GERENCIAMENTO DE MATERIAIS HOSPITALARES. Farm. Tatiana Rocha Santana 1 Coordenadora de Suprimentos do CC

Transcrição

1 GERENCIAMENTO DE MATERIAIS HOSPITALARES Farm. Tatiana Rocha Santana 1 Coordenadora de Suprimentos do CC

2 DEFINIÇÕES GERENCIAR Ato ou efeito de manter a integridade física e funcional para algo proposta pela empresa c/ o objetivo de obter produtividade e harmonia no ambiente de trabalho MATERIAIS MÉDICO-HOSPITALARES Representam juntamente c/ medicamentos e alimentos, 40% dos gastos hospitalares. A grande diversidade e o elevado custo requer uma gestão segura e racional. 2

3 ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS Tem como finalidade fazer chegar o material certo para a necessidade certa no exato momento em que for necessário. Para que isto ocorra, torna-se fundamental gerar informações adequadas para sustentação dos processos. 3

4 GERENCIADOR Enfermagem Farmacêutico Materiais Hospitalares em CC Administrador Profissionais nível médio 4

5 CICLO BÁSICO PLANEJAR CONTROLAR ORGANIZAR AS NECESSIDADES 5

6 NECESSIDADES A maior concentração e variedade de materiais médicohospitalares, também conhecidos como correlatos ou médicocirúrgicos estão estocadas no Centro Cirúrgico. Por ser o Centro Cirúrgico um setor extremamente crítico dentro do Hospital, o abastecimento deste setor deve ser adequado ao volume e tipo de atendimento. A atenção e a agilidade devem ser grandes aliadas para uma correta dispensação, cobrança e controle dos materiais e medicamentos utilizados nos procedimentos cirúrgicos. 6

7 ORIGEM DO PROCESSO PADRONIZAÇÃO DOS MATERIAIS CADASTRO DISPOSIÇÃO (Armazenamento) CONTROLE PROCESSO (Dispensação/Cobrança) 7

8 PADRONIZAÇÃO DE MATERIAIS -Os materiais devem atender as necessidades das equipes atuantes e dos tipos de procedimentos realizados; -Racionalizar itens, evitar padronização de vários itens para a mesma finalidade; -Ponderar custos de aquisição e valores para venda, considerando a aceitação das fontes pagadoras; -Avaliar a origem do material (fornecedor idoneidade), registro na ANVISA, assim como as características funcionais do mesmo; -Aliar a padronização com treinamento sobre manuseio e funcionalidade. 8

9 CADASTRO -Deve existir uma padronização no cadastro de produtos, adequando cada item a classe, sub-grupo e fabricante pertencente; -A nomenclatura dos materiais deve ser o mais completa possível, considerando: descrições claras que determinam sua funcionalidade, tamanho e referências; -A adequação das nomenclaturas cadastradas ao conhecimento do solicitante é de extrema importância para agilizar o atendimento. 9

10 DISPOSIÇÃO (Armazenamento) -Os materiais hospitalares devem ser disponibilizados em boas condições, para que seja garantido a esterilização do produto. A integridade das embalagens estão diretamente ligadas as formas de armazenamento e manuseio dos produtos; -A disposição dos itens devem ser divididas de modo que sejam separados pela sua classe e seqüencialmente pela ordem alfabética; -É de suma importância que todos os locais sejam identificados e que todos os materiais tenham suas localizações registradas em sistema junto ao cadastro do item; -Deve ser utilizado o sistema PEPS de armazenamento. 10

11 CONTROLE -Os materiais em estoque devem estar disponíveis em níveis adequados, evitando faltas e excessos. -O custo total associado a gestão dos estoques é o resultado da soma dos principais componentes envolvidos: CUSTO COM A COMPRA + CUSTO COM A OPORTUNIDADE DO CAPITAL + CUSTO DE ARMAZENAGEM + CUSTO DA FALTA + CUSTO DA PERDA (Vencimento) 11

12 CONTROLE O controle de estoque deve estar integrado a um sistema de gestão de estoque. Dentre os mais utilizados, temos a Classificação ABC e o Ponto de Pedido. CURVA ABC % V C M C B A % número de itens 12

13 CURVA ABC Curva A Cerca de 20% dos itens e 80% do valor Curva B Grupo de itens em situação e valores intermediários entre curva A e C Curva C Cerca de 70% dos itens e 20% do valor 13

14 CLASSIFICAÇÃO XYZ Segue o mesmo princípio, porém, com o parâmetro de Importância do item, Sendo: X Materiais que possuem similares Y Materiais que possuem similares, mas sua falta interfere na qualidade do serviço Z Materiais que não tem similares e sua falta será crítica 14

15 PONTO DE PEDIDO (PP) Também conhecido como método de estoque mínimo, nele o Ressuprimento é feito quando o nível de estoque cai a um Valor conhecido como ponto de pedido. Sua fórmula de cálculo é: PP = Dm x Ta + Es Demanda média diária Tempo de Ressuprimento Estoque de Segurança em Unidades 15

16 PROCESSO (Dispensação) KITS:É a forma mais adequada e mais utilizada hoje em dia para dispensação de materiais-hospitalares em Centro Cirúrgico. Premissas p/ funcionalidade dos Kits: -Aliar a padronização dos kits ao perfil dos procedimentos realizados e das equipes atuantes; -Se possível considerar particulares variáveis para alguns cirurgiões; -Realizar manutenção contínua para diminuição de solicitações durante o intra-operatório; -Utilizar sistema de lacre por precaução de desvio do material separado para determinado procedimento; -Montagem com antecedência máxima possível ao momento do procedimento para anular possibilidade de faltas; -Manter kit básico montado para casos de emergências; 16

17 PROCESSO (Cobrança) Digitação de itens indicados em mapa: O método mais antigo de cobrança era feito através de digitação dos itens utilizados que fossem indicados em mapa de cobrança preenchido pelo circulante de sala durante o procedimento ou conferindo manualmente item a item após devolução do kit utilizados para posterior digitação dos itens. Pontos negativos: -Desvio de função da enfermagem e possibilidade de faltas; -Falta de rastreabilidade de lote e validade; -Morosidade para lançamento de altas rápidas; 17

18 PROCESSO (Cobrança) Dispensação por automação: Consiste em dispensar materiais hospitalares e medicamentos por meio de leitura por código de barras do produto de todos os itens que compõem o kit no modo de previsão e após o retorno do kit, bipa-se os itens devolvidos, sendo assim, os itens restantes no previsto serão atendidos na conta do paciente. Pontos positivos: -Rastreabilidade dos itens utilizados; -Agilidade no lançamento dos itens e fechamento das contas; -Fornecimento de relatórios confiáveis de utilização; -Melhor controle de estoque; Pontos negativos: -Alto custo inicial para implantação de sistema de codificação; -Aumento de quadro de funcionários de farmácia para o 18 processo;

19 MATERIAIS CONSIGNADOS CONSIGNAR Ato de obter um produto junto ao seu fornecedor e pagar pelo mesmo somente mediante informação de uso, existindo ainda a possibilidade de devolução do Item a custo zero se não for utilizado. Os produtos consignados tem como características: -Alto custo -Especificidade -Baixo e esporádico consumo Tipos de Consignação PERMANENTES TEMPORÁRIOS 19

20 CONSIGNAÇÃO PERMANENTE São caracterizados por: -Ter um consumo regular, apesar do alto custo. -Deve conter um controle mais rigoroso por estar sob guarda da Instituição, que contemple quantidades fixas pré estabelecidas com o fornecedor, além de, inventários freqüentes com o mesmo. -Podem se adequar ao processo de codificação de barras dos demais itens para que seja contemplado no processo de cobrança, porém, não dispensa registro manual para coleta de assinatura da equipe médica usuária. -Deve ter sinalização diferenciada na dispensação. Ex.: caixas identificadas como material consignado. -A solicitação médica deve ser antecipada e deve ocorrer preferencialmente no momento do agendamento da cirurgia. 20

21 CONSIGNAÇÃO TEMPORÁRIA São caracterizados por: -Alto custo e baixo consumo. -Necessidade de escolha de especificidades no ato do procedimento; -Processo de aquisição Just in time, onde é solicitado somente as quantidades necessárias no tempo necessário. -Solicitação prévia do material no momento do agendamento; -Devolução dos itens não utilizados imediatamente após o término do procedimento. -Faturamento do item utilizado após o uso; -Processo de solicitação intermediado pelo setor de Compras 21

22 IMPRESSOS 22

23 IMPRESSOS 23

24 NOVAS TECNOLOGIAS -Sistemas integrados de gerenciamento de processos, informações e cotações de materiais hospitalares de alto custo (consignados), baseado no módulo on-line -Identificação de produtos de alto custo por RFID visando velocidade nos processos e riqueza de informações. 24

25 OBRIGADO 25