Manual de Procedimentos. Câmaras Municipais

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1 Manual de Procedimentos Câmaras Municipais

2 índice PÁGINA INICIAL Acesso à área reservada Recuperar senha de acesso Lembrar palavra-passe Consulta de legislação relacionada com o RJUE Consulta das condições de utilização Registo de utilizadores de Câmaras Municipais, Comissões de Coordenação e Desenvolvimento Regional e Entidades Externas Registo do cidadão Notícias em destaque sobre o SIRJUE Ligação directa ao Helpdesk do SIRJUE Pré-requisitos técnicos... 8 REGISTO NO SIRJUE Preenchimento do ficheiro Tregisto... 8 GESTÃO DE UTILIZADORES PERFIL SECURITY OFFICER Lista de utilizadores activos Lista de todos os utilizadores activos e inactivos Criar novo utilizador Preencher os dados do utilizador Atribuir perfis ao utilizador Clicar em adicionar Editar um utilizador já existente ÁREA RESERVADA Alterar senha de acesso Mensagens Mensagens enviadas pelo gestor do portal SIRJUE Mensagens enviadas pelas CCDR e/ou Entidades Externas Lista de requerimentos Pesquisa avançada de requerimentos Gestão Organizações

3 5. Relatórios Horário atendimento CRIAR NOVO REQUERIMENTO Perfil Administrativo Clicar no botão disponível conforme imagem abaixo Preencher o detalhe do requerimento Criar novo requerente Preenchimento dos dados gerais Preenchimento dos contactos Data de entrada Localização geográfica Autorizar notificações para o requerente via Preenchimento do detalhe do requerente, nomeadamente morada, NIF Botão Imprimir para o requerente Criação de processo Selecção da Obra/ Operação urbanística de acordo com o artigo 13.º do Decreto- Lei n.º26/2010, de 30 de Março Importar peças de requerimentos anteriores Relacionar requerimentos Inserir peças Processuais Histórico do requerimento Criação de ocorrência Selecção de entidades objecto de consulta no âmbito da localização Consultas em outros âmbitos Remoção de entidades antes do envio para consulta Anexar comprovativo de pagamento Inserir montante do pagamento Perfil Chefe de Divisão Lista de requerimentos a decorrer Adicionar técnico no tabulador intervenientes Visualizar n.º requerimentos afectos a cada técnico Perfil Técnico Lista de requerimentos em aberto Anexar ficheiro de âmbito

4 3.3. Envio para consulta às entidades externas ANEXAR PARECERES NA CÂMARA MUNICIPAL Anexar pareceres das entidades externas Selecção do tipo de parecer e respectiva data de emissão Seleccionar 3 entidades e solicitar parecer apenas a ANEXAR DECISÃO NA CÂMARA MUNICIPAL Estado Aguarda deliberação da Câmara Anexar deliberação da Câmara Municipal Estado Arquivado RELATÓRIOS Visualizar os relatórios Relatórios de estatísticas gerais e de utilizadores Relatório de Estatísticas Gerais GESTÃO DAS ORGANIZAÇÕES Informação facultativa para gestão do SIRJUE A entidade já se encontra na lista A entidade não se encontra na lista DEFINIR HORÁRIO DE ATENDIMENTO Criar um horário de atendimento para o requerimento

5 PÁGINA INICIAL 1. Acesso à área reservada Preencher utilizador e senha de acesso Clicar no botão entrar 2. Recuperar senha de acesso Clicar no botão recuperar palavra-passe 4

6 3. Lembrar palavra-passe Permite manter a sessão activa após um período de inactividade. 4. Consulta de legislação relacionada com o RJUE 5

7 5. Consulta das condições de utilização 5.1. Registo de utilizadores de Câmaras Municipais, Comissões de Coordenação e Desenvolvimento Regional e Entidades Externas Registo do cidadão 6

8 6. Notícias em destaque sobre o SIRJUE 7. Ligação directa ao Helpdesk do SIRJUE 7

9 8. Pré-requisitos técnicos REGISTO NO SIRJUE 1. Preenchimento do ficheiro Tregisto Disponível em condições de utilização na 1.ª página do Portal SIRJUE e envio para o endereço adesão.rjue@dgal.pt Nome da Câmara Municipal: Perfil Breve descrição da Função Nome completo do Utilizador do utilizador Nome do Superior hierárquico Telefone Administrativo Tem por missão fazer a triagem inicial dos Requerimentos e carregálos no sistema Gestor de Procedimentos Tem por missão fazer o acompanhamento do requerimento ao longo das diversas fase e efectuar eventuais contactos como o requerente. Técnico Tem por missão analisar o processo, propor as Entidades Externas a Consultar, enviar o Processo para a CCDR (ou directamente à Entidade Externa) e, (nesta fase), receber a Decisão da CCDR e Arquivar o processo. Chefe de Divisão Tem por missão renomear outros Gestores para o Requerimento e Nomear os Técnicos que pretende afectar aos Processos. Tem por missão renomear outros Gestores para o Requerimento e Director de Departame Nomear os Técnicos que pretende afectar aos Processos. Vereador Vice-Presidente Presidente Security Officer Não utilizado nesta fase Não utilizado nesta fase Não utilizado nesta fase Gere os aspectos relacionados com a segurança no acesso ao Portal Nota: A listagem de utilizadores que está a ser fornecida, servirá para permitir uma pré-vizualização da realidade da Câmara Municipal bem como assegurar o seu o correcto preenchimento. O carregamento dos respectivos utilizadores deverão ser assegurados pelo próprio Security Officer. 8

10 GESTÃO DE UTILIZADORES PERFIL SECURITY OFFICER 1. Lista de utilizadores activos 2. Lista de todos os utilizadores activos e inactivos 9

11 3. Criar novo utilizador 3.1 Preencher os dados do utilizador 3.2 Atribuir perfis ao utilizador 10

12 3.3 Clicar em adicionar Os perfis passam a constar da lista de perfis atribuídos 4. Editar um utilizador já existente 4.1 Para alterar senha clicar em alterar senha 4.2 Para desactivar um utilizador clicar em desactivar 4.3 Para qualquer das operações anteriores por último clicar em gravar 11

13 ÁREA RESERVADA 1. Alterar senha de acesso 1.1. Clicar em alterar senha de acesso no canto superior direito do ecran 1.2. Atribuir nova senha 1.3. Clicar em alterar senha 2. Mensagens 2.1. Mensagens enviadas pelo gestor do portal SIRJUE 12

14 2.2. Mensagens enviadas pelas CCDR e/ou Entidades Externas 3. Lista de requerimentos 3.1 Pesquisa avançada de requerimentos Permite fazer pesquisas por períodos de tempo, requerentes, estados do requerimento, entre outros Clicar em pesquisa avançada 13

15 3.1.2 Para visualizar todos os requerimentos deverá seleccionar a opção Progresso Todos e retirar a selecção de os meus requerimentos. Por último clicar em pesquisar. 4. Gestão Organizações (disponível na página deste manual) 5. Relatórios (disponível na página deste manual) 6. Horário atendimento (disponível na página deste manual) CRIAR NOVO REQUERIMENTO 1. Perfil Administrativo 1.1. Clicar no botão disponível conforme imagem abaixo 14

16 1.2. Preencher o detalhe do requerimento Para preenchimento dos dados referentes ao requerente clicar na imagem conforme destaque em baixo 1.3. Criar novo requerente 15

17 1.4. Preenchimento dos dados gerais 1.5. Preenchimento dos contactos Clicar em gravar 16

18 1.6. Data de entrada Data entrada no SIRJUE é de preenchimento automático e serve de base aos relatórios Data de entrada de preenchimento manual corresponde à data de entrada na Câmara Municipal 1.7. Localização geográfica Inserir as coordenadas GPS do local da operação urbanística 17

19 Visualizar a localização em mapa e fotografia aérea 1.8. Autorizar notificações para o requerente via 18

20 1.9. Preenchimento do detalhe do requerente, nomeadamente morada, NIF Gravar e imprimir para o requerente Botão Imprimir para o requerente Permite o envio das credenciais de acesso para o requerente 19

21 1.11. Criação de processo Clicar no botão criar processo Identificar o n.º de processo na Câmara Municipal 20

22 1.12. Selecção da Obra/ Operação urbanística de acordo com o artigo 13.º do Decreto-Lei n.º26/2010, de 30 de Março. A selecção de qualquer uma das três opções altera a contabilização do prazo de 20 para 40 dias Importar peças de requerimentos anteriores Clicar no botão importar peças e seleccionar na caixa a opção correcta 21

23 1.14. Relacionar requerimentos Permite registar o/os requerimentos antecedentes (esta operação só por si não importa as peças) Inserir peças Processuais Poderá ser inserida como uma nova peça ou adicionada na lista de peças obrigatórias previamente inseridas 22

24 Apenas poderão ser inseridas as peças com os formatos indicados na lista Histórico do requerimento 23

25 1.17. Criação de ocorrência Permite o envio de um a um determinado interveniente Selecção de entidades objecto de consulta no âmbito da localização Após selecção da lista clicar em adicionar Se a entidade não constar na lista deverá clicar em aqui (ver imagem abaixo) 24

26 Após adição a entidade passa a constar da lista conforme imagem abaixo Quando se trata apenas de uma entidade a ser consultada o requerimento é encaminhado directamente para a entidade Quando são seleccionadas 2 ou mais entidades automaticamente o requerimento é encaminhado para a CCDR. 25

27 1.19. Consultas em outros âmbitos Quando apenas há lugar a consultas em outros âmbitos o envio é directo para as entidades Remoção de entidades antes do envio para consulta 26

28 1.21. Anexar comprovativo de pagamento Quando existem pagamentos anteriores ao envio dos pedidos de parecer deverão ser colocados neste tabulador Inserir ficheiro referente ao comprovativo de pagamento 27

29 O comprovativo poderá ser substituído ou eliminado Inserir montante do pagamento Após preenchimento do montante de pagamento deverá validar clicando no símbolo do lado esquerdo (ver imagem abaixo) 28

30 2. Perfil Chefe de Divisão 2.1. Lista de requerimentos a decorrer Clicar no n.º do requerimento 2.2. Adicionar técnico no tabulador intervenientes 29

31 2.3. Visualizar n.º requerimentos afectos a cada técnico Ao clicar no botão adicionar técnico é possível visualizar a carga de requerimentos que cada técnico possui 3. Perfil Técnico 3.1. Lista de requerimentos em aberto Os requerimentos que dão entrada na lista ficam assinalados com o progresso Novo 30

32 3.2. Anexar ficheiro de âmbito Condição obrigatória antes do envio para as entidades externas O ficheiro de âmbito deve conter o enquadramento legal na base da consulta 31

33 3.3. Envio para consulta às entidades externas Clicar no botão enviar para consulta (apenas fica activo após anexar o ficheiro de âmbito) Antes do envio o sistema solicita a confirmação Clicar em OK 32

34 Após envio para consulta o estado do requerimento passa de Em análise técnica para Aguarda decisão da CCDR ou Aguarda parecer das entidades externas, consoante se trate de uma consulta a duas ou mais entidades, ou apenas a uma única entidade, respectivamente ANEXAR PARECERES NA CÂMARA MUNICIPAL 1. Anexar pareceres das entidades externas Esta funcionalidade permite ao município introduzir pareceres prévios de que já disponham, sem que seja necessário repetir a consulta 33

35 1.1. Selecção do tipo de parecer e respectiva data de emissão Após anexar os pareceres os mesmos serão reencaminhados para a CCDR, ficando bloqueada a opção de envio para a respectiva entidade. Esta operação permite responder a pareceres condicionados. 34

36 1.2. Seleccionar 3 entidades e solicitar parecer apenas a Após envio o estado do requerimento passa de Em análise técnica para Aguarda decisão da CCDR 35

37 Apenas é permitido anexar comprovativos de pagamento das entidades a consultar. As entidades às quais foram anexados os pareceres aparece a indicação excluída da consulta ANEXAR DECISÃO NA CÂMARA MUNICIPAL 1. Estado Aguarda deliberação da Câmara 1.1. Anexar deliberação da Câmara Municipal Clicar em Arquivar 36

38 1.2. Estado Arquivado O requerimento encontra-se concluído após clicar em arquivar RELATÓRIOS 1. Visualizar os relatórios 37

39 1.1. Relatórios de estatísticas gerais e de utilizadores Os relatórios apenas encontram-se activos para os utilizadores com perfil Chefe de Divisão, Director de Departamento, Vice-Presidente e Presidente 1.2. Relatório de Estatísticas Gerais Permite efectuar pesquisa por data, e contabilizar o n.º total de requerimentos registados no SIRJUE e qual o seu estádio. 38

40 GESTÃO DAS ORGANIZAÇÕES 1. Informação facultativa para gestão do SIRJUE Este tabulador foi criado com a finalidade dos municípios identificarem todas as entidades que necessitam de efectuar consultas no âmbito do RJUE 1.1. A entidade já se encontra na lista Neste caso deverão apenas ser confirmados os dados e clicar em gravar 1.2. A entidade não se encontra na lista Clicar conforme indicado abaixo 39

41 DEFINIR HORÁRIO DE ATENDIMENTO 1. Criar um horário de atendimento para o requerimento 40