Microsoft Excel XP. Módulo I I

FUNCICI MG ESCOLA TÉCNICA DE FORMAÇÃO GERENCIAL DE CONTAGEM CURSO TÉCNICO AMBIENTAL E DE SEGURANÇA APOSTILA: Microsoft Excel XP Módulo I I Elaborada por: Walter Santos 2006 1

S U M Á R I O 1. Introdução:... 3 2. Área de Trabalho... 3 3. Selecionar células... 4 4. Formatação... 4 4.1. Formatar LARGURA da Coluna e ALTURA da Linha... 4 4.2. Formatação de Número e Texto nas Células... 5 4.3. Alinhamento, Recuo, Orientação e Controle do texto... 5 4.4. Formatar Fonte... 6 4.5. Formatar Borda... 6 4.6. Padrões... 6 5. Entrar com a informação digitar... 7 6. Recurso de Auto Completar... 7 7. Recurso de Listas de Entradas... 7 8. Usar Auto Preenchimento... 7 9. Tipos de Informações Digitadas... 9 9.1. Textos... 9 9.2. Números... 9 9.3. Data e Hora... 9 9.4. Fórmulas... 9 9.5. Alterar a informação digitada... 10 9.6. Congelar painéis... 10 9.7. Entrar e Revisar fórmulas... 10 10. Gerenciar Planilhas e Pastas de Trabalho... 10 10.1. Exibir Barras de Ferramentas... 10 10.2. Mover-se para uma planilha diferente... 11 10.3. Alterar o nome da Planilha... 11 10.4. Inserir uma nova Planilha... 11 10.5. Alterar a ordem da Planilha... 12 10.6. Excluir uma Planilha... 12 11. Efetuar Cálculos... 12 11.1. Função Soma... 12 11.2. Fórmula da Subtração... 13 11.3. Fórmula da Multiplicação... 14 11.4. Fórmula da Divisão... 14 11.5. Fórmula da Média, Mínima e Máxima... 14 11.6. Fórmulas absolutas e relativas... 16 12. Função SE (fórmulas condicionais)... 17 13. Função Atingir Meta... 18 14. Formatação Condicional... 18 15. Criando e Manipulando GRÁFICOS... 19 15.1. Criando um gráfico em uma planilha... 20 15.2. Assistente de Gráfico ( Etapa 1 de 4 Tipo de Gráfico )... 20 15.3. Assistente de Gráfico ( Etapa 2 de 4 Dados de Origem )... 21 15.4. Assistente de Gráfico ( Etapa 3 de 4 Opções de Gráfico )... 22 15.5. Assistente de Gráfico ( Etapa 4 de 4 Local do Gráfico )... 22 15.6. Partes de um Gráfico... 23 16. Dicas... 24 17. Referência bibliográfica... 24 2

1. Introdução: Excel é um software de Planilha Eletrônica integrante dos produtos do Microsoft Office. A planilha eletrônica consiste em uma poderosa ferramenta de apoio à gestão e ao processo de tomada de decisão, dentro de uma empresa ou na vida particular. Normalmente utilizada para elaboração de tabelas, planilhas em geral, bem como atribuição de fórmulas em busca de resultados rápidos e precisos. Uma planilha eletrônica substitui naturalmente o processo manual ou mecânico de escrituração e cálculos. 2. Área de Trabalho Botão Sair do programa Barra de Título Barra Padrão Barra Formatação Barra de Menu Sair do programa Maximizar Janela Minimizar Janela Título de Colunas Célula Selecionada Painel de Tarefas Título de Linha Barras de Rolagem Guia das Planilhas É composto das seguintes partes: Pasta de Trabalho um arquivo que reúne várias planilhas, gráficos, tabelas, etc.. Uma pasta de trabalho pode ter no máximo 255 planilhas. A planilha é composta de linhas e colunas. Cada planilha contém no máximo 256 colunas identificadas por letras e 65536 linhas identificadas por números. O cruzamento de uma linha e uma coluna é chamado de célula. A identificação das células é chamada de referência da célula. 3

Quando criar uma nova pasta de trabalho, será exibidas uma planilha com grade de linhas e colunas, formando células. Cada célula possui um endereço, que será exibido na caixa de Nome. As barras de ferramentas Padrão e Formatação são exibidas com botões de fácil acesso e tarefas comuns. 3. Selecionar células Um intervalo Um intervalo não adjacente Uma célula Uma coluna Uma linha Com o mouse clicar na célula inicial superior à esquerda e arrastar até a célula inferior à direita, marcando assim uma região mais escura selecionada Para selecionar células não adjacentes, selecionar a primeira região e com a tecla CTRL pressionada, selecione a região seguinte. Clicar sobre a célula Clicar na letra do título da coluna Uma linha Clicar no número do título da linha Clicar no número do título da linha 4. Formatação 4.1. Formatar LARGURA da Coluna e ALTURA da Linha Para ajustar a largura da coluna, (1) selecionar uma coluna e no (2) Menu Formatar, clicar em Coluna, escolher (3) Largura na caixa de texto (4) Largura da coluna 1 2 3 (5) digitar a outra largura 4 5 ou arraste o mouse na borda à direita do cabeçalho da coluna até que a coluna fique com a largura desejada. 4

Para ajustar a altura da linha, repita os procedimentos acima selecionando uma linha e no Menu Formatar clicar em Linha ou então arraste a borda embaixo do cabeçalho da linha até que a linha fique da altura desejada. Nos 2 casos existe o autoajuste, onde a maior largura ou maior altura é ajustada para todas as outras células selecionadas. 4.2. Formatação de Número e Texto nas Células 1º Passo: Clicar no Menu/Formatar e clicar em Células 2º Passo: (Guia de Número) - Escolher a categoria de acordo com o dado a ser digitado na célula. Obs.: Esta formatação possui uma série de opções que nos permite tornar a planilha mais personalizada. 4.3. Alinhamento, Recuo, Orientação e Controle do texto Alinhamento do texto na horizontal Alinhamento do texto na Vertical Não deixa o texto invadir a célula seguinte. Transforma várias células em uma única. Inclinação (orientação) do texto na célula. 5

4.4. Formatar Fonte Tipo Tamanho Cor Estilo 4.5. Formatar Borda 1º Passo: Selecione a célula ou conjunto que deseja formatar borda. 2º Passo: Selecione o estilo de linha (contínua, tracejada, pontilhada, dupla, etc). 3º Passo: Selecione a cor, caso deseje. 4º Passo: Clique em contorno se for formatar borda externa e em Interna borda interna. para 4.6. Padrões Nesta tela é possível definir padrões de cores e sombreamento da célula, ou seja a cor de preenchimento da célula. 6

5. Entrar com a informação digitar Digitar o texto e teclar Enter. Para modificar a direção das células, após o enter, selecionar no menu Ferramentas, e escolher Opções. Na guia Editar, ativar a caixa Mover seleção após Enter e escolher a direção desejada. 6. Recurso de Auto Completar Se os primeiros caracteres coincidirem com uma entrada já digitada, o Excel completa a célula podendo se aceitar ou não este recurso de autocompletar. Para ativar ou desativar a conclusão automática de entradas em colunas: No menu Ferramentas, clicar em Opções e em seguida na guia Editar. Para ativar a autoconclusão, marcar a caixa de seleção de Ativar Autoconclusão para valores de células. Quando a autoconclusão Não se completar pode ser por vários motivos: A caixa de seleção não está ativada. A entrada de dados não coincide com entradas anteriores. A célula ativa está fora da região de dados atual. Esta região é delimitada por uma borda, ou por células vazias. Se a entrada de dados estiver no sentido horizontal (na mesma linha) ela não será completada. Caso contrario entrar dados em colunas o Excel ativa o autocompletar. O dado digitado não é um texto, e sim números, datas e horas, etc. 7. Recurso de Listas de Entradas No Excel existe uma forma de inserir dados automaticamente É necessário que você digite uma seqüência que pode ser: números, datas, meses, etc. Existe uma seqüência pré-definida, mas você pode criar uma seqüência personalizada. Para isso entre no Menu Ferramentas, escolha Opção, clique em Listas, digite as informações e clique no botão Adicionar 8. Usar Auto Preenchimento Para completar uma lista, usar a alça de preenchimento e arrastar para as outras células. A alça de preenchimento está no canto inferior direito de cada célula. 7

Exemplos: Seqüência de datas O Excel estende datas (dias da semana, dias do mês, nome dos meses) automaticamente. Por exemplo: - digite o nome de um mês e clique sobre essa célula. - Leve o mouse, suavemente, para o canto inferior direito da célula, até que o cursor fique com o aspecto mostrado na figura. - Segure o botão e arraste, por tantas linhas ou colunas que queira completar. Ao atingir a última solte o botão. - Os nomes dos meses aparecerão em seqüência, cada um em uma célula. Tente fazer uma seqüência em coluna. Para datas, use a barra como separador. Ex: 10/08/2005. Tente fazer uma seqüência em linha. Nota: Se fizer o procedimento bem devagar, verá que em cada célula, aparecerá uma etiqueta com a data que está sendo escrita e saberá onde parar. Seqüência de dias úteis E se desejar listar somente os dias úteis? Deve ser feito o mesmo procedimento acima, mas usando o botão direito do mouse. Aparecerá uma lista. Escolha a opção "Preencher Dias da Semana". (Entre as datas da seqüência não constarão sábados e domingos). 8

Seqüência de números O Excel também preenche as células com números em seqüência. Entretanto se digitarmos um número qualquer (4, por exemplo) numa célula e arrastarmos, o mesmo número aparecerá repetido, até o final. Como fazer, então? - digite o primeiro número e, na próxima célula, o número seguinte. (Ex: 3 4 ) - Selecione as duas células e, agora arraste. - Aparecerão os números em seqüência até a posição que você indicou como final. Se digitar algo como 4 6 e arrastar, obterá uma progressão de 2 em 2, começando por 4. Já, se digitar 5 8 e arrastar, aparecerá uma progressão de 3 em 3, iniciando por 5, e assim por diante. Nota: Os números devem ser digitados em seqüência, tanto em linha como em coluna. 9. Tipos de Informações Digitadas 9.1. Textos Digitar no máximo 32.000 caracteres em uma única célula. Os textos são automaticamente alinhados a esquerda. Caso o texto ultrapasse a linha de grade ele invade o espaço da célula vizinha, porém, se for necessário, arraste com o mouse a linha de grade aumentando a largura da coluna. 9.2. Números Ao digitar um número o Excel assume o formato geral e os números são alinhados a direita. Para digitar um número negativo digitar o sinal de menos. Para os números no formato moeda não digitar o símbolo da moeda. Na entrada de uma fração, digitar um zero, barra de espaço, e depois a fração. Usar ponto para separação de milhar e vírgula para casas decimais, esta notação deve estar de acordo com o painel de controle na configuração Brasil. 9.3. Data e Hora Digitar a data separada por barra (/) ou Hífen (-). Digitar a hora usando o sinal de (:). Digitar CTRL + ponto e vírgula (;) a entrada é a data do micro. Digitar CTRL + SHIFT + dois-pontos (:) a entrada é a hora do micro. 9.4. Fórmulas Digitar o sinal de igual (=) antes da fórmula. Se precisar separar as operações use o parênteses ( ) antes e depois das parcelas. 9

9.5. Alterar a informação digitada Selecionar a célula e teclar F2 ou clicar com o mouse na Barra de fórmulas 9.6. Congelar painéis Através do menu Janela/Congelar painéis podemos definir que a linha de cabeçalho da planilha permaneça sempre visível mesmo rolando a tela para baixo. Também é possível congelar a coluna ou colunas imediatamente a esquerda do ponto onde congelamos. A regra é bem simples. A partir do ponto onde o cursor está posicionado, quando congelar painéis, será congelado as linhas acima e a esquerda do cursor. Se posicionar o cursor em A2 será congelado a linha 1, porém não será congelado nenhuma coluna, pois a esquerda de A2 não há colunas, mas se posicionarmos o cursor em B2, será congelado a linha 1 e a coluna A, que estão respectivamente acima e a esquerda do cursor. 9.7. Entrar e Revisar fórmulas Para se criar uma fórmula em uma célula é necessário ter a referência da célula, como parcelas das operações e usar os operadores abaixo. Os operadores a serem usados são: Sinais para Operações Sinais Condicionais SINAL FUNÇÃO SINAL FUNÇÃO + SOMAR > MAIOR QUE - SUBTRAÇÃO < MENOR QUE * MULTIPLICAÇÃO <> DIFERENTE QUE / DIVISÃO >= MAIOR E IGUAL A % PORCENTAGEM <= MENOR E IGUAL A = IGUALDADE = IGUAL A Lembrete: - Toda fórmula que você for criar, ela deverá começar sempre com o sinal de igualdade ( = ), caso contrário a fórmula não funcionará. Ao final da fórmula você deve pressionar a tecla ENTER. 10. Gerenciar Planilhas e Pastas de Trabalho 10.1. Exibir Barras de Ferramentas No menu Exibir escolher Barra de Ferramentas e clicar no subcomando Personalizar As barras selecionadas são exibidas automaticamente. Veja a figura. 10

10.2. Mover-se para uma planilha diferente Os nomes de todas as planilhas desta pasta de trabalho estão na guia de planilha. A planilha marcada é chamada de planilha ativa. Para mudar de planilha ativa basta clicar com o mouse na outra planilha. Nomes das Planilhas 10.3. Alterar o nome da Planilha Clicar 2 vezes no nome da planilha ou clique 1 vez com o botão direito do mouse, selecione Renomear, faça a alteração no nome e tecle Enter. Lembrete: Este nome deve ter no máximo 31 caracteres. Obs.: Neste MENU suspenso, além de renomear a planilha você encontra outras opções, referente ao gerenciamento da Pasta de planilhas. Vale a pena conferir. 10.4. Inserir uma nova Planilha No menu Inserir, escolher Planilha. Ela é criada com um nome genérico PLAN# onde # é um número seqüencial. 11

10.5. Alterar a ordem da Planilha Clicar no nome da planilha e arrastar o mouse pela guia de planilha, até a posição que se deseja trocar, neste caso aparece uma seta indicando a posição do mouse. 10.6. Excluir uma Planilha No menu Editar, escolher Excluir Planilha. Uma mensagem para confirmação aparece, pois esta exclusão é permanente. 11. Efetuar Cálculos 11.1. Função Soma Esta opção é a mais básica do Excel, pois usamos para somar valores. =SOMA(A1:A10) - soma os valores das células A1 até A10. =SOMA(A1:A10;B1:B10) - soma os valores das células A1 até A10 e B1 até B10. Exemplo 1: = 12

Neste exemplo estamos somando todos os valores do endereço A1 até o endereço D1. A fórmula seria digitada como no exemplo, e ao teclar ENTER o valor apareceria. No caso a resposta seria 60. Para obter a soma das células A1 até D1 poderíamos também usar uma forma simples como: =A1+B1+C1+D1 Mas se o intervalo das células for do A1 até A500 fica mais fácil usando =SOMA(A1:A500). Outra maneira de você somar é utilizando o Botão da Autosoma, localizado na barra padrão do excel. AUTOSOMA Para trabalhar com o botão da Autosoma você deve fazer o seguinte: 1º Selecionar os valores que desejar somar. 2º Depois clique no Botão da Autosoma e ele mostrará o resultado na célula seguinte. Exemplo 2: Caso deseje somar todos os valores dispostos nesta planilha usando uma única fórmula, desta vez terá que digitar a fórmula. Para fazer isto, só basta que você digite o endereço inicial (em Negrito) e também o endereço final(em Negrito). Desta forma, você está somando todos os valores numa única fórmula, é o que chamamos de Somar Matrizes. 11.2. Fórmula da Subtração Para realizar uma subtração no Excel, basta digitar o endereço dos devidos valores (inicial e final) acompanhado do sinal de subtração (- ). Exemplo: = 13

11.3. Fórmula da Multiplicação Agora a maneira como você subtraiu é a mesma para multiplicar, será preciso apenas trocar o sinal de subtração pelo o sinal de multiplicação (*). 11.4. Fórmula da Divisão A fórmula ocorre da mesma maneira que as duas anteriores. Você só precisa trocar colocar o sinal para dividir (/). Lembrando que, as operações matemáticas usadas normalmente são as seguintes: SINAL FUNÇÃO ^ Potenciação + Soma - Subtração * Multiplicação / Divisão % Porcentagem = Igualdade Para montar uma fórmula deve-se observar a regra matemática para as prioridades das operações. Se na fórmula não colocarmos parênteses ( ) o Excel irá aplicar a regra matemática. Primeiro será considerado a potenciação, depois a multiplicação, divisão, soma e subtração. Observe no exemplo a seguir que usaremos as mesmas operações, mas pode-se obter resultados diferentes. = 2 + 2 * 5 - o resultado será 12. = (2+2) * 5 - o resultado será 20. Atenção: Quando usamos parênteses, este passa a ter prioridade sobre as demais operações. 11.5. Fórmula da Média, Mínima e Máxima Para calcularmos a Média ou acharmos o menor (Mínimo) ou maior (Máximo) valor dentro de uma faixa de valores, o procedimento é semelhante ao da SOMA ou seja, utilizaremos os mesmos argumentos do Autosoma e inclusive o mesmo botão, conforme mostra a figura abaixo. Botão AutoSoma Barra Padrão Através da abrimos um submenu, no qual selecionamos a função desejada ou então podemos acessar a lista completa das funções disponíveis no aplicativo. 14

Média Calcula a média de uma faixa de valores. Exemplo: = Mínima Exemplo: - Como encontrar o valor mínimo dentro de uma faixa qualquer de valores númericos? = Máxima Exemplo: - Como encontrar o maior valor dentro de uma faixa qualquer de valores numéricos? = 15

11.6. Fórmulas absolutas e relativas Quando copiamos uma fórmula =A1*B1 para as linhas abaixo o Excel entende que as fórmulas devem ser relativas ou seja, mudam de acordo com as linhas. No exemplo usado =A1*B1 sendo relativas, mudam para =A2*B2, =A3*B3 e assim por diante. Mas quando um determinado endereço deve permanecer absoluto, antes de copiar deve-se usar o símbolo $ na fórmula que queremos copiar. Ex.: Na fórmula =A1*B1 queremos que quando copiar para as linhas abaixo o endereço B1 permaneça absoluto, ou fixo. =A1*B$1 Notem que o símbolo $ está antes do número 1 que identifica a linha. Depois de copiado, as fórmulas ficam assim: =A2*B$1 =A3*B$1 =A4*B$1 =A5*B$1 Quando copiamos uma fórmula para outras colunas, a regra é a mesma, ou seja devemos colocar o símbolo $ na fórmula na frente da letra que identifica a coluna que deve permanecer fixa. Usando o exemplo =A1*A2, quando copiamos para as outras colunas, ficam assim: =B1*B2 =C1*C2 =D1*D2 Colocando o símbolo $ antes do A1, =$A1*A2, depois de copiado, fica assim: =$A1*B2 =$A1*C2 =$A1*D2 Para fixar a coluna e a linha usa-se =$A$1*A2, pois assim, quando copiamos esta fórmula para baixo ou para o lado na planilha, o endereço $A$1 sempre ficará fixo. 16

12. Função SE (fórmulas condicionais) Esta função é usada para testar condições, obedecendo a seguinte regra: = SE( teste ; ação para verdadeiro ; ação para falso ) Onde: Teste ==> Condição a ser analisada ; ==> quer dizer então faça ( ) ==> quer dizer leia TEXTO ==> quer dizer escreva. Sempre que desejar escrever texto coloque entre aspas. No caso ele escreverá TEXTO. ==> as duas aspas seguidas dão sentido de vazio, ou seja, se caso estiver vazio. Para melhor entendimento, vamos a um exemplo prático: * Analisando a planilha ao lado, queremos que na célula D2 apareça um Sim se a célula A2 for igual a 10, caso contrário deve aparecer Não. Montando a fórmula: = SE ( A2 = 10 ; Sim ; Não ) Fazendo a pergunta: SE A2=10 então D2= Sim senão D2= Não Usando E e OU junto com SE Em muitos casos uma condição envolve mais de um argumento, sendo assim é necessário usar mais de uma função. Exemplo: Tomando como base o exemplo anterior, só que desta vez a célula D2 será Sim se a célula A2 for igual ou maior que 10. Caso contrário Não. Montando a fórmula com OU: = SE ( OU(A2=10; A2>10) ; Sim ; Não ) Fazendo a pergunta: SE A2=10 OU A2>10 então D2= Sim senão D2= Não Montando a fórmula com E: Usando o mesmo exemplo anterior, porém a célula D2 será Sim somente se a célula A2=10 e a célula A3>10, caso contrário Não. Podemos perceber claramente que D2 só será SIM se forem atendidas as duas condições propostas ( A2=10 E A3>10 ) = SE ( E(A2=10; A3>10) ; Sim ; Não ) Fazendo a pergunta: SE A2=10 E A3>10 então D2= Sim senão D2= Não 17

Lembrando: Os operadores lógicos para as funções condicionais são: 1. > maior 2. < menor 3. >= maior ou igual 4. <= menor ou igual 5. = igual 6. <> diferente 13. Função Atingir Meta Ao executar atingir metas o Excel varia o valor contido em uma célula que você especifica, até que uma fórmula dependente daquela célula produza o resultado desejado. Este comando ou função é muito útil quando você deseja localizar um valor específico para uma determinada célula ajustando o valor de apenas uma outra célula. Exemplo: Um trabalhador CLT que recebe um salário nominal de R$1200,00, tem 8% de desconto de INSS e ainda 11% de IRRF recebe um salário líquido de R$984,00. Qual seria o valor do salário nominal para que este trabalhador recebesse um salário líquido de R$1200,00? No Menu Ferramentas/Atingir Metas temos o seguinte: Definir célula - corresponde a célula do Líquido Para valor - será o valor de R$ 1.200,00 que queremos como líquido Variando célula - corresponde a célula salário nominal, pois é ela o ponto de partida para as demais. A seguir, temos os valores encontrados para satisfazer o nosso objetivo: 14. Formatação Condicional A formatação condicional é bem semelhante à função SE mas, como o próprio nome indica, é utilizada para aplicar uma formatação pré-definida de acordo com condições determinadas pelo usuário. 18

O acesso a esta formatação é feito pelo Menu/Formatar, conforme mostra a figura. Em seguida definimos a condição e a formatação da célula: Caso seja preciso definir mais de uma condição, podemos adicionar mais duas. Lembrando que temos um total de apenas três condições. 15. Criando e Manipulando GRÁFICOS Gráfico: representação gráfica dos dados de uma planilha. Auxiliar Gráfico: O Assistente de Gráfico consiste em uma seqüência de caixas de diálogo que simplificam a criação de um gráfico. Gráficos incorporados: é utilizado quando se quiser exibir um gráfico juntamente com os seus dados como um objeto em uma planilha. É usado por exemplo em relatórios. 19

Folhas de gráficos: é utilizada quando se quer exibir um gráfico separado dos dados a ele associados como uma folha separada em uma pasta de trabalho. É usado por exemplo para se produzir transparências. Se você criar um Gráfico Incorporado ou uma Folha de Gráfico, os dados do gráfico serão automaticamente vinculados à planilha a partir da qual foi criado. O gráfico será atualizado toda vez que você mudar os dados na sua planilha, refletindo as alterações efetuadas nos dados. 15.1. Criando um gráfico em uma planilha 1º Passo: Selecione os dados da planilha que deseja exibir no gráfico; 2º Passo: Clique sobre o botão Assistente de Gráfico ou através do menu/inserir; 3º Passo: Siga as instruções apresentadas no Assistente de Gráfico em 4 etapas, a seguir: 15.2. Assistente de Gráfico ( Etapa 1 de 4 Tipo de Gráfico ) - Nesta etapa, é necessário definir o tipo de gráfico que se pretende utilizar. Para isso, existem diversos tipos padrões e personalizados. Após a especificação do tipo de gráfico que se pretende utilizar, é necessário clicar em Avançar para dar continuidade às etapas do assistente de gráfico. 20

Tipo de gráfico COLUNAS AGRUPADAS COLUNAS COLUNAS EMPILHADAS COLUNAS 100% EMPILHADAS BARRAS AGRUPADAS BARRAS BARRAS EMPILHADAS BARRAS 100% EMPILHADAS LINHA PIZZA DISPERSÃO (XY) ÁREA ROSCA Aplicação Compara valores por categorias Compara a contribuição de cada valor para um total por categorias Compara a porcentagem de contribuição de cada valor para um total por categorias Compara valores por categorias Compara a contribuição de cada valor para um total por categorias Compara a porcentagem de contribuição de cada valor para um total por categorias Mostra tendências do tempo ou categorias Mostra relação de cada valor para um total. Deve possuir apenas uma sequência de dados. Compara pares de valores. Os eixos de valores e categorias devem ser numéricos. Mostra tendência de valores de tempo ou categorias, numa relação proporcional entre partes e o todo. Igual a gráfico de pizza, porém pode conter diversas sequências de dados. 15.3. Assistente de Gráfico ( Etapa 2 de 4 Dados de Origem ) Na etapa 2, o assistente de gráfico permite ao usuário definir se a seqüência selecionada deve ser em linhas ou colunas, como também permite coletar um outro intervalo de dados para este gráfico. Ainda na etapa 2, pode-se nomear a seqüência coletada ou alterar os dados dos eixos X ou Y. 21

15.4. Assistente de Gráfico ( Etapa 3 de 4 Opções de Gráfico ) Na etapa 3, o assistente permite ao usuário dar um título ao gráfico e para seus eixos, estabelecer linhas de grade, posicionar a legenda, rotular os dados e opção de mostrar a tabela de dados junto ao gráfico. 15.5. Assistente de Gráfico ( Etapa 4 de 4 Local do Gráfico ) Na etapa 4, o usuário tem a possibilidade de inserir o gráfico na mesma planilha ou como uma outra planilha separada. Por último, após tudo estar definido e especificado, basta clicar em Concluir. Assim, com o gráfico pronto o Excel permite, ao usuário, formatar e redefinir padrões para ele. Uma das opções consiste em usar os recursos da barra de ferramentas de gráfico que aparece após a conclusão do assistente ou então, através do Menu/Gráfico. 22

15.6. Partes de um Gráfico A ilustração a seguir exibe as partes de um gráfico 2D. Eixo Y ( Valores ) Título do Gráfico Resultado Final 25 20 Marcador de Dados 15 Eixo Y (Título) Eixo X ( Categorias ) Notas Finais 10 5 0 Carlos Leila Vivian Tadeu Warley João Denis Antônio 1º Bimestre 2º Bimestre Legenda Marcas da escala Alunos Linha de grade Eixo X (Título) Nome da Categoria Eixo X (Eixo das categorias) Área do Gráfico A área do gráfico contém todas as seqüências de dados e os eixos, bem como o título do gráfico, os títulos dos eixos e a legenda. Você pode selecionar a área do gráfico, que seria o gráfico inteiro, se, por exemplo, quiser copiar o gráfico para outra folha. Área de Plotagem do Gráfico A área de plotagem, em um gráfico 2D, é delimitada pelos eixos, e em um gráfico 3D, inclui nomes de categoria, rótulos de marcas de escala e títulos de eixos. Você pode selecionar a área de plotagem para mudar seu tamanho ou formatação. 23

16. Dicas Aparecem vários # na célula Quando aparecem vários ### na célula, o Excel está avisando que não tem espaço para mostrar o resultado numérico. Para resolver isso, pode-se: 1. alargar o tamanho de toda a coluna: - Clicar em Formatar - Coluna - Largura e digitar a largura desejada ou - Dar um duplo clique na margem direita do cabeçalho da coluna onde a célula está. 2. diminuir o tamanho da fonte utilizada: - Clicar em Formatar - Células. Na aba Fonte escolher o tamanho 3. se for possível, diminuir o número de casas decimais - Clicar em Formatar - Células. Na aba Número clicar em número e no campo "Casas decimais" indicar o número de casas. Número de planilhas na pasta Cada nova pasta de trabalho apresenta três planilhas, (Plan 1 a 3, nas abas na parte inferior esquerda da tela). 1. Se desejar alterar o número de planilhas em todos os arquivos novos: Clique em Ferramentas/Opções e, na aba Geral, em Número de planilhas na nova pasta, digite o número desejado no campo. 2. Para incluir uma nova planilha em um arquivo Clique em Inserir - Planilha 3. Para excluir uma planilha de um arquivo Clique em Editar - Excluir Planilha Inserção de comentário em uma célula - Selecione a célula na qual deseja incluir o comentário. Clique em Inserir - Comentário ou - Clique na célula desejada com o botão direito do mouse e em Inserir Comentário ou - Clique nas teclas Shift e F2. Na caixa que aparece, digite o texto do comentário. Ao terminar de digitar o texto, clique fora da caixa de comentário. Ferramenta pincel - Como copiar formatos Para copiar formatos de células não-contíguas de uma planilha pode-se usar a ferramenta Pincel, localizada na barra de ferramentas Padrão. - selecione a(s) célula(s) que tem o formato desejado - dê um duplo clique no botão Pincel. (O botão permanece pressionado). - Selecione outra célula ou região e solte o botão (Ela deverá apresentar os mesmos formatos (de fonte, bordas, cores etc.) da primeira. - Para desativar o formatador, clique de novo no botão Pincel ou pressione a tecla Esc. Conversão de linhas em colunas (ou vice versa) - Transposição Supondo que os dados estejam organizados em colunas e se queira usá-los em linha, ou vice versa. Não é necessário redigitar tudo. - Selecione as células desejadas na coluna e copie-as (Editar / Copiar ou Ctrl + C). - Depois, coloque o cursor na posição inicial da nova tabela e clique em Editar e em Colar Especial. - Na janela que se abre, marque a caixa Transpor. 17. Referência bibliográfica - Manual do usuário Microsoft Excel XP - Assistente de Ajuda do Office XP 24