CONCESSÃO DE VALE TRANSPORTE 1. OBJETIVO

Transcrição

1 1/5 1. OBJETIVO Estabelecer procedimentos e diretrizes para disponibilização de vale transporte para todos os colaboradores que se enquadram na concessão, e que optaram pelo benefício. 2. DEFINIÇÃO E CONCEITO Cartão VTE Salvador Card Cartão de Vale Transporte Eletrônico utilizado em Salvador; Cartão METROPASSE Cartão de Vale Transporte Eletrônico utilizado em áreas metropolitanas; Cartão Camaçari Card - Cartão de Vale Transporte Eletrônico utilizado em Camaçari e região; Cartão VTE Fortaleza - Cartão de Vale Transporte Eletrônico utilizado em Fortaleza e região; Cartão Mais Aracajú - Cartão de Vale Transporte Eletrônico utilizado em Aracajú e região; DHO Desenvolvimento Humano Organizacional; MP Formulário de Movimentação de Pessoal; Ticket Bilhete em papel, de utilização diária, que substitui o VTE na inexistência do mesmo; Ticket Serviços - Empresa parceira na gestão e disponibilização do benefício; SUP (Ticket) Sistema disponibilizado pela Ticket Serviços para processamento do benefício; SETPS Órgão responsável pela gestão do Salvador Card. 3. RESPONSABILIDADES / AUTORIDADES Atividades Receber documento admissional e verificar solicitação Cadastrar novo colaborador no sistema do fornecedor Emitir e conferir solicitação de pagamento Encaminhar ao setor financeiro solicitação de pagamento autorizada Incluir novo colaborador no pedido mensal Emitir relatórios internos para conferência e ajuste do pedido Emitir relatório e realizar conferência dos ajustes processados no pedido Gerar arquivo de importação no sistema dos fornecedores para conferência final e envio Enviar pedido no site do fornecedor Emitir boleto e solicitação de pagamento para aprovação e envio ao financeiro Receber benefícios e entregar/disponibilizar aos colaboradores Responsabilidades/ Autoridades /Analista de RH Analista/ /Analista de RH

2 2/5 Arquivar os pedidos 4. DESCRIÇÃO DAS ETAPAS 4.1 PEDIDO ADMISSIONAL O DHO ao receber documentos admissionais, deve verificar Declaração de Deslocamento para Vale Transporte, identificar o trajeto e a empresa prestadora de serviço a qual o recém admitido será associado (a), de acordo com sua Declaração de Deslocamento, emitido diretamente do sistema de folha de pagamento e assinada pelo mesmo no momento de sua admissão CADASTRAR NOVO COLABORADOR NO SISTEMA DO FORNECEDOR Acessar o sistema do fornecedor (Ticket Serviços ou SETPS) e incluir dados de cadastro do novo colaborador, como: nome completo, matrícula, trajeto, quantidade e tipo de vale, centro de custo, CPF e RG, nome da mãe, a fim de realizar os pedidos futuros EMITIR E CONFERIR SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO Mensurar dias trabalhados, que compreende da data admissional até o último dia trabalhado da competência, utilizando como balizador dias úteis ou escala de trabalho. Emitir centro de custo (rateio), do sistema de folha de pagamento ou em planilha de Excel (modelo padrão), distribuindo valores de acordo com a lotação dos novos admitidos para correta contabilização do custo correspondente pela área de Controladoria. Realizar conferência da solicitação de pagamento verificando divergências e solicitando correção se necessário, assinar e submeter à aprovação final da Coordenação ENCAMINHAR AO SETOR FINANCEIRO SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO AUTORIZADA No mês de admissão, excepcionalmente, a disponibilização do benefício proporcional aos dias úteis trabalhados será feita em espécie, diretamente na conta corrente do colaborador (a). Após aprovação da Coordenação, encaminhar ao setor financeiro a solicitação de pagamento, juntamente com arquivo/relação bancária, informando os dados bancários para efetivação dos créditos dos colaboradores. No arquivo/relação, devem constar separadamente em formato padrão pré-determinado por cada banco (Bradesco e/ou Santander), nome completo e CPF do colaborador, número da agência e conta, e valor a ser creditado, cujo total deverá obrigatoriamente que bater com a solicitação de pagamento autorizada pela coordenação. 4.2 PEDIDO MENSAL

3 3/5 A partir do segundo mês de admissão, colaborador passará a receber o benefício de acordo com a sua opção (bilhete/cartão), sendo inserido no pedido mensal EMITIR RELATÓRIOS INTERNOS PARA CONFERÊNCIA E AJUSTE DO PEDIDO Emitir relatórios do sistema Rubi (admitidos / demitidos / afastamentos, férias, Licença médica, INSS e maternidade), para conferências de eventos/situações dos colaboradores, realizando as inclusões, exclusões pertinentes. Receber e lançar os Formulários de Movimentação de Pessoal (MP), de acordo com as informações aprovadas no mesmo, que possam ter impacto na concessão do benefício. Realizar conferência e relatar à coordenação qualquer inconsistência interna (escala de trabalho, transferência entre empresa e/ou filiais, etc) detectada. Analisar relatórios de escalas de trabalho recebidas das lideranças bem como cadastro de feriados por local de trabalho. Alterar a quantidade de vales disponibilizados com base nos dias úteis/trabalhados no sistema SUP (Ticket) e/ou Salvador Card (SETPS). Em seguida realizar conferência, verificando os nomes dos funcionários x quantidades de vales a serem disponibilizados. Ajustar quantidade de vales nos sistemas de pedido de acordo aos relatórios analisados. Verificando dias trabalhados, abatendo os atestados médicos apresentados, excluindo os demitidos e os afastados (Auxílio doença e Licença Maternidade) e colaboradores em férias. Entrar no cadastro de cada colaborador e alterar o campo de dias para a quantidade efetivamente programada, finalizando os pedidos para disponibilização do benefício EMITIR RELATÓRIO E REALIZAR CONFERÊNCIA DOS AJUSTES PROCESSADOS NO PEDIDO Emitir relatórios dos pedidos para conferência: entrar nos sistemas SUP (Ticket) e Salvador Card (SETPS), acessar o campo listar pedidos e emitir relatório para conferência dos ajustes processados. Se o pedido estiver correto, enviar pedido, caso contrário retoma o processo de ajuste e conferência GERAR ARQUIVO DE IMPORTAÇÃO NO SISTEMA DOS FORNECEDORES, PARA CONFERÊNCIA FINAL E ENVIO Salvador Card (SETPS) Alterar no site SSA Card a quantidade de dias trabalhados na competência em questão (utilizar como padrão escala ADM de seg. a sexta). Realizar os ajustes necessários no cadastro individual, bem como: férias, desligamento e ajuste de vales disponibilizados de acordo com as escalas.

4 4/5 Verificar valor total do pedido e conferir com o relatório do RUBI. Estando OK, clica em gerar pedido, imprime o PDF do pedido, gerar o boleto. Ticket Serviços Acessar o sistema SUP e realizar os ajustes após as conferências de quantidades e nomes de funcionários x quantidades de vales a ser disponibilizado. Verificar valor total do relatório impresso do sistema com o relatório emitido pelo Rubi. Importar dados gerados do sistema SUP, acessar campo PEDIDO => Selecionar COMPETÊNCIA => GERAR PEDIDOS => IMPORTAR. Enviar pedido no site do fornecedor EMITIR BOLETO E SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO PARA APROVAÇÃO E ENVIO AO FINANCEIRO Acessar o campo EMITIR BOLETO, seleciona valor e competência e imprime boleto para pagamento. A Nota Fiscal referente ao pedido será encaminhada pelo fornecedor para o [email protected]. Emitir solicitação de pagamento com centro de custo (rateio), do sistema de folha de pagamento ou em planilha de Excel (modelo padrão), distribuindo valores de acordo com a lotação colaboradores para correta contabilização do custo correspondente pela área de Controladoria. Submeter à aprovação da Coordenação e enviar para o financeiro para pagamento em prazo estipulado pelo fornecedor RECEBER BENEFÍCIOS E ENTREGAR/DISPONIBILIZAR AOS COLABORADORES Aguardar e monitorar prazo de entrega dos benefícios tipo bilhete (ticket) e/ou novos cartões (VTE) e entregar aos colaboradores, mediante protocolo de recebimento. Monitorar a disponibilização dos créditos nos cartões eletrônicos já em uso, garantindo o cumprimento do prazo legal. 4.3 ARQUIVAR OS PEDIDOS Após o envio dos pedidos os mesmos deverão ser salvos em DOC. BIZANTINOS => DHO => ADM DE PESSOAL => BENEFÍCIOS => VALE TRANSPORTE, arquivar em pastas eletrônicas organizadas por ano e mês de competência.

5 5/5 5. REGISTROS Identificação Armazenamento/ Recuperação Proteção Tipo Tempo de Retenção Descarte Sistema Rubi / Pastas Eletrônicas Matrícula ou nome do colaborador Restrito ao setor DHO ADM de Pessoal Eletrônico Permanente Inexistente 6. DOCUMENTOS EXTERNOS Consolidação das Leis Trabalhistas CLT Declaração de Deslocamento para o Vale Transporte; 7. ANEXOS FL-AM-DH HISTÓRICO DE REVISÕES Pg. Natureza da Revisão Data da Revisão Versão Responsáveis Emissão do Documento Verena Felix