Passagem de Ano Primavera Software

Transcrição

1 Passagem de Ano Primavera Software Linha Profissional v 7 Manual Dezembro 2009

2 Procedimentos Fim de Ano A finalidade deste documento é, essencialmente, clarificar os procedimentos a considerar antes da abertura de ano e a forma como realizar esta operação. O manual está estruturado de acordo com as acções a considerar para a realização da Abertura de ano na aplicação de Gestão Comercial Primavera Software Versão Professional V7 Alertamos, no entanto, que caso a sua empresa não possua os módulos de Inventário (Stocks) e Tesouraria Pagamentos e Recebimentos (Contas Correntes), o primeiro e segundo ponto deste documento não está direccionado para a sua organização, podendo assim, passar directamente para o ponto nº Inventário de fim de ano No final de cada ano fiscal (normalmente de Janeiro a Dezembro), é necessário proceder à contagem e inventariação de stocks (Mercadoria, prod. Acabado, Matéria Prima, etc...), este procedimento permite à organização ter uma noção real do estado da empresa. Recomenda-se, porém, que este procedimento tenha uma periodicidade mais regular, tanto mais, que a actual Versão 7 da Primavera já permite o fecho mensal de stocks. Antes de proceder à realização do inventário terá que considerar os seguintes pontos: 1 - Deverá emitir todos os documentos relativos ao ano de 2009 que possam provocar alterações nos movimentos de stock, sejam eles documentos de compras ou de vendas. 2 - Proceder ao Recálculo de Stocks através do módulo Inventário na opção Utilitários 3 - Preparação do Inventário Para quê proceder à preparação do Inventário? Porque ao fazê-lo, os artigos que seleccionar na preparação do inventário não são passíveis de movimentações de stocks, ou seja, ninguém pode dar entrada ou saída dos mesmos enquanto o inventário estiver a decorrer. av. gilberta paiva, 12A, santa maria da feira telf fax info@pontual.pt 2/9

3 Como proceder à preparação do Inventário? Para reunir a informação necessária de contagem de stocks e fazer a preparação do inventário com o auxílio da aplicação deverá seguir os seguintes passos: 1º Aceder à opção Preparação de Inventário em Inventários ; 2º Seleccionar os critérios que achar necessários para a realização do inventário, armazém, tipos de artigo, podendo também fazer restrições por artigo, por família, etc.; 3º Seleccionar a opção Gravar de forma a fixar a lista de artigos a inventariar; 4 - Contagem do Inventário Como proceder à contagem do Inventário? Para realizar e registar a contagem física e manual dos artigos em stock, deverá seguir os passos abaixo indicados: 1º Aceder à opção Contagem Física em Inventários para proceder à contagem das quantidades em stock; 2º Seleccionar no ícon da lupa o inventário dos artigos que foi preparado nos passos anteriores e Confirmar de forma a transportar para a listagem; 3º Na coluna da contagem física terá que colocar manualmente as quantidades de cada artigo em stock físico. Desta forma, a aplicação irá confrontar com o stock contabilizado pelo sistema e analisar as diferenças, sendo feitos os acertos necessários a considerar na altura de encerrar o Inventário. É possível ir fazendo a gravação da contagem para que não se verifique uma perca na informação já introduzida no sistema; av. gilberta paiva, 12A, santa maria da feira telf fax info@pontual.pt 3/9

4 4º Após a introdução das quantidades resultantes da contagem física, deverá seleccionar a opção Outras Operações e optar por Encerrar Inventário. Ao fazê-lo a aplicação irá gerar automaticamente, caso existam, os acertos de inventário (positivos ou negativos). Estes acertos são realizados através de documentos que não permitem a manipulação por parte dos utilizadores. A valorização dos mesmos é pelo PCM; Nota: A contagem dos artigos em stock pode ser realizada recorrendo a utilização dos terminais portáteis para o efeito. Como emitir uma listagem do inventário da empresa? Para emitir uma listagem dos artigos em stock com a respectiva valorização poderá fazê-lo através da opção Exploração > Inventários dentro do módulo Inventário. Nesta opção selecciona qual o tipo de valorização que pretende atribuir aos artigos em stock, preço de custo médio (PCM), preço de custo último, pvp1, etc av. gilberta paiva, 12A, santa maria da feira telf fax info@pontual.pt 4/9

5 2. Contas Correntes Antes de proceder à passagem de ano aconselhamos a emissão da listagem de contas correntes (Clientes e Fornecedores) de forma a fornecer e confrontar os dados com a contabilidade. Para o fazer deverá aceder à opção Exploração > Pendentes dentro do módulo de Tesouraria. Esta opção só está disponível para as empresas que possuem este módulo. 3. Outros Dados a analisar Sugerimos, também, a análise de algumas listagens que vos permitem ter um melhor controlo da situação comercial da empresa no final do ano. Uma das listagens a analisar será a das Guias de Transporte e Encomendas de Clientes por converter/transformar, para isso basta no módulo de Vendas aceder à opção Exploração > Documentos Emitidos Poderá também analisar a listagem com os orçamentos pendentes, sendo que para isso na mesma opção de Exploração acede a Orçamentos > Orçamentos de Clientes av. gilberta paiva, 12A, santa maria da feira telf fax info@pontual.pt 5/9

6 4. Cópias de Segurança Antes de realizar as operações do tópico seguinte que completa os procedimentos da passagem de ano na aplicação deverá realizar cópias de segurança por cada exercício sujeito à passagem de ano. Como fazer cópias de seguranças na aplicação Primavera? As cópias de segurança terão que ser realizadas através do Administrador Primavera. Acedendo ao Administrador basta seleccionar o exercício para o qual pretende realizar a cópia de segurança e com o botão do lado direito na opção Manutenção selecciona Cópia de Segurança av. gilberta paiva, 12A, santa maria da feira telf fax info@pontual.pt 6/9

7 5. Criação de uma Nova Série para 2010 Finalmente e após ter realizado todos os procedimentos de final do ano, poderá proceder à passagem de ano no Primavera Software. Para proceder à passagem de ano do(s) exercício(s) terá que considerar qual a Série de documentos que pretende seguir. Isto é, se pretende iniciar uma nova série de facturação, iniciando os contadores a zero e começando com nova numeração, ou, se prefere continuar com a numeração existente. Sugerimos a reinicialização dos contadores, por exemplo, para o ano 2010 poderão utilizar a série Como realizar o procedimento da passagem de ano? Para proceder à passagem de ano deverá seguir os seguintes passos: 1º Aceder ao Administrador Primavera; 2º Na opção Exercícios, seleccionar aquele que irá ser sujeito à passagem de ano; 3º Com o botão do lado direito do rato seleccionar a opção Serviços > Reconstruções ; 4º Colocar um visto em todas as opções e Confirmar ; 5º Ainda em Serviços aceder à opção Criação de Séries ; 6º No 1º quadro apresentado deverá fazer Próximo ; 7º No quadro seguinte, seleccione os documentos que pretende considerar na nova série a ser criada e faça Próximo ; 8º Terá que optar por uma das duas alternativas criar uma Série indicando todos os atributos, ou, criar uma série copiando os atributos de uma Série já existente. Após seleccionar a opção pretendida faça Próximo ; 9º a) - Caso escolha a primeira opção, no quadro seguinte no campo Série insira o código e respectiva descrição (por ex: 2010 Série de 2010). Indique a data inicial e final de validade da Série (ex: 02/01/2010 até 31/12/2010), assim como os limites da numeração que a Série terá na emissão de documentos (ex: 0 até ). b) - Caso opte pela segunda opção insira o código da Série que pretende copiar 10º Clique em Próximo e de seguida em Finalizar ; av. gilberta paiva, 12A, santa maria da feira telf fax info@pontual.pt 7/9

8 Nota Final: Cumpridos os passos supra citados a passagem de ano terá sido realizada com sucesso. Após a realização da passagem de ano, poderão continuar a facturar no ano de 2009, sendo que, para isso terão que ao emitir os documentos seleccionar a série 2009 e ter em atenção as datas do documento 6. Acesso ao SAFT Tomamos a liberdade neste documento incluir como proceder à emissão do SAFT, se entretanto for solicitada pelas Finanças. Para aceder ao ficheiro SAFT terá que no Administrador Primavera seleccionar a Empresa para a qual pretende gerar o ficheiro e no quadro abaixo irá aparecer a opção Gestor de Exportação de Dados. Se possuir o módulo Declarações Fiscais no ERP Primavera poderá também através do módulo e da opção Utilitários aceder ao Gestor de Exportação de Dados. av. gilberta paiva, 12A, santa maria da feira telf fax info@pontual.pt 8/9

9 7. Outras considerações Caso tenha dificuldades na interpretação deste documento e na realização dos passos mencionados em cada um dos 5 pontos apresentados poderá contactar o nosso departamento técnico Primavera. Relembramos que este serviço terá que ser solicitado à Pontual com antecedência para o respectivo agendamento. A resposta às solicitações técnicas irão respeitar os seguintes critérios: 1º Prioridade de marcação para os clientes que possuem contrato de Tele-Assistência com a Pontual; 2º Para clientes sem contrato a marcação será por ordem de chegada do pedido. O serviço poderá ser executado pelo técnico localmente, por telefone ou por assistência remota, em qualquer um destes tipos de assistência o tempo será cobrado ao cliente, ao nosso valor hora de 40 e em múltiplos de 30 minutos ou abatido ao pacote de horas contratado. av. gilberta paiva, 12A, santa maria da feira telf fax info@pontual.pt 9/9