CADASTRO DO PCMSO INTERNO 1. OBJETIVO. Padronizar o processo de confecção do PCMSO Interno. 2. DEFINIÇÃO E CONCEITO

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1 1/8 1. OBJETIVO Padronizar o processo de confecção do PCMSO Interno. 2. DEFINIÇÃO E CONCEITO PCMSO Programa de Controle Médico da Saúde Ocupacional; PPRA Programa de Prevenção de Riscos Ambientais; PCMAT Programa de Condições e Meio Ambientes de Trabalho; CNPJ Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas; CNAE Classificação Nacional de Atividades Econômicas; NR Norma Regulamentadora; CRM Conselho Regional de Medicina; CREA - Conselho Regional de Engenharia e Agronomia. 3. RESPONSABILIDADES / AUTORIDADES Atividades Receber as solicitações via e Service Desk Inserir a solicitação na planilha gerencial Solicitar autorização por para o setor Comercial. Contratos GSI, solicitar autorização à Analista SO responsável Alocar o processo na pendência Verificar se a área de elaboração/renovação do PCMSO é citada no contrato Encaminhar o PPRA para equipe médica ou com a solicitação de revisões do PCMSO Encaminhar os questionamentos por para o representante da empresa Alocar o processo na pendência Digitar os PCMSOs em seus respectivos sistemas e modelos conforme contrato Corrigir o PCMSO Liberar o documento conforme particularidade da empresa Responsabilidades/ Autoridades Gestão / Aux Assist. Adm e Analista 4. DESCRIÇÃO DAS ETAPAS 4.1 Entrada das solicitações Receber as solicitações de elaboração, renovação e/ou revisão por , juntamente com PPRA e insira a solicitação no relatório gerencial. Verificar no módulo de saúde ocupacional, no ambiente de cadastro das empresas o tipo de contrato: Para empresas GDO, verifique se a lotação descrita consta no Informativo de contrato para localizar o arquivo em questão clique no botão ARQUIVO -, caso seja, dê continuidade conforme passo c e d. Caso não seja, solicite autorização junto ao comercial.

2 2/8 Para empresas GSI, solicite autorização junto a Analista S.O. responsável pela gestão da carteira. Para empresas com contrato GSE, não é necessário solicitar autorização para inicia o processo de elaboração. Todos os demais contratos devem ser solicitados autorização junto ao comercial. Obs1: Não aceitar PPRA em meio físico; Obs2: Empresas contrato GDO e GSE, não necessita autorização para revisão ou Inclusão de função. Receber a autorização do Comercial, salvar o PPRA na pasta da empresa, localizada na Rede \\srfilegso\documentos\gdo\meus documentos\<empresas>\ppra\<ano_corrente>\<área> e enviar um para a empresa Cliente informando o prazo de liberação. Arquivar o na pasta da empresa no Outlook ou Mozilla. Imprimir o formulário ROTEIRO PCMSO e GRUPO FUNCIONAIS localizado no site da Gestão da Qualidade no endereço: < >, seguindo a seguinte sequência no menu: Documentos SH Brasil GDO Formulários Controlados. Preencher o formulário, e caso o processo seja uma renovação, imprima o grupo funcional e a página da DESCRIÇÃO OPERACIONAL do último PCMSO elaborado (Word) e case os mesmos com o roteiro. Se houver alguma orientação ou protocolo a ser seguido, anexar os mesmos ao processo. Inclusão de Função ou qualquer outro tipo de revisão: basta imprimir o(s) o da empresa ou dependendo da revisão, imprima os Grupo(s) Funcional(is) contido no Módulo de Medicina Ocupacional. Encaminhar os processos para a equipe médica, efetuar as devidas elaborações e/ou revisões NOTA 1: Em todos os casos acima, preencher o Relatório Gerencial, localizado na Rede \\srvfilegso\documentos\gdo\meusdocumentos\relatórios GERENCIAIS\Ano_corrente); NOTA 2: Se o documento ou autorização for encaminhado ao setor após o meio dia, a data de entrada da solicitação, a ser considerada será do dia seguinte para registro no relatório gerencial. Obs.:1. Caso as informações estejam incompletas, as pendências devem ser informadas as empresas via . Sinalizar na coluna OBSERVAÇÃO no Relatório Gerencial o motivo da pendência, até que estas sejam sanadas; Obs.:2. Sanado as pendências, a data da PREVISÃO será considerada a partir da data de entrada do dado atualizado e sinalizado esta alteração na coluna Observação ;

3 3/8 Obs.:3. O prazo de cadastramento e liberação para empresas como mais de 03 (três) PCMSO s será negociado com a empresa e sinalizado na coluna observação no Gerencial ; Obs.:4. Todas as informações contidas no Gerencial devem ser preenchidas; Obs.:5. O PPRA deve ser visualizado na tela e impresso somente quando necessário. 4.2 DIGITAÇÃO SISTEMA SMART Pegar o rascunho do PCMSO elaborado pela equipe médica e cadastrar os grupos funcionais no SMART. Abra o Módulo Medicina Ocupacional (o ícone está localizada na área de trabalho), colocar o Login e a Senha do Usuário. Clique em Arquivo Abrir Empresas, para abrir o ambiente de CADASTRO DA EMPRESA. Digitar o nome da empresa, buscar o cadastro e área correspondente; No campo VALIDAD. PCMSO colocar a data de validade que será um ano após a elaboração e salve a alteração; Acesse o ambiente de cadastro dos grupos funcionais e na aba INSTRUÇÕES, preencha o campo ENDEREÇO DO COORDENADOR, para PCMSOs Internos considerar o endereço da unidade SH Brasil Saúde Empresarial de Salvador, para PCMSOs Externos considerar o endereço que consta no documento em questão e salve as alterações. Acessar a aba GRUPOS FUNCIONAIS e digitar as funções, riscos, exames e atividades correspondentes a cada grupo funcional conforme o rascunho do PCMSO. Na aba RESPONSÁVEIS, preencher o campo período com a data de inicio e fim de validade do PCMSO e o nome do Coordenador. Obs.: Para os PCMSOs das áreas Braskem é escolhido pelo Serviço Medico um único Coordenador e será cadastrado como Coordenador de Área. Nota: Para clonar função, riscos e bateria de outra empresa basta ir aos Grupos Funcionais em funções, riscos e baterias, acionar o botão chamado Copiar de, selecione a empresa, lotação e grupo funcional que deseja copiar e acione o OK. WORD: Copiar o modelo do PCMSO anterior na pasta da empresa localizada na Rede \\srvfilegso\documentos\gdo\meus documentos\<empresas>\pcmso\<ano_corrente>\área), alterando os dados gerais referentes à empresa, a descrição operacional, metodologia e outras observações necessárias.

4 4/8 Obs. 1: Toda alteração pertinente a vigência do PCMSO deverá ser registrada na folha de Controle de Revisão; Obs.2: Se for um Contrato novo, copiar o modelo conforme contrato localizado na rede \\srvfilegso\documentos\gdo\meus documentos\formularios\pcmso\2015\modelo DE PCMSO\<tipo>* * Há um modelo de PCMSO para cada tipo de contrato. SISTEMA GSE As solicitações provenientes de empresas com contrato GSE, devem ter o PCMSO cadastrado no site no seguinte endereço: Acessar o link ÁREA, escolha a empresa, negócio e clique no botão PRÓXIMO, busque a lotação do PCMSO, caso seja necessário realizar o cadastro, clique no botão CADASTRAR, na tela seguinte preencha todos os dados solicitados e clique em SALVAR. Acessar o link FUNÇÃO escolha a empresa, negócio, área e clique no botão PRÓXIMO. Verifique se as funções contidas no rascunho do PCMSO já estão cadastradas na área. Se a função estiver inativa clique no botão ATIVAR. Caso seja necessário cadastrar a função, clique no botão ADICIONAR FUNÇÃO, na tela seguinte preencha todos os dados solicitados e clique em SALVAR. Acessar o link FUNÇÃO x ÁREA x BATERIA escolha a empresa, negócio e área, automaticamente serão listados os relacionamentos já existentes. Sendo necessário inserir um novo relacionamento, clique no botão RELACIONAR ÁREA x FUNÇÃO e preencha os campos solicitados de acordo ao rascunho do PCMSO e clique em SALVAR. Cadastrar os exames, para isto clique no botão INCLUIR existente na coluna Incluir bateria de cada função. Realize as devidas inclusões e clique em finalizar. 4.3 CORREÇÃO/IMPRESSÃO a) Realizar a correção da digitação do PCMSO no módulo de medicina ocupacional, no Word e no site GSE (LINK Relatórios Resumo PCSMO), onde é conferido com base no ROTEIRO PCMSO preenchido pelo médico e o PPRA da empresa. Após a correção, o mesmo é salvo em arquivo PDF na pasta da empresa (localizada na Rede <\\svrfilegso\documentos\gdo\meus documentos\empresas\<nome da empresa>\pcmso\<ano corrente >\<área>). O nome do arquivo deve ser o mesmo do arquivo do Word, sem a extensão doc, acrescentando o termo GF + ASS (Grupos Funcionais + Assinatura eletrônica do médico responsável) ao final do arquivo. b) Inserir as assinaturas digitalizadas nas páginas do Word, de acordo ao médico que estiver presente na data da liberação do PCMSO. Estas assinaturas podem ser encontradas no

5 5/8 arquivo ASSINATURAS DOS MÉDICOS no endereço <\\srvfilegso\documentos\gdo\meus documentos\formularios\ PCMSO>. Obs1.: O item referente ao CNAE e Atividade Principal deve ser consultado no site do Ministério da Fazenda: < Acione o item Empresa Cadastro CNPJ Emissão de Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral. Preencha as informações solicitadas, e acione o botão consultar, é gerado o comprovante, onde consta o CNAE. De posse do mesmo consultar o arquivo TABELA DE CÓDIGO DO CNAE NR4 localizado na rede <\\srvfilegso\documentos\gdo\meus documentos\formularios\ PCMSO> para verificação do grau de risco da empresa. Obs2.: No Word verifica-se os erros ortográficos, certifica-se o Modelo do PCMSO GDO e GEO tendo como parâmetro o PCMSO Modelo (localizado <\\srvfilegso\documentos\gdo\meus documentos\formularios\ PCMSO>). LIBERAÇÃO WEB LAUDOS/FÍSICO CONTRATOS GEO/GDO/GSI/PP/AA a) Liberar o PCMSO na web laudos, para isto no módulo de medicina ocupacional, clique em Arquivo Abrir Empresas, para abrir o ambiente de CADASTRO DA EMPRESA. Busque o nome da empresa, clique no botão ARQUIVO. Aparecerá outra janela, acione o botão ANEXAR; e busque o arquivo na rede, (\\Srvfilegso \documentos\gdo\meus documentos\empresas\<nome da empresa>\pcmso\< Ano corrente>\área). Clicar em abrir, logo depois selecionar o documento na lista de Arquivos, clicar em Destaque para disponibilizar na web laudos e por fim clicar em Observações para diferenciar o tipo de documento. b) Encaminhar um para empresa informando que o PCMSO já está disponível para impressão ou visualização no Web Laudos da SH Brasil Saúde Empresarial e que a via física só será impressa mediante a solicitação da empresa. O é arquivado na pasta da empresa no Outlook ou Mozilla. CONTRATOS GSE Empresa Citeluz: encaminhar o PCMSO por para o representante da empresa para que o mesmo aprove o documento. Caso a resposta seja positiva, realize a impressão e encaminhe para a assinatura médica. Se o cliente reprovar o documento, realize as devidas alterações se estas forem apenas administrativas, alterações técnicas devem ser encaminhadas para o médico. O documento deve ser corrigido e novamente encaminhado para aprovação da empresa. Empresa Cencosud: encaminhar o PCMSO por . O documento só é expedido em meio físico, devidamente assinado pelo médico, se tratar de uma elaboração, renovação ou revisão geral o documento é impresso.

6 6/8 Outras empresas GSE: encaminhar o PCMSO por , imprimir o físico, encaminhar para assinatura médica e realizar a expedição. Impressão de documentos Realizar a impressão do PCMSO e encaminhar para assinatura médica. Recolher os documentos e carimbar as folhas assinadas. Protocolar o PCMSO, para isso em qualquer módulo, na barra de ferramentas clique em UTILITÁRIO EMISSOR DE RELATÓRIOS, escolha o relatório PROTOCOLO DE RECEBIMENTO. No campo Convênio-Liquidação deixar em branco, no campo Convênio-Status preencher com a letra A (que significa ativo), no campo Convênio - Nome deixar em branco, no Campo Lotação Código, informe o código da lotação ou preencha Lotação Descrição e informe o nome da lotação, no campo Convênio Tipo de Atendimento escolher MC (medicina ocupacional) e gere o relatório. Clique na aba RESULTADO, ajuste a régua no sentido vertical, para isto arraste o cursor até ao ponto 14 e execute a impressão. Envelopar os documentos, lacre-os, anexando a frente do envelope o protocolo. Depositar o envelope na bancada de recolhimento do transporte, que fica localizado no 18º andar, onde o setor responsável recolhe os documentos para entrega. Para empresas que retiram na Unidade Salvador, encaminhar para a recepção do próprio setor. Obs1.: O roteiro PCMSO e os grupos funcionais, devem ser encaminhados para o processo de digitalização. Os mesmos são arquivados digitalmente no endereço eletrônico (\\srvfilegso\documentos\gdo\meus documentos \PCMSO DIGITALIZADOS ). 4.4 EMISSÃO DO DEMONSTRATIVO MENSAL Gerar o relatório de PCMSO s a vencer mensalmente. Para isso em qualquer módulo do SMART, na barra de ferramentas clique em UTILITÁRIO EMISSOR DE RELATÓRIOS, escolha a opção RELATÓRIO DE PCMSO VENCIDO 02. No campo Data Inicial informar a data inicial e o horário, e no Campo Data Final colocar o ultimo dia, o horário vai ser sempre 23:59:59 do período do próximo trimestre; No campo EMPRESA PCMSO (S/N), deixar em branco; No campo Empresa Contrato, preencher com o contrato * ou deixar em branco que irá ser disponibilizado uma lista geral, no campo Medico Interno, deixar marcado com a letra S, no Campo Empresa Status e lotação descrição, deixar em branco. Gerar o relatório que deve ser salvo em Excel ou a critério do operador, e as informações devidamente tratadas conforme o Modelo de Demonstrativo mensal (observando que o modelo diferencia entre empresas GEO, PP e GDO) localizado na rede < \\srvfilegso\documentos\gdo\meus documentos\formularios\pcmso> e enviar a informação por para a empresa cliente e armazenar o na pasta da empresa do Outlook ou Mozilla. *AA, PP, GSI, GEO, GSE, SHB ou GDO

7 7/8 5. REGISTROS Identificação Armazenamento/ Recuperação Proteção Tipo Tempo de Retenção Descarte Grupos funcionais Rede/ Por Empresa Acesso Restrito Eletrônico 20 anos Não descarta Roteiro PCMSO Rede/Por empresa Acesso Restrito Eletrônico 20 anos Não descarta PCMSO Rede/Por Empresa Acesso Restrito Eletrônico 20 anos Não descarta PPRA Rede/por Empresa Acesso Restrito Eletrônico 20 anos Não descarta Demonstrativo mensal Rede/Por Empresa Acesso Restrito Eletrônico 02 anos DESCARTA Relatório Gerencial Rede/Por Ano Acesso Restrito Eletrônico Tempo indeterminado Não descarta Protocolo de recebimento s Rede/Por empresa Acesso Restrito Eletrônico 01 ano DESCARTA Gerenciador de /por empresa Acesso Restrito Eletrônico 01 ano + ano em curso DESCARTE 6. DOCUMENTOS EXTERNOS NORMA REGULAMENTADORA 04, 07, 09, 33 e 35; Protocolos das empresas. Protocolos de Áreas; ; PPRA. 7. ANEXOS FL-SO-OP-004 VR01 EMISSÃO E CADASTRO DE PCMSO 8. HISTÓRICO DE REVISÕES Pg. Natureza da Revisão Data da Revisão Versão Responsáveis - Adequação ao novo modelo de layout do procedimento 26/03/ Exclusão da função Assistente Administrativo como responsabilidade e uma nota de como solicitar autorização para empresa GDO 18/04/ Informação dos PCMSOs com pendências. 25/07/

8 8/8 Pg. Natureza da Revisão Data da Revisão Versão Responsáveis 04 Local onde devem ser encaminhados os PCMSO elaborados. 25/07/ Revisão e atualização do procedimento 23/02/ Edileuza Souza - Revisão e atualização do procedimento Edileuza Souza