Procedimentos Fim de Ano - PRIMAVERA

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1 Procedimentos Fim de Ano - PRIMAVERA A finalidade deste documento é, essencialmente, clarificar os procedimentos a considerar antes da abertura de ano e a forma como realizar esta operação. O manual está estruturado de acordo com as acções a considerar para a realização da Abertura de ano na aplicação de Gestão Comercial Primavera Software Versão Professional v8/v8.10/v9 Alertamos, no entanto, que caso a sua empresa não possua os módulos de Inventário (Stocks) e Tesouraria Pagamentos e Recebimentos (Contas Correntes), o primeiro e segundo ponto deste documento não está direccionado para a sua organização, podendo assim, passar directamente para o ponto nº Inventário de fim de ano No final de cada ano fiscal (normalmente de Janeiro a Dezembro), é necessário proceder à contagem e inventariação de stocks (Mercadoria, prod. Acabado, Matéria Prima, etc...), este procedimento permite à organização ter uma noção real do estado da empresa. Recomenda-se, porém, que este procedimento tenha uma periodicidade mais regular, tanto mais, que a atual V8 e v9 da Primavera já permitem o fecho mensal de stocks. Antes de proceder à realização do inventário terá que considerar os seguintes pontos: 1 - Deverá emitir todos os documentos relativos ao ano de 2015 que possam provocar alterações nos movimentos de stock, sejam eles documentos de compras ou de vendas. 2 - Proceder ao Recálculo de Stocks através do módulo Inventário na opção Utilitários Rua da zona industrial, nº 250, espargo - santa maria da feira telf primavera@pontual.pt 1/10

2 2 - Preparação do Inventário Para quê proceder à preparação do Inventário? Porque ao fazê-lo, os artigos que seleccionar na preparação do inventário não são passíveis de movimentações de stocks, ou seja, ninguém pode dar entrada ou saída dos mesmos enquanto o inventário estiver a decorrer. Como proceder à preparação do Inventário? Para reunir a informação necessária de contagem de stocks e fazer a preparação do inventário com o auxílio da aplicação deverá seguir os seguintes passos: 1º Aceder à opção Preparação de Inventário em Inventários ; 2º Seleccionar os critérios que achar necessários para a realização do inventário, armazém, tipos de artigo, podendo também fazer restrições por artigo, por família, etc.; 3º Seleccionar a opção Gravar de forma a fixar a lista de artigos a inventariar; 3 - Contagem do Inventário Como proceder à contagem do Inventário? Para realizar e registar a contagem física e manual dos artigos em stock, deverá seguir os passos abaixo indicados: 1º Aceder à opção Contagem Física em Inventários para proceder à contagem das quantidades em stock; 2º Seleccionar no ícon da lupa o inventário dos artigos que foi preparado nos passos anteriores e Confirmar de forma a transportar para a listagem; 3º Na coluna da contagem física terá que colocar manualmente as quantidades de cada artigo em stock físico. Desta forma, a aplicação irá confrontar com o stock contabilizado pelo sistema e analisar as diferenças, sendo feitos os acertos necessários a considerar na altura de encerrar o Inventário. É possível ir fazendo a gravação da contagem para que não se verifique uma perca na informação já introduzida no sistema; Rua da zona industrial, nº 250, espargo - santa maria da feira telf primavera@pontual.pt 2/10

3 4º Após a introdução das quantidades resultantes da contagem física, deverá seleccionar a opção Outras Operações e optar por Encerrar Inventário. Ao fazê-lo a aplicação irá gerar automaticamente, caso existam, os acertos de inventário (positivos ou negativos). Estes acertos são realizados através de documentos que não permitem a manipulação por parte dos utilizadores. A valorização dos mesmos é pelo PCM; Nota: A contagem dos artigos em stock pode ser realizada recorrendo a utilização dos terminais portáteis para o efeito. Como emitir uma listagem do inventário da empresa? Para emitir uma listagem dos artigos em stock com a respectiva valorização poderá fazê-lo através da opção Exploração > Inventários dentro do módulo Inventário. Nesta opção selecciona qual o tipo de valorização que pretende atribuir aos artigos em stock, preço de custo médio (PCM), preço de custo último, pvp1, etc Rua da zona industrial, nº 250, espargo - santa maria da feira telf primavera@pontual.pt 3/10

4 2. Contas Correntes Antes de proceder à passagem de ano aconselhamos a emissão da listagem de contas correntes (Clientes e Fornecedores) de forma a fornecer e confrontar os dados com a contabilidade. Para o fazer deverá aceder à opção Exploração > Pendentes dentro do módulo de Tesouraria. Esta opção só está disponível para as empresas que possuem este módulo. 3. Outros Dados a analisar Sugerimos, também, a análise de algumas listagens que vos permitem ter um melhor controlo da situação comercial da empresa no final do ano. Uma das listagens a analisar será a das Guias de Transporte e Encomendas de Clientes por converter/transformar, para isso basta no módulo de Vendas aceder à opção Exploração > Documentos Emitidos Poderá também analisar a listagem com os orçamentos pendentes, sendo que para isso na mesma opção de Exploração acede a Orçamentos > Orçamentos de Clientes Rua da zona industrial, nº 250, espargo - santa maria da feira telf primavera@pontual.pt 4/10

5 4. Cópias de Segurança Antes de realizar as operações do tópico seguinte que completa os procedimentos da passagem de ano na aplicação deverá realizar cópias de segurança por cada exercício sujeito à passagem de ano. Como fazer cópias de seguranças na aplicação Primavera? As cópias de segurança terão que ser realizadas através do Administrador Primavera. Acedendo ao Administrador basta seleccionar o exercício para o qual pretende realizar a cópia de segurança e com o botão do lado direito na opção Manutenção selecciona Cópia de Segurança 5. Criação de uma Nova Série para 2015 Finalmente e após ter realizado todos os procedimentos de final do ano, poderá proceder à passagem de ano no Primavera Software. Para proceder à passagem de ano do(s) exercício(s) terá que considerar qual a Série de documentos que pretende seguir. Isto é, se pretende iniciar uma nova série de facturação, iniciando os contadores a zero e começando com nova numeração, ou, se prefere continuar com a numeração existente. Sugerimos a reinicialização dos contadores, por exemplo, para o ano 2016 poderão utilizar a série Como realizar o procedimento da passagem de ano? Para proceder à passagem de ano deverá seguir os seguintes passos: 1º Aceder ao Administrador Primavera; 2º Na opção Empresas, selecionar a empresa que irá ser sujeita à passagem de ano; 3º Aceder a Logística e Tesouraria > Reconstruções ; Rua da zona industrial, nº 250, espargo - santa maria da feira telf primavera@pontual.pt 5/10

6 4º Colocar um visto em todas as opções e Confirmar ; 5º Na opção Gestão de Exercícios; Rua da zona industrial, nº 250, espargo - santa maria da feira telf primavera@pontual.pt 6/10

7 6º No 1º quadro apresentado deverá fazer Seguinte ; 7º No 2º quadro apresentado deverá fazer Criar um novo exercício ; 8º No 3º quadro apresentado deverá fazer Seguinte, tendo em conta o novo exercício a criar (2016), com base no de º No quadro seguinte, selecionar todos os módulos disponíveis; Clicar em Seguinte. 10º No quadro seguinte, clicar em Finalizar e depois em Terminar. 11º Voltando à opção das empresas, selecionar Logística e Tesouraria > Criação de Séries. Rua da zona industrial, nº 250, espargo - santa maria da feira telf primavera@pontual.pt 7/10

8 11º No quadro seguinte, selecione os documentos que pretende considerar (recomendado selecionar todos) na nova série a ser criada e faça Próximo ; 12º Terá que optar por uma das duas alternativas criar uma Série indicando todos os atributos, ou, criar uma série copiando os atributos de uma Série já existente (recomendado). Após seleccionar a opção pretendida faça Próximo ; 13º a) - Caso escolha a primeira opção, no quadro seguinte no campo Série insira o código e respectiva descrição (por ex: 2016 Série de 2016). Indique a data inicial e final de validade da Série (ex: 01/01/2016 até 31/12/2016), assim como os limites da numeração que a Série terá na emissão de documentos (ex: 0 até ). b) - Caso opte pela segunda opção (recomendado) insira o código da Série que pretende copiar, selecione Aplicar a todos os documentos. (Deverá ser considerado se pretende reiniciar a numeração dos documentos (Selecionando Reiniciar valores abaixo da opção Último Documento (Número/Data). Rua da zona industrial, nº 250, espargo - santa maria da feira telf primavera@pontual.pt 8/10

9 14º Clique em Próximo e no quadro seguinte valide as opções da nova série a criar (conforme imagem abaixo) 15º Clique em Próximo e de seguida em Finalizar ; Nota Final: Cumpridos os passos supracitados a passagem de ano terá sido realizada com sucesso. Após a realização da passagem de ano, poderão continuar a facturar no ano de 2015, sendo que, para isso terão que ao emitir os documentos selecionar a série 2015 e ter em atenção as datas do documento. Alertamos que legalmente, têm 5 dias úteis para faturar os serviços / produtos já colocados á disposição do cliente, pelo que numa situação normal em 2016 nunca poderão faturar algo de 2015 após o dia 8. Rua da zona industrial, nº 250, espargo - santa maria da feira telf primavera@pontual.pt 9/10

10 6. Outras considerações Caso tenha dificuldades na interpretação deste documento e na realização dos passos mencionados em cada um dos 5 pontos apresentados poderá contactar o nosso departamento técnico Primavera. Relembramos que este serviço terá que ser solicitado à Pontual com antecedência para o respectivo agendamento. A resposta às solicitações técnicas irão respeitar os seguintes critérios: 1º Prioridade de marcação para os clientes que possuem contrato de Tele-Assistência com a Pontual; 2º Para clientes sem contrato a marcação será por ordem de chegada do pedido. O serviço poderá ser executado pelo técnico localmente, por telefone ou por assistência remota, em qualquer um destes tipos de assistência o tempo será cobrado ao cliente, ao nosso valor hora de 40 (clientes com teleassistência) ou 50 (clientes sem contrato) e em múltiplos de 30 minutos ou abatido ao pacote de horas contratado. Rua da zona industrial, nº 250, espargo - santa maria da feira telf primavera@pontual.pt 10/10