Manual - Demonstrativos de Pagamento e Comprovantes de Rendimento

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1 Manual - Demonstrativos de Pagamento e Comprovantes de Rendimento Versão: VA_04 Data: 26/06/2013 Este documento descreve as atividades e ações no Sistema de Gestão de Pessoas Administração de Pessoal VETORH a serem realizadas pelos setores de Recursos Humanos das Unidades para gerar os demonstrativos de pagamentos, comprovantes de rendimentos e senhas do sistema Vida Funcional On Line para os servidores, bem como a inserção e exclusão de cadastros para recebimento de demonstrativos de pagamento impressos. Diretoria Geral de Recursos Humanos - DGRH Site:

2 2/28 SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO DEFINIÇÕES PROCEDIMENTOS GERAIS VISUALIZAR DEMONSTRATIVO DE PAGAMENTO EM PDF NO SISTEMA GESTÃO DE PESSOAS - VETORH VISUALIZAR DEMONSTRATIVO DE FÉRIAS EM PDF NO SISTEMA GESTÃO DE PESSOAS MÓDULO RUBI VETORH VISUALIZAR A VERSÃO PARA UNIDADE DO INFORME DE RENDIMENTOS - APOSENTADOS VISUALIZAR COMPROVANTE DE RENDIMENTOS - PENSÃO JUDICIAL - APOSENTADOS VISUALIZAR A VERSÃO PARA A UNIDADE DO INFORME DE RENDIMENTOS ATIVOS VISUALIZAR COMPROVANTE DE RENDIMENTOS DE PENSÃO JUDICIAL ATIVOS GERAR SENHAS PARA OS SERVIDORES NO SISTEMA DE GESTÃO DE PESSOAS CADASTRAR SERVIDORES PARA O RECEBIMENTO DO DEMONSTRATIVO DE PAGAMENTO IMPRESSO CANCELAR O CADASTRO DE SERVIDORES PARA O RECEBIMENTO DE DEMONSTRATIVO DE PAGAMENTO IMPRESSO IMPRIMIR RELATÓRIO COM TODAS AS SOLICITAÇÕES DE CADASTRO DE IMPRESSÃO

3 3/28 1. INTRODUÇÃO Tendo em vista a Instrução Normativa nº 002/2013, que dispensa a emissão em papel dos Demonstrativos de Pagamentos e Comprovantes de Pagos e de Imposto sobre a Renda Retido na Fonte a partir de para servidores ativos e a partir de 01/10 para os servidores aposentados. Os servidores ativos e aposentados da Unicamp terão acesso a esses documentos por meio do sistema Vida funcional On Line, disponibilizado no site da DGRH, por meio de senha individual, onde poderão consultar e imprimir os documentos. Também terão acesso aos documentos, por meio do Sistema Gestão de Pessoas Administração de Pessoal (VETORH), os responsáveis pelos serviços de Recursos Humanos dos Órgãos e Unidades da Unicamp. 1.1 Definições Demonstrativo de Pagamento Digital: é o documento que contém os valores pagos pela Universidade ao servidor (holerite), disponibilizado em meio eletrônico. Comprovante de Pagos e de Imposto sobre a Renda Retido na Fonte: é o documento que contém indicação da natureza e do montante dos rendimentos, das deduções e do imposto sobre a renda retido na fonte (IRRF) no ano-calendário, pelo valor total anual, expresso em reais, bem como de informações complementares. 2 PROCEDIMENTOS GERAIS Ao término do processamento da Folha de Pagamento de cada mês, os Demonstrativos de Pagamento são gerados no banco de dados e liberados no sistema Vida Funcional On Line, por meio de atribuição de senha ao seu cadastro funcional. Os Demonstrativos de Pagamento de Pessoal mensais, férias e outros estarão disponíveis para consulta e impressão a partir do dia primeiro de cada mês.

4 4/ Visualizar Demonstrativo de Pagamento em PDF no sistema Gestão de Pessoas - VETORH Para visualizar o demonstrativo em uma Unidade/Órgão, deve-se realizar o procedimento descrito na Tabela 1 (abaixo). Tabela 1: Procedimento para visualização do demonstrativo Inicializar o módulo Administração de Pessoal com o nome do usuário e senha de 1. Acesso acesso. Em seguida, clicar em Menu/Cálculos / Relatórios / Digitais/ Demonstrativos Diversos. 2. Preenchimento dos campos Matrícula: Informar matrícula do colaborador Competência: Informar a competência do demonstrativo que se deseja visualizar.

5 5/28 Tipo do Demonstrativo: Selecionar o tipo do demonstrativo. As opções são: 1. Cálculo mensal; 2. Folha complementar 3. 13º salário 1ª parte 4. 13º salário 2ª parte 5. Especiais 6. Outros Ao informar os dados solicitados e clicar em OK, será exibido o demonstrativo. Caso o colaborador tenha mais de um demonstrativo do tipo escolhido na competência informada, todos serão exibidos. 2.2 Visualizar Demonstrativo de Férias em PDF no sistema Gestão de Pessoas Módulo RUBI VETORH Para visualizar o demonstrativo de férias em uma unidade, deve-se realizar o procedimento descrito na Tabela 2 (abaixo). Tabela 2: Procedimento para visualização do demonstrativo de férias 1. Acesso Inicializar módulo Administração de Pessoal com o nome do usuário e senha de acesso. Em seguida, clicar em Cálculos / Relatórios / Digitais / Demonstrativos de Férias.

6 6/28 2. Preenchimento dos campos Competência: Informar a competência do demonstrativo que se deseja visualizar. Quinzena: Selecionar a quinzena da competência cujo demonstrativo será exibido. A quinzena corresponde ao período em que se iniciou o gozo de férias. Matrícula: Informar matrícula do colaborador cujo demonstrativo será visualizado.

7 7/28 Ao informar os dados solicitados e clicar em OK, será exibido o demonstrativo. Caso o colaborador tenha mais de um demonstrativo na competência informada, todos serão exibidos. 2.3 Visualizar a versão para Unidade do Informe de - Aposentados Através do procedimento na Tabela 3 (abaixo) será possível visualizar a versão para a Unidade do informe de rendimentos APO/SPPREV, conforme os parâmetros informados. Tabela 3: Procedimento para visualização da versão da Unidade do informe 1. Acesso Inicializar o módulo Administração de Pessoal com o nome do usuário e senha de acesso. Em seguida, clicar em Menu/Anuais / Informe/Dirf / Listar / Informe. 2. Selecionar o modelo 411 Comp Rend/2012 APO/SPPREV - UNIDADE.

8 8/28 3. Preenchimento dos campos Ano Base: Informar o ano base que será processado. Data Entrega: Informar a data limite de entrega definida pela Receita Federal. Tipo Anotação Ficha: Selecionar o tipo de anotação do colaborador a ser impresso nas Informações Complementares. Listar: Selecionar o tipo de pessoa entre as opções Colaborador, Terceiro, ou Dependente. Contribuintes: Selecionar uma entre as opções Somente com IRRF, Somente sem IRRF, ou Todos. Considerar Limites: Selecionar se deve ou não considerar limites. Acima de (até 2009): Indicar o valor a ser considerado nos rendimentos. Considerar 13º no Limite: Selecionar se deve ou não considerar 13º no limite. Gravar Tabela Para Contracheque: Indica se deve, ou não, gravar tabela para contracheque. Deixar a opção padrão N (Não). Nível de Ordenação: Indicar nível de ordenação.

9 9/28 Endereço Fonte Pagadora: é a fonte pagadora. Deixar a opção Filial Centralizadora. Listar Eventos Despesas Médicas: Selecionar se deve, ou não, listar eventos de despesas médicas. Somar Dependente no Titular: Selecionar se deve, ou não, somar dependentes no titular. Arquivo Exportação DIRF (até 2009): Indicar o caminho onde será gravado o arquivo DIRF. Se for deixado em branco, o arquivo não será gerado. Empresa: Selecionar a empresa desejada. Lote: Selecionar o(s) lote(s) de colaboradores que será(ão) processado(s) (opcional). Colaborador: Selecionar a(s) matrícula(s) do(s) colaborador(es) cujo(s) informe(s) será(ão) processado(s) (opcional). Filial: Selecionar a(s) filial(is) ) do(s) colaborador(es) cujo(s) informe(s) será(ão) processado(s) (opcional). Local: Selecionar o(s) local(is) ) do(s) colaborador(es) cujo(s) informe(s) será(ão) processado(s) (opcional). Tipo Contrato: Selecionar o tipo do contrato do(s) colaborador(es) cujo(s) informe(s) será(ão) processado(s) (opcional). Situação: Selecionar a(s) situação(ões) do(s) colaborador(es) cujo(s) informe(s) será(ão) processado(s) (opcional). Vínculo: Selecionar o(s) vínculo(s) empregatício(s) do(s) colaborador(es) cujo(s) informe(s) será(ão) processado(s) (opcional).

10 10/28 Ao informar os dados solicitados e clicar em OK, o informe será exibido.

11 11/ Visualizar Comprovante de - Pensão Judicial - Aposentados Através do procedimento na Tabela 4 (abaixo) será possível visualizar o comprovante de rendimentos de pensão judicial APO/SPPREV, conforme os parâmetros informados. Tabela 4: Procedimento para visualizar o comprovante de rendimentos de pensão judicial Inicializar o módulo Administração de Pessoal com o nome do usuário e senha de 1. Acesso acesso. Em seguida, clicar em Menu/ Anuais / Informe/Dirf / Listar / Informe. 2. Selecionar o modelo 419 Comp. Rend/ 2012 APO/SPPREV Pensão Judicial.

12 12/28 3. Preenchimento dos campos Ano Base: Informar o ano base que será processado. Tipo Anotação Ficha: Selecionar o tipo de anotação do colaborador a ser impresso nas Informações Complementares. Listar: Selecionar o tipo de pessoa entre as opções Colaborador, Terceiro, ou Dependente. Contribuintes: Selecionar uma entre as opções Somente com IRRF, Somente sem IRRF, ou Todos. Acima de: Indicar o valor a ser considerado nos rendimentos. Nível de Ordenação: Indicar nível de ordenação. Arquivo Exportação DIRF: Indicar o caminho onde será gravado o arquivo DIRF. Se for deixado em branco, o arquivo não será gerado.

13 13/28 Empresa: Selecionar a empresa desejada. Lote: Selecionar o(s) lote(s) de colaboradores que será(ão) processado(s) (opcional). Colaborador: Selecionar a(s) matrícula(s) do(s) colaborador(es) cujo(s) informe(s) será(ão) processado(s) (opcional). Filial: Selecionar a(s) filial(is) ) do(s) colaborador(es) cujo(s) informe(s) será(ão) processado(s) (opcional). Local: Selecionar o(s) local(is) ) do(s) colaborador(es) cujo(s) informe(s) será(ão) processado(s) (opcional). Tipo Contrato: Selecionar o tipo do contrato do(s) colaborador(es) cujo(s) informe(s) será(ão) processado(s) (opcional). Situação: Selecionar a(s) situação(ões) do(s) colaborador(es) cujo(s) informe(s) será(ão) processado(s) (opcional). Vínculo: Selecionar o(s) vínculo(s) empregatício(s) do(s) colaborador(es) cujo(s) informe(s) será(ão) processado(s) (opcional).

14 14/28 Ao informar os dados solicitados e clicar em OK, o informe será exibido.

15 15/ Visualizar a versão para a Unidade do Informe de Ativos Através do procedimento na Tabela 5 (abaixo) será possível visualizar a versão para a Unidade do informe de rendimentos dos ATIVOS, conforme os parâmetros informados. Tabela 5: Procedimento para visualização da versão da Unidade do informe Inicializar o módulo Administração de Pessoal com o nome do usuário e senha de 1. Acesso acesso. Em seguida, clicar em Menu/Anuais / Informe/Dirf / Listar / Informe. 2. Selecionar o modelo 413 Comp Rend/2012 Ativos - UNIDADE.

16 16/28 3. Preenchimento dos campos Ano Base: Informar o ano base que será processado. Data Entrega: Informar a data limite de entrega definida pela Receita Federal. Tipo Anotação Ficha: Selecionar o tipo de anotação do colaborador a ser impresso nas Informações Complementares. Listar: Selecionar o tipo de pessoa entre as opções Colaborador, Terceiro, ou Dependente. Contribuintes: Selecionar uma entre as opções Somente com IRRF, Somente sem IRRF, ou Todos. Considerar Limites: Selecionar se deve ou não considerar limites. Acima de (até 2009): Indicar o valor a ser considerado nos rendimentos. Considerar 13º no Limite: Selecionar se deve ou não considerar 13º no limite. Gravar Tabela Para Contracheque: Indica se deve, ou não, gravar tabela para contracheque. Deixar a opção padrão N (Não). Nível de Ordenação: Indicar nível de ordenação.

17 17/28 Endereço Fonte Pagadora: é a fonte pagadora. Deixar a opção Filial Centralizadora. Listar Eventos Despesas Médicas: Selecionar se deve, ou não, listar eventos de despesas médicas. Somar Dependente no Titular: Selecionar se deve, ou não, somar dependentes no titular. Arquivo Exportação DIRF (até 2009): Indicar o caminho onde será gravado o arquivo DIRF. Se for deixado em branco, o arquivo não será gerado. Empresa: Selecionar a empresa desejada. Lote: Selecionar o(s) lote(s) de colaboradores que será(ão) processado(s) (opcional). Colaborador: Selecionar a(s) matrícula(s) do(s) colaborador(es) cujo(s) informe(s) será(ão) processado(s) (opcional). Filial: Selecionar a(s) filial(is) ) do(s) colaborador(es) cujo(s) informe(s) será(ão) processado(s) (opcional). Local: Selecionar o(s) local(is) ) do(s) colaborador(es) cujo(s) informe(s) será(ão) processado(s) (opcional). Tipo Contrato: Selecionar o tipo do contrato do(s) colaborador(es) cujo(s) informe(s) será(ão) processado(s) (opcional). Situação: Selecionar a(s) situação(ões) do(s) colaborador(es) cujo(s) informe(s) será(ão) processado(s) (opcional). Vínculo: Selecionar o(s) vínculo(s) empregatício(s) do(s) colaborador(es) cujo(s) informe(s) será(ão) processado(s) (opcional).

18 18/28 Ao informar os dados solicitados e clicar em OK, o informe será exibido. 2.6 Visualizar Comprovante de de Pensão Judicial Ativos Através do procedimento na Tabela 6 (abaixo) será possível visualizar o comprovante de rendimentos de pensão judicial ATIVOS, conforme os parâmetros informados. Tabela 6: Procedimento para gerar o comprovante de rendimentos de pensão judicial Inicializar o módulo de Administração de Pessoal com o nome do usuário e senha de 1. Acesso acesso. Em seguida, clicar em Menu/Anuais / Informe/Dirf / Listar / Informe.

19 19/28 2. Selecionar o modelo 420 Comp. Rend/ 2012 Ativos Pensão Judicial.

20 20/28 3. Preenchimento dos campos Ano Base: Informar o ano base que será processado. Tipo Anotação Ficha: Selecionar o tipo de anotação do colaborador a ser impresso nas Informações Complementares. Listar: Selecionar o tipo de pessoa entre as opções Colaborador, Terceiro, ou Dependente. Contribuintes: Selecionar uma entre as opções Somente com IRRF, Somente sem IRRF, ou Todos. Acima de: Indicar o valor a ser considerado nos rendimentos. Nível de Ordenação: Indicar nível de ordenação. Arquivo Exportação DIRF: Indicar o caminho onde será gravado o arquivo DIRF. Se for deixado em branco, o arquivo não será gerado. Empresa: Selecionar a empresa desejada. Lote: Selecionar o(s) lote(s) de colaboradores que será(ão) processado(s) (opcional). Colaborador: Selecionar a(s) matrícula(s) do(s) colaborador(es) cujo(s) informe(s) será(ão) processado(s) (opcional). Filial: Selecionar a(s) filial(is) ) do(s) colaborador(es) cujo(s) informe(s) será(ão) processado(s) (opcional). Local: Selecionar o(s) local(is) ) do(s) colaborador(es) cujo(s) informe(s) será(ão) processado(s) (opcional). Tipo Contrato: Selecionar o tipo do contrato do(s) colaborador(es) cujo(s) informe(s) será(ão) processado(s) (opcional). Situação: Selecionar a(s) situação(ões) do(s) colaborador(es) cujo(s) informe(s) será(ão) processado(s)

21 21/28 (opcional). Vínculo: Selecionar o(s) vínculo(s) empregatício(s) do(s) colaborador(es) cujo(s) informe(s) será(ão) processado(s) (opcional). Ao informar os dados solicitados e clicar em OK, o informe será exibido.

22 22/ Gerar Senhas para os servidores no Sistema de Gestão de Pessoas Caso necessário, a senha de acesso ao Sistema Vida Funcional Online poderá ser emitida pelas Unidades/Órgãos aos seus servidores, conforme procedimentos na tabela 7. Tabela 7: Procedimentos para geração de senhas para os servidores Inicializar o módulo de Administração de Pessoal com o nome do usuário e senha de acesso. 1. Acesso Em seguida, clicar Menu/Personalizadas/Gera senha de acesso Vida Funcional Online/ 2. Digitar a matrícula do colaborador e clicar em gerar senha

23 23/28 A senha pode ser impressa ou encaminhada manualmente por .

24 24/ Cadastrar servidores para o recebimento do demonstrativo de pagamento impresso Os RH s podem cadastrar os servidores que manifestarem o interesse por receber os demonstrativos de pagamento impressos pela DGRH conforme procedimento descrito na tabela 8. Tabela 8: Cadastro para impressão dos demonstrativos de pagamento 1. Acesso Inicializar o módulo de Administração de Pessoal com o nome do usuário e senha de acesso. Em seguida, clicar Menu/ Cálculo / Relatórios / Digitais / Demonstrativos Cadastro de Impressão. 2. Digitar a matrícula do colaborador

25 25/28 3. Histórico Inserção: Competência Início (MM/AAAA): Neste campo, o usuário deve digitar a data para início da impressão conforme a opção do servidor ou selecionar o mês no calendário ao clicar no botão. Em seguida clicar no botão. O sistema não permite a inclusão de meses anteriores à data atual. Caso o servidor deseje a impressão de demonstrativos de pagamentos anteriores, deve entrar em contato com a Seção de Pagamento da Divisão de Administração de Pessoal DAP/DGRH. Competência Término (MM/AAAA): Caso o servidor informe o período necessário para a impressão, o usuário deve digitar a data para término da impressão conforme a opção do servidor ou selecionar o mês no calendário ao clicar no botão. Caso o período de impressão seja indeterminado, o campo deve permanecer em branco. 2.9 Cancelar o cadastro de servidores para o recebimento de demonstrativo de pagamento impresso Caso o servidor opte por não receber mais os demonstrativos de pagamento impresso, os RH s podem cancelar o cadastramento conforme procedimento descrito na tabela 9. Tabela 9: Cancelamento do cadastro pra impressão de demonstrativos de pagamento 1. Acesso Inicializar o módulo de Administração de Pessoal com o nome do usuário e senha de acesso. Em seguida, clicar Menu/ Cálculo / Relatórios / Digitais / Demonstrativos Cadastro de Impressão.

26 26/28 2. Digitar a matrícula do colaborador 3. Histórico Inserção: Competência Início (MM/AAAA): O sistema irá exibir o registro já cadastrado. Competência Término (MM/AAAA): O usuário deve digitar a data para término da impressão conforme a opção do servidor ou selecionar o mês no calendário ao clicar no botão.

27 27/28 Em seguida clicar no botão 2.10 Imprimir relatório com todas as solicitações de cadastro de impressão. É possível imprimir o Relatório com todas as solicitações de cadastro de impressão dos demonstrativos, conforme procedimento descrito na tabela 10. Tabela 10: Impressão de Relatório de Solicitações de impressão dos demonstrativos 1. Acesso Inicializar o módulo de Administração de Pessoal com o nome do usuário e senha de acesso. Em seguida, clicar: Menu/colaboradores/Ficha Cadastral/Relação de Cadastro. Em seguida escolher Relatório 317.

28 28/28 Quando aparecer a tela abaixo, clique em OK. Será exibido o relatório, conforme exemplo abaixo.