SIGA Saúde. Sistema Integrado de Gestão da Assistência à Saúde. Manual operacional. Módulo Agenda Agendamento Local

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1 SIGA Saúde Sistema Integrado de Gestão da Assistência à Saúde Manual operacional Módulo Agenda Agendamento Local

2 Sumário Introdução... 3 Agendamento... 4 Pesquisa de vagas... 5 Perfil de Agenda... 6 Dados do Paciente... 8 Critérios de Busca Status da Vaga Consultar Vagas Livres Realizar o agendamento Agendamento de Atividade Coletiva Consultar Vagas Agendadas Operações do Agendamento Agendar Alterar Agendamento Cancelar Agendamento Confirmar Presença Consultar Agendamento Criar Nova Vaga Emitir Comprovante de Agendamento Remarcar Agendamento Visualizar Histórico da Vaga Remarcação por vagas canceladas Agendamento de Contrarreferência Suporte SIGA

3 Introdução O SIGA-Saúde Sistema Integrado de Gestão da Assistência à Saúde é composto de vários módulos, visando contemplar os diversos processos de trabalho em saúde, dentre eles o agendamento do usuário. Para tanto, foi desenvolvido o módulo da Agenda Local, que agiliza o acesso da população aos serviços (consultas e exames). Para uso do próprio estabelecimento e também para o agendamento dos usuários nas vagas de contrarreferência (vagas destinadas às unidades de pronto-atendimento, hospitais e maternidades). Este manual descreve as operações necessárias para o agendamento, remarcação, cancelamento e encaixe dos usuários. 3

4 Agendamento Para realizar o agendamento, é necessário que o profissional (médico ou profissional de nível superior) esteja devidamente cadastrado e vinculado no estabelecimento e que sua agenda já esteja configurada e aprovada pelo gestor. Acesse o menu Agenda > Agendamento Veja que a tela está dividida em seções: Perfil de Agenda: para escolher o tipo de agenda e filtrar os resultados da busca diretamente pelo nome do profissional, equipamento ou atividade coletiva; Dados do Paciente: para informar os dados do usuário a ser agendado; Critérios de Busca: são campos opcionais que podem ser utilizados para filtrar os resultados da pesquisa. 4

5 Abaixo dessas seções são exibidos os resultados encontrados (vagas livres, ocupadas ou canceladas). Pesquisa de vagas Veja que, em cada seção, existem diversos campos, porém nem todos são de preenchimento obrigatório. No entanto, o preenchimento destes serve como filtro para a localização dos registros de vagas (livres, ocupadas ou canceladas) nas agendas da unidade, como veremos a seguir. São obrigatórios apenas aqueles que estão em vermelho e com o asterisco (*). 5

6 Perfil de Agenda Escolha o perfil da Agenda, de acordo com o tipo de vaga que deseja localizar, sabendo que: profissional para agendamento de consultas equipamento para agendamento de exames atividades coletivas para agendamento de atendimento em grupo Por padrão, a opção do perfil já vem selecionada como Profissional. Para trocar, basta selecionar a que deseja consultar (equipamento ou atividade coletiva). Cabe lembrar que apesar de selecionar o perfil, o preenchimento do campo correspondente é opcional. Neste exemplo, realizaremos uma consulta pelo perfil Profissional, especificando qual. Você pode localizá-lo digitando os dados no campo correspondente: 1º Campo número do cartão SUS 2º Campo nome do profissional Após digitar o número ou nome, clique fora, em qualquer área da tela, para o que o sistema carregue os dados nos campos. 6

7 Você deve se atentar caso o campo fique com as bordas em vermelho; isso significa que o sistema não pôde carregar automaticamente os dados. Isso pode ocorrer por mais de uma razão: o registro consultado não está cadastrado ou o sistema localizou mais de um resultado. Nesse caso, é necessário clicar na lupa, para efetuar uma consulta mais refinada e se certificar de que está selecionando o registro correto. Então, ao clicar na lupa, se o sistema encontrar mais de um registro, selecione a opção correta (botão do lado esquerdo) e clique em [Confirmar]. As mesmas validações são aplicadas à consulta de equipamento e atividades coletivas. 7

8 Dados do Paciente Da mesma forma como o profissional precisa estar cadastrado e vinculado no CMES da unidade, o usuário precisa ter o seu cadastro no sistema (Cartão SUS/CNS). Caso opte por preencher os dados diretamente no campo, sem clicar na lupa, é recomendável que se utilize o número do CNS. Para tal, insira o número do Cartão no primeiro campo e clique em algum outro ponto da tela para que o sistema carregue os demais dados do paciente (Nome, Data de Nascimento e prontuário). Se optar por digitar os dados diretamente nos campos, ao clicar fora pode ser que as bordas destes campos fiquem em vermelho. Você deve se atentar a isso, pois significa que o sistema não pôde carregar automaticamente os dados. Isso pode ocorrer por mais de uma razão: o registro consultado não está cadastrado ou o sistema localizou mais de um resultado. Portanto, caso não tenha o número do CNS, é recomendado clicar na lupa, para localizar o cadastro do usuário através de outros filtros. 8

9 Após clicar na lupa, o sistema exibe a tela de consulta do CNS, possibilitando filtrar a pesquisa por: Nome e data de nascimento Nome da mãe e data de nascimento do usuário a ser agendado Número de Prontuário Número do CPF Dado obrigatório na consulta pelo nome Caso o sistema não retorne nenhum resultado (0 registros) é provável que o usuário não possua cadastro na base do SIGA. Se o sistema retornar mais de um registro, selecione a linha correspondente à pesquisa e clique em [Selecionar]. 9

10 Se houver mais de um Cartão SUS para a mesma pessoa, a orientação para a escolha do CNS deverá ser a mesma que está descrita no manual do MPI (indexação de cadastros), disponível em: Ainda nesta seção, o sistema apresenta um breve histórico dos registros de agendamentos, passados e futuros, para o usuário selecionado. São exibidos registros num período de 45 dias anteriores à data atual e 45 posteriores, em qualquer Unidade em que o usuário tenha sido agendado ou atendido. Se o paciente estiver agendado para alguma vaga no próprio dia, que seja do estabelecimento que está realizando essa consulta, o sistema exibe uma opção para Confirmar a Presença. Clique em [Sim] para confirmar a presença do paciente ou em [Não] para confirmar posteriormente. 10

11 Critérios de Busca Nesta seção, são definidos os demais filtros de pesquisa (critérios de busca) para localizar as vagas. Veja que o tipo da agenda, por padrão, já vem preenchido como Local. Assim como o período de busca, que já vem preenchido abrangendo 6 dias a partir da data atual A data deve ser alterada de acordo com a necessidade, podendo-se informar um período passado para a visualização das vagas ocupadas, como veremos mais adiante. Como mencionado, nem todos os campos são de preenchimento obrigatório. Os mais relevantes para efetuar o agendamento local são: Status Período Especialidade Procedimento 11

12 O campo Nro. Agendamento permite a busca por um código que é gerado pelo sistema assim que o agendamento é efetuado e fica disponível no comprovante. O campo pode ser preenchido manualmente, no formato dd/mm/aaaa ou selecionando a data no calendário, que é um botão ao lado do espaço em branco. 12

13 Status da Vaga Em Status da vaga, escolha o tipo de vaga que deseja exibir como resultado: Livre: Vagas disponíveis para agendamento; Ocupada: Vagas já agendadas; Cancelada: Vagas que foram canceladas (por impedimentos, feriados, alteração ou cancelamento da agenda). O campo Hora pode ficar em branco, para não restringir demais a busca, mas caso preferir, informe o horário da vaga a ser pesquisada ou um horário específico. Por ex.: 08:00 até 12:00, Escolha o Tipo de Atendimento: Primeira Vez: Cor verde; Retorno: Cor amarela; Reserva Técnica: Cor laranja. Caso opte por preencher a Especialidade, selecione a mesma que foi configurada na agenda, caso contrário, o sistema pode não retornar nenhum resultado na pesquisa. Obs.: O campo Sub-especial não é mais utilizado e futuramente será removido. 13

14 A consulta do Procedimento pode ser realizada digitando-se o código ou a descrição diretamente no campo ou através da lupa. Informe o código do procedimento (com 9 dígitos) e clique fora em qualquer outro ponto da tela, para que o sistema carregue o resultado. Se preferir, escreva o nome e proceda da mesma forma. O botão ao lado da lupa apaga o dado preenchido neste campo. Ao clicar na Lupa, é aberta uma janela para realizar a pesquisa. Informe o Código ou o Procedimento e clique em consultar para visualizar os resultados. Após localizar o registro desejado, selecione e clique em [Confirmar]. 14

15 O campo seguinte, Coleta de Exame deve ser preenchido apenas para a consulta de vagas que tenham sido configuradas com esta opção. Por ex.: agenda dos enfermeiros. Os dois últimos campos de pesquisa Unidade Executante e Unidade Solicitante geralmente são utilizados para o agendamento regulado e não são necessários para consultar vagas locais. Há também as opções para escolha do Dia da Semana. É possível escolher quais dias serão exibidos no resultado desmarcando aqueles que não deseja visualizar. A opção Utilizar cores dos tipos de atendimento tem a função de exibir, ou não, as cores de cada tipo de atendimento no resultado (conforme mencionado anteriormente, cores que identificam os tipos de vagas). 15

16 Após a seção dos critérios de busca, à direita da tela, estão os botões: [Consultar]: para realizar a busca de vagas, após preencher os campos desejados. [Limpar]: para apagar todos os filtros preenchidos. Consultar Vagas Livres Após preencher os campos, para filtrar o resultado da pesquisa, clique em consultar, para que o sistema apresente os registros encontrados. As vagas disponíveis para agendamento estão no status Livre e são visualizadas conforme abaixo: Os resultados são exibidos por ordem cronológica, contendo 20 registros por página. Clique na seta do canto superior direito, conforme indica a imagem abaixo, para navegar nas demais páginas. 16

17 Realizar o agendamento Para realizar o agendamento: Clique diretamente no link (novo) Ou selecione o registro desejado, desça a barra de rolagem e clique no botão [Agendar]. 17

18 Como os dados do paciente são opcionais para a consulta de vagas, caso não tenha sido preenchido, é necessário preencher na próxima tela. Para consultar o paciente, proceda como descrito na seção Dados do Paciente. Nesta tela, é possível alterar as informações de Dados para Contato e o Endereço do Domicílio antes de gravar o agendamento. Estes são os dados do cadastro de usuários, cartão SUS. Alterando nesta tela, automaticamente, altera os dados do cadastro. 18

19 Veja que o sistema possibilita realizar o agendamento de um paciente proveniente da Fila de Espera. Ao clicar no botão [Fila de Espera], uma janela é aberta, trazendo os registros dos pacientes que aguardam o agendamento para esta especialidade e procedimento. Após o preenchimento dos campos, clique em [Gravar] para efetuar o agendamento. O sistema pode apresentar uma pop-up referente à Completude do Cadastro, listando o que está incompleto ou inconsistente, para que seja feita a correção. 19

20 Nesta janela, são exibidos dois botões: Complementar/Alterar os dados cadastrais ao clicar nesta opção, o sistema retorna para a tela do cadastro, possibilitando a inclusão ou alteração dos dados; Ignorar ao clicar nessa opção, o sistema prossegue com a gravação do registro. Se você escolher Ignorar, o sistema incluirá os seus dados (nome e login) em um histórico com data e hora, registrando que você não optou pela ação correta, ou seja: Complementar/Alterar os dados cadastrais, para que o cadastro tenha a qualidade esperada. Se os dados estiverem completos e corretos ou se você optar por ignorar este alerta, o sistema apresenta a tela abaixo, contendo os botões: [Agendar outros procedimentos]: para retornar à tela de pesquisa de vagas, com todos os campos em branco, para uma nova consulta, visando agendar o mesmo paciente em outra especialidade. [Comprovante de agendamento]: para emissão do documento contendo os dados do agendamento (data, hora, especialidade, etc.). [Fechar]: para encerrar a operação e retornar a tela de pesquisa de vagas, visualizando as demais vagas livres para realizar outros agendamentos. 20

21 Se houver um agendamento próximo, para a mesma especialidade e procedimento, o sistema exibe um alerta, solicitando a confirmação do operador, para que você se certifique de que não é uma duplicidade. Ao clicar em Sim, é solicitado que você digite a sua senha de autenticação no sistema. Após a confirmação do agendamento, o sistema retorna para a tela de consulta de vagas. O status da vaga é alterado para Ocupada. 21

22 Agendamento de Atividade Coletiva Para o agendamento das Atividades Coletivas (Atendimentos em Grupo), a forma de consultar as vagas é exatamente a mesma. Apenas selecione o perfil da agenda, conforme mencionado. O que diferencia o agendamento em grupo, do agendamento individual, é o número de pacientes que pode ser inserido numa única vaga. O registro permanece no status Livre até que seja agendado o número total de participantes definido na criação da atividade. 22

23 Consultar Vagas Agendadas As vagas agendadas estão no status Ocupada. Conforme já visto, antes de clicar em [Consultar], você pode filtrar o resultado da pesquisa de diferentes maneiras, de acordo com o que deseja localizar. Como resultado, serão exibidas as vagas ocupadas que estejam dentro do filtro de pesquisa. Conforme imagem: As informações contidas no resultado das vagas estão separadas por colunas: Data/Hora: Data, horário e o dia da semana; Número da APAC: Caso o agendamento seja de um procedimento de APAC, este número é exibido nesta coluna; Atend.: Coluna que indica o tipo de atendimento: 1º para Primeira Vez; RE para Retorno; TC para vagas de Reserva Técnica. 23

24 Paciente: esta coluna contém: Um botão para selecionar o registro; Um sinal de +, que, ao ser clicado, exibe uma janela com o nome do Profissional Marcador e da Unidade Marcadora; O nome do usuário agendado, num formato de link que, ao clicar, exibe os dados pessoais contidos no cadastro deste. Prontuário: O número é exibido caso tenha sido preenchido no cadastro do usuário; Especialidade: Especialidade do profissional configurada na agenda; Sub.Espec.: Conforme mencionado anteriormente, este campo não está em uso e será removido futuramente; Procedimento: Procedimento configurado na agenda; Exame: Indica se a agenda é para coleta de exames, ou não; Executante: Exibe o nome do Estabelecimento Executante da agenda (Unidade em que a grade foi configurada) e informa se a agenda é regulada (R) ou não (NR). Ao passar o cursor do mouse sobre o nome do Estabelecimento, são exibidos seus dados de contato; Status: Cor indicativa da situação da vaga: Verde: para vagas livres; Laranja: para vagas ocupadas; Vermelha: para vagas canceladas. 24

25 Operações do Agendamento Abaixo dos resultados exibidos, são apresentados botões para realizar as diversas operações do processo de agendamento, tais como encaixe, remarcação, cancelamento, emissão do comprovante de agendamento, entre outras. Para realizar estas operações, selecione antes um dos registros exibidos e clique no botão desejado: Agendar Para agendar um paciente em uma vaga livre, conforme mencionado anteriormente. Alterar Agendamento Para alterar os dados de contato do paciente ou adicionar alguma recomendação a ser impressa no comprovante de agendamento. Efetue as alterações necessárias e clique em [Gravar]. 25

26 Cancelar Agendamento Para cancelar o agendamento, após selecionar o registro, clique em [Cancelar agendamento]; o sistema exibe outra tela, onde é preciso informar o motivo do cancelamento e a justificativa. Após isso, clique em [Confirmar] para finalizar a operação. Ao cancelar o agendamento, a vaga ocupada retorna para o status Livre. Não é permitido cancelar agendamentos passados. Confirmar Presença Para registrar que o paciente compareceu ao estabelecimento no dia e hora marcados. Selecione o registro do agendamento e clique em [Confirmar presença]. Uma mensagem de confirmação é exibida. Clique em [Continuar] para retornar à tela de agendamento. 26

27 Consultar Agendamento Para visualizar os dados do agendamento de forma detalhada e os dados de cadastro do usuário. Criar Nova Vaga Para realizar o encaixe na agenda que está sendo consultada. Utilizado apenas quando já não há mais vagas disponíveis (livres), permitindo a criação de uma nova vaga. É importante lembrar que esta operação só pode ser realizada no próprio dia da agenda, ou seja, no dia em que o atendimento está sendo realizado de fato. Selecione qualquer uma das vagas ocupadas (para que o sistema tenha uma referência e possa criar a nova vaga) e clique em [Criar nova vaga]. 27

28 Na tela seguinte, consulte o paciente a ser agendado e clique em [Gravar]. Ao retornar para a tela anterior, com a exibição das vagas ocupadas, veja que o paciente está na relação dos agendados e já com a presença confirmada. Emitir Comprovante de Agendamento Para imprimir o comprovante de agendamento, selecione a vaga ocupada e clique em [Emitir comprovante agendamento]. Ao clicar no botão, o sistema exibe o comprovante, conforme abaixo: Após realizar a confirmação da presença ou registrar o atendimento, o comprovante já não pode mais ser emitido, uma vez que já não é mais necessário. 28

29 Remarcar Agendamento Para transferir o agendamento do usuário para outra vaga, a pedido do mesmo. Esta remarcação também pode ser realizada em casos de vagas canceladas (impedimento, alteração ou cancelamento da agenda), porém a operação recomendada é através do menu Agenda > Remarcação como veremos adiante. Veja que na parte inferior da tela, o sistema apresenta uma mensagem orientando de que maneira proceder com esta remarcação: Selecione o paciente e clique em [Remarcar Agendamento] ou em [Origem]. 29

30 Após clicar em uma das duas opções, veja que os dados do agendamento atual selecionado são carregados abaixo do botão [Origem]. Após isso, é preciso realizar o próximo passo, que é a busca da vaga Destino na qual o usuário será remarcado. Suba a barra de rolagem para alterar o filtro de pesquisa de Ocupada para Livre. Clique em [Consultar]. Veja que o sistema exibe os resultados desta vez com um botão diferente ao lado do registro da vaga (o botão quadrado permite a seleção de múltiplos registros para o outro tipo de remarcação que veremos mais adiante). Lembre que a remarcação só pode ser realizada para vagas da mesma especialidade e do mesmo procedimento. 30

31 Ao consultar os registros de vagas livres, selecione a nova vaga e clique em [Destino]. Em seguida, desça a barra de rolagem para visualizar os dados de confirmação: Para confirmar, selecione o paciente e clique em [Confirmar Remarcação]. Após essa operação, o sistema recarrega a tela com todos os campos em branco. Se deseja verificar a nova vaga para qual o agendamento foi feito, busque pelas vagas ocupadas no período agendado. A vaga em que o paciente estava marcado volta para o status LIVRE. Visualizar Histórico da Vaga Para visualizar as operações que foram realizadas com a vaga. Essa funcionalidade pode ser utilizada tanto para o status Ocupada como para o status Livre. Através dela, é possível identificar quem realizou o agendamento ou cancelamento do agendamento, a confirmação de presença, o registro de atendimento e quando estas operações foram realizadas. 31

32 Selecione a vaga e clique em [Visualizar histórico da Vaga]. A tela abaixo é exibida: Veja que no final de cada linha, há um sinal de + no canto direito. Ao clicar nele, é exibido o nome do Profissional responsável pela operação e a unidade. Clique em [Voltar] para retornar para a tela de agendamento. Remarcação por vagas canceladas Conforme mencionado anteriormente, a remarcação por vagas canceladas também pode ser realizada diretamente na tela do agendamento pela funcionalidade Origem e Destino. No entanto, o processo se torna mais fácil se realizado pelo menu Agenda > Remarcação. 32

33 Acesse o menu: Agenda > Remarcação. Preencha os campos para filtrar o resultado da pesquisa, de acordo com o que deseja visualizar. Assim como na tela do agendamento, no cabeçalho, são apresentadas as informações de identificação dos registros, como data e hora da vaga, nome do paciente, nome do profissional, etc. Veja que no final de cada linha, há um sinal de + no canto direito. Clique sobre ele para visualizar os dados de contato de cada usuário agendado a ser remarcado. Os resultados são exibidos por ordem cronológica, contendo 20 registros por página. 33

34 Clique na seta do canto superior direito, conforme indica a imagem abaixo, para navegar nas demais páginas. Dessa forma, a remarcação pode ser realizada de 20 em 20 pacientes por vez. Selecione os registros a serem remarcados no botão localizado à esquerda da tela, ao lado da data e hora. Conforme citado, podem ser selecionados múltiplos registros (20 por vez). Em seguida, clique em [Remarcar Agendamento]. O sistema redireciona para a tela de consulta de vagas (Agenda > Agendamento). Desça a barra de rolagem e veja que todos os registros selecionados foram listados abaixo do botão Origem. A partir deste ponto, você deve proceder da mesma forma como abordado anteriormente. Consulte as vagas livres, selecionando-as de acordo com os registros a serem remarcados. Desça novamente a barra de rolagem e clique em Destino. Selecione os pacientes e clique em [Confirmar Remarcação]. 34

35 Após a confirmação, o sistema retorna para a tela anterior (Agenda > Remarcação), para prosseguir com a remarcação de outros pacientes. Agendamento de Contrarreferência O Agendamento de Contrarreferência é destinado às unidades de pronto atendimento, hospitais e maternidades, para que possam agendar os pacientes em suas unidades de origem. Para realizar este agendamento, selecione a opção Contrarreferência na seção Critérios de Busca, conforme abaixo: Caso a opção Contra referência não esteja na tela, é provável que seu acesso esteja sem a permissão para esta funcionalidade. A forma de realizar o agendamento é a mesma, porém se atente a alguns detalhes importantes: Tornam-se obrigatórios os campos: o Dados do paciente o Especialidade o Unidade de Contrarreferência O Tipo de Atendimento é RESERVA TÉCNICA e não pode ser alterado 35

36 Após informar os dados do paciente, você deve escolher a especialidade; o sistema realiza uma busca automática do estabelecimento. O sistema realiza a busca pela Unidade de Contrarreferência com base na unidade de vínculo que foi preenchida no cadastro do usuário. Se neste campo estiver preenchida outra unidade que não a UBS de referência, o sistema pode não localizar a unidade automaticamente, sendo necessário corrigir o cadastro ou buscá-la manualmente. Após preencher a Especialidade, o sistema então fará a busca, podendo preencher a unidade no campo ou exibir a mensagem abaixo: Além de a mensagem indicar que não há vagas criadas para a especialidade informada, pode significar que a unidade de vínculo não é a correta. Nesse caso, é necessário verificar se precisa buscar outra especialidade e se é necessário alterar a unidade de vínculo no cadastro. Quando identificado que o campo Unidade de Contra referência não foi preenchido automaticamente devido à desatualização do cadastro do usuário, o correto é proceder com a atualização, informando a unidade certa. No entanto, caso deseje realizar a busca manual pelo estabelecimento, clique na lupa do campo correspondente. 36

37 Após clicar na lupa, a tela de consulta abaixo é exibida: Informe o nome do estabelecimento no campo Nome Fantasia e clique em [Consultar]. Selecione a Unidade e clique em [Confirmar]. O sistema retorna para a tela de agendamento. Clique em [Consultar] para exibir as vagas e proceda com o agendamento conforme já descrito. 37

38 Secretaria Municipal da Saúde de São Paulo Assessoria Técnica de Tecnologia da Informação ATTI Suporte SIGA Unidades da Rede Entre em contato com a TI da Coordenadoria Regional de Saúde ou da Supervisão Técnica de Saúde (caso não consiga contato, ligue nos telefones abaixo) Unidades Conveniadas/Prestadores