REDE CONCEPCIONISTA DE ENSINO

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1 REDE CONCEPCIONISTA DE ENSINO SETOR: ALMOXARIFADO MANUAL DE PROCESSOS MP = Manual de Processos 1

2 Nº DOC.: MP 11 FOLHA: 2/10 MATRIZ DE PROCESSOS E ATIVIDADES Missão: Apoiar a Direção Geral e Administrativa nos procedimentos de compras, pesquisar preços, adquirir materiais, quando solicitado, receber, conferir, classificar, cadastrar, estocar, manter atualizados os registros de entrada e saída de materiais, distribuir e controlar os insumos que os departamentos utilizam, manter um relacionamento de respeito com as pessoa, desenvolver seu trabalho à luz do Projeto Educativo Concepcionista. PROCESSOS E ATIVIDADES DO SETOR PROCESSOS: P1: Compras de materiais. P2: Processamento técnico. P3: Recebimento e armazenamento de P4: Controle de entradas e saídas de material ATIVIDADES: A1 - Acompanhar a data de validade dos produtos. A2 - Incentivar a utilização de produtos acumulados. A3 - Conscientizar os usuários sobre a contribuição que podem dar ao planeta evitando o desperdício. MP = Manual de Processos 2

3 Nº DOC.: MP 11 FOLHA:03/10 MATRIZ DE PROCESSOS E ATIVIDADES FORNECEDORES INSUMOS PROCESSOS SERVIÇOS CLIENTES NECESSIDADES DOS CLIENTES Setores da escola Solicitação escrita de Aprovação da Diretora Geral e/ou da Diretora Administrativa, conforme a definição local. P1: Compras de materiais Efetivação de compras do material solicitado, por bons preços e material de boa qualidade Diversos setores da escola Materiais de boa qualidade. Materiais em quantidade suficiente. Materiais condizentes com as solicitações Disponibilidade do material no tempo previsto MP = Manual de Processos 3

4 FLUXO DO PROCESSO Nº DOC.: MP 11 FOLHA: 04/10 PROCESSO: Compras de materiais OBJETIVO DO PROCESSO: Munir o almoxarifado do material necessário para o cumprimento da missão. ATIVIDADES (O QUE) RESPONSÁVEL (QUEM) MÉTODO (COMO) Receber o pedido de material solicitado pelos setores com a devida autorização. Realizar pesquisa de preços dos materiais solicitados (pelo menos em 3 distribuidores). Apresentar as propostas à Diretora Administrativa. Através de formulário pré-definido. Utilizando o telefone, sites para consultas aos fornecedores. Entregando os orçamentos para que a Diretora Administrativa defina a melhor condição de compra. Realizar as compras aprovadas pela Diretora competente Efetivando as compras aprovadas. MP = Manual de Processos 4

5 Nº DOC.: MP 11 FOLHA: 05/10 MATRIZ DE PROCESSOS E ATIVIDADES FORNECEDORES INSUMOS PROCESSOS SERVIÇOS CLIENTES NECESSIDADES DOS CLIENTES Programadores Tabela de classificação do Sistema informatizado do almoxarifado. Cadastro dos usuários e fornecedores. P2: Processamento Técnico Informatização dos dados de materiais e usuários do almoxarifado. Diretora Geral Diretora Administrativa Diretora Pedagógica Coordenadores Precisão. Pontualidade Organização Dados atualizados Agilidade MP = Manual de Processos 5

6 Nº DOC.: MP 11 FOLHA: 06/10 FLUXO DO PROCESSO PROCESSO: Processamento técnico OBJETIVO DO PROCESSO: Classificar e cadastrar os produtos no sistema de informação. ATIVIDADES (O QUE) RESPONSÁVEL (QUEM) MÉTODO (COMO) Cadastrar os usuários do Setor Quantificar os materiais de acordo com sua especificidade. Estabelecer um código de acordo com o banco de dados do sistema. Fazer o lançamento no sistema. Incluindo no sistema os dados dos usuários. Separando os materiais iguais e quantificando-os. Analisando os códigos existentes e instituindo novos quando necessário, de acordo com o critério estabelecido. Digitando os dados no sistema de informatização. MP = Manual de Processos 6

7 Nº DOC.: MP 11 FOLHA: 07/10 MATRIZ DE PROCESSOS E ATIVIDADES FORNECEDORES INSUMOS PROCESSOS SERVIÇOS CLIENTES NECESSIDADES DOS CLIENTES Bom atendimento. Atendimento aos Empresas diversas Produtos adquiridos P3: Recebimento e armazenamento do fornecedores. Recebimento e conferência das compras. Fornecedores externos e usuários internos. Atenção. Agilidade Qualidade dos produtos MP = Manual de Processos 7

8 Nº DOC.: MP 11 FOLHA: 08/10 FLUXO DO PROCESSO PROCESSO PROCESSO: Recebimento e armazenamento de OBJETIVO DO PROCESSO : Receber e armazenar adequadamente o material adquirido e/ou recebido no almoxarifado ATIVIDADES (O QUE) RESPONSÁVEL (QUEM) MÉTODO (COMO) Acolher os fornecedores e encaminhá-los ao almoxarifado. Receber e conferir o material adquirido de acordo com as notas fiscais. Separar o material de acordo com a sua especificidade. Guardar nos respectivos lugares, após o processamento técnico. Recepcionista Atendendo com presteza os fornecedores e chamando os responsáveis pelo almoxarifado para acompanhá-los. Abrindo os volumes diante dos entregadores para a conferência. Colocando separadamente cada material de acordo com sua especificidade. Acomodando os materiais nos seus devidos lugares. Solicitar troca do produto quando necessário. Entrando em contato com o fornecedor e solicitando a troca. MP = Manual de Processos 8

9 Nº DOC.: MP 11 FOLHA: 09/10 MATRIZ DE PROCESSOS E ATIVIDADES FORNECEDORES INSUMOS PROCESSOS SERVIÇOS CLIENTES NECESSIDADES DOS CLIENTES Controle do Diretora Geral. Programador Almoxarifado Sistema de informatização. Cadastro de usuários Fichas de solicitação de P4: Controle de entradas e saídas de Registro preciso de entradas e saídas de Diretora Administrativa. Diretora pedagógica Irmãs Coordenadores Educadores Previsão de materiais a serem utilizados. Clareza. Funcionários Honestidade. Firmeza. MP = Manual de Processos 9

10 Nº DOC.: MP 11 FOLHA: 10/10 FLUXO DO PROCESSO PROCESSO 4: Controle de entradas e saídas de material do Almoxarifado. OBJETIVO DO PROCESSO: Controlar a entrada e a saída de material, evitando qualquer tipo de desvio. ATIVIDADES (O QUE) RESPONSÁVEL (QUEM) MÉTODO (COMO) Receber o pedido do material de acordo com o formulário próprio, com aprovação do superior imediato. Consultar a disponibilidade do material no estoque. Solicitando a pessoa que preencha o formulário próprio e solicite autorização de seu superior imediato. Verificando se o Almoxarifado contem o material solicitado. Separar o material solicitado. Separando o material solicitado Dar baixo do mesmo no sistema. Dando baixa nos sistema de informação do material retirado. Realizar a entrega do material aos solicitantes. Entregando ao solicitante o Fazer a reposição dos materiais de uso mais frequente. Procurando repor o material retirado. MP = Manual de Processos 10