Secretaria da Educação do Estado do Rio Grande do Sul. Manual: Sistema de Controle Patrimonial Inventário

Transcrição

1 Secretaria da Educação do Estado do Rio Grande do Sul Manual: Sistema de Controle Patrimonial Inventário

2 Sumário 1. Introdução Acessar o Controle Patrimonial Web Login Inventário Abertura do inventário Relatório para Inventário Contagem física e verificação do estado de conservação manual Contagem física e verificação do estado conservação coletor Contagem Automática Contagem Manual Apuração das divergências Encerramento do inventário Inventários realizados Coletando dados Instalação do coletor de código de barra Coletando os dados Transferindo os dados do coletor para o computador

3 1. Introdução O objetivo desse manual é orientar a utilização do módulo Inventário do Sistema de Controle Patrimonial, disponível para todos os tipos de usuário. A unidade gestora é responsável pelo inventário das suas unidades de guarda. 3

4 2. Acessar o Controle Patrimonial Web Solicite ao DTI na SEDUC, um usuário e senha de administrador. Somente com essas informações em mãos você poderá acessar o sistema. Importante! Para solicitar um usuário você deve informar o seu CPF e um ativo. Esse será utilizado para comunicação. O endereço para acessar o site oficial é O sistema para Gestão de Materiais, módulo Controle Patrimonial, base de homologação é acessada pelo endereço: onde será exibida a tela inicial: 2.1. Login No campo Usuário informe o seu CPF, sua senha no próximo campo Senha e para finalizar clique no botão Entrar. O sistema irá validar as informações digitadas e caso alguma delas não esteja de acordo, a mensagem abaixo será exiba: Confirme as informações e tente novamente. Você pode verificar com a sua unidade gestora as informações ou utilizar o link Esqueceu a senha?. Ao obter sucesso, o sistema exibirá a tela principal com a mensagem de Bem-vindo ao usuário! 4

5 3. Inventário O inventário físico de bens é caracterizado como o processo que consiste na contagem do bem in loco, que é a verificação das existências dos estoques e bens permanentes. As boas práticas de inventário permitem conhecer a composição qualitativa do patrimônio em determinado instante, bem como fornecer informações relevantes do mesmo para que seja possível processar a sua expressão qualitativa diante o balanço patrimonial. Adotamos como práticas de procedimento para efetuar o inventário no permanente: Abertura do inventário Definição da data e do responsável pelo processo. Bloqueio do sistema para qualquer movimento, permitindo somente o recebimento de bens que estava pendente. Relatório para Inventário Listagem dos bens por localização e status de conservação para ser utilizada no processo. Contagem Automática Inserir os bens contados e seu status de conservação no sistema, através de arquivo gerado pelo coletor de código de barras. Contagem Manual Inserir os bens contados e seu status de conservação um a um no sistema, através de digitação. Apuração das divergências Análise automática comparativa das informações contidas no sistema anterior ao inventário com as informações inseridas na contagem. Deve ser executada até não haver nenhuma divergência. Encerramento do inventário Definição da data de encerramento e desbloqueio do sistema para todos os movimentos. Permitido somente se não houver divergências. Inventários realizados Relatório que reflete os inventários realizados. 5

6 Vamos detalhar cada modo na sequência que deve ser executado Abertura do inventário O primeiro passa para iniciar o processo de inventário é executar a opção de abertura. A unidade gestora deve executar a abertura para sua unidade e também suas unidades de guarda. Selecione o módulo Inventário -> Abertura do inventário. 1. Selecione a unidade de guarda. 2. Informe a data agendada para o inventário. 3. Selecione o usuário cadastrado, responsável pelo inventário. 4. Clique em Abertura Aguarde até o sistema exibir a mensagem abaixo: Durante o período de inventário, será exibida a mensagem no quadro de avisos informando que a unidade está executando o inventário. 6

7 Dica Durante o período de inventário a unidade ficará fechada para balanço, o sistema mantem as movimentações bloqueadas. Dica A unidade deve resolver suas pendências até a data do inicio do inventário, como solicitar etiquetas, etiquetar, incorporar, transferir e baixar bens! 3.2. Relatório para Inventário Na data de inicio do inventário a unidade deve imprimir o relatório para executar a contagem e verificação do estado de conservação dos bens. 1. Selecione a unidade de guarda. 2. Clique em Pesquisar 3. Selecione a localização. 4. Clique em Gerar Relatório 7

8 Dicas O relatório exibirá todos os bens cadastrados na unidade guarda, por dependência. No topo, será impresso o código de barra que identificará a dependência. No rodapé, serão impressos os códigos de barra que identificarão os status de conservação cadastrados no sistema Contagem física e verificação do estado de conservação manual Para executar a contagem física e verificação do estado de conservação durante o período de inventário, o usuário deve primeiramente imprimir o relatório para inventário e com o relatório em mãos, por dependência, fazer a contagem e verificação de cada bem anotando as informações nas colunas quantidade e analise do relatório conforme exemplo abaixo: 8

9 ANOTAÇÕES MANUAIS 1 1 ÓTIMO BOM NÃO ENCONTRADO Ao finalizar a contagem física, o usuário devera digitar as informações da contagem no sistema na opção 2.4 Contagem Manual Contagem física e verificação do estado conservação coletor Utilize o relatório para efetuar a contagem física, conforme abaixo: 1. Iniciar a leitura, coletando a dependência no relatório. (Somente 1 vez, por dependência). 3. Coletar o status de conservação de acordo com o bem, no relatório. 1 1 BOM INSERVIVEL NÃO ENCONTRADO 2. Coletar a etiqueta colada no bem Repetir os passos 2 e 3 até coletar 1 as etiquetas de todos os bens contidos 1 na dependência! 1 9

10 Com o relatório em mãos, o coletor ligado e preparado para coletar os dados (3.8 Coletando os dados) o usuário deve seguir os passos abaixo: 1. Certifique-se que o coletor está na tela de coleta, aguardando a leitura do item. Se não estiver repita os passas do item 3.8 deste manual. Na tela do coletor, o cursor deve estar no campo Item. 2. Identifique a dependência 2.1. Inicie coletando no relatório, o código de barras da dependência que o bem será alocado. Para coletar clique no botão preto do coletor que emitirá o foco, posicione o foco no código de barra e aguardo o aviso sonoro que indica que o código foi lido. 3. Identifique os bens que estão ou serão alocados na dependência identificada: 3.1. Colete primeiro no relatório, o código de barras do bem. Para coletar clique no botão preto do coletor que emitirá o foco, posicione o foco no código de barra e aguardo o aviso sonoro que indica que o código foi lido Colete em seguida, o código de barras da etiqueta colada no bem. Para coletar clique no botão preto do coletor que emitirá o foco, posicione o foco no código de barra e aguardo o aviso sonoro que indica que o código foi lido Repita o passo 3 até coletar todos os bens alocados nessa dependência. 4. Volte ao passo 2 a cada nova dependência utilizada até finalizar a coleta de todos os bens etiquetados. 5. Faça a transferência dos dados coletados para o computador, veja como no item 3.9 deste manual finalizando a coleta de dados. 10

11 3.3. Contagem Automática Após fazer a contagem física dos bens utilizando o coletor e a transferência dos dados coletados para o computador, o usuário deve executar a contagem automática, ou seja, transferir para o sistema as informações coletadas. Selecione a unidade. Selecione a localização onde foram coletados os bens. Clique em Importar arquivo do coletor. Clique em Importar Informe o arquivo coletado Após a leitura do arquivo de selecionado o sistema apresentará os dados coletados para o usuário salvar. 11

12 3.4. Contagem Manual Após fazer a contagem física dos bens manualmente o usuário deve executar a contagem manual no sistema, ou seja, digitar as informações do inventário. Selecione a unidade. Selecione a localização onde os bens foram contados. O sistema exibirá a tela para pesquisar os bens da localização selecionada. Informe os filtros para pesquisa Clique em Pesquisar 12

13 Para cada bem, o usuário deve confirmar a dependência, estado de conservação e marcar se foi contado. Informe a dependência Informe o estado de conservação. Após preencher todas as páginas, clique em Salvar. Marque o bem contado. Caso a pesquisa retorne mais páginas, ao mudá-las o sistema salva as alterações automaticamente. 13

14 3.5. Apuração das divergências Após informar a contagem no sistema, o usuário deve executar a apuração das divergências. Selecione a unidade. Selecione a localização onde os bens foram contados. Informe a dependência (opcional) e clique em Pesquisar Opção para imprimir as divergências. Ações para solucionar as divergências. O sistema exibirá as divergências encontradas por bem, sugerindo uma solução na coluna ação: Realizar solicitação de etiqueta -> bem cadastrado sem número de registro patrimonial, ou seja, o bem deverá ser etiquetado. Contado ou não, fisicamente. 14

15 O bem deve ser incorporado -> bem cadastrado, com número de registro patrimonial, mas sem o movimento de incorporação. Contado fisicamente. A baixa do bem deve ser feita -> bem cadastrado, com número de registro patrimonial, com o movimento de incorporação, mas NÃO contado fisicamente. Dicas A apuração das divergências pode ser executada quantas vezes forem necessárias, até a resolução de todas. 15

16 3.6. Encerramento do inventário O encerramento do inventário deve ser executado após a opção de apuração das divergências. Não devem existir divergências pendentes. 1. Selecione o inventário aberto e clique em Encerrar 3. Clique em Salvar. 2. Informe a data de encerramento. Aguarde até o sistema emitir a mensagem abaixo: 16

17 3.7. Inventários realizados O usuário poderá acessar todos os inventários já realizados no sistema, em forma de relatório. Selecione a unidade. Clique em Pesquisar. O sistema exibirá todos os inventários fechados, da unidade selecionada. Marque o Inventário. Clique em Gerar relatório. Exemplo do relatório de inventário: 17

18 3.8. Coletando dados Para utilização do coletor de código de barra, o usuário necessita fazer a sua instalação primeiramente Instalação do coletor de código de barra Conecte a base do coletor a uma entrada USB da máquina. Baixem da aplicação, na seção de Downloads, os arquivos do Leitor Optico OPTICON conforme imagem: Baixar LeitorOptico_OPTICON_OPN200X Setup.exe Baixar LeitorOptico_OPTICON_USB Drivers installer.exe Execute e instale o arquivo LeitorOptico_OPTICON_USB Drivers installer.exe Execute e instale o arquivo LeitorOptico_OPTICON_OPN200X Setup.exe 18

19 3.8.2 Coletando os dados É importante certificar-se de que o coletor foi carregado devidamente. O carregamento da bateria interna do coletor pode ser realizada pela própria conexão USB ligado em um computador. Coletor óptico com entrada para conexão USB Os procedimentos de limpeza e exportação dos códigos de barra devem ser feitos utilizando o programa OPN200X. Configurar o tela do leitor com as seguintes opções: Formatting Options = Text e com separador Comma Time = 24hr Date = EU 19

20 O procedimento de limpeza pode ser feito utilizando a função Delete barcodes. Após a limpeza, o leitor estará disponível para leitura dos códigos de barra. Após coletar todas as informações, faça a transferência dos dados para o computador. A transferência para o computador pode ser feita na opção Get barcodes, exportando os códigos de barras lidos para o arquivo definido em Save to file. 20

21 3.8.3 Transferindo os dados do coletor para o computador O coletor será utilizado em dois módulos no sistema de controle patrimonial: no Etiquetamento dos bens e no inventário. Em ambos os módulos, após a utilização do coletor é necessário transferir os dados coletados para o computador. Conecte o coletor no computador. Execute o programa OPN200X Utilize a opção Get barcodes, exportando os códigos de barras lidos para o arquivo definido em Save to file, conforme o local de destino escolhido. A aplicação vai ler os códigos de barras e apresenta em tela, bem como salvar no arquivo definido. 21

22 Acesse o arquivo exportado com os códigos de barras 22

23 Versão: /05/