MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO ALMOXARIFADO 1 SOLICITAÇÃO DE INCLUSÃO DE NOVOS ITENS NO CADASTRO DE MATERIAIS NO SISERGE

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1 UNIVERSIDADE FEDERAL DE SÃO JOÃO DEL-REI - UFSJ INSTITUÍDA PELA LEI N O , DE 19/04/2002 D.O.U. DE 22/04/2002 PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO - PROAD DIVISÃO DE MATERIAS E PATRIMÔNIO DIMAP MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO ALMOXARIFADO 1 SOLICITAÇÃO DE INCLUSÃO DE NOVOS ITENS NO CADASTRO DE MATERIAIS NO SISERGE O interessado deverá utilizar a planilha em anexo e preencher os seguintes itens: o Descrição detalhada do material (sem marca). A especificação completa do material é fundamental para que você receba exatamente o que necessita. o Ressaltamos que, para efetivação do cadastro, é obrigatório que exista um CÓDIGO equivalente no Sistema de Catalogação de Materiais do Comprasnet CATMAT, ao qual sem este, não é possível realizar as compras, tendo em vista que o lançamento dos itens para Licitação está vinculado a este código SIDEC Sistema de Divulgação de Compras. o A consulta do Código SIDEC poderá ser realizada pelo próprio requisitante o que visa agilizar o andamento do processo, também poderá ser preenchido pelo SEALM, porém demandará mais tempo para a necessária pesquisa. (endereço virtual para pesquisa: => acesso livre => catálogo de material). o Tipo de unidade de fornecimento, exemplo: unidade, caixa, peso, litro, metro, etc. o Valor atualizado baseado em preço de mercado. o Após preenchimento completo da planilha, enviar para o sealm@ufsj.edu.br. Junho,

2 o O prazo previsto para a efetivação do cadastro irá ocorrer conforme a demanda e a quantidade de itens a serem cadastrados. 2 CONSULTA SITUAÇÃO DE COMPRAS E ENTREGAS O SISERGE WEB possui a funcionalidade de possibilitar a consulta da situação de todos os itens solicitados para compras, por Unidade Organizacional, conforme cópia da tela reproduzida abaixo: Com este recurso, o requisitante poderá consultar se o material solicitado foi adquirido ou não, se já está disponível no almoxarifado e as informações relativas ao processo licitatório (nº do processo, fornecedor, empenho, etc.). A Unidade Organizacional também tem a opção de consultar o seu ESTOQUE VIRTUAL, que demonstra todos os itens disponíveis para retirada junto ao SEALM, através do Sistema SISERGE WEB conforme tela reproduzida abaixo: Junho,

3 3 REQUISIÇÃO DE MATERIAIS A Requisição de Materiais RM é um recurso disponível no SISERGE WEB ao qual a Unidade Organizacional deverá utilizá-lo, obrigatoriamente, para realizar os pedidos dos materiais disponíveis para entrega junto ao Setor de Almoxarifado. As telas reproduzidas abaixo demonstram os procedimentos necessários para o cadastro e a autorização da Requisição de Materiais: Junho,

4 Na tela a seguir clique em Inserir, no canto superior esquerdo: Junho,

5 Na tela a seguir clique novamente em Inserir : Junho,

6 Na tela a seguir, preencha todos os campos e clique em Salvar : Observação: em uma única requisição, podem ser solicitados vários itens. Após todo este processo, clique novamente em Salvar e posteriormente a Requisição de Materiais deverá ser AUTORIZADA pelo responsável pela Unidade Organizacional para que o SEALM receba via Sistema a Requisição e realize os procedimentos necessários para o atendimento da mesma. O prazo de atendimento das Requisições de Materiais fica estabelecido de 03 (três) a 10 (dez) dias úteis, condicionados ao número de itens constantes nas requisições. Os Campi localizados fora da Sede não devem solicitar em uma única Requisição de Materiais um volume muito grande de itens, pois dificulta a logística para transportar os materiais. Os Setores de Almoxarifado situados nos Campi fora da Sede serão responsáveis pelo lançamento das notas fiscais no sistema SISERGE DESKTOP, bem como o gerenciamento do cadastro e autorização de todas as Requisições de Materiais que contemplem itens recebidos diretamente no endereço dos Campi. 4 AFERIMENTO DOS MATERIAIS A conferência e averiguação dos materiais entregues, deverá ser efetuada pelo requisitante num prazo máximo de 5 dias úteis. Caso ocorra alguma divergência ou defeito, o responsável deverá relatar o ocorrido através do sealm@ufsj.edu.br que irá orientar quais os procedimentos poderão ser adotados para a resolução do problema. Junho,

7 Ressaltamos que somente será possível a troca do material em garantia junto ao fornecedor se este estiver dentro do prazo de validade que é estabelecido, geralmente, em 12 meses, conforme edital de licitação. 5 CONTROLE DE RECEBIMENTO DE MATERIAIS Após encerramento do processo licitatório e posterior emissão das notas de empenho, os fornecedores possuem um prazo previsto no edital de em média 10 dias úteis (após o envio da nota de empenho) para efetuar a entrega dos itens adquiridos. Decorrido este prazo, fica a cargo do Setor de Almoxarifado de cada Campus o controle dos itens entregues e dos não entregues no prazo estabelecido. Para aqueles itens que não foram entregues, cabe ao servidor responsável pelo almoxarifado a cobrança a cada um dos fornecedores, adotando os seguintes procedimentos: Efetuar o primeiro contato por telefone solicitando ao fornecedor um para formalização da cobrança em que deverá ser estabelecido um prazo máximo para cumprimento da entrega dos respectivos itens constantes na nota de empenho. Deverá ser solicitado um comprovante de recebimento do enviado ao fornecedor. Depois de vencido o prazo estabelecido no primeiro contato e o fornecedor não se manifestar, deverá ser realizado um segundo contato através de informando que se este não efetuar a entrega dos materiais dentro de um novo prazo estabelecido, poderá sofrer as penalidades previstas no edital de licitação. Transcorrido o segundo prazo concedido ao fornecedor para a entrega dos materiais e este novamente não tendo atendido à solicitação, deverá o responsável pelo Setor de Almoxarifado imprimir os s enviados juntamente com os comprovantes de recebimento e emitir um memorando dirigido à DIMAP Divisão de Materiais e Patrimônio pedindo providências e contendo as seguintes informações: o Breve histórico do ocorrido; o Nome da empresa e endereço de ; o Número do CNPJ; o Número do Pregão (licitação); o Número do processo; o Número da nota de empenho; o Número dos itens não entregues constante no Anexo I do edital. Finalizados estes procedimentos, a Diretoria da Divisão de Materiais e Patrimônio irá aplicar as penalidades previstas no edital até a SUSPENSÃO temporária de participação em licitação e impedimento de contratar com a Administração, pelo prazo de 2 (dois) anos ou enquanto durarem os fatos impeditivos \\ Dúvidas, sugestões ou críticas sobre este manual poderão ser enviadas para o sealm@ufsj.edu.br ou dimap@ufsj.edu.br. VERSÃO 002/2013 Junho,