GESTÃO DE STOCKS Para gerir o seu stock deve realizar 4 passos essenciais: 1. Garantir que têm os artigos todos criados no Sublime 2. Fazer a contagem de todos os artigos que estão a uso, em expositores e em armazém. Pode recorrer á impressão das listagens de contagem que o Sublime têm. 3. Realizar o documento de acerto de stock no sistema. 4. Dar entrada das compras e dar baixa dos artigos consumidos, pois as vendas saem automaticamente do stock. Produtos Sempre que precisar de criar um produto pode faze-lo seguindo as próximas instruções. Caso queira inserir novas marcas ou famílias pode contactar-nos pois possuímos uma vasta base de dados de produtos. Para entrar nos produtos é necessário entrar na gestão (Imagem 5.1). Imagem 5.1 Na gestão temos de entrar na administração e em seguida no separador produtos (Imagem 5.2). Imagem 5.2
Criar produtos Para criar um produto basta fazer Novo Produto (Imagem 5.5). Imagem 5.5 Na janela de novo produto temos vários campos que é necessário preencher para ficar com a ficha completa e ao mesmo tempo ser mais fácil de pesquisar o produto no futuro. No topo temos sempre a descrição, o código de fornecedor e os restantes dados são divididos em 4 separadores, classificação, preço/foto, informações e consumo. Sendo o separador de consumo ativado só quando definimos que o produto é de consumo interno (Imagem 5.6). Imagem 5.6
Classificação Na classificação é onde temos de classificar o produto por tipo, família, o peso, o formato do produto e ainda o código de barras (Imagem 5.7). Imagem 5.7 Preço / Foto Neste separador é onde vamos preencher o preço de compra e preço de venda. O preço aconselhado apenas é preenchido pela Sublime quando são importados produtos. (Imagem 5.8). Imagem 5.8
O preço de compra é sempre inserido sem iva e o preço de venda é já o preço final com iva, isto é, o preço que vai cobrar ao cliente em caso venda o produto. (Imagem 5.9). Imagem 5.9 Ao entrar na janela de preço de venda temos duas maneiras de calcular, ou definimos uma margem em percentagem sobre o preço de compra, ou colocamos o preço de compra manualmente (Imagem 5.10). Imagem 5.10
Editar Produtos Para editar um produto basta fazer a pesquisa do mesmo na janela de produtos, a pesquisa pode ser feita através do nome, código de barras ou por família (Imagem 5.19). Imagem 5.19 Efetuada a pesquisa basta selecionar o produto e carregar no botão selecionar (Imagem 5.20). Imagem 5.20
Ao fazer selecionar abre a janela do produto onde se pode editar todos os produtos (Imagem 5.21). Imagem 5.21 Para gravar as alterações basta fechar a janela fazendo um clique no x (Imagem 5.22). Imagem 5.25
Mapa de Contagem O mapa de contagem tem como objetivo ajudar na contagem do stock, sendo um suporte em papel dos produtos que estão criados no software. Para gerar o mapa de contagem temos de entrar na gestão, ir ao menu de Mapas, entrar no separador Produtos e selecionar o botão Contagem (Imagem 5.96). Imagem 5.96 O Mapa de contagem permite que sejam retirados todos os produtos do software ou então fazer um filtro por Fabricante, Marca e Linha. Por uma questão de organização aconselhamos ser impresso Marca a Marca. (Imagens 5.97 e 5.98). Imagem 5.97
Imagem 5.98 Após a validação irá ser gerada a listagem que pode ser impressa diretamente do programa, ou então se guardada em ficheiro para ser impressa noutro local (Imagem 5.99 ). Imagem 5.99
Acerto de Stock O Acerto de Stock serve para corrigir o inventário caso esteja errado. Para iniciar um acerto de stock é necessário fazer um clique no botão Acertar Stock (Imagem 5.84). Imagem 5.84 Nesta janela encontramos todos os acertos já feitos anteriormente e temos também a possibilidade de criar um novo acerto no botão novo (Imagem 5.85). Imagem 5.85
Apos selecionar novo temos de escolher a data da contagem, as linhas que contamos e o armazém que foi contado. A data e o armazém são escolhidos na janela inicial, para escolher as linhas dos produtos temos de selecionar o botão Escolher (Imagem 5.86). Imagem 5.86 Na janela de escolha das linhas a acertar, temos de seguir o filtro desde a marca até a linha, sendo que a linha é que passa para zona dos escolhidos (Imagem 5.87). Imagem 5.87
A seleção das linhas é feita por fazes, por exemplo se quiser selecionar todos os produtos da marca Kerastáse, temos de selecionar o fabricante Loreal, a marca Kerastáse, e nas linhas selecionamos o botão Todos (Imagem 5.88). Imagem 5.88 Por outro lado se quiser todos os produtos do fabricante Loreal, temos de selecionar o fabricante Loreal e nas marcas e linhas selecionar o botão Todos (Imagem 5.89). Imagem 5.89
Após a escolha dos produtos a acertar, basta fazer um clique no botão Selecionar (Imagem 5.90) e vamos voltar a página anterior onde temos de selecionar o validar para entrar no acerto de stock (Imagem 5.91). Imagem 5.90 Imagem 5.91
Após validação vamos encontrar a página com todos os produtos e respetivo stock atual (Imagem 5.92). Imagem 5.92 No separador de contagem é onde se coloca o valor real de stock há data, ou seja, quer o valor que o Sublime indica de stock seja positivo, negativo ou nulo, na zona da contagem coloca-se sempre o stock existente e nunca a diferença (Imagem 5.93). Imagem 5.93
Após introdução dos produtos selecionar o botão Finalizar (Imagem 5.94). Imagem 5.94 A última fase é onde vamos confirmar se todos os valores introduzidos estão corretos, após a verificação final selecionar o botão Confirmar (Imagem 5.95). Imagem 5.95
Movimentos Entrada de Compras Nos movimentos é onde é feita a entrada das faturas dos fornecedores, ou seja, é onde é inserida a entrada dos produtos que compra, também é onde podemos fazer as transferências de stock entre salões, emissão de guias de transporte e devoluções a fornecedores (Imagem 5.33). Imagem 5.33 Na janela dos movimentos vamos encontrar todos os movimentos introduzidos, movimentos anulados e a possibilidade de criar novos movimentos (Imagem 5.34). Imagem 5.34
As faturas depois de finalizadas, só é possível serem consultadas ou anuladas. Para consultar uma fatura já finalizada basta selecionar a fatura pretendida e fazer um clique botão Selecionar (Imagem 5.35). Imagem 5.35 Ao selecionar a fatura vou ter a possibilidade de verificar os produtos e valores introduzidos na mesma, bem como a possibilidade de exportar para ficheiro ou imprimir. (Imagem 5.36). Imagem 5.36
Para anular um movimento, é necessário selecionar o mesmo e fazer um clique no botão anular (Imagem 5.37). Imagem 5.38 Após selecionar o botão de anular temos uma janela de confirmação (Imagem 5.39). Imagem 5.39
Apos a confirmação é necessário escrever o motivo da anulação (Imagem 5.40). Imagem 5.40 Para confirmar se o processo de anulação está correto podemos verificar se o documento está no separador de documentos anulados (Imagem 5.41). Imagem 5.41
Lançar fatura de fornecedor Para efetuar o lançamento de uma fatura é necessário, na janela dos movimentos, selecionar o botão novo (Imagem 5.42). Imagem 5.42 Na página de novo movimento temos de selecionar o movimento de Lançar Fatura Fornecedor e selecionar a seta para a direita (Imagem 5.43). Imagem 5.43
De seguida temos de escolher o fornecedor que vamos introduzir a fatura e selecionar a seta da direita para avançar (Imagem 5.44). Imagem 5.44 O passo seguinte é selecionar o armazém onde o stock deu entrada, esta caso só é necessário alterar para quem tem mais que um armazém, e clicar sobre a seta da direita para avançar (Imagem 5.45). Imagem 5.45
O próximo passo é colocar os dados da fatura, ou seja, nº da fatura, data da fatura, data do pagamento e a data em que os produtos chegaram ao salão (Imagem 5.46). Imagem 5.46 De seguida é necessário dizer que funcionário é que está a introduzir a fatura no Sublime (Imagem 5.47). Imagem 5.47
Neste separador também é possível colocar observações referentes a fatura, para avançar é necessário fazer um clique sobre a seta da direita (Imagem 5.48). Imagem 5.48 Por último temos uma janela de resumo do cabeçalho onde podemos verificar tudo o que foi preenchido anteriormente. Para avançar basta selecionar o visto (Imagem 5.49). Imagem 5.49
De seguida vamos encontrar a janela onde vamos colocar os produtos que se encontram na fatura com os devidos preços e descontos (Imagem 5.50). Imagem 5.50 A introdução de produtos pode ser feita tanto por código de barras, código de fornecedor, através do nome ou então através da pesquisa por famílias. A introdução por código de barras ou código de fornecer é logo feita na página inicial, para fazer essa introdução basta colocar os valores nos respetivos campos e clicar no enter. (Imagem 5.51) Imagem 5.51
Para introduzir através da pesquisa por nome ou família temos de entrar no botão de Produtos (Imagem 5.52). Imagem 5.52 Nesta janela temos a pesquisa por nome ou família sendo que aqui podem ser escolhidos de uma vez mais do que 1 produto, para escolher um produto basta selecionar +, no final basta fazer confirmar para os produtos passarem para a janela principal (Imagem 5.53). Imagem 5.53
Após os produtos serem selecionados falta só ajustar, quantidades, os preços, desconto e Portes cobrados pela marca (Imagem 5.54). Imagem 5.54 Por fim só falta verificar se os valores somados estão corretos e finalizar a encomenda (Imagem 5.55). Imagem 5.55
Registar Saída de Produtos Consumidos No menu consumos é onde damos baixa dos produtos usados para a realização de serviços. Para entrar nos consumos temos de selecionar o botão de consumos que se encontra na gestão ou em Tarefas no ecrã Inicial. (Imagem 5.23). Imagem 5.23 Nos consumos temos 2 formas de dar baixa de um produto ou pelo código de barras ou então no botão lançar. Pelo código de barras basta colocar o código no campo de código de barras e fazer enter ou então fazer a leitura do código com o scanner (Imagem 5.24). Imagem 5.24
No botão de lançar a pesquisa pode ser feita ou pelo nome do produto ou então pela família (Imagem 5.25). Imagem 5.25 Apos a pesquisa basta fazer um clique sobre o nome dos produtos e eles passa para a zona dos escolhidos (Imagem 5.26). Imagem 5.26
Apos seleção de todos os produtos pretendidos basta selecionar o Confirmar (Imagem 5.27). Imagem 5.27 De seguida para cada produto escolhido vai aparecer uma janela a perguntar quantas unidades vamos dar baixa, escolhemos o número de produtos e fazemos validar (Imagem 5.28). Imagem 5.28