Manual do Fénix. Portal Secretaria da Escola Portal Conselho Científico Portal Direcção de Curso. Candidatura Online para o 2.

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1 Manual do Fénix Portal Secretaria da Escola Portal Conselho Científico Portal Direcção de Curso Candidatura Online para o 2. º Ciclo SI (Versão 1.0) Maio 2011 Este manual tem como objectivo auxiliar na gestão de candidaturas online para o 2.º Ciclo

2 Índice 1 Entrar no Fénix Candidaturas Online Introdução Estados da Candidatura Online Procedimentos da Gestão de Candidaturas Online para o 2. º Ciclo Fase de Configuração das Candidaturas Online Fase de Candidatura Fase de Análise de Candidaturas Configurar Gestão de Candidaturas Online Consultar Lista de Cursos Consultar Candidatos do Curso Pesquisar Candidaturas Exportar Candidatos Consultar detalhe de Candidatura Dar Seguimento ao Processo de Candidatura Complementar Informação da Candidatura Mudar Estado da Candidatura Página 2 de 31

3 1 Entrar no Fénix Para aceder ao serviço Fénix, deverá abrir o seu Browser (Internet Explorer ou Mozilla Firefox) e escrever conforme imagem abaixo. Nesta página tem acesso a toda a parte pública do Fénix (informação das UC, etc.), para aceder à parte privada do Fénix clique na hiperligação Página de entrada. Deverá preencher o seu nome de utilizador (xxxxx@iscte.pt) e a palavra-passe, após a introdução dos seus dados deverá clicar em submeter, para entrar na parte privada do Fénix. Página 3 de 31

4 No caso de dificuldades no acesso poderá consultar as perguntas frequentes, que lhe explicarão como recuperar a palavra-passe. Após a entrada com sucesso tem acesso aos seus portais no Fénix. Página 4 de 31

5 2 Candidaturas Online 2.1 Introdução A partir do ano lectivo 2011/2012 as candidaturas aos mestrados e pós-graduações das Escolas de Ciências Sociais e Humanas, Sociologia e Políticas Públicas e Tecnologias e Arquitectura são efectuadas online por meio do sistema Fénix. Se o futuro candidato a mestrado e/ou pós-graduação já é aluno ou colaborador do ISCTE-IUL e detêm as credenciais do Sistema FÉNIX pode aceder directamente ao Portal de Candidatura no FÉNIX. Caso contrário, para efectuar uma candidatura, o futuro candidato deve no portal do ISCTE-IUL ( indicar o seu endereço de . Este endereço irá provavelmente ser alterado. De imediato, o futuro candidato recebe um no endereço de correio electrónico indicado com as credenciais de acesso ao sistema de candidaturas online no Fénix e deve aceder ao sistema e iniciar a candidatura no prazo de 2 horas. Através do sistema Fénix, o candidato pode: Criar candidatura Consultar os seus cursos e candidaturas Ver detalhes da candidatura Preencher informação e anexar documentos Submeter a candidatura Cancelar a candidatura Remover o cancelamento da candidatura Página 5 de 31

6 2.2 Estados da Candidatura Online Os estados possíveis para uma candidatura online podem ser: Pré-Candidato Estado atribuído automaticamente, pelo sistema, o candidato cria uma candidatura para o curso seleccionado mas não existem dados da candidatura alterados por si. Pendente com Dados Preenchidos Estado atribuído automaticamente, pelo sistema, quando já existem alguns/todos dados da candidatura preenchidos mas a candidatura ainda não foi submetida Pendente com Dados Confirmados Estado atribuído automaticamente, pelo sistema, quando o candidato submete a candidatura ao sistema. Candidato com pagamento efectuado Estado atribuído automaticamente, pelo sistema, quando o candidato efectua o pagamento da taxa de candidatura por referência Multibanco e o pagamento é confirmado. Quando o candidato tem nacionalidade estrangeira tem possibilidade de escolher o tipo de pagamento (Multibanco ou PayPal). Se o candidato selecciona o pagamento por PayPal, o estado é atribuído quando a tesouraria que valida o pagamento no Portal da Tesouraria do sistema Fénix. Candidatura em análise Estado atribuído pelo utilizador do Secretariado da Escola quando a candidatura está em análise. Não admitido Estado atribuído pelo secretariado da escola quando a candidatura não é aceite após análise da mesma e a pontuação final não cumpre os objectivos mínimos ou não há vagas disponíveis face ao número de seriação Página 6 de 31

7 Excluído Estado atribuído pelo secretariado da escola quando a candidatura é excluída por não ser entregue toda a documentação exigida. Admitido Estado atribuído pelo secretariado da escola quando a candidatura é aceite e existem vagas por preencher. Admitido Condicionado Estado atribuído pelo secretariado da escola quando a candidatura é aceite e existem vagas por preencher mas o candidato ainda não terminou a licenciatura. Suplente Estado atribuído pelo secretariado da escola quando a candidatura é aceite mas já não existem vagas por preencher. Cancelado Estado atribuído automaticamente, pelo sistema, quando o candidato cancela a sua candidatura. Matriculado Estado atribuído automaticamente, pelo sistema, após a formalização da matrícula do candidato aceite. 2.3 Procedimentos da Gestão de Candidaturas Online para o 2. º Ciclo Os procedimentos, da Gestão de Candidaturas Online para o 2. º Ciclo, são compostos pelas seguintes fases: Configuração das candidaturas Online. Nesta fase, são disponibilizados os cursos e configurados: o os s automáticos a enviar aos candidatos e o os períodos de candidaturas. Candidatura. Nesta fase, os candidatos efectuam a candidatura: Página 7 de 31

8 o solicitando a criação das credenciais necessárias para acederem ao portal das Candidaturas no Fénix; o preenchendo e anexando a informação necessária; o submetendo a candidatura; o efectuando o pagamento da taxa de candidatura. E o sistema procede: o à alteração de estados da candidatura; o ao envio automático de s. Análise das candidaturas. Nesta fase, os Secretariados das Escolas procedem à gestão da informação das candidaturas. Os Directores de Curso efectuam a análise das candidaturas. Finalmente é atribuído o final às candidaturas analisadas Fase de Configuração das Candidaturas Online Responsável Procedimento Portal no Fénix GGC Criação de períodos de candidaturas para cada curso. Disponibilização de cursos no portal institucional. Gestão Curricular Configuração de s a serem enviados aos candidatos: Versão em Português: Versão em Inglês: 1 Link de acesso ao sistema de candidaturas online. 1 Link de acesso ao sistema de candidaturas online. GGC 2 Credenciais de acesso ao sistema de candidaturas online no Fénix. 3.a. Referência MB para pagamento da taxa de candidatura. 4 Confirmação do pagamento da taxa de candidatura. 2 Credenciais de acesso ao sistema de candidaturas online. 3.b. Pedido de envio de comprovativo de pagamento paypal. 4 Confirmação do pagamento da taxa de candidatura Gestão Curricular Secretariado das Escolas Configuração de s a serem enviados aos candidatos: 5 informativo da mudança de estado da candidatura para Admitido / Não Admitido / Suplente / Excluído Secretaria da Escola Fase de Candidatura Responsável Procedimento Portal no Fénix Candidato sem credenciais no Fénix Insere e confirma o seu pessoal no Portal do ISCTE. Portal Público Página 8 de 31

9 Responsável Procedimento Portal no Fénix Fénix Candidato sem credenciais no Fénix Fénix Candidato Envia 1 com o link de acesso ao sistema Fénix para efectuar candidaturas online. Insere dados (Nome, Género, Data Nascimento, Tipo Documento Identificação, Número Documento Identificação, ) para criação de credenciais de acesso. Envia 2 com credenciais de acesso ao sistema de candidaturas online Selecciona o curso pretendido e preenche a candidatura online. Pode gravar a informação da candidatura e terminar noutra altura. Submete a candidatura. Candidaturas Candidaturas énix Versão em Português: Envia 3.a. com as referências MB Versão em Inglês: Se o candidato escolheu efectuar o pagamento por PayPal: Reencaminha o candidato para o sistema de pagamento PayPal. Enviado o 3.b. com o Pedido de envio de comprovativo de pagamento paypal. Se o candidato escolheu efectuar o pagamento por MB: Envia 3.a. com as referências MB Candidato Efectua pagamento com referências MB recebidas. Efectua pagamento online PayPal ou com referências MB recebidas. Tesouraria Fénix Fénix Pagamentos efectuados com Referências MB: Tesouraria recebe ficheiro da SIBS com os pagamentos efectuados. Efectua upload do ficheiro recebido da SIBS. Pagamentos efectuados por meio do sistema PayPal: Recebe do candidato com o comprovativo de pagamento. Recebe o extracto PayPal. Coloca a candidatura como paga. Muda o estado da candidatura para Candidato com pagamento efectuado. Envia 4 a informar que a candidatura ficou válida. Tesouraria Fase de Análise de Candidaturas Responsável Procedimento Portal no Fénix Secretariado das Escolas Verificar se as candidaturas possuem todos os elementos necessários. Secretaria da Escola Secretariado das Escolas Solicitar aos candidatos os elementos em falta. Página 9 de 31

10 Responsável Procedimento Portal no Fénix Secretariado das Escolas Anexar à candidatura os elementos em falta. Secretaria da Escola Secretariado das Escolas Secretariado das Escolas Mudar o estado da candidatura para Candidatura em análise. Exportar para ficheiros formato Excel as candidaturas do curso para apoio ao procedimento de análise. Secretaria da Escola Secretaria da Escola Director de Curso Análise das candidaturas. Direcção de Curso Director de Curso Director de Curso Pontuar as candidaturas. Elaborar a acta de selecção. Director de Curso Anexar a acta de selecção na página das candidaturas ao curso. Direcção de Curso Secretariado das Escolas/Director de Curso Alteração de estado da candidatura Secretaria da Escola / Direcção de Curso Fénix Envia 5 para os candidatos admitidos / suplentes / não admitidos / excluídos. 2.4 Configurar A configuração de s permite ao utilizador do Secretariado da Escola definir, para a Escola a que pertence, a informação padrão para os s enviados de forma automática pelo Fénix para todos os candidatos a cursos da Escola quando existe mudança de estado das suas candidaturas. A configuração de s apenas é efectuada uma vez pelo Secretariado da Escola e os s são enviados automaticamente, pelo Fénix, para os candidatos quando o estado das suas candidaturas são alterados para: Admitido Admitido Condicionado Não Admitido Excluído Suplente Para configurar o conteúdo dos deve seleccionar a opção Configuração de s existente no menu lateral esquerdo. De seguida, surge o ecrã Configuração de s onde pode seleccionar o estado da candidatura, por exemplo, que pretende configurar: Página 10 de 31

11 De seguida, surge o ecrã Configuração de s para Estado onde deve: Introduzir o assunto do a enviar; Introduzir a mensagem do a enviar; Premir o botão Submeter. Nota: No Assunto e na Mensagem onde pretender que seja indicado o nome do curso da candidatura deve introduzir o texto {curso}. O sistema ao enviar o automaticamente irá substituir o texto {curso} pelo nome do curso 3 Gestão de Candidaturas Online Para gerir as candidaturas online, as secretarias das escolas têm a possibilidade de: Consultar lista de cursos; Consultar candidatos existentes para cada curso; Exportar candidatos para ficheiro Excel; Consultar o detalhe de uma candidatura Complementar informação da candidatura Mudar o estado da candidatura Apagar Candidatura Página 11 de 31

12 Configurar s a enviar aos candidatos Para aceder às funcionalidades descritas, deve seleccionar: Portal Secretaria da Escola; Caso o utilizador pertença a uma Secretaria da Escola. Portal Conselho Científico; Caso o utilizador pertença ao Conselho Científico. Portal Direcção de Curso Caso o utilizador seja Director de curso. 3.1 Consultar Lista de Cursos Para consultar a lista de cursos de 2.º ciclo com execução deve seleccionar a opção Ver candidaturas por curso existente no menu lateral esquerdo. De seguida, surge o ecrã Candidaturas, onde deve: Escolher o tipo de curso, seleccionando o nome do tipo de curso pretendido, por exemplo ; Escolher o ano lectivo de execução, seleccionando o ano lectivo pretendido, por exemplo ; No mesmo ecrã, pode consultar a lista de cursos com execução para o ano lectivo seleccionado. Para cada curso é possível visualizar: Número de candidaturas com pagamento efectuado; Número de candidatos admitidos; Número de candidatos suplentes; Página 12 de 31

13 3.2 Consultar Candidatos do Curso Para cada curso pode consultar a lista de candidatos existentes com pagamento efectuado, admitidos ou suplentes. Para consultar a lista dos candidatos de determinado curso para um ano lectivo deve seleccionar, no ecrã Candidaturas, o n candidaturas, por exemplo, existente na linha do curso que pretende consultar e na coluna do estado pretendido. De seguida, surge o ecrã Consulta de Candidaturas de Curso, com as candidaturas para o estado seleccionado onde pode: Efectuar pesquisa de candidaturas com determinados critérios de pesquisa; Consultar a lista de candidaturas existentes para o curso; Consultar detalhe de candidatura; Exportar candidatos. Página 13 de 31

14 3.2.1 Pesquisar Candidaturas Para alterar a lista apresentada de candidaturas do curso, no ecrã Consulta de Candidaturas de Curso deve: Seleccionar um valor da lista de Estado da candidatura pretendido; Seleccionar um valor da lista de Período de candidatura pretendido; Premir o botão Pesquisar. Página 14 de 31

15 3.2.2 Exportar Candidatos Para exportar a lista de candidatos para um ficheiro com formato Excel, no ecrã Consulta de Candidaturas de Curso, deve premir o botão Exportar candidatos. O ficheiro, de candidatos, exportado apresenta a seguinte informação: Número de Candidato Nome do Candidato Tipo de Curso da Habilitação Literária mais recente Curso da Habilitação Literária mais recente Universidade da Habilitação Literária mais recente Nota da Habilitação Literária mais recente Ano de obtenção da Habilitação Literária mais recente Tipo de Curso da Habilitação Literária anterior à mais recente Curso da Habilitação Literária anterior à mais recente Universidade da Habilitação Literária anterior à mais recente Nota da Habilitação Literária anterior à mais recente Ano de obtenção da Habilitação Literária anterior à mais recente Entidade da última experiência profissional Função na última experiência profissional Datas da última experiência profissional Telefone Telemóvel Outros Cursos a que se candidatou Consultar detalhe de Candidatura Para consultar a informação detalhada da candidatura, no ecrã Consulta de Candidaturas de Curso, deve seleccionar pretendida. existente na linha da candidatura De seguida surge o ecrã de Detalhes da Candidatura que permite consultar a seguinte informação: Curso da candidatura Estado da candidatura Página 15 de 31

16 Período de candidatura Dados Pessoais do candidato Habilitações literárias do candidato Outros conhecimentos em línguas do candidato Experiência profissional do candidato Contactos de Referências Documentos anexados Consultar Dados Pessoais de Candidato Quando o ecrã de Consulta Detalhada de Candidatura é apresentado, a informação dos dados pessoais do candidato é apresentada. Caso não estejam apresentados os dados pessoais do candidato, para consultar a informação detalhada da candidatura, no ecrã Consulta Detalhada de Candidatura, deve seleccionar. De seguida surge o ecrã de Consulta Detalhada de Candidatura Dados Pessoais, onde pode consultar: Página 16 de 31

17 Nome Completo; Género; Data de nascimento; Identificação; Número fiscal; Morada e Contactos Consultar Habilitações Literárias Para consultar a informação detalhada das habilitações literárias do candidato, no ecrã Consulta Detalhada de Candidatura, deve seleccionar. De seguida surge o ecrã de Consulta Detalhada de Candidatura Habilitações literárias, onde pode consultar: Os tipos de habilitações literárias que o candidato possui; A informação detalhada para cada tipo habilitação literárias. Página 17 de 31

18 Consultar Outros Conhecimentos Para consultar a informação detalhada dos conhecimentos em língua do candidato, no ecrã Consulta Detalhada de Candidatura, deve seleccionar. De seguida surge o ecrã de Consulta Detalhada de Candidatura Outros Conhecimentos, onde pode consultar a: lista de línguas com os níveis de conhecimento de Leitura, Escrita e Fala; indicação se trata de candidatura ao abrigo do Regime Especial de Acesso para candidatos com licenciaturas ISCTE-IUL Pré-Bolonha. Página 18 de 31

19 Consultar Experiência Profissional Para consultar a informação detalhada da experiência profissional do candidato, no ecrã Consulta Detalhada de Candidatura, deve seleccionar. De seguida surge o ecrã de Consulta Detalhada de Candidatura Experiência Profissional, onde pode consultar a informação relacionada com cada experiência profissional do candidato. Página 19 de 31

20 Consultar Referências Para consultar a informação detalhada dos contactos das referências do candidato, no ecrã Consulta Detalhada de Candidatura, deve seleccionar. De seguida surge o ecrã de Consulta Detalhada de Candidatura Referências, onde pode consultar os Contactos de duas referências indicadas pelo candidato Consultar Anexos Para consultar os documentos anexados à candidatura, no ecrã Consulta Detalhada de Candidatura, deve seleccionar. De seguida surge o ecrã de Consulta Detalhada de Candidatura Anexos, onde pode consultar os documentos anexados pelo candidato; Página 20 de 31

21 3.3 Dar Seguimento ao Processo de Candidatura Complementar Informação da Candidatura Atenção: Funcionalidade apenas existente no Portal da Secretaria da Escola e no Portal do Conselho Científico. Para complementar a informação da candidatura é possível: Gerir Dados Pessoais; Gerir Habilitações Literárias; Gerir Outros Conhecimentos; Gerir Experiência Profissional; Gerir Referências; Gerir Anexo, que permite: o Adicionar documento o Remover documento adicionado Página 21 de 31

22 Nota: Para garantir que as alterações efectuadas são registadas deve premir sempre o botão Guardar após a alteração da informação Gestão de Dados Pessoais A gestão de dados pessoais do candidato pode ser efectuada seleccionando existente no ecrã de Consulta de Detalhes da Candidatura. De seguida surge o ecrã de Consulta Detalhada de Candidatura Dados Pessoais, onde deve premir o botão Preencher. De seguida, surge o ecrã Gestão de Dados Pessoais, onde deve: Alterar a informação de dados pessoais: o Nome o Género o Data de Nascimento o Nacionalidade o Tipo Documento de Identificação o Número Documento de Identificação o Número de Contribuinte o Morada o Código Postal o Área do Código Postal o País o o Telefone o Telemóvel o Fax o Como tomou o candidato conhecimento deste curso? Premir o botão Guardar: Página 22 de 31

23 Gerir Habilitações Literárias A gestão de Habilitações Literárias do candidato pode ser efectuada seleccionando existente no ecrã de Consulta de Detalhes da Candidatura. De seguida surge o ecrã de Consulta Detalhada de Candidatura Habilitações Literárias, onde deve premir o botão Preencher. Depois, surge o ecrã Gestão de Habilitações Literárias, onde pode: Indicar tipos de habilitações que o candidato possui. Deve: o Seleccionar, existente na linha do tipo de habilitação literária a preencher; o Preencher a informação do novo quadro de curso criado para tipo de habilitação literária seleccionado; o Premir o botão Guardar; Adicionar novo curso. Deve: Página 23 de 31

24 o Seleccionar existente no ecrã; o Preencher a informação do novo quadro de curso criado para tipo de habilitação literária seleccionado; o Premir o botão Guardar; Alterar informação de curso; o Alterar a informação do curso indicando: Tipo de Habilitação do candidato O tipo de habilitações pode alterado quando o quadro foi adicionado pelo utilizador Instituição onde frequentou o curso País da instituição Nome do curso Duração prevista do curso Data de conclusão do curso Nota Final Observações o Premir o botão Guardar; Remover curso. Deve: o Seleccionar, existente no quadro do curso a remover. o De seguida, surge o ecrã de Confirmação de Remoção de curso onde deve premir o botão OK. o Premir o botão Guardar; Página 24 de 31

25 Gerir Outros Conhecimentos A gestão de Outros Conhecimentos do candidato pode ser efectuada seleccionando existente no ecrã de Consulta de Detalhes da Candidatura. De seguida surge o ecrã de Consulta Detalhada de Candidatura Outros Conhecimentos, onde deve premir o botão Preencher. De seguida, surge o ecrã Gestão de Outros Conhecimentos, onde pode: Alterar a informação de conhecimento de línguas do candidato: o Indicar o nível de conhecimento de Leitura, Escrita e Fala na linha da língua a editar; o Premir o botão Guardar; Adicionar nova língua: o Seleccionar existente no ecrã; o Seleccionar a língua pretendida; o Indicar o nível de conhecimento de Leitura, Escrita e Fala na linha da língua criada; Página 25 de 31

26 o Premir o botão Guardar; Gerir Experiência Profissional A gestão de Experiência Profissional do candidato pode ser efectuada seleccionando existente no ecrã de Consulta de Detalhes da Candidatura. De seguida surge o ecrã de Consulta Detalhada de Candidatura Experiência Profissional, onde deve premir o botão Preencher. De seguida, surge o ecrã Gestão de Experiência Profissional, onde pode: Adicionar nova experiência profissional. Deve: o Seleccionar existente no ecrã; o Preencher a informação do novo quadro de experiência profissional criado; o Premir o botão Guardar; Alterar informação de experiência profissional. Deve: o Alterar a informação da experiência profissional: Nome da Entidade/Empresa; Sector da Entidade/Empresa; País da Entidade/Empresa; Cargo exercido pelo candidato na Entidade/Empresa; Página 26 de 31

27 Departamento/Organismo da Entidade/Empresa onde o candidato exerceu as funções; Função exercida pelo candidato na Entidade/Empresa Período de tempo de função exercida pelo candidato na Entidade/Empresa o Premir o botão Guardar; Remover curso. Deve: o Seleccionar, existente no quadro da experiência profissional a remover. o De seguida, surge o ecrã de Confirmação de Remoção de curso onde deve premir o botão OK. o Premir o botão Guardar; Página 27 de 31

28 Gerir Referências A gestão de Referências do candidato pode ser efectuada seleccionando existente no ecrã de Consulta de Detalhes da Candidatura. De seguida surge o ecrã de Consulta Detalhada de Candidatura Referências, onde deve premir o botão Preencher. Depois, surge o ecrã Gestão de Referências, onde pode alterar a informação das referências indicadas. Deve: Indicar informação de cada referência: o Nome o Cargo o Entidade/Empresa o Premir o botão Guardar Gerir Anexo A gestão de anexos da candidatura pode ser efectuada seleccionando no ecrã de Consulta de Detalhe da Candidatura. existente De seguida, surge o ecrã Gestão de Anexo, onde pode: Adicionar documento do tipo: o Curriculum Vitae o Carta de motivação Página 28 de 31

29 o Fotografia o Certificado de habilitações o Outros documentos Remover documento adicionado Adicionar documentos Para adicionar documentos à candidatura, deve premir o botão Adicionar documentos. De seguida, surge o ecrã Introdução de Documentos, onde deve: Premir o botão Browse existente na linha do tipo de documento a anexar; no ecrã de Anexação de Documentos deve pesquisar e seleccionar o documento a anexar e premir o botão Open ou Abrir. De volta ao ecrã Introdução de Documentos, deve premir o botão Guardar; Nota: Se já foi anexado à candidatura documento do tipo Curriculum Vitae, carta de motivação, ou fotografia, ao anexar novo documento do mesmo tipo, o novo documento Página substitui 29 o anterior. de 31 Fénix@ISCTE-IUL Caso se trate de Certificado de habilitações :: ou de outro documento, o novo documento anexado é acrescentado à lista de documentos.

30 Remover Documentos Para remover documento (s) da candidatura deve seleccionar documento a remover. existente na linha do De seguida, surge o ecrã de Confirmação de Remoção de documento onde deve premir o botão OK. Se o tipo de documento removido for Curriculum Vitae, a informação da candidatura fica incompleta e são apresentados: Alerta no link Mensagem de alerta no ecrã de Gestão de Anexo: Página 30 de 31

31 3.3.2 Mudar Estado da Candidatura Para mudar o estado da candidatura, deve seleccionar estado da candidatura. existente na linha do De seguida, surge o ecrã Alteração de Estado onde deve: Seleccionar o novo Estado da candidatura; Premir o botão Submeter. Nota: Apenas é possível alterar o estado da candidatura se esta NÃO estiver com nenhum dos seguintes estados: o Pré-candidato o Pendente com dados preenchidos o Pendente com dados confirmados Quando o utilizador muda o estado da candidatura é enviado um para o candidato a comunicar o novo estado. Página 31 de 31