendas, prazos, recursos e seu efeito sobre o custo de venda do produto. 2.3 Tipos de Estoque Usualmente, as empresas possuem em média, cinco tipos de almoxarifados: Almoxarifado de matérias-primas; Almoxarifado de materiais auxiliares; Almoxarifado de manutenção; Almoxarifado de intermediários; Almoxarifado de acabados. 2.4 Custo de Estoque
Representa todo o capital envolvido nos materiais estocados, acrescidos dos custos para manter e controlar esse estoque, tais como a mão-de-obra envolvida, energia e insumos necessários, seguros, equipamentos, o local, etc. Trata-se de um custo contabilizado: Custo de pedido; Custo de manutenção de estoque; Custo por falta de estoque. 2.5 Sistema de Planejamento de Estoque Devido à necessidade de conhecer a demanda futura; torna-se necessário manter determinado nível de estoque, para assegurar disponibilidade de produtos às demandas, bem como minimizar os custos de produção, movimentação e estoques. Devemos, portanto, avaliar os objetivos do estoque, que podem ser de custo ou de nível de serviço. 2.5.1 Objetivo de custo: Dentro dessa visão, o volume de estoque e sua localização são apenas uma das ações do sistema logístico. Devemos buscar um balanceamento dos custos de armazenagem, de pedidos e de falta para melhor atender à demanda de mercado e aos anseios dos acionistas. Somandose os três tipos de custos que incorrem no planejamento de estoque, iremos obter uma curva de custos conforme a figura 2.1.
2.5.2 Objetivo de nível de serviço: Esse procedimento visa atender às necessidades do cliente em relação a datas e à presteza de entrega dos pedidos. Na figura 2.2, verifica-se o crescimento do custo de manutenção de estoque à medida que aumenta o grau de atendimento. 2.5.3 Retorno de capital: A avaliação do Retorno do Capital investido em estoques (RC) é baseada no lucro das vendas anuais sobre o capital investido em estoques. Fórmula utilizada: RC = Lucro : Capital em Estoque > RC = L : C Exemplo 2.1 > Uma empresa, tendo como vendas anuais R$1.200.000,00 e seu lucro anual de R$65.000,00, tem em seus estoques (matéria-prima, auxiliares, manutenção, em processo e acabados) um investimento de R$240.000,00. Qual é seu retorno de capital em estoques? RC = L : C > R$ 65.000,00 RC = = 0,27 R$ 240.000,00 Exemplo 2.2 > Avaliando-se um concorrente da empresa mencionada, que tem os mesmos dados, exceto seu estoque, que é de R$ 35.000,00 (matéria-prima, auxiliares, manutenção, em processo e acabados), qual será seu retorno de capital em estoques? RC = L : C > R$ 65.000,00 RC = = 1,86 R$ 35.000,00 2.5.4 Giro de Estoques ou Rotatividade: A avaliação do capital investido em estoques comparado com o custo das vendas anuais (R), ou da quantidade média de materiais em estoque dividido pelo custo anual das vendas. R = Custo das Vendas Anuais : Estoque R = CV : E
Exemplo 2.3 > Utilizando o exemplo anterior, de um caso hipotético em que uma empresa, tendo vendas anuais de R$1.200.000,00, sendo que seu custo anual das vendas foi de R$780.000,00 e seu lucro anual de R$65.000,00, e tendo em seus estoques (m.prima, auxiliares, manutenção, WIP e acabados) um investimento de R$ 240.000,00, qual é a rotatividade de seus estoques? R = CV : E >> R = R$ 780.000,00 R$ 240.000,00 = 3,25 /ano Exemplo 2.4 > Utilizando-se um segundo exemplo, em que a empresa tem vendas anuais de seu produto X em 5.250 unidades e o estoque dessa peça é de 1.250 unidades; qual é a rotatividade de seu estoque? 5.250 12 meses R = QV : E >> R = = 4,2 ou = 2,86 meses 1.250 4,2 giros-ano 2.6 Previsão de Estoque A previsão de estoques, normalmente, é fundamentada nos informes fornecidos pela área de vendas onde são elaborados os valores de demandas de mercado e providenciados os níveis de estoque. No processo de previsão devemos considerar duas categorias de informações a serem utilizadas: quantitativas e qualitativas. As informações quantitativas são referentes a volumes e decorrentes de condições que podem afetar a demanda, tais como: Influência da propaganda; Evolução das vendas no tempo; Variações decorrentes de modismos; Variações decorrentes da situação econômica; Crescimento populacional. As informações qualitativas são referentes às fontes de obtenção de dados para serem obtidos valores confiáveis de variáveis que podem afetar a demanda. É a busca de informes mediante pessoas com grande conhecimento do assunto e especialistas tais como: Opinião de gerentes; Opinião de vendedores; Opinião de compradores; Pesquisa de mercado.
2.6.1 Evolução de Consumo Constante (ECC) O volume de consumo permanece constante, sem grandes variações no decorrer do tempo, e não sofre influências conjunturais, ambientais e mercadológicas, mantendo-se um valor médio no decorrer do tempo. 2.6.2 Evolução de Consumo Sazonal (ECS) Nesse caso, o volume de consumo passa por oscilações regulares no decorrer de certo período ou do ano, e é influenciado por fatores culturais e ambientais, acarretando desvios de demanda superiores a 30% de valores médios.
2.6.3 Evolução de Consumo de Tendência (ECT) O volume de consumo aumenta ou diminui drasticamente no decorrer de um período ou do ano, e é influenciado por fatores culturais, ambientais, conjunturais e econômicos, acarretando desvios de demanda positiva ou negativamente. 2.7 AVALIAÇÃO DOS NÍVEIS DE ESTOQUES Determinação do nível de estoque mais econômico possível para a empresa. Uma das técnicas utilizadas é o enfoque da dimensão do lote econômico para manutenção de níveis de estoques satisfatórios e que denominamos de sistema máximo-mínimo. TR = Tempo de Reposição da peça PP = Ponto de colocação de um Pedido de Compra LC = Quantidade a ser comprada para repor estoque Emax = Volume máximo de peças em estoque Emax = Volume máximo de peças em estoque Emin = Volume mínimo de peças em estoque
2.7.1 Tempo de Reposição (TR) Quando emitimos um pedido de compra, decorre um espaço de tempo que vai desde o momento da solicitação no almoxarifado, colocação do pedido de compra e passando pelo processo de fabricação em nosso fornecedor até o momento em que o recebemos e o lote estiver liberado para produção em nossa fábrica. Portanto, o TR é composto de três elementos, conforme segue: 1. Tempo para elaborar e confirmar o pedido junto ao fornecedor; 2. Tempo que o fornecedor leva para processar e entregar-nos o pedido; 3. Tempo para processar a liberação do pedido em nossa fábrica. TR 1 + 2 + 3 2.7.2 Ponto de Pedido (PP) É a quantidade de peças que temos em estoque e que garante o processo produtivo para que não sofra problemas de continuidade, enquanto aguardamos a chegada do lote de compra, durante o tempo de reposição. Para calcular o Ponto de Pedido utiliza-se a fórmula: PP = (C x TR) + ES PP = Ponto de Pedido C = Consumo normal da peça TR = Tempo de Reposição ES = Estoque de Segurança. Exemplo 2.11 Determinada peça é consumida em 2.500 unidades mensalmente e sabemos que seu tempo de reposição é de 45 dias. Então, qual é seu Ponto de Pedido (PP), uma vez que seu estoque de segurança é de 400 unidades? PP = (C x TR) + ES C = 2.500 unidades/mês TR+ 45 dias = 1,5 mês ES = 400 unidades PP = (2.500 x 1,5) + 400 PP = 3.750 + 400 PP = 4.150 unidades. 2.7.3 Lote de compra É a quantidade de peças especificadas no pedido de compra, que estará sujeita à política de estoque de cada empresa. 2.7.4 Estoque máximo É o resultado da soma do estoque de segurança mais o lote de compra. O nível máximo de estoque é normalmente determinado de forma que seu volume ultrapasse a somatória da quantidade do estoque de segurança com o lote em um valor que seja suficiente para suportar variações normais de estoque em face de dinâmica de mercado, deixando margem que assegure, a cada novo lote, que o nível máximo de estoque não cresça e onere os custos de manutenção de estoque. Emax = ES + LC
2.8 ESTOQUE DE SEGURANÇA Também conhecido por estoque mínimo ou estoque reserva, é uma quantidade mínima de peças que tem que existir no estoque com a função de cobrir as possíveis variações do sistema, que podem ser: eventuais atrasos no tempo de fornecimento (TR) por nosso fornecedor, rejeição do lote de compra ou aumento na demanda do produto. Sua finalidade é não afetar o processo produtivo e, principalmente, não acarretar transtornos aos clientes por falta de material e, consequentemente, atrasar a entrega de nosso produto ao mercado. Para definirmos o nível do estoque de segurança, existem alguns modelos matemáticos para essa finalidade: 1. Método do Grau de Risco (MGR) Este é o modelo mais simples e fácil de utilizar. Tal modelo usa um fator de risco dado em porcentagem, que é definido pelo administrador em função de sua responsabilidade de mercado e informações que colhe junto a vendas e a suprimentos. ES = C x k ES = Estoque de Segurança C = Consumo médio no período K = Coeficiente de grau de risco Exemplo 2.13 Uma empresa necessita definir o Estoque de Segurança de determinado produto que tem uma demanda média mensal de 600 unidades e, para tanto, o gerente de logística definiu um grau de risco de 35%. Nesse caso, qual seria o estoque de segurança? ES = C x k ES = 600 x 0,35 ES = 210 unidades. 2. Método com Variação de Consumo e/ou Tempo de Reposição (MVC) Este modelo somente é utilizado quando as variações de demanda e/ou o tempo de reposição forem maiores que os dados definidos, ou seja, quando houver atrasos na entrega do pedido e/ou aumento nas vendas. ES = (Cm Cn) + Cm x Ptr ES = Estoque de Segurança Cn = Consumo normal do produto Cm = Consumo maior previsto do produto Ptr = Porcentagem de atraso no tempo de reposição Exemplo 2.14 Uma empresa necessita definir o Estoque de Segurança de determinado produto que tem uma demanda média mensal de 600 unidades e o gerente de logística está prevendo um aumento na demanda de 25% e recebeu informações de seu fornecedor que haverá um atraso de 10 dias na entrega do pedido, cujo prazo normalmente é de um mês. Qual será o estoque de segurança? ES = (Cm Cn) + Cm x Ptr Cm = (600 x 1,25) = 750 TR = 1 mês = 30 dias Ptr = 10 dias/30 dias = 33,3% ES = (750 600) + (750 x 0,333) ES = 150 + 250 ES = 400 unidades
2.9 CUSTO DE ARMAZENAGEM Uma das tarefas mais importantes dentro da administração de estoques é a definição dos níveis de estoques que podem ser economicamente mantidos e a decisão sobre as quantidades, pois devemos levar em consideração as vantagens e desvantagens dos custos diretos e associados a dada produto estocado. Fatores que compõem o custo de armazenagem: Custo de materiais É o valor real de todos os materiais que estão na empresa, parados ou sendo usados para atender à demanda de mercado (matéria-prima, material auxiliar, material de manutenção, material de escritório, material em processo, produto acabado e o custo financeiro do dinheiro correspondente a todos esses materiais parados) Custo de pessoal envolvido É o custo mensal de toda mão-de-obra envolvida em atividades de estoques, tais como pessoal de manuseio, de controle e gerenciamento, inclusive com os encargos trabalhistas. Custo de equipamentos e manutenção São as despesas mensais para manter os estoques, incluindo a depreciação dos equipamentos, o maquinário aí utilizado e suas despesas de manutenção. Custos de edificações É o custo correspondente ao aluguel das edificações que são destinadas à estocagem, seus impostos e seguros. Podemos calcular o custo de armazenagem para cada item de estoque e para todo o estoque; formulas: Para o custo de armazenagem para peças CA = [Q : 2] x P x T x i Para o custo de armazenagem geral CA = {[(Q : 2) x P] + Df} T x I CA = Custo de armazenagem anual Q = Quantidade de peças em estoque P = Preço unitário por peça T = Período de estocagem Df = Despesas de material auxiliar, de manutenção, de edificações, de equipamentos, de mão-de-obra etc. Exemplo 2.14 Calcular o custo de armazenagem anual de um item de estoque, a engrenagem xyz e de todo o estoque de uma empresa que nos forneceu os seguintes dados: 200 engrenagens xyz em estoque, que custa R$25,00 a unidade; R$1.250.000,00 de estoques (matéria-prima, em processo e acabados);
Questões: 02 2a) Qual a importância do estudo de materiais na administração? Cabe a este setor o controle das disponibilidades e necessidades totais do processo produtivo, envolvendo não só os almoxarifados de matérias-primas e auxiliares, como também os intermediários e os de produtos acabados. Seu objetivo é não deixar faltar material ao processo de fabricação. 2b) Explique a diferença entre custo de estoque e custo de armazenagem. Custo de estoque representa todo o capital envolvido nos materiais estocados, acrescidos dos custos para manter e controlar esse estoque, tais como a mão-de-obra envolvida, energia e insumos necessários, seguros, equipamentos, o local, etc. Trata-se de um custo contabilizado. Custo de armazenagem é um custo de oportunidade, ou seja, um valor que não é contabilizado, mas afeta diretamente o resultado da empresa. É o custo de ter todo esse capital imobilizado em estoque, que poderia estar sendo utilizado em outra operação. 2c) É possível um estoque de segurança que atenda a qualquer situação? Quais as implicações econômicas dessa situação? Um estoque que atenda qualquer situação é praticamente impossível em razão da demanda ser imprevisível e geralmente maior que o sistema de produção; caso fosse viável a empresa teria que dispor de um estoque elevadíssimo, tornando seus custos insuportáveis. 2d) Quando o estoque de segurança é nulo? Quando a demanda for constante e sem alterações, os fornecedores; parceiros confiáveis nas entregas. Nessa condição não seria necessário ter estoque de segurança, portanto; nulo. 2e) Defina o que é estoque mínimo. É a menor quantidade de peças em estoque até recebermos novo lote de peças do fornecedor. 2f) Qual a finalidade de se calcular o ponto de pedido? Para que possamos (nesse ponto) fazermos um novo pedido ao fornecedor das peças para garantia de continuidade do processo produtivo; isso nos possibilita que quando um determinado item de estoque atinge seu ponto de pedido, deveremos fazer o ressuprimento de seu estoque, colocando-se um pedido de compra. Cálculo do Ponto de Pedido: PP = (C x TR) + ES Onde: PP = Ponto de Pedido / C = Consumo regular/normal / TR = Tempo de Reposição / ES = Estoque de Segurança. 2g) Quando o estoque máximo é igual ao estoque mínimo? Explique. Quando trabalhamos com o Just-in-Time com fornecedores confiáveis e a reposição diária/permanente do produto. 2h) Qual a finalidade de calcular o custo de armazenagem?
O custo de armazenagem traduz-se no custo financeiro de todos os gastos necessários para mantermos todos os materiais na empresa, incluindo-se os custos e recursos necessários para administrá-los. 2i) Explique o que é tempo de reposição. É o tempo que decorre desde o momento em que emitimos uma solicitação no almoxarifado para suprimento e este coloca o pedido de compra com o fornecedor, passado pelo processo de fabricação no fornecedor até o momento em que o produto é recebido e liberado para a produção em nossa empresa. 2.2 POLÍTICAS DE ESTOQUES A função de planejar e controlar estoques, é fator essencial de um processo produtivo, onde algumas políticas compõem o processo de planejamento e o controle de estoque: Assegurar o suprimento adequado de matéria-prima, material auxiliar, peças e insumos ao processo de fabricação; Manter o estoque o mais baixo possível para atendimento compatível às necessidades vendidas; Identificar os itens obsoletos e defeituosos em estoque, para eliminá-los; Não permitir condições de falta ou excesso em relação à demanda de vendas; Prevenir-se contra perdas, danos, extravios ou mau uso; Manter as quantidades em relação às necessidades e aos registros; Fornecer bases concretas para a elaboração de dados ao planejamento de curto, médio e longo prazos, das necessidades de estoque; Manter os custos nos níveis mais baixos possível, levando em conta os volumes de vendas, prazos, recursos e seu efeito sobre o custo de venda do produto. 2.3 TIPOS DE ESTOQUE Usualmente, as empresas possuem em média, cinco tipos de almoxarifados: Almoxarifado de matérias-primas; Almoxarifado de materiais auxiliares; Almoxarifado de manutenção; Almoxarifado de intermediários; Almoxarifado de acabados. 2.4 CUSTO DE ESTOQUE Representa todo o capital envolvido nos materiais estocados, acrescidos dos custos para manter e controlar esse estoque, tais como a mão-de-obra envolvida, energia e insumos necessários, seguros, equipamentos, o local, etc. Trata-se de um custo contabilizado: Custo de pedido;
Custo de manutenção de estoque; Custo por falta de estoque. 2.5 SISTEMA DE PLANEJAMENTO DE ESTOQUE A razão de manter estoques está relacionada com a previsão de seu uso em um futuro imediato.