1/8 1. OBJETIVO Estabelecer a rotina, diretrizes e prazos para processamento da folha de pagamento do Grupo. 2. DEFINIÇÃO E CONCEITO DHO Desenvolvimento Humano Organizacional; SISTEMA RUBI Sistema operacional de processamento da folha de pagamento; RONDA PONTO Sistema operacional de administração e controle de ponto; CNPJ Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica; MP Formulário de Movimentação de Pessoal; IRRF Imposto de renda retido na fonte; INSS Instituto Nacional do Seguro Social (usado na folha de pagamento como sigla para identificar o desconto previdenciário do colaborador). 3. RESPONSABILIDADES / AUTORIDADES Abrir cálculo mensal da competência Recalcular a folha mensal Atividades Integrar informações de freqüência do colaborador Integrar informações de benefícios Efetivar movimentações aprovadas Gerar e conferir movimento de férias do mês da competência Conferir efetivação de desligados e de admitidos no mês Recalcular a folha de pagamento no sistema Rubi Conferir informações da folha de pagamento Emitir Relatório de centro de custo e enviar para aprovação Enviar para o financeiro a solicitação de pagamento autorizada Enviar arquivo bancário para o financeiro Gerar contracheque na Intranet Imprimir e conferir os comprovantes de crédito bancário Identificar colaborador com problemas no pagamento e providenciar a regularização Responsabilidades/ Autoridades Analista de RH / Supervisão Gerar folha de adiantamento quinzenal Emitir centro de custo para pagamento Enviar o resumo da folha e centro de custo para supervisão
2/8 4. DESCRIÇÃO DAS ETAPAS 4.1 ABRIR CÁLCULO MENSAL DA COMPETÊNCIA: Abrir o Sistema de Folha de Pagamento, na página inicial, clicar na opção Cálculos => Definir Cálculo, e informar os paramentos - código de cálculo obedecendo a sequência existente na folha, tipo de cálculo 11 para pagamento mensal, períodos da folha, de apuração e faltas do vale transporte, apuração e faltas do vale refeição/alimentação, competência, data de pagamento, situação do cálculo inicializado. 4.2 RECALCULAR A FOLHA MENSAL Com o novo cálculo aberto no sistema, é necessário gerar os eventos fixos (horas normais, horas noturnas e descontos de INSS e IRRF) no sistema de folha de pagamento - clicar em Cálculos Efetuar Cálculos - Calcular. 4.3 INTEGRAR INFORMAÇÕES DE FREQUÊNCIA DO COLABORADOR Para integração das variáveis referentes à frequência do colaborador apurada no sistema Ronda Ponto (horas extras a serem pagas, adicional noturno e/ou descontos de faltas e atrasos). Acessar o sistema RONDA PONTO, selecionar a empresa e o calculo que deseja integrar, e clicar em Cálculos => integrações => calcular => processar, após a mensagem de OK, acessar o sistema de folha de pagamento e clicar em Cálculos => efetuar calcular => calcular. Após execução dessas etapas as variáveis estarão disponíveis na folha de pagamento. 4.4 INTEGRAR INFORMAÇÕES DE BENEFÍCIOS NO SISTEMA RUBI Para integração dos benefícios (assistência médica, assistência odontológica, empréstimo consignado, vale transporte) é necessário acessar o modulo de benefícios, e na tela inicial clicar em Benefícios => Integrações. Nesta tela, sinalizar os benefícios que irão ser integrados (vale compra farmácia, assistência médica, empréstimos consignados) em seguida acessar o sistema de folha de pagamento e clicar em Cálculos => efetuar calcular =>calcular. Após execução dessas etapas os benefícios estarão disponíveis na folha de pagamento. 4.5 EFETIVAR MOVIMENTAÇÕES APROVADAS Receber e lançar os Formulários de Movimentação de Pessoal (MP), de acordo com as informações aprovadas no mesmo (promoção, transferência de setor, empresa ou filial, alteração salarial). Realizar conferência e relatar à coordenação qualquer inconsistência interna (salário, cargo, carga horária, etc) detectada. 4.5.1 MUDANÇA DE SETOR
3/8 No sistema Rubi, clicar em colaborador => históricos => local, inserir tipo do colaborador 1, matricula do colaborador, data da alteração, novo local (informado na MP), local de trabalho na RAIS, motivo alteração. 4.5.2 MUDANÇA DE SETOR, FILIAL E EMPRESA No sistema Rubi deve-se clicar em colaborador => históricos => filial transferência inserir (tipo do colaborador 1, matricula do colaborador, data da alteração, nova empresa, novo cadastro, nova filial, local, novo centro de custo (informados na MP), tipo de admissão, tipo de admissão no E-social, indicativo de admissão, primeiro emprego, ficha registro, CNPJ anterior, data de inicio do vinculo do trabalho, matricula anterior, sem ônus, e clicar em alterar. 4.5.3 MUDANÇA DE FUNÇÃO E/OU SALÁRIO No sistema Rubi clicar em colaborador histórico => cargo devemos inserir tipo do colaborador 1, matricula do colaborar, data da alteração, novo cargo, motivo da alteração (informados na MP). Posteriormente, caso aprovado também na MP, deve-se alterar o salário, clicando em colaboradores => salários => salário => individual, inserir tipo do colaborador 1, matricula do colaborador, data da alteração, seqüência, motivo, tipo de salário mensalista, estrutura, classe, nível, valor do salário. Obs.: No caso de promoção para um cargo de hierarquia superior, essas informações serão geradas automaticamente, pois a estrutura salarial está vinculada ao cargo, que deve ser cadastrado em primeiro lugar. 4.6 CONFERIR MOVIMENTO DE FÉRIAS DO MÊS DA COMPETÊNCIA Para conferir se o valor adiantado nas férias foi descontado na folha de pagamento corretamente, deve-se acessar o sistema de Folha e Pagamento emitir o relatório de férias da competência. Clicar em Cálculos => Férias => Listar => Relação de Líquidos, selecionar relatório, após a emissão desse relatório deve-se acessar a ficha financeira de cada colaborador para verificar se está correto o desconto, acessando Calculo => Ficha financeira => cadastro. 4.7 RECALCULAR A FOLHA DE PAGAMENTO NO SISTEMA RUBI CONTENDO AS INTEGRAÇÕES Para que as informações do RONDA PONTO e do módulo de BENEFICIOS constem na folha de pagamento é necessário recalcular, para isso deve-se acessar o sistema de Folha e Pagamento e clicar em Cálculos => efetuar calculo => Calcular, clicar em ok. 4.8 CONFERIR EFETIVAÇÃO DE DESLIGADOS E ADMITIDOS DO MÊS Para conferir todas as demissões e admissões realizados no mês, deve-se emitir os relatórios de admitidos e demitidos acessando o RUBI, Colaboradores => Ficha Cadastral-Relação Cadastro, selecionar relatório 004 Relação admitidos e 005 Relação demitidos.
4/8 Nesta etapa é necessário conferir se todas as demissões foram calculadas e se nenhuma possui valor de líquido a receber negativo e se todas as admissões foram cadastradas corretamente, gerando folha de pagamento para os colaboradores admitidos e excluindo da folha do mês os desligados. 4.9 CONFERIR FOLHA DE PAGAMENTO Para conferir a folha de pagamento, acessar o sistema Rubi, clicar em Cálculos => Relatórios Operacionais => Relação Cadastro, selecionar relatório, gerando arquivo em formato pdf. Conferir os cálculos de todos os colaboradores, podendo para isto imprimir ou visualizar em tela. Identificando algum erro, realizar correção e emitir novos relatórios. 4.10 EMITIR RELATÓRIO DE RATEIO (CENTRO DE CUSTOS) PARA APROVAÇÃO E ENCAMINHAMENTO AO FINANCEIRO Para emissão de relatório com o rateio dos custos da folha de pagamento acessar o sistema de Folha e Pagamento caminho Cálculos => relatórios => operacionais => selecionar relação líquidos 103 - solicitação de pagamentos folha. Em seguida, preencher os dados para geração do relatório: data de entrega, data de vencimento, forma de pagamento online, modo de pagamento todos, juntar cálculos Não, níveis totais 05, empresa, tipo de colaborador1. Gerar os relatórios em duas vias, uma deve ser enviada ao financeiro e outra deverá ser arquiva no DHO. Para pagamento da folha será necessário autorização da supervisão e coordenação de administração de pessoal, o analista responsável deve emitir o resumo da folha de pagamento em Calculo => relatórios => operacionais, selecionar relatório. Imprimir somente as páginas finais com os resumos, juntar esse relatório ao centro de custo e apresentar a supervisão e coordenação para autorização, encaminhando devidamente assinado ao setor financeiro. 4.11 GERAR E ENVIAR ARQUIVO BANCÁRIO PARA O FINANCEIRO Com a folha de pagamento devidamente conferida e autorizada, deve-se gerar os arquivos bancários de pagamento de salários. Acessar o sistema RUBI Calculo => relatórios => operacionais => bancários => créditos bancários. Selecionar os relatórios de acordo com o banco conveniado, conforme abaixo, gerar e salvar os arquivos em pdf e enviar através de e-mail para o setor financeiro contas a pagar. Banco Bradesco:
5/8 Acessar Relatório 763 (G) PagFor Conta empresa 02. Nesta tela informar: data de pagamento, código de comunicação 00023010, modalidade de pagamento 05, código de pagamento 00298, demitidos Não, juntar cálculos Não, Incluir pensão judicial Não, Origem Folha, tipo colaborador 1. Clicar em OK e salvar o arquivo em modelo txt. Banco Real (contas antigas do Santander) Acessar Relatório 246 Crédito Bancário Real Clinica St. Helena. Nesta tela informar: juntar calculo Não, incluir pensão judicial Não, origem F folha, Versão do layout 040, Código convênio no banco 05936738794PG, agência mantenedora da conta 00593, dígito verificador da agência 1, número da conta corrente 000006738795, digito verificador da conta 2, digito verificador da AG/conta 1, número sequencial do arquivo (que vai variar a cada arquivo gerado), número sequencial lote serviço 0, forma de lançamento 01 conta corrente ou 04 conta salário, instrução para movimento, aviso ao favorecido, data inicial e data final (competência de pagamento), data de pagamento, % sobre liquido zero, natureza zero, tipo de colaborador 1. Salvar o arquivo em modelo txt. Banco Santander (contas atuais) Acessar Relatório 157 Santa Helena Santander. Nesta tela informar: juntar calculo Não, incluir pensão judicial Não, origem F folha, Código convênio no banco 0033359008300457, agência mantenedora da conta 03593, número da conta corrente 030003426, número sequencial do arquivo (que vai variar a cada arquivo gerado), número sequencial lote serviço 0, forma de lançamento 01 conta corrente ou 04 conta salário, instrução para movimento 00, finalidade DOC/TED CJP/TEDSTR 01 conta corrente e 04 conta salário, somente correntista Não, número de evento 00, tipo de documento CPF, data inicial e final (competência de pagamento), data de pagamento, % sobre liquido zero, natureza zero, tipo de colaborador 1. Salvar o arquivo em modelo txt. 4.12 GERAR CONTRACHEQUE NA INTRANET Até o quinto dia útil de cada mês, disponibilizar na intranet os contracheques para os colaboradores. Para isso acessar o sistema de folha de pagamento, na tela inicial clicar em Intranet e a empresa que deseja gerar os contracheques (Empresa 01 Santa Helena, Empresa 02 Sh Brasil Serviços Médicos, Empresa 05 Terramar. Salvar os arquivos gerados em diretório compartilhado com a área de Endomarketing Concluído este procedimento, informar ao setor de Endomarketing que os contracheques foram gerados e estão disponíveis para transferência. 4.13 SOLICITAR E CONFERIR OS COMPROVANTES DE CRÉDITO BANCÁRIO REFERENTE
6/8 PAGAMENTO DA FOLHA Após o pagamento dos salários, solicitar via e-mail ao setor financeiro os comprovantes de pagamento da folha, a fim de verificar se os valores de comprovantes pagos conferem com o valor liquido da folha de pagamento. 4.14 ARQUIVAR A FOLHA DE PAGAMENTO E OS COMPROVANTES ELETRONICAMENTE NA REDE CORPORATIVA Após se certificar que os valores foram pagos corretamente, deve-se arquivar eletronicamente os comprovantes de pagamento na rede corporativa, no caminho Bizantino => DHO => Setor Pessoal => Folha de Pagamento => Ano => Mês da Competência => Comprovantes. 4.15 IDENTIFICAR O COLABORADOR COM PROBLEMAS NO PAGAMENTO E PROVIDENCIAR A REGULARIZAÇÃO Caso seja identificado através dos comprovantes de pagamento que o colaborador não recebeu sua remuneração, regularizar o ocorrido gerando um novo arquivo bancário e enviar para o financeiro. OBS: Geração de arquivos descrito no item 4.11. Após o pagamento do valor não recebido, deve-se salvar o novo comprovante na rede. Caso seja identificado que o colaborador recebeu um crédito a maior, será necessário entrar em contato com o mesmo e informar os dados bancários da empresa para que o mesmo realize a devolução do valor. 4.16 GERAR E CONFERIR FOLHA DE ADIANTAMENTO QUINZENAL Abrir o Sistema de Folha de Pagamento, na página inicial, clicar na opção Cálculos => Definir Cálculo, e informar os paramentos de cálculo (Código de cálculo, tipo de cálculo 91, competência, data de pagamento, situação do cálculo inicializado ). Para que os valores de adiantamento sejam gerados, é necessário recalcular a folha quinzenal, acessar o sistema RUBI, clicar em Cálculos => Efetuar Cálculos, após esse comando os valores serão gerados. Para que os admitidos do mês anterior recebem o adiantamento salarial deve-se acessar o sistema Rubi clicar em Colaboradores => Ficha Cadastral => Relação Cadastro, selecionar relatório 004 - Relação admitidos. Após a emissão do relatório, acessar o caminho, Colaboradores => Ficha Cadastral => Empregados nesta tela no campo Recebe adiantamento inserir a informação Sim.
7/8 Para conferir a folha de adiantamento salarial deve-se acessar o sistema RUBI em Cálculos => Relatórios => Operacionais => Relação Cadastro selecionar relatório. Após a impressão da folha de pagamento quinzenal, emitir e conferir, caso seja visualizado algum erro devemos corrigir e emitir novamente os relatórios. 4.17 EMITIR RELATÓRIO DE CENTRO DE CUSTO PARA PAGAMENTO Acessar o sistema de Folha e Pagamento e emitir o centro de custo no caminho Cálculos => relatórios => operacionais => relação líquidos => 103- solicitação de pagamentos folha. Em seguida preencher os dados para geração do relatório, (data de entrega,data de vencimento, forma de pagamento online, modo de pagamento todos, juntar cálculos Não, níveis totais 05, empresa, tipo de colaborador,1. Gerar o relatórios em duas vias, coletar assinatura da coordenação. Um via deve ser enviada ao financeiro e outra deverá ser arquiva no DHO. OBS: Após essa etapa seguir as instruções que constam nos itens 4.11. 4.18 VERIFICAR/ALTERAR TABELAS DE CÁLCULOS Anualmente é necessário atualizar as tabelas de INSS e IRRF que são disponibilizadas no site da Receita Federal e Previdência Social, ou em caso de alteração extraordinária divulgada. INSS: Acessar o sistema de folha de pagamento na tela inicial Tabelas => valores => previdência => cadastro IRRF: Acessar o sistema de folha de pagamento na tela inicial Tabelas => valores => imposto de renda 5. REGISTROS Identificação Armazenamento/ Recuperação Proteção Tipo Tempo Retenção de Descarte Centro de custos Arquivo DHO Pasta Pasta Não se aplica Não se aplica Folha de pagamento Arquivo DHO Pasta Pasta Não se aplica Não se aplica Comprovantes de pagamento Arquivo DHO Pasta Pasta Não se aplica Não se aplica 6. DOCUMENTOS EXTERNOS Não se aplica.
8/8 7. ANEXOS FL-AM-DH-018 FOLHA 8. HISTÓRICO DE REVISÕES Pg. Natureza da Revisão Data da Revisão Versão Responsáveis Emissão de documentos Verena Felix