Gerenciamento de Projetos Douglas Farias Cordeiro
Conceito de Organização Uma organização pode ser descrita como um arranjo sistemático, onde esforços individuais são agregados em prol de um resultado coletivo. Exemplo: Empresas; Associações; Órgãos governamentais, etc.
Influências organizacionais no GP O gerenciamento de projetos pode sofrer influências de diversos fatores organizacionais, tais como: Cultura; Comunicação; Estrutura; Base de conhecimento; Fatores ambientais, etc.
Cultura e estilo organizacionais Possuem grande influência sobre a maneira como os projetos são desenvolvidos Podem ser referenciados como normas culturais, e incluem abordagem que englobam: Início do projeto; Planejamento do projeto; Meios considerados aceitáveis para a execução do projeto; Autoridades reconhecidas.
Cultura e estilo organizacionais As experiências comuns dos membros de uma organização moldam a cultura organizacional: Visão, missões e crenças; Políticas, métodos, regulamentos e procedimentos; Motivação e recompensa; Tolerância; Relações de hierarquia e autoridade; Código de conduta; Ética no trabalho, etc.
Cultura e estilo organizacionais É importante que o gestor de projetos compreenda os aspectos da cultura organizacional que podem influenciar o desenvolvimento do projeto!
Comunicações organizacionais Uma comunicação organizacional eficaz é um fator de alta influência no sucesso de um projeto!
Comunicações organizacionais Uma comunicação eficiente garante que gestores de projetos possam se comunicar mesmo quando não fisicamente nas organizações! Meios eletrônicos de grande utilidade: E-mails; Mensagens de texto; Videoconferências; Redes sociais, etc.
Estrutura organizacional A estrutura organizacional pode ter influências, principalmente, em dois aspectos: A disponibilidade de recursos; A maneira como os projetos são conduzidos.
Estrutura organizacional A estrutura organizacional pode ser classificada em: Funcional; Matricial; Projetizada.
Organização funcional Uma organização funcional é uma hierarquia onde cada elemento possui um superior bem definido Funcionários agrupados por especialidades; Especialidades podem ser subdivididas em unidades funcionais; Cada departamento faz sua parte do projeto de modo independente.
Organização funcional
Organização projetizada Tem suas estratégias voltadas para o desenvolvimento e execução de projetos A figura do gestor de projetos é bem definida; Existe cooperação entre os membros das equipes;
Organização projetizada
Organização matricial Agrupam características funcionais e projetizadas; Podem ser classificadas como: Fracas; Balanceadas; Fortes. A classificação está ligada ao grau de influência do gestor de projetos!
Organização matricial fraca Possui duas situações: O gestor de projetos se figura mais como um facilitador, não tendo autoridade para tomar decisões; O gestor de projetos, enquanto coordenador, pode tomar algumas decisões, mas deve se reportar à um gerente superior.
Organização matricial fraca
Organização matricial balanceada Reconhece a necessidade da figura do gestor de projetos; O gestor de projetos não tem autoridade total sobre o projeto e o financiamento do mesmo.
Organização matricial balanceada
Organização matricial forte Semelhante às organizações projetizadas; A figura do gestor de projetos está sempre presente; Pessoal administrativo trabalhando no projeto.
Organização matricial forte
Organização matricial forte Estrutura da organização Características do projeto Funciona l Matricial Projetizada Fraca Balanceada Forte Autoridade do gestor de projetos Pouca ou nenhuma Baixa Baixa a moderada Moderada a alta Alta a quase total Disponibilidade de recursos Pouca ou nenhuma Baixa Baixa a moderada Moderada a alta Alta a quase total Responsável pela gestão de projetos Gerente funcional Gerente funcional Misto Gestor de projetos Gestor de projetos Dedicação do gestor de projetos Parcial Parcial Integral Integral Integral Dedicação da equipe de gestão de projetos Parcial Parcial Parcial Integral Integral
Estrutura organizacional mista Existem organizações que envolvem estruturas funcionais, matriciais e projetizadas; Exemplo: uma organização funcional pode criar uma equipe específica para tomar conta de um projeto crítico.
Ativos de processos organizacionais Ativos de processos organizacionais podem ser entendidos como: Planos, processos, políticas, procedimentos e o conhecimento utilizado por uma organização; São considerados uma das maiores entradas dos processos de planejamento; Podem ser alterados ao longo do tempo; Se agrupam em duas categorias: Processos e procedimentos; Base de conhecimento corporativo.
Ativos de processos organizacionais Os processos e procedimentos necessários para o desenvolvimento de um projeto englobam: Iniciação e planejamento Diretrizes e critérios para adequação dos processos e procedimentos necessários para atender o projeto; Padrões organizacionais específicos; Modelos (EAP, modelos de contrato, etc.);
Ativos de processos organizacionais Execução, monitoramento e controle: Procedimentos de controle de mudanças; Procedimentos de controle financeiro; Procedimentos de gestão de questões e defeitos; Requisitos de comunicação; Procedimentos de controle de riscos; Diretrizes padronizadas.
Ativos de processos organizacionais Encerramento: Diretrizes ou requisitos de encerramento do projeto; Auditorias finais, validação de produtos, etc.
Ativos de processos organizacionais A base de conhecimento organizacional engloba fatores como: Banco de dados financeiros; Informações históricas e lições aprendidas; Banco de dados de medição dos processos de coleta de dados; Arquivos de projetos anteriores; Registro da gestão de questões e defeitos, etc.
Fatores ambientais da organização Tratam de fatores que estão fora do controle da equipe de gestão de projetos, mas que podem influenciar o desenvolvimento do mesmo: Cultura e estrutura organizacional; Distribuição geográfica de recursos; Normas governamentais do setor; Infraestrutura; Clima político; Sistema de informações da gestão de projetos, etc.
Partes interessadas (Stakeholders) Incluem todos os membros da equipe de projetos, assim como todas entidades interessadas, tanto externas quanto internas; Cabe à equipe de projetos identificar as partes interessadas, internas ou externas, positivas ou negativas, de modo a determinar requisitos e expectativas; Cabe ao gestor de projetos compreender e gerenciar a influência dos stakeholders.
Partes interessadas A identificação das partes interessadas é um processo contínuo, presente durante todo ciclo de vida de um projeto; Partes interessadas possuem diferentes tipos de responsabilidade e autoridade dentro do projeto: Contribuições ocasionais em grupos de pesquisa; Apoio financeiro; Apoio político, etc.
Partes interessadas Podem influenciar positivamente ou negativamente, e também enxergar os resultados de forma positiva ou negativa! Exemplo: implantação de uma fábrica de automóveis Positivo: arrecadação de impostos, aumento de empregos, etc. Negativo: prejuízos para moradores de residências próximas, possíveis prejuízos para pequenas empresas.
Partes interessadas Partes interessadas podem ter ideias e decisões conflitantes! É preciso saber gerenciar isso!
Partes interessadas Podem incluir: Patrocinador responsável por fornecer recursos e suporte; Cliente ou usuário aqueles que irão utilizar o produto, serviço ou resultado do projeto; Vendedor responsáveis pelo fornecimento de componentes necessários ao projeto (vendedores, fornecedores ou empresas contratadas); Parceiro de negócios organizações externas que tem uma relação especial com a empresa (consultoria especializada, treinamento, suporte, etc.)
Partes interessadas Grupos organizacionais partes internas afetadas pelas atividades da equipe do projeto (marketing, vendas, financeiro, SAC, etc.); Gerentes funcionais; Outros (entidades de aquisição, órgãos públicos, instituições financeiras, consultores, etc.)
Governança do projeto A governança do projeto é uma função de supervisão, ligada à governança da organização e engloba o ciclo de vida do projeto; Busca controlar o projeto de modo a garantir o seu sucesso através de: Desenvolvimento; Comunicação; Implantação; Monitoramento de políticas; Práticas e outros atos de desenvolvimento.
Governança do projeto É definida pelo programa ou organização que patrocina os projetos!
Governança de projeto Uma boa estrutura de governança inclui: Critérios de sucesso e aceitação das entregas dos projetos; Identificação, encaminhamento e resolução de questões; Relação entre equipe de projeto e partes interessadas; Processos de revisões; Processos para análise e aprovação de alterações de orçamento, escopo, qualidade e cronograma;
Governança de projeto Processos para alinhar as partes interessadas internas com os requisitos do projeto, etc.
Governança do projeto A governança define a estrutura que a equipe de projetos atua, porém é a equipe de projetos a responsável pelo ciclo de vida do projeto!
Equipe do projeto Inclui o gestor de projetos e um grupo de indivíduos atuante na execução do projeto; A estrutura e as características de uma boa equipe de projeto podem ter muitas variações, porém o gestor de projetos sempre é o líder, independente de seu grau de autoridade.
Equipe de projeto As equipes de projeto incluem: Pessoal de gestão de projeto: os membros da equipe que executam as atividades de gestão de projeto; Recursos humanos do projeto: responsáveis por tarefas relacionadas às entregas do projeto; Especialista de suporte: executam atividades exigidas para o desenvolvimento do projeto (contratações, gestão financeira, controle de qualidade, etc.)
Equipe de projeto Representante de usuários ou de clientes: membros responsáveis por receber produtos do projeto, orientar sobre requisitos, validar os resultados obtidos; Vendedores: empresas externas que fornecem serviços ou componentes necessários ao projeto; Membros parceiros de negócios: são membros de organizações parceiras que fazem parte da equipe de projetos; Parceiros de negócio: empresas externas, com relação especial com a empresa responsável pelo projeto.
Equipe de projeto Podem ser compostas de duas maneiras: Dedicada: todos os membros da equipe trabalham no projeto em regime integral; Tempo parcial: o projeto é estabelecido como um trabalho adicional, onde os membros continuam a exercer suas funções normais dentro da organização.