PROJETO GESTÃO DE ESTOQUES. Frente Almoxarifado

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1 PROJETO GESTÃO DE ESTOQUES Frente Almoxarifado Belo Horizonte, setembro de 2011

2 Agenda Projeto Gestão de Estoques Cartilhas Agendamento de Recebimentos e de Expedições Recebimento Armazenagem Carregamento e Expedição Inventário Obsolescência

3 Agenda Projeto Gestão de Estoques Cartilhas Agendamento de Recebimentos e de Expedições Recebimento Armazenagem Carregamento e Expedição Inventário Obsolescência

4 Projeto Gestão de Estoques O Governo do Estado de Minas Gerais desenvolveu o Projeto de Gestão de Estoques, visando: reavaliar sua estratégia, gestão e operação; aprimorar a gestão de seus estoques. Esse Projeto consistiu no desenvolvimento de um modelo de gestão de estoques para a Administração Pública Estadual.

5 Projeto Gestão de Estoques Com o intuito de aperfeiçoar as atividades desenvolvidas pelas equipes dos almoxarifados, foram elaboradas cartilhas que contemplam orientações e recomendações de como realizar determinados procedimentos, conforme melhores práticas do setor privado destacadas no Projeto.

6 Agenda Projeto Gestão de Estoques Cartilhas Agendamento de Recebimentos e de Expedições Recebimento Armazenagem Carregamento e Expedição Inventário Obsolescência

7 Agendamento de Recebimentos e de Expedições O que é o agendamento? O agendamento é o ato de reservar uma data e um horário específicos para o recebimento e/ou expedição do material adquirido pelo órgão ou entidade. Importância de realizar o agendamento O agendamento pretende organizar as atividades do almoxarifado, evitando transtornos durante os recebimentos e as expedições dos materiais.

8 Agendamento de Recebimentos e de Expedições Quem deve realizar o agendamento? O agendamento dos recebimentos deve ser feito pelo fornecedor dentro do prazo de entrega constante no contrato. Já o agendamento das expedições pode ser efetuado pelas unidades administrativas requisitantes dos materiais ou pelo próprio almoxarifado.

9 Agendamento de Recebimentos e de Expedições Painel de Agendamentos Para facilitar a visualização dos recebimentos e das expedições programadas para o almoxarifado, foi desenvolvida uma ferramenta de agendamento, denominada Painel de Agendamentos. Esse painel permite verificar em qual turno estão agendados recebimentos e/ou expedições para determinada data. Esta ferramenta encontra-se disponível no site da SEPLAG.

10 Agenda Projeto Gestão de Estoques Cartilhas Agendamento de Recebimentos e de Expedições Recebimento Armazenagem Carregamento e Expedição Inventário Obsolescência

11 Recebimento O que é o recebimento? O recebimento é o ato pelo qual a equipe do almoxarifado ou uma comissão designada, quando for o caso, recebe do fornecedor os materiais adquiridos pelo órgão/entidade, efetuando as conferências necessárias para dar o aceite dos produtos. O recebimento pode ser subdividido em duas etapas: Recebimento Provisório Recebimento Definitivo

12 Recebimento Qual o objetivo e a importância de fazer o recebimento dos materiais de forma adequada? O objetivo de se realizar o recebimento de materiais da forma orientada é assegurar que o material entregue esteja em conformidade com as especificações constantes no contrato e/ou na Autorização de Fornecimento (AF) ou documento equivalente. Ao realizar o recebimento adequadamente, é possível aumentar o controle e a confiabilidade em relação aos fornecedores.

13 Recebimento Alguns critérios devem ser verificados para o recebimento dos materiais adquiridos: Para aquisições com valores superiores a R$ ,00 o recebimento deve ser realizado por uma comissão, conforme determinação Lei Federal nº / 93. Para aquisições com valores inferiores ou de materiais que dispensem análise técnica, o recebimento poderá ser feito pelo próprio almoxarife/ servidor. O recebimento dependerá da conferência do material e da validação da NF em relação à AF.

14 Recebimento A conferência dos materiais recebidos pela equipe do almoxarifado ou comissão, se for o caso, deve ser realizada segundo os critérios abaixo: Conferência visual Conferência quantitativa: Pelo volume total da entrega Por amostragem da carga Conferência qualitativa

15 Recebimento Após a conferência dos materiais recebidos no almoxarifado, o almoxarife/servidor ou comissão poderá realizar: Recusa total Recebimento total Recebimento parcial

16 Recebimento Check-list de recebimento e conferência de materiais Recomenda-se a utilização do modelo padrão de check-list elaborado pela SEPLAG, que encontra-se disponível no site da Secretaria. O check-list de recebimento e conferência de materiais auxilia na conferência visual, qualitativa e quantitativa dos materiais recebidos no almoxarifado.

17 Recebimento Gestão de Fornecimento Encontra-se disponível, no Módulo de Compras do Portal de Compras, a funcionalidade de Gestão de Fornecimento após a geração de uma Autorização de Fornecimento. Tal funcionalidade compreende a gestão de agendamentos e de recebimentos dos itens de uma AF.

18 Agenda Projeto Gestão de Estoques Cartilhas Agendamento de Recebimentos e de Expedições Recebimento Armazenagem Carregamento e Expedição Inventário Obsolescência

19 Armazenagem O que é armazenagem? A armazenagem compreende a guarda, localização, segurança e preservação do material adquirido pelo órgão/entidade. Qual o objetivo da armazenagem? A armazenagem dos materiais tem como objetivo garantir o atendimento dos pedidos efetuados pelas unidades administrativas para a boa execução das políticas públicas e das atividades do dia-a-dia dos órgãos/entidades.

20 Armazenagem Qual a importância da armazenagem correta? A correta armazenagem dos materiais visa usar o espaço físico disponível no armazém de forma organizada e eficiente, permitindo a movimentação adequada dentro do almoxarifado e mantendo os cuidados necessários com vistas a evitar sua deterioração. Estruturas de armazenagem As estruturas de armazenagem são elementos básicos para a organização e o uso ideal do espaço do almoxarifado, que podem atender aos mais diversos tipos de carga.

21 Armazenagem Endereçamento interno O endereçamento é uma ferramenta que auxilia na localização de materiais dentro de um armazém. Seu objetivo é auxiliar na identificação de locais específicos para a armazenagem dos itens, facilitando também as operações de movimentação, de separação e de inventários. Sistema de endereçamento fixo: utiliza código alfanumérico (associa letras e números) para determinar o posicionamento do item.

22 Armazenagem Como realizar o endereçamento interno? A partir do layout e das estruturas de armazenagem disponíveis definir as áreas de estocagem no almoxarifado e estabelecer a identificação de tais áreas com letras; F E R P V B P

23 F11 F04 F10 Armazenagem Para cada área, deve-se numerar a estrutura e identificar com a letra correspondente; F13 F13 F12 F05 F06 F07 F08 F09 F03 F02 F01 F14 F F17 F16 F15 E R P V B P

24 Armazenagem fazer o mapeamento das posições dentro das estruturas em que serão armazenados os itens, caso se aplique.

25 Armazenagem A formatação mais utilizada de estruturar o endereçamento é AA.B.C.D.E: AA: Código da área de estocagem B: Rua C: Número da prateleira ou estante D: Posição vertical E: Posição horizontal dentro da posição vertical.

26 Armazenagem P (porta palete 1, posição vertical 4, posição horizontal 2) P (porta palete 3, posição vertical 2, posição horizontal 1) Endereçamento interno no SIAD

27 Agenda Projeto Gestão de Estoques Cartilhas Agendamento de Recebimentos e de Expedições Recebimento Armazenagem Carregamento e Expedição Inventário Obsolescência

28 Carregamento e Expedição O que é carregamento? O carregamento consiste no ato de colocar em um veículo pré-definido os materiais solicitados e separados para expedição. Qual a importância e o objetivo de se definir estratégias de carregamento? A definição de estratégias de carregamento dos materiais solicitados pelas unidades administrativas requisitantes tem como objetivo garantir a organização das cargas a serem entregues e uma maior produtividade do processo com a redução do tempo de carregamento.

29 Carregamento e Expedição Destacam-se duas estratégias de carregamento:

30 Carregamento e Expedição Destacam-se duas estratégias de carregamento:

31 Carregamento e Expedição O que é expedição? A expedição consiste na saída, do almoxarifado, dos materiais solicitados por uma unidade administrativa requisitante. Para realizar a expedição é emitido um documento específico (guia) do SIAD, visando comprovar o atendimento da solicitação. Esse documento é transportado juntamente com o material solicitado para que a unidade requisitante assine e comprove o recebimento dos itens.

32 Carregamento e Expedição Qual o objetivo e a importância da expedição? A expedição tem como objetivo atender às demandas das unidades administrativas, fornecendo os materiais requisitados que estão armazenados no(s) almoxarifado(s). A saída dos itens deve ser feita de forma eficiente, visando atender adequadamente aos pedidos das unidades de acordo com o que foi realmente solicitado e em tempo hábil.

33 Agenda Projeto Gestão de Estoques Cartilhas Agendamento de Recebimentos e de Expedições Recebimento Armazenagem Carregamento e Expedição Inventário Obsolescência

34 Inventário O que é inventário? O inventário consiste em verificar, quantitativa e qualitativamente, a relação de materiais pertencentes ao ativo permanente, em uso ou estocados, e de materiais de consumo em almoxarifado, visando atualizar os dados dos sistemas de controle.

35 Inventário Qual a importância do inventário? A realização do inventário permite a obtenção de dados que subsidiam as seguintes ações: planejar melhor as compras para reposição dos itens; controlar os níveis dos estoques para atender as solicitações das unidades requisitantes; definir a periodicidade de reposição de acordo com as saídas dos materiais; confirmar a localização dos materiais permanentes; efetuar o levantamento da situação dos equipamentos e materiais em uso e estocados.

36 Inventário Inventário Anual Tem como objetivo realizar o levantamento completo dos materiais, de consumo e permanente, em almoxarifado ou em outras unidades similares, bem como dos bens patrimoniais em uso, cedidos e/ou recebidos em cessão.

37 Inventário Inventário Anual e o Coletor de dados A SEPLAG implantou novo procedimento informatizado no SIAD para a realização de inventário de material permanente com a utilização de coletor dados. Com esse novo processo, o servidor ou a comissão inventariante passa a dispor de um coletor de dados capaz de conferir o número de patrimônio através do seu código de barras, impresso na plaqueta patrimonial.

38 Inventário Inventário cíclico O inventário cíclico é um tipo de inventário eventual que a SEPLAG recomenda ser adotado pelas equipes dos almoxarifados do Estado para aumentar a acuracidade dos estoques por meio de revisões periódicas.

39 Inventário Alguns critérios devem ser levados em consideração para efetuar esse tipo de inventário, sendo eles: Classificação dos itens, de acordo com a ferramenta curva ABC; Frequência de contagem de cada item; Seleção dos itens a serem contados. CURVA ABC ITENS VALOR PERIODICIDADE A 80% mensal B 15% bimestral C 5% semestral

40 Inventário Como realizar o inventário cíclico? Selecionar itens a serem contados, conforme classificação da curva ABC; Separar os itens que serão contados; Realizar a contagem cega dos itens separados; Anotar o resultado da contagem cega em formulário ; Confrontar os resultados com os dados constantes no SIAD; Nova contagem por outro funcionário/equipe em caso de divergência; Se as divergências persistirem, devem-se registrar as causas, quando forem identificadas; Efetuar os ajustes no SIAD, quando for o caso.

41 Agenda Projeto Gestão de Estoques Cartilhas Agendamento de Recebimentos e de Expedições Recebimento Armazenagem Carregamento e Expedição Inventário Obsolescência

42 Obsolescência O que é análise da obsolescência? A análise da obsolescência consiste na verificação da movimentação e da data de vencimento dos materiais armazenados no almoxarifado. Critérios para fazer a análise de obsolescência Obsolescência em função da falta de movimentação Obsolescência em função do prazo de validade

43 Obsolescência Qual a importância de fazer análise da obsolescência dos materiais do almoxarifado? A análise da obsolescência é essencial para determinar quais medidas devem ser tomadas pela equipe do almoxarifado, quando as seguintes situações forem observadas: Itens com prazo de validade próximo ao vencimento; Itens com data de validade vencida; Itens sem movimentação nos últimos 06 (seis) meses; e, Itens sem movimentação nos últimos 12 (doze) meses.

44 PROJETO GESTÃO DE ESTOQUES Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão de Minas Gerais SEPLAG Superintendência Central de Recursos Logísticos e Patrimônio SCRLP Diretoria Central de Administração Logística DCAL Todas as cartilhas, elaboradas pela equipe da SEPLAG, estão disponíveis no site da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão Seção Governo > Gestão Logística > Gestão de Estoques - Cartilhas - Ferramentas Contato: cleidiane.silva@planejamento.mg.gov.br michele.kinoshita@planejamento.mg.gov.br