BEM VINDO À GESTÃO DE STOCKS DO XD UNLIMITED

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1 BEM VINDO À GESTÃO DE STOCKS DO XD UNLIMITED

2 Gestão de Stocks XD UNLIMITED 1. O que necessita para Controlar Stock Criação de Armazéns Configuração do Artigo Configuração de Tipos de Documento Stock Inicial dos Artigos Entradas e Saídas de Stock Transferências entre Armazéns Contagem e Inventário Relatórios dedicados à Gestão de Stock Métodos Alternativos de Contagem... 19

3 A aplicação XD Unlimited é desde o seu inicio um produto inovador, tanto pela tecnologia que utiliza como pela forma em como é desenvovido. O módulo de Gestão de Stocks foi analisado e desenvolvido para se adaptar às necessidades reais das empresas sem o custo de processos complexos para uma correta gestão do stock. Além de todas as possibilidades usuais num sistema de gestão de stocks, destacamos as seguintes opções : - Contagem Aberta : Este processo permite definir a Data/Hora por cada contagem não sendo necessário bloquear o armazem para conferências. Desta forma podem existir alterações (vendas/compras) que interfiram com o stock do próprio Armazém sem o risco de acertos de stock errados. - Criação Ilimitada de Armazéns : Possibilidade de criação ilimitada de Armazéns permitindo gerir o Preço de Custo Médio (PCM) por Armazém além do Global. - Definição do Armazem de Destino : Possibilidade de indicar o armazem a qual se destina o stock. Esta opção é muito util, por exemplo, na elaboração de Guias de Transporte indicar como armazem de destino determinada viatura mantendo assim o controlo da localização do stock. Permite também efetuar transferências entre armazéns sem a necessidade da emissão de documentos de transferências de stock. - Configuração dos Movimentos de Stock por Tipo de Documento : Possibilidade de indicar por tipo de documento qual a ação a efetuar sobre o stock abrindo assim a possibilidade de definir o fluxo de trabalho implementado pela organização. - Opções de Stock definidas por Artigo / Armazém : Opções como Permitir Stock Negativo ou Avisos de Stock Mínimo podem ser definidas na própria ficha de artigo (Por Artigo) ou na ficha de Armazém (Por Armazém) permitindo maior flexibilidade de configuração.

4 1. O que necessita para Controlar Stock O Controlo de Stock está sempre ativo nos processos da aplicação sendo apenas necessário indicar o quê e como deve ser controlado. Existem apenas duas opções que têm de ser configuradas para que tal aconteça : - Ficha de Artigo : Definir se o Artigo está sujeito a stock. - Tipo de Documento : Definir qual a Ação (Entrada / Saída / Nenhuma ) de stock a aplicar quando efetua um Fecho de determinado Documento.

5 2. Criação de Armazéns Por padrão a aplicação tem sempre configurado um armazém denominado por Armazém Principal. Pode no entanto criar quantos Armazéns necessitar permitindo assim o controlo do stock por Armazém. Para criar ou editar um Armazém siga os seguintes passos : 1- Aceda ao Separador Tabelas e selecione a opção Armazéns. 2- Clique no botão Novo ou selecione um Armazém existente para editar as atuais configurações. 3- Deverá especificar um código de Armazém (Id) numérico e uma descrição para identificar o armazém. As seguintes opções são de preenchimento opcional e definem o comportamento padrão para os artigos quando movimentados no armazém em questão.

6 3. Configuração do Artigo A partir da ficha do artigo, além de definir se o mesmo está sujeito a controlo de stock como indicado no primeiro ponto deste manual, pode ainda : 1- Definir se a aplicação deve ou não informar o utilizador que determinado artigo atingiu um limite mínimo em stock. 2- Definir se a aplicação permite que determinado artigo seja movimentado sem existências contabilizando o stock de forma negativa. NOTA: No caso de utilizar a opção Usar Definições de Armazém em ambas as opções a aplicação baseia a decisão nas configurações do Armazém. 3- Definir qual a Quantidade mínima (valor até Aviso de Stock). 4- Definir qual a Quantidade de Reposição (valor informativo para processo de Compras ou processo de Reposição de Stocks). 5- Definir opcionalmente qual a Localização no Armazém. Este valor é apenas informativo sobre uma localização especifica no armazém (por exemplo: Prateleira 10, Gaveta 5 ) e é bastante util para processos de despacho.

7 A definição destas opções é sempre efetuada por Armazém sendo apenas necessário selecionar o Armazém pretendido (Ponto 1) e definir os valores nas respetivas caixas de introdução (Ponto 2). Quando seleciona o Armazém é automáticamente exibido qual o Armazém que está atualmente a configurar (Ponto 3). O Formulário de Artigos, da mesma forma que permite definir as opções de Stock por Armazém, permite também consultar de uma forma rápida as seguintes informações sobre o Artigo em edição : 1- Quantidade Encomendada por Cliente 2- Quantidade Consignada a Clientes 3- Quantidade Encomendada a Fornecedores 4- Quantidade Consignada por Fornecedores 5- Existência atual em Armazém 6- Ultimo Preço de Compra (PCU) 7- Preço de Custo Médio Ponderado (PCM) 8- Data da Ultima Entrada em Armazém 9- Data da Ultima Saída em Armazém

8 Para consultar estas informações de uma forma Geral (Todos os Armazéns) há um Armazém virtual ( 0 Todos ) disponível na grelha de Armazéns e ao selecionar a informação será apresentada da seguinte forma : 1- Quantidade Encomendada por Cliente, Quantidade Consignada a Clientes, Quantidade Encomendada a Fornecedores, Quantidade Consignada por Fornecedores, Existência atual em Armazém : Apresentam o Somatório dos valores em todos os Armazéns. 2- Ultimo Preço de Compra (PCU) e Preço de Custo Médio Ponderado (PCM) : Apresentam a Média por todos os Armazéns. 3- Data da Ultima Entrada em Armazém e Data da Ultima Saída em Armazém : Apresentam as Datas mais Recentes de todos os Armazéns. 4. Configuração de Tipos de Documento As ações sobre o Stock são definidas a partir do Tipo de Documento e aplicadas no ato de emissão. Existem diversos tipos de documento que podem ser utilizados para Clientes, Fornecedores ou Operações de Stock. Estes documentos podem ser configurados para se adequarem ao fluxo de trabalho. Para configurar o tipo de documento siga os seguintes passos : 1- Aceda ao separador Diversos e selecione a opção Documentos :

9 2- A partir do menu de configuração de Tipos de Documento pode criar ou editar o respetivo Tipo com as configurações pretendidas: 3- As acções sobre o stock podem ser configuradas a partir do separador Operações :

10 4- As operações a Realizar sobre o stock em documento de Compra/Venda podem ser : a. Sem Ação Não efetua qualquer operação sobre o stock. b. Entrada O stock dá entrada em Armazém. c. Saída O stock é retirado do Armazém. 5- Quando a operação movimentar stock, ou seja, efetuar Entrada ou Saída de stock é também possível definir a disponibilidade que o stock irá adquirir : a. Disponível Indica que o stock vai ficar imediatamente disponível. b. Encomendado Indica que o stock está reservado por encomenda. c. Consignado Indica que o stock é consignado. 6- No caso de o Tipo de Documento for especifico de Stock, além da definição de Entrada ou Saída, podem ser especificados os seguintes parametros : a. Transferência de Armazem Utilizado para retirar quantidade do Armazém de origem e adicionar no Armazém de destino. b. Contagem Não tem qualquer ação sobre o stock. O tipo de documento com esta operação será posteriormente importado para Inventário. c. Inventário Utiliza uma contagem pre-realizada ou contagem manual para realizar um documento de stock com as diferenças entre a contagem e o stock existente de forma a acertar a quantidade real de stock.

11 5. Stock Inicial dos Artigos O stock inicial de determinado artigo pode ser definido a partir do processo normal de Compra, a partir de documentos de Entradas/Saídas de Stock ou a partir da realização de um Inventário. Ambas as opções vão valorar e alterar a quantidade existente nos respetivos Armazéns. As opções de Stock estão disponíveis a partir do respetivo separador onde é possível selecionar as seguintes operações : 1- Entradas em Stock. 2- Saídas de Stock. 3- Transferência entre Armazéns. 4- Contagem. 5- Inventário. 6. Entradas e Saídas de Stock As opções de Entrada e Saída de Stock efetuam um processo semelhante ao das Vendas e Compras. Movimentam determinado Documento que irá afetar o stock pelas configurações especificadas no Tipo de Documento correspondente (Ponto 4 deste Manual). Ao aceder, por exemplo, à opção de Entradas é exibido o seguinte formulário :

12 1- Documento É possível alterar o Tipo de Documento a movimentar. No caso da opção Entradas estarão disponíveis todos os Tipos de Documentos configurados como Stock e a operação de stock seja Entrada. No caso da opção Saídas é exatamente o mesmo processo mas de forma inversa, ou seja, o Tipo de Documento terá de estar configurado com as operações de stock como Saída. 2- Data de Stock Define a data real em que o artigo entrou/saiu de Armazém. Este ponto define a Data de Stock de todos os movimentos no documento em edição embora possa ser especificada por movimento (ponto 4). 3- Armazém Define o Armazém onde o artigo será movimentado. 4- Data Entrega Tal como o ponto 2 deste tema, indica a data a que determinado movimento foi efetuado, mas de forma individual. Por padrão a data indicada é a data de Stock (ponto 2). Esta flexibilidade permite que o stock esteja a ser conferido mesmo existindo outros movimentos de stock (por exemplo Compras e Vendas) já que todo o processo de documentos segue as mesmas regras, ou seja, afeta o stock a datas específicas.

13 5- Preço Este preço define o valor do Stock, neste exemplo, a Entrada vai valorizar o artigo a partir do preço especificado. Por padrão, a aplicação sugere o Preço de Custo Médio Ponderado (PCM). 7. Transferências entre Armazéns Todo o processo de Transferências de Armazém é muito semelhante ao processo de Entradas e Saídas. É gerado um Documento, cujo o seu Tipo terá configurado Transferência de Armazém nas Operações de Stock, e é sempre necessário especificar o Armazém de Origem e o Armazém de Destino. Esta operação, tal como todas as outras operações com documentos, respeitam as Datas de Movimentação de Stock e as respetivas valorizações do artigo a partir do campo Preço. Por padrão, a aplicação já tem configurados os Tipos de Documento para realização destas operações. Estas configurações podem ser alteradas de forma a ficarem adequadas ao fluxo de trabalho (Ponto 4 deste manual).

14 8. Contagem e Inventário O processo de Contagem é um processo temporário. A grande distinção entre este processo e o Inventário é a possibilidade de alterações sempre que necessário. A Contagem não altera qualquer movimentação ou valorização do Stock atual e a sua finalidade é ser importada para um Inventário. Pode,por exemplo, ser utilizado para divisão de tarefas de contagem, ou seja, nos casos de grandes armazens dividir a contagem por secções ou por empregados e mais tarde integrar todas elas em um só inventário. Tal como todos os outros processos de Stock (Pontos 6 e 7 deste manual), ambos os processos, movimentam um Documento para realizar as operações (ver ponto 4 deste manual) com a diferença de em apenas um documento movimentarem as entradas e as saidas de stock. O processo de Inventário é o responsável pelos acertos de Quantidades e Valorização do Stock e é o processo com mais influência nesta gestão. Deverá ter sempre em atenção que : 1- Não é possível a alteração/edição do Inventário após a sua conclusão, embora possa ser cancelado (anulado). 2- Não é possível emitir documentos que movimentem stock em datas anteriores às do Inventário.

15 3- Os movimentos gerados pelo processo de Inventário são sempre o acerto entre a quantidade atual e a contagem efetuada, por exemplo : - O Artigo1 tem um Stock atual de 100 unidades no Armazém Principal. - No processo de Contagem foram apenas contadas 75 unidades. Ao realizar o Documento de Inventário, o mesmo vai movimentar : - Saída de Stock de 25 Unidades ao valor indicado (por padrão o PCM atual). Para importar uma Contagem para o documento de Inventário siga os seguintes passos : 1- Após efetuar a contagem inicie um novo documento de Inventário. 2- Selecione a opção Importar Contagem : 3- Selecione da lista de documentos de contagens a pretendida e clique em Confirmar :

16 4- O documento de Inventário será preenchido com os valores presentes no documento de contagem (neste exemplo contamos apenas 1 artigo) : Em ambos os processos, Contagem e Inventário, é possível preencher os movimentos com todos os artigos configurados para movimentarem stock. Esta opção é muito util para que não seja necessário preencher manualmente os artigos a conferir ou inventariar. Para executar esta opção apenas é necessário clicar na opção Inserir Artigos : Neste exemplo foram inseridos no processo de Contagem todos os artigos com a opção de controlo de stock de forma automática.

17 9. Relatórios dedicados à Gestão de Stock O XD UNLIMITED tem disponíveis por padrão seis (6) relatórios dedicados à Gestão de Stock os quais podem ser acedidos a partir do separador Relatórios na opção Stocks : 1- Relatório Mapa de Stock : Permite verificar o Código do Artigo, Descrição, Família, Stock Atual, Stock a Repor, Custo de Preço Médio (PCM) e o Inventário atual : 2- Relatório Documentos Emitidos : É utilizado para verificar todos os documentos que movimentem stock dando a possibilidade de edição do documento.

18 3- Relatório Detalhes de Documentos Emitidos : Permite verificar toda a movimentação dos respetivos documentos que movimentem stock sendo possível uma análise detalhada por cada movimento. 4- Relatório Inventário Existência Global : Permite a informação de Stock de todos os artigos (Existencias, Valor Existente, PCM). 5- Relatório Existências por Armazém : Permite a mesma análise do relatório de Existências Globais mas dedicado aos valores presentes por Armazéns. 6- Relatório Extrato de Movimentos : Permite verificar a Data de Stock, Fluxo de Stock, Quantidade, Saldo, Valor, Armazém, PCM, PCU e as respetivas margens (fraca ou forte) calculadas a partir de determinado documento.

19 10. Métodos Alternativos de Contagem O XD UNLIMITED está preparado para importação de Contagens de stock a partir de outras opções. Especialmente em empresas com elevada dimensão a nivel de Armazéns, são já conhecidos e largamente utilizados métodos de contagem com auxilio a sistemas PDT (Portable Data Terminal). Para mais informações sobre a configuração deste sistema por favor consulte o manual correspondente a partir do site da XD. A XD oferece a todos os utilizadores com Active Protection ativo uma aplicação desenvolvida para o sistema operativo Android que permite efetuar as contagens e integrar de forma natural no XD UNLIMITED. Para mais informações verifique por favor o manual dedicado a partir do site da XD.