MANUAL DE UTILIZAÇÃO. EcclesiaSoft v.01

Transcrição

1 MANUAL DE UTILIZAÇÃO EcclesiaSoft 2012 v.01 1

2 CONTEÚDO 1. Apresentação: Instalação Configurações iniciais Secretaria Criação de uma nova ficha Listagem de Pessoas Gestão de Cargos Gestão da agenda Visualização dos aniversariantes e obreiros em serviço Impressões Tesouraria Lançar entradas, saídas ou movimentos Gestão de categorias Relatórios da tesouraria Impressão e consulta de recibos Análise de caixa Escola dominical Insrição de alunos Criar e gerir turma Gerir materiais Gerir periodos Gerir aulas Relatórios Gráficos Administração Gerir administradores Gerir caixas de tesouraria

3 7.3. Personalização do logotipo Alterar a chave Ferramentas

4 1. APRESENTAÇÃO: O software EcclesiaSoft foi desenvolvido especificamente para igrejas evangélicas que necessitam de uma solução completa no que diz respeito a gestão da Igreja. O desenho da solução final respeita os padrões da indústria do software. O software abrange três áreas importantes numa igreja: A secretaria, tesouraria e escola dominical. Este manual tem o intuito de o ajudar a configurar o software e explicar a maioria das funcionalidades oferecidas pelo programa. 4

5 2. INSTALAÇÃO 1. Faça o download do ficheiro de instalação a partir do website 2. Descompacte o ficheiro e clique em setup.exe. O instalador poderá instalar componentes necessárias para o correcto funcionamento do software, é extramente importante respeitar este passo. 3. Siga as instruções que irão aparecer no seu ecrã. 3. CONFIGURAÇÕES INICIAIS 1. A primeira vez em que irá executar o programa, deverá configurar o programa. 2. No primeiro passo, clique em seguinte. 3. No contrato de utilização, leia atentamente. Caso não concorde com o contrato, encerra o assistente e desinstale o programa. 4. Caso concordo, coloque o visto e clique em seguinte. 5. Escolhe o tipo de utilização que irá fazer do software. No caso da versão para um único computador ou para instalar o servidor da versão multi-posto, escolhe a opção mono-posto. Caso esteja a instalar software para os computadores clientes da versão multi-posto, escolhe a opção multi-posto. Neste caso, deverá inserir o hostname e a porta para a conexão ao servidor. 6. Clique em seguinte e aguarde que o configurador acabe de parametrizar a aplicação. Poderão abrir várias janelas durante a instalação. Não fecha nenhuma janela! 7. Se tudo correr bem, o programa foi instalado com sucesso! 5

6 4. SECRETARIA A secretaria de uma igreja é considerada como uma das áreas mais importantes. Toda a gestão de membros, eventos, contactos para o exterior e muito mais passa por lá. O software Ecclesiasoft oferece diversas funções que iremos analisar nos próximos tópicos. MEMBROS CRIAR: criação de uma ficha para um novo membro Permite introduzir os dados referentes a uma pessoa que e considerada membro da igreja. GERIR: gerenciamento de uma ficha de membro Permite o gerenciamento/alteração de dados referente (s) a uma ficha (s) de membro (s). CONGREGADOS CRIAR: criação de uma ficha para um novo congregado Permite introduzir os dados referentes a uma pessoa considerada congregado na igreja. GERIR: gerenciamento de uma ficha de congregado Permite o gerenciamento/alteração de dados referente (s) a uma ficha (s) de membro (s). CRIANÇAS CRIAR: criação de uma ficha para uma criança Permite introduzir dados referentes a uma criança. GERIR: gerenciamento de fichas de crianças Permite o gerenciamento/alteração de dados referentes a uma ou mais crianças OBREIROS GESTÃO DE CARGOS : Gerenciamento de cargos referentes a igreja Permite a alteração/gerenciamento de cargos de pessoas membros da igreja ATRIBUIÇÃO DE CARGOS: Adicionar um cargo a um membro da igreja Permite adicionar um ou mais cargos a uma respectiva pessoa membro da igreja 6

7 ADICIONAR CARGOS: Adicionar cargos referentes a igreja Permite a adição de cargos referentes a varias áreas da igreja DESTITUIÇÃO DE CARGOS: Destituir cargos a membros Permite a destituição de cargos referentes a uma pessoa membro da igreja GESTÃO DA AGENDA Adicionar ou remover compromissos Permite o adicionamento de um novo compromisso/tarefa referente a igreja RELATÓRIOS ANIVERSARIANTES: Impressão da lista de aniversariantes Permite a visualização como também a impressão da lista de aniversariantes do mês corrente. culto OBREIROS EM SERVIÇO: Impressão da lista de obreiros em serviço Permite a visualização como a impressão da lista de obreiros escalados para estar de serviço nos dias de IMPRESSÃO CARTÃO DE MEMBRO: Impressão do cartão de membro referente a um membro da igreja CARTA DE MUDANÇA: Impressão da carta de mudança de um determinado membro CARTA DE RECOMENDAÇÃO: impressão da carta de recomendação de um determinado membro CERTIFICADO DE BAPTISMO: Impressão do certificado de baptismo de um determinado membro da igreja. CERTIFICADO DE DEDICAÇÃO: Impressão do certificado de dedicação de uma criança realizada na igreja. 7

8 4.1. CRIAÇÃO DE UMA NOVA FICHA O processo para a criação de uma ficha de membro, congregado ou criança é o mesmo. Relembramos que uma pessoa que frequenta uma igreja pode ser considerada um membro, um congregado ou uma criança. Em geral, um membro é uma pessoa que está de acordo com os estatutos da igreja. Um congregado é uma pessoa que frequenta a igreja mas que não está de acordo com os estatutos da igreja. E por concluir, uma criança é uma pessoa que não tenha atingido a maturidade e que não foi baptizada. 1. Para criar uma nova ficha clique em criar 2. Introduza os dados desejados. Quando estiver a inserir texto e que tenha escrito algo que não está de acordo com o formato desejado, o texto não será inserido. 8

9 3. Para inserir uma imagem, clique no botão direito em cima do espaço reservado para tal e seleccione a imagem. 4. Após inserir os dados pretendidos, clique em gravar. Após guardar uma nova ficha, várias opções ficam disponíveis no menu esquerdo. A partir desta janela, poderá: Atribuir um cargo (caso a pessoa seja um membro) Mudar os estatutos ou direitos da pessoa (Passar para membro, congregado ou criança. Imprimir o cartão (caso seja membro da igreja) LISTAGEM DE PESSOAS Para obter uma listagem de membros, congregados ou criança, no meu superior, clique no botão gerir na secção pretendida 9

10 DESACTIVAR UMA CONTA (MEMBRO, CONGREGADOS, CRIANÇAS) 1- Seleccionar em que divisão deseja desativar uma ficha; 2- Clicar no botão Gerir dessa mesma divisão; 3- Seleccionar a ficha que deseja desativar; 4- Deseleccionar a opção Activo no canto superior direito; 5- Gravar as alterações feitas GESTÃO DE CARGOS Para gerir os cargos existentes basta clicar no botão Gesão de Cargos Na janela irá aparecer os cargos já pre-existentes, Pastor e Presbítero, e do lado esquerdo várias opções em que poderá: 1- Alterar um Cargo (Cargo, funções do cargo, observações); 2- Remover um Cargo; 3- Desactivar um Cargo; 4- Imprimir informações de um Cargo; 10

11 CRIAÇÃO DE UM NOVO CARGO 1- Clicar no botão Adicionar Cargo ; 2- Preencher os dados referentes ao cargo (Cargo, Função do cargo e Observações); 3- Gravar as alterações clicando no botão Guardar que se encontra no lado esquerdo; 4- Depois de efectuar os passos anteriores, o novo cargo aparecerá na lista de cargos existentes em Gestão de cargos ; ATRIBUIÇÃO DE UM CARGO 1- Clicar no botão Atribuição de Cargos ; 2- Escolher o membro; 3- Escolher o cargo; 4- Escolher a data da iniciação do cargo; 5- Clicar no botão Adicionar aos cargo(s) que se encontra do lado esquerdo da janela; No botão Atribuição de cargos também pode verificar os cargos que estão atribuídos a um determinado membro. Estes aparecem na parte de baixo da janela e tem a seguinte forma: DESTITUIÇÃO DE UM CARGO 1- Clicar no botão Destituição de cargos ; 2- Escolher o membro; 3- Escolher o cargo; 4- Escolher a data do fim do cargo; 5- Clicar no botão Destituir cargo(s) que se encontra do lado esquerdo da janela; 11

12 4.4. GESTÃO DA AGENDA Ao clicar no botão Gestão da agenda irá aparecer um calendário onde, através dos botões que se encontram do lado esquerdo da página, poderá: 1- Adicionar um evento; 2- Adicionar um recurso; 3- Remover um recurso; 4- Imprimir o calendário de um dia, uma semana ou um mês. A vista do calendário pode ser mudada, clicando no botão direito do rato e na opção Mudar a vista para, para calendário diário, semanal, mensal e outros. 12

13 ADICIONAR UM EVENTO Ao adicionar um evento irá aparecer uma janela e terá de preencher os seguintes dados: Também pode adicionar um compromisso para um determinado dia clicando no botão direito do rato, no dia pretendido, e seleccionar a opção Novo acontecimento para todo o dia. Assim, aparecerá a janela anterior mas já com a data desejada seleccionada. ADICIONAR RECURSO Para adicionar um recurso tem de: 1- Clicar em Adicionar Recurso ; 2- Digitar o nome do Recurso que pretende criar; 3- Escolher a cor desejada para o Recurso; 4- Validar; Depois de validar, o recurso já estará disponível para a sua escolha quando tiver a adicionar um evento. 13

14 REMOVER UM RECURSO Para remover um recurso tem de: 1- Clicar em Remover Recurso : 2- Escolher o Recurso que pretende remover; 3- Validar; Depois de validar, o recurso já não estará disponível quando estiver a criar um evento VISUALIZAÇÃO DOS ANIVERSARIANTES E OBREIROS EM SERVIÇO Ao clicar no botão Aniversariantes será aberta uma lista com todos os membros e as respectivas datas de nascimento e, do lado esquerdo, poderá filtrar a lista ao seu gosto e imprimí-la se desejar. Ao clicar no botão Obreiros em serviço aparecerá uma lista com a seguinte configuração: Tal como no caso dos aniversariantes, poderá filtrar a lista ao seu gosto e imprimíla se desejar IMPRESSÕES Por fim, na secretária, poderá imprimir o seguinte: Por exemplo, para imprimir um certificado de bastimo só precisa de clicar em Certificado de batismo e irá aparecer uma janela para escolher o membro para quem este certificado se destina. O mesmo acontece para as outras impressões. 14

15 5. TESOURARIA ENTRADAS LANÇAR: Adicionar uma nova entrada no caixa Permite adicionar uma nova entrada no (s) caixa (s) da igreja SAÍDAS LANÇAR: Lançar uma saída do caixa Permite lançar uma saída/despesa da igreja no(s) caixa(s) da Igreja MOVIMENTOS LANÇAR: Lançar um movimento do caixa Permite lançar um movimento do caixa que não corresponde a uma saída ou entrada CATEGORIAS ADICIONAR: Adicionar uma nova categoria no caixa da igreja Permite adicionar uma nova categoria de entrada ou saída no(s) caixa(s) da Igreja ACTIVAR/DESACTIVAR: Activar/desactivar catergorias (separadores) no(s) caixa(s) da igreja Permite ativar/desativar categorias de entradas ou saídas no(s) caixa(s) da igreja RELATORIOS MAPA: Visualização do mapa de despesas/lucros na igreja Permite visualizar num mapa as despesas e os lucros da igreja FOLHA DE CALCULO: Visualização de contas em formato resumido/detalhado Permite a edição de contas cálculos em planilha para melhor organização das despesas LANCAMENTOS: Visualização dos lançamentos realizados num período de tempo editável. Permite visualizar os lançamentos de entradas e saídas que foram efectuados RECIBOS IMPRESSÂO PENDENTE: Visualização/impressão dos recibos que ainda não foram impressos Permite visualizar e/ou imprimir os recibos de entradas/saídas que ainda não foram impressos 15

16 CONSULTA: Visualização dos recibos já impressos Permite visualizar e imprimir novamente recibos de entradas/saídas que já foram impressos 16

17 5.1. LANÇAR ENTRADAS, SAÍDAS OU MOVIMENTOS Para lançar entradas ou saídas é necessário clicar num dos seguintes botões consoante o que se pretende lançar na tesouraria: Ao clicar no botão de Lançar para as entradas irá aparecer a seguinte janela : Depois basta guardar através do botão que se encontra do lado esquerdo Gravar. Estes lançamentos estarão presentes nos relatórios, como se verá mais à frente. Para lançar as saídas ou movimentos a janela que irá aparecer é praticamente idêntica à anterior, no entanto não terá a opção Associar a pessoa GESTÃO DE CATEGORIAS Os seguintes botões têm como objectivo gerir os tipos de categorias que se pode encontrar nas receitas e despesas de uma tesouraria. ADICIONAR UMA CATEGORIA Para adicionar uma categoria é necessário: 1- Clicar no botão Adicionar ; 2- Escolher a categoria onde quer adicionar uma sub-categoria; 17

18 3- Escolher o nome da nova categoria; 4- Gravar através do botão que se econtra no lado esquerdo da janela; ATIVAR OU DESATIVAR UMA CATEGORIA Para ativar ou desativar uma categoria é necessário: 1- Clicar no botão Ativar / Desativar ; 2- Escolher a categoria pretendida através da lista que irá aparecer na nova janela; 3- Clicar no botão Ativar ou Desativar que se encontra no lado esquerdo da janela; 5.3. RELATÓRIOS DA TESOURARIA MAPA Para ver o mapa das despesas e receitas da igreja é necessário cliquar no botão Mapa. A janela que irá aparecer contém uma lista organizada das receitas e despesas e as sub-categorias inerentes. O aspecto geral deste mapa pode ser visto na seguinte figura: Também há a possibilidade de filtrar os dados do mapa consoante as datas que deseja, imprimir o mapa e actualizá-lo em tempo real se, por exemplo, outra pessoa estiver a lançar entradas ou saídas a partir de outro computador. Estas opções encontram-se no lado esquerdo da janela e têm o aspecto que se pode visualizar na imagem que se apresenta ao lado deste texto. 18

19 FOLHA DE CÁLCULO LANÇAMENTOS Ao clicar no botão Lançamentos irão lhe ser apresentados todos os lançamentos efectuados. Todos os dados que foram inseridos quando foi efectuado o lançamento aparecerão na lista com o seguinte aspecto: Também pode atualizar, editar, filtrar e imprimir os lançamentos que desejar. Estas opções encontram-se no lado esquerdo da janela e têm o seguinte aspecto: 19

20 5.4. IMPRESSÃO E CONSULTA DE RECIBOS Para imprimir recibos que ainda não foram impressos ou consultar recibos que já foram imprimidos basta clicar, respectivamente, em Impressão Pendente ou Consulta ANÁLISE DE CAIXA Para obter um gráfico da caixa de tesouraria durante um período que desejar basta clicar em Análise de Caixa. Irá aparecer uma janela com um gráfico com todas as receitas e despesas que decorreram durante um certo período de tempo. Este período está pré-definido por um período de um ano mas pode ser alterado através do filtro que se encontra do lado esquerdo da janela. Também é possível actualizar o gráfico em tempo real e imprimí-lo. Essas opções têm o seguinte aspecto: 20

21 6. ESCOLA DOMINICAL ALUNOS INSCREVER: inscrição de um novo aluno Permite adicionar um novo aluno a uma turma. DESINSCREVER: desinscrição de um aluno existente Permite a anulação/exclusão de um aluno pertencente a escola dominical MATERIAL ADICIONAR: adicionar materiais Permite adicionar novos materiais referentes a escola dominical GERIR: gerenciamentos de materiais Permite o gerenciamento dos matérias utilizados pela escola dominical TURMAS NOVA: adicionar uma nova turma Permite a introdução de uma nova turma de alunos GERIR: gerir turmas existentes Permite o gerenciamento de turmas activas na escola dominical PERIODO NOVO: adicionar um novo período Permite a introdução de dados referentes a um novo período/trimestre GERIR: gerir períodos de determinadas turmas Permite gerir turmas activas no período/trimestre 21

22 AULAS NOVA: criar uma nova aula Permite criar uma nova aula para uma determinada turma GERIR: gerir aulas já existentes Permite introduzir dados referentes aos alunos presentes numa determinada aula. RELATÓRIO Relatório referente a escola dominical num espaço de tempo definido pelo utilizador Permite visualizar as presenças totais e outros aspectos da escola dominical GRÁFICOS GERAL: Visualização do gráfico geral referente aos dados da escola dominical Permite visualizar um gráfico com dados gerais da escola dominical POR TURMAS: Visualização do gráfico referente a uma das turmas escolhidas pelo utilizador. Permite visualizar um gráfico particular da escola dominical 6.1. INSRIÇÃO DE ALUNOS Para inscrever um novo aluno na escola dominical é necessário: 1. Seleccionar a opção Inscrever no separador Alunos 2. Preencher todos os campos em branco com os dados do novo aluno 3. Quando os dados estiveram preenchidos gravar a ficha de novo aluno. 22

23 Como pode verificar existe a opção Inscrever como. Isto significa que pode inscrever uma pessoa como professor ou aluno consoante o desejado CRIAR E GERIR TURMA CRIAR UMA NOVA TURMA Par criar uma nova turma é necessário: 1- Clicar no botão Nova ; 2- Digitar o nome que pretende para a turma; 3- Digitar a descrição da turma; 4- Gravar com o botão que se econtra do lado esquerdo da janela; GERIR TURMAS EXISTENTES Ao clicar no botão Gerir irá aparecer uma lista com a seguinte configuração: A partir deste locar pode seleccionar a turma que desejar e editá-la, ativá-la ou desativá-la consoante seja o seu desejo. As seguintes opções encontram-se no lado esquerdo da janela e têm o seguinte aspecto: 23

24 Ao seleccionar uma turma e ao clicar no botão editar irá aparecer uma janela como a seguinte: Assim, poderá adicionar/remover directamente, na turma seleccionada, professores, alunos e materiais utilizados GERIR MATERIAIS ADICIONAR UM MATERIAL Para adicionar um material basta: 1- Clicar no botão Adicionar ; 2- Digitar o nome que desejar; 3- Digitar a descrição do material; 4- Gravar o material atravès do botão que se encontra do lado esquerdo da janela; GERIR UM MATERIAL Para gerir um material já existente basta clicar em Gerir. Irá aparecer uma janela com a seguinte configuração, onde poderá ver os materiais existentes e a sua descrição: 24

25 Poderá ativar, desativar, editar, atualizar ou imprimir os materias que deseja. Estas opções encontra-se do lado esquerdo da janela e têm a seguinte configuração: 6.4. GERIR PERIODOS NOVO PERÍODO Para adicionar um novo período é necessário clicar em Novo. A seguinte janela irá aparecer: 25

26 Terá de preencher os dados referentes ao novo período e gravar com o botão que se encontra do lado esquerdo da janela. GERIR PERÍODOS EXISTENTES Para gerir os períodos existentes basta clicar em Gerir. Irá aparecer uma janela como a seguinte com os dados dos períodos existentes: Poderá actualizar a lista e editar os períodos através dos botões que se encontram do lado esquerdo da janela e têm o seguinte aspecto: 6.5. GERIR AULAS CRIAR UMA NOVA AULA Para a criação de novas aulas é necessário: 1- Clicar no botão Nova ; 2- Escolher a data da aula em questão; 3- Escolher a(s) turma(s) correspondente(s); 4- Gravar através do botão que se encontra do lado esquerdo da página; 26

27 GERIR AULAS EXISTENTES Para gerir uma aula já existente basta clicar em Gerir. Irá aparecer uma janela com a lista das aulas existentes e terá seguinte configuração: A partir desta janela poderá, também, atualizar a lista das aulas, marcar as presenças, apagar aulas, filtrar as aulas que desejar de acordo com a data e, ainda, imprimir a listagem de aulas que desejar. Todas estas opções encontra-se do lado esquerdo da nova janela e têm o seguinte aspecto: 6.6. RELATÓRIOS Ao clicar no botão Geral irá aparecer uma janela como a seguinte: Esta janela permite-vos ver um relatório completa da escola dominical. 27

28 6.7. GRÁFICOS Poderá obter gráficos sobre as aulas num contexto geral ou por turmas. Basta clicar num dos seguintes botões: Com os botões que irão aparecer do lado esquerdo da janela poderá filtrar o gráfico consoante as datas que deseja e, ainda, imprimí-lo. 7. ADMINISTRAÇÃO UTILIZADORES NOVO: criação de um administrador Permite criar um novo administrador ADMINISTRAR: gerir os administradores existentes Permite gerir os direitos dos administradores existentes CAIXAS NOVA: criação de uma caixa Permite criar uma nova caixa para a tesouraria GERIR: gerir as caixas existentes BASE DE DADOS Permite gerir as caixas que existem na tesouraria 28

29 CÓPIA DE SEGURANÇA Permite fazer uma cópia de segurança da base de dados RESTAURAR BASE DE DADOS Permite restaurar a base de dados PERSONALIZAÇÃO LOGOTIPO Permite colocar/alterar o logótipo da igreja CHAVE ALTERAR 7.1. GERIR ADMINISTRADORES ADICIONAR UM ADMINISTRADOR Para adicionar um administrador é preciso clicar no botão Novo. Apòs carregar nesse botão, irá aparecer a seguinte janela: 29

30 Depois de preencher todos os dados basta gravar através do botão que se encontra do lado esquerdo da janela. GERIR A ADMINISTRAÇÃO Ao carregar no botão Administrar aparecerá a lista com todos os administradores e com os seguintes dados: Também, poderá atualizar, editar, desativar e imprimir a lista de administradores através dos botões que se econtram do lado esquerdo da janela. Estes têm o seguintes aspecto: 7.2. GERIR CAIXAS DE TESOURARIA CRIAR UMA NOVA CAIXA DE TESOURARIA uma imagem Para criar uma nova caixa de tesouraria é necessário clicar em Nova. Falta 30

31 A janela que se irá abrir terá o seguinte aspecto: Terá de preecher todos os espaços em branco e seleccionar os administradores que terão o direito de utilizar a nova caixa de tesouraria e guardar as alterações atravès do botão Gravar. GERIR CAIXA DE TESOURARIA Ao clicar no botão Gerir, aparecerá uma lista de todas as caixas de tesouraria que estão criadas e esta tem o seguinte aspecto: Também, poderá atualizar, editar, desativar e imprimir uma lista através dos botões que se encontram do lado esquerdo da janela e que têm o seguinte aspecto: 31

32 7.3. PERSONALIZAÇÃO DO LOGOTIPO Para personalizar o logótipo é necessário: 1- Clicar em Logótipo ; 2- Clicar com o botão direito do rato na imagem; 3- Escolher a opção abrir para colocar a imagem que desejar; 4- Validar a escolha 7.4. ALTERAR A CHAVE 8. FERRAMENTAS PERSONALIZAR Permite personalizar o ECCLESIASOFT como deseja. ERROS Permite enviar os erros que surgiram durante a sessão para melhoramento do produto 32