PAINEL DE ADMINISTRADOR

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1 PAINEL DE ADMINISTRADOR IMPORTANTE: O Painel de administrador APENAS deverá ser utilizado pelo responsável do sistema. são: Nesta aplicação, poderá configurar todo o sistema de facturação. As opções do painel de Administrador Criação da Base de Dados Registo e activação da licença Criação dos tipos de documentos a utilizar Criação das séries de documentos a utilizar Definição do logótipo para os documentos Criação dos Tipos de Recebimento Criação dos Tipos de Pagamento Criação das Taxa de IVA Criação de Perfis Criação de utilizadores e definição de palavras passe Definição de Menus Visualização das tabelas da base de dados Criação de Listas personalizadas Backup da base de dados Restore da base de dados Na instalação da aplicação é criada uma base de dados denominada PRLDADMIN e um utilizador identificado como Admin com acessos administrativos. Este utilizador tem possibilidade de alterar qualquer configuração da base de dados, por este motivo aconselha-se a criar uma palavra passe para o utilizador Admin, apenas do conhecimento do responsável pelo sistema.

2 INICIALIZAÇÃO DO PAINEL DE ADMINISTRADOR Para inicializar o Painel de Administrador, deverá aceder à lista de todos os programas do sistema operativo, dentro da pasta ProFact V2013 e clicar no ícone identificado por ProFact - Painel Administrador V2013. MENU DO PAINEL DE ADMINISTRADOR O painel de Administrador é constituído por três separadores: Menu do ProFact V 2013 Menu das Base de Dados existentes Menu das opções disponíveis dentro das empresas

3 CRIAÇÃO DE UMA NOVA EMPRESA Para criar uma nova empresa, deverá seleccionar no menu do lado esquerdo. Após a selecção da opção de criar uma nova empresa., no menu do lado direito, surgirão as empresas já existentes, assim como a opção Para criar uma nova empresa deverá clicar duas vezes na opção Criação de nova empresa e surgirá o seguinte ecrã. O assistente de criação de empresas irá ajudá-lo a criar a nova empresa. Para inciar o processo, deverá clicar em.

4 Neste ecrã, deverá seleccionar o nome da empresa a criar no campo Empresa, clicando de seguida na botão. NOTA: Se desejar criar uma empresa de demonstração, deverá seleccionar a opção de. Neste acrã deverá introduzir os dados relativos à empresa que deseja criar e clicar no botão.

5 Este ecrã significa que o Painel de Administrador já tem todos os dados necessários para criar a empresa. Deverá clicar no botão. Após clicar no botão de concluir, será iniciada a criação da base de dados, o que poderá demorar alguns minutos dependendo do equipamento. Após a conclusão do processo da criação da empresa, surgirá este ecrã.

6 REGISTAR E ACTIVAR A EMPRESA Após a criação da empresa, deverá efectuar o seu registo. Sem o registo da empresa, algumas funcionalidades estarão limitadas. IMPORTANTE: O registo da empresa, assim como a activação da aplicação, requer um acesso à internet. Para proceder ao registo da empresa, deverá clicar duas vezes na empresa que deseja registar. Neste ecrã deverá preencher todos os campos respeitantes à empresa em questão. O preenchimento destes dados é obrigatório.

7 No separador Info.Fiscal, deverá inserir os dados fiscais relativos à empresa. No separador Registo, deverá introduzir o número de série da aplicação adquirida, e efectuar a leitura do contrato de utilizador, assim como aceitá-lo. Só desta forma é que será possível proceder à activação da aplicação. IMPORTANTE: O número de série é único e só pode ser activado uma única vez, ficando definitivamente associado ao nome da empresa e ao respectivo NIF, no entanto, os dados da empresa, tais como a morada, código postal, etc, podem ser alterados sempre que exista necessidade.

8 Após concluir os passos anteriores, deverá clicar no botão. Se os dados estiverem correctos, os restantes campos, tais como, Produto, Nº Registo, Nº postos e Código de Activação serão preenchidos automaticamente. Para finalizar, deverá clicar no botão. No caso de algum dado não estar correcto, surgirá o seguinte ecrã. Deverá verificar se o número de série do produto está correto e tentar activar novamente. Se o problema persistir, deve contactar o seu fornecedor de software.

9 OPÇÕES DISPONIVEIS NA EMPRESA Existindo uma empresa criada no ProFact V2013, clicando com a tecla do rato do lado direito, surgirá um menu com diversas opções. Nova Empresa (Criação de uma nova empresa no ProFact V2013) Campos de Utilizador (Criação de novos campos para utilização na tabela associada) Tipos de Documentos (Criação ou configuração de Documentos a utilizar pelo ProFact V2013) Tipos de Pagamentos (Criação de tipos de pagamentos a utilizar pelo ProFact V2013) Tipos de Recebimentos (Criação de Tipos de Recebimentos a utilizar pelo ProFact V2013) Taxa de IVA (Definição das taxas de IVA a serem utilizadas pelo ProFact V2013) Ver Registos (Análise detalhada de todas as tabelas do ProFact V2013) Listas Personalizadas (Criação de consultas baseadas em instruções SQL para utilizar no ProFact V2013) Cópia de Segurança (Efectuar um backup da base de dados) Restaurar Cópia de Segurança (Repor uma base de dados) Eliminar (Eliminar a base de dados em questão)

10 CRIAÇÃO DE TIPOS DE DOCUMENTOS Para criar Tipos de Documentos deverá seleccionar a empresa em questão e clicar com a tecla do rato do lado direito na respectiva empresa. Ao efectuar este procedimento, surgirá o seguinte ecrã. De seguida deverá seleccionar a opção.

11 Na criação da base de dados da empresa, a aplicação cria vários tipos de documentos, que serão os mais utilizados pelo ProFact V2013. As configurações base dos documentos estão todas pré-configuradas, sendo possível ao Administrador alterar e configurar o sistema à sua medida. Os Tipos de documentos estão divididos em vários separadores: Tipo de Documento. Opções Gerais Neste separador é possível definir o tipo de documento e o que vai afectar, nomeadamente, se vai actualizar a Conta Corrente, se vai afectar Stocks, se efectua o lançamento de liquidação na Conta Corrente (mais utilizado para Vendas a Dinheiro), se actualiza o Preço Médio de Custo (PMC) e se certifica o documento. Esta última opção encontra-se bloqueada devido à obrigatoriedade de certificação imposta pela AT, não podendo ser alterada.. Campos a aceitar Neste separador deverá definir os campos a ser introduzidos na recolha do documento. Mesmo não tendo seleccionando um determinado campo, é possível durante a recolha do documento, introduzir directamente os dados, bastando para isso clicar com o rato no campo em questão.. Campos a Imprimir Séries do Documentos Neste separador deverá definir os campos a ser impressos. Por defeito, a aplicação assinala todos os campos para impressão. Para omitir um campo, basta retirar o visto do respectivo campo. Neste separador, o Administrador poderá criar as diversas series a utilizar em cada documento. Por defeito, é criada a serie 0. Se desejar alterar a série em questão, ou criar uma nova série, deverá clicar com a tecla do rato do lado direito e seleccionar uma das seguintes opções disponíveis.

12 . Nova Série: Criar uma nova série para o documento em questão. Na criação da série é possível definir várias opções que afectam o seu comportamento no ProFact V2013, tais como:. Ultimo número utilizado. O número de vias a emitir. Se a série está activa (se a série estiver inactiva, não poderá criar documentos com essa série). Se utiliza pré-impresso. O tipo de impressão (80 Colunas - Impresso A4 ; 40 Colunas -Impressora de talões de agulhas; 30 Colunas - Impressora de talões térmica).. Layout do documento (Tipo Doc 1 - Impressão do documento sem linhas verticais, Tipo Doc 2 - Impressão do documento com linhas verticais, Tipo Doc/Rcb - Impressão do documento em 2/3 da folha A4 e 1/3 como recibo, Tipo Doc A5 Impressão do documento em A5). Impressora pré definida. Validade da Série Data em que é permitido recolher documentos na série.

13 . Recolha expresso Possibilita a recolha em modo expresso, sem necessitar de todas as validações.. Cliente Código do cliente a assumir por defeito na recolha expresso.. Editar Série: Alterar dados referente à série em questão.. Eliminar Série: Permite eliminar a série em questão. IMPORTANTE: Só é possível eliminar documentos que não sejam considerados oficiais, assim como os que ainda não tenham sido utilizados no ProFact V2013. Imprimir Lista: Imprime as séries existentes no documento. INSERIR LOGOTIPOS NOS DOCUMENTOS Para definir logótipos nos Documentos, deverá clicar com a tecla do rato do lado direito em cima do documento em questão. No menu deverá seleccionar a opção. Após a selecção da opção, surgirá o seguinte ecrã. Neste ecrã deverá escolher qual o logótipo que deseja utilizar no documento. Para pesquisar a imagem, deverá clicar no botão. Após a selecção do Logótipo, poderá indicar se o mesmo deverá ser utilizado em todos os documentos. Se assim for, deverá assinalar a opção, clicando de seguida no botão. Para visualizar o logótipo seleccionado ou, verificar o que está actualmente em utilização, deverá clicar na opção. Deverá repetir este procedimento para o logótipo de fundo dos documentos.

14 IMPORTANTE: O logótipo deverá ter as seguintes dimensões: 8 cm x 8 cm, definição de +/- 120 ppp. O logótipo de fundo deverá ter as seguintes dimensões: 18 cm x 5 cm, definição de +/- 120 ppp. O tamanho dos ficheiros não deverá ser superior a 1 Mb, caso contrário a impressão de documentos poderá ser demorada. TIPOS DE PAGAMENTOS A definição dos Tipos de Pagamentos é necessária para efectuar pagamentos a fornecedores. Neste ecrã poderá criar, alterar ou eliminar os tipos de pagamentos a utilizar no ProFact V2013, assim como associar logótipos a cada um dos tipos de pagamentos criados.

15 TIPOS DE RECEBIMENTOS A definição dos Tipos de Recebimentos é necessária para a recolha de recibos de clientes. Neste ecrã poderá criar, alterar ou eliminar os tipos de recebimentos a utilizar no ProFact V2013, assim como associar logótipos a cada um dos tipos de recebimentos criados. Na definição dos Tipos de Recebimentos, deverá ter em atenção o campo pois, este campo definirá se o recebimento lançado será efectivo ou pendente.

16 TAXAS DE IVA Neste ecrã, poderá definir quais as taxas de IVA em vigor e que serão utilizadas pelo ProFact V2013. A cada taxa criada, deverá ser associado um código interno numérico, assim como o tipo de taxa a que se refere para a exportação do SAFT-T. Se desejar que determinada taxa de IVA seja utilizada por defeito na criação de um Artigo, deverá seleccionar o campo. ALTERAR TAXAS DE IVA Para efectuar a alteração da taxa de IVA por imposição legal ou outra necessidade, deverá em primeiro, aceder ao ecrã de Taxas de IVA e criar a nova taxa (NOTA: nunca altere uma taxa já existente, pois a mesma poderá estar a ser utilizada na aplicação).

17 De seguida e através do menu do painel de administrador, seleccionar a opção Alterar Taxa de IVA. Neste ecrã, deverá introduzir a taxa de IVA a alterar no campo Da taxa e a nova taxa de IVA no campo para a taxa clicando de seguida no botão Executar. NOTA: Esta rotina, apenas altera as taxas de IVA da ficha dos artigos, não alterando qualquer preço. CRIAÇÃO DE SERIES DE DOCUMENTOS COM BASE NAS SERIES JÁ EXISTENTES A criação de novas series de documentos é necessária efectuar no início de um ano fiscal, se não desejar manter a numeração do ano fiscal anterior. Para efectuar a criação de novas series de documentos de forma automática, deverá efectuar o seguinte: - Através do Painel de administrador, seleccionar a empresa em questão. - Clicar com a tecla do rato do lado direito na empresa em questão - Seleccionar a opção do menu Criar Séries de documento Clicar no botão

18 Neste ecrã deverá seleccionar os tipos de documentos em que deseja criar séries (clicando no sinal +). Ao abrir a árvore dos tipos de documentos, deverá marcar os documentos que deseja que sejam criadas as novas séries (clicando com a tecla do rato do lado esquerdo no quadro ). Se desejar criar a nova série para todos os documentos existentes, deverá clicar com a tecla do rato do lado direito e seleccionar a opção do menu Seleccionar Tudo.

19 série. Clicando na opção Seleccionar Tudo, todos os documentos serão seleccionados para a criação da nova De seguida, deverá seleccionar qual a opção a utilizar: - Criação de novas séries, com novos parâmetros Ao seleccionar esta opção, as séries criadas não terão como base as existentes. - Criação de novas séries, com base nos parâmetros de séries já existentes Ao seleccionar esta opção, as séries criadas terão em conta as definições já existentes para cada tipo de documento. NOTA: É aconselhável utilizar esta opção para a criação de séries para um novo ano fiscal.

20 De seguida deverá clicar no botão. Neste ecrã deverá introduzir qual a série a tomar como base para a criação das novas séries Série Base. Neste exemplo, a série que tomamos como base foi a série identificada como 2013 (Para validar os documentos que utilizam esta série, deverá clicar no botão ). NOTA: Se na grelha identificada por Documento sem base de importação surgir algum documento, significa que esses documentos não têm a série introduzida, e que não existirá nenhuma base para criação das novas séries. Se isso acontecer, deverá verificar no respectivo tipo de documento, qual a série existente. No exemplo apresentado a série a tomar como base é a série 0, tal como demonstrado neste ecrã.

21 Nas opções identificadas por Parâmetros a Importar, deverá seleccionar o que deseja tomar como base para a criação das novas Séries (no exemplo só não se utiliza a validade, todas as outras configurações serão utilizadas). Após validar todas as opções deverá clicar no botão. Neste ecrã deverá introduzir os dados, referentes aos campos que não foram seleccionados (neste exemplo é a data de validade da série). Após o preenchimento dos campos, deverá clicar no botão. Neste ecrã deverá clicar no botão para que a aplicação possa criar as séries.

22 séries. Após a criação de todas as séries, ser-lhe-á apresentado, uma mensagem com a validação da criação das ATRIBUÍÇÃO DE SERIES A UTILIZAR A atribuição de séries dos documentos deverá ser definida através do menu de utilizadores. A cada utilizador deverá ser definida qual a série a utilizar. Para definir as séries deverá efectuar os seguintes passos: No painel do lado esquerdo, seleccionar a opção Utilizadores De seguida, utilizando a tecla do rato do lado direito no utilizador, seleccionar a opção Propriedades Após seleccionar a opção Propriedades surgirá o seguinte ecrã: Neste ecrã, deverá seleccionar o separador Empresas e clicar na opção Alterar.

23 No ecrã, deverá clicar na coluna de Serie Def e seleccionar a serie que deseja utilizar por defeito no ProFact. NOTA: Deverá seleccionar a serie para cada tipo de documento. Após a atribuição da serie por defeito para todos os documentos deverá clicar no botão para assumir as alterações efectuadas. NOTA: Este procedimento deverá ser efectuado para todos os utilizadores.

24 EFECTUAR UM BACKUP DA BASE DE DADOS DA APLICAÇÃO Para efectuar um da base de dados, deverá aceder ao Painel de Administrador Clicar na tecla do rato do lado direito na empresa em questão e seleccionar a opção Cópia de Segurança. No painel de Cópia de Segurança, definir a localização da cópia de segurança, clicando em e seleccionando a localização do ficheiro de backup. De seguida clicar no botão Confirmar para efectuar a cópia de segurança.