Lei dos Compromissos V6.80 SR2 ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA (LEI Nº 8/2012) Versão 1.0 Abril de 2012
Índice Índice... 2 Introdução... 3 Configuração dos itens para processamento automático dos fundos disponíveis... 4 Contabilidade...4 Processamento do cálculo dos fundos disponíveis mensais... 6 Contabilidade...6 Controlo do limite dos valores dos fundos disponíveis... 9 Contabilidade / Tesouraria / Recursos Humanos...9 Identificação do n.º de compromisso na impressão dos documentos de encomenda... 11 Tesouraria... 11 PRIMAVERA B u sin e ss S o ftw a re Solu tio n s, S.A. P á g in a 2
Introdução Este documento pretende descrever a nova funcionalidade dos cálculo dos fundos disponíveis na versão 6.80 SR2 da Administração Pública, para dar resposta à Lei n.º 8/2012, publicada em Diário da República no dia 21 de Fevereiro de 2012. Esta nova funcionalidade foi desenvolvida com base no manual emitido pela DGO no dia 5 de Março de 2012 (manual de procedimentos de apoio à aplicação da LCPA). É realizada uma descrição de cada funcionalidade implementada ou comportamento alterado, sendo de destacar as seguintes alterações: Configuração dos itens para processamento automático dos fundos disponíveis; Processamento do cálculo dos fundos disponíveis mensais; Controlo do limite dos valores dos fundos disponíveis; PKB Este manual encontra-se igualmente publicado na PRIMAVERA KnowledgeBase aqui (para consultar o manual é necessário garantir que o filtro Versão é v6.80). A versão publicada no PKB corresponde sempre à última versão deste manual. PRIMAVERA B u sin e ss S o ftw a re Solu tio n s, S.A. P á g in a 3
Configuração dos itens para processamento automático dos fundos disponíveis Para que se possa automatizar o cálculo dos fundos disponíveis, mensalmente, é importante configurar os itens de forma a obter os valores da informação orçamental/contabilística corretamente. Contabilidade No processo de migração serão criados os itens previstos no manual de procedimentos da Lei dos Compromissos emitido pela DGO. A janela de configuração dos itens encontra-se em Tabelas Outras Tabelas Fundos Disponíveis. Os itens definidos na configuração serão utilizados no processo do cálculo dos fundos disponíveis. Cada item é constituído por um conjunto de informação que define as características do item e uma grelha onde podem ser definidas várias fórmulas a utilizar no cálculo do valor desse item. Os itens são definidos por ano, e são constituídos por um código e uma descrição. Existem também outros atributos com o seguinte significado: Ordem: ordem em que o item irá ser apresentado no processamento; Tipo: indica se corresponde a um item de receita ou despesa; Mês inicial e final: indica os meses a serem considerados ([n-1, n, n+1, n+2]) relativamente ao mês de processamento; Item informativo: os valores de um item informativo não afetam o cálculo dos fundos disponíveis; Antecipação: item que permite lançar manualmente valores para os meses posteriores; Factor de cálculo: percentagem que é aplicada ao valor processado; Valores acumulados: indica como deverá ser preenchida a coluna de valores acumulados (meses anteriores). É permitido seleccionar as opções Não calcular, Recalcular fórmulas ou Usar valor calculado. Na grelha de fórmulas podem ser definidas de 0 a N linhas. Para cada fórmula é indicada a seguinte informação: +-/: indica se o valor da fórmula será somado/subtraído ao valor das restantes fórmulas; Fórmula: selecção de uma fórmula entre as disponíveis ( Saldo, Orçamento, Processo de execução ); PRIMAVERA B u sin e ss S o ftw a re Solu tio n s, S.A. P á g in a 4
Ano Cálc.: indica o ano a utilizar na formula ([n, n-1, n-2]) relativamente ao ano de processamento; Estado: permite definir o estado a utilizar pela fórmula Processo de execução ; Conta: permite definir a conta a utilizar pela fórmula Saldo ; Tipo: quando for seleccionada a fórmula Saldo, permite identificar o tipo de fórmula ( Saldo Devedor, Saldo Credor, Total Débito ou Total Crédito ); Orçamento: é possível definir restrições por classificação orçamental. PRIMAVERA B u sin e ss S o ftw a re Solu tio n s, S.A. P á g in a 5
Processamento do cálculo dos fundos disponíveis mensais Contabilidade A janela de processamento dos fundos disponíveis encontra-se em Movimentos Processamento de Fundos Disponíveis. O processamento é efectuado seleccionando o ano e o respectivo mês. As linhas apresentadas são as correspondentes aos itens definidos na configuração dos fundos. Estão divididas nos grupos Receitas e Depesas e cada linha apresenta o item pela ordem configurada. Acima tem-se um exemplo do estado da janela após o processamento. São apresentados os meses no intervalo [n-1 n+2], sempre com 2 colunas (valor processado e valor a reportar). O valor a reportar pode ser alterado manualmente, desde que a configuração assim o permita. Ao alterar o valor da percentagem, o valor a reportar será alterado, tendo como base o valor processado. Em qualquer das colunas, as células editáveis são sempre identificadas pela cor azul (1). Se para um determinado item o valor a reportar for alterado, esse valor reportado será sugerido nos processamentos posteriores para o mês alterado. Por exemplo, se no processamento de Fevereiro o mês de Abril (n+2) apresentar uma linha com um valor processado de 35.000,00 e se alterar o valor reportardo para 40.000,00, ao processar o mês de Março o valor a reportar no mês de Abril (n+1) é sugerido com o valor de 40.000,00 para o item em questão. PRIMAVERA B u sin e ss S o ftw a re Solu tio n s, S.A. P á g in a 6
As últimas colunas apresentam o valor acumulado e o valor total. O valor acumulado é calculado apenas para os itens configurados para tal (opções Recalcular fórmulas ou Usar valor calculado ), e mostra o valor existente antes do mês N-1. No exemplo acima, temos a 2ª linha configurada para utilizar valores acumulados. Como está a ser processado o mês de Março, temos o mês de Fevereiro presente no quadro (mês N-1) e assim o valor acumulado reflete apenas o mês de Janeiro. A coluna total apresenta o resultado da soma dos meses [N-1 N+2] e do valor acumulado. Quando os valores foram calculados a partir de fórmulas, pode-se visualizar em detalhe as fórmulas aplicadas, a partir do botão existente (2). É apresentada então a janela abaixo: PRIMAVERA B u sin e ss S o ftw a re Solu tio n s, S.A. P á g in a 7
No caso de itens de antecipação, deve-se identificar cada um dos meses que serão antecipados. Para isso, o lançamento de valores deverá ser feito numa janela a parte, aberta através do botão correspondente (3). Neste exemplo, pode ser feita uma antecipação dos meses de Maio a Dezembro, para o mês de Janeiro. Cada item configurado como sendo de antecipação dá origem a um novo item, que é a correção dessa antecipação (4). Os itens de correcção apresentam os valores anteriormente antecipados nos itens de antecipação correspondentes. PRIMAVERA B u sin e ss S o ftw a re Solu tio n s, S.A. P á g in a 8
Os itens informativos também podem ser processados e reportados manualmente. Entretanto não fazem parte do cálculo dos fundos disponíveis, e são identificados por células de fundo amarelo (5). Após as alterações realizadas ao processamento, o mesmo deve ser gravado e posteriormente reportado. Não é possível processar um determinado mês sem que o anterior esteja reportado. Controlo do limite dos valores dos fundos disponíveis Contabilidade / Tesouraria / Recursos Humanos Passa a existir nos Parâmetros do Exercício (Administrador) da Contabilidade um novo separador com a configuração das validações referentes aos fundos disponíveis. Deve ser indicado qual o estado do processo de execução a ser validado e qual será o comportamento da aplicação quando o limite dos fundos disponíveis for ultrapassado. Se for definido como Bloquear, a aplicação não permite que o lançamento seja feito. No caso de Avisar, a aplicação emite um aviso e o utilizador escolhe se pretende continuar ou cancelar. Para o estado configurado, não será possível lançar/modificar/anular movimentos anteriores ao último período reportado. Também não será possível fazer alterações orçamentais anteriores a esse período. No módulo Contabilidade, ou nos demais módulos ao ser feita uma integração com a Contabilidade, a aplicação emite um aviso como no exemplo abaixo (caso em que a configuração está definida como Avisar ). PRIMAVERA B u sin e ss S o ftw a re Solu tio n s, S.A. P á g in a 9
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Identificação do n.º de compromisso na impressão dos documentos de encomenda Segundo o Artigo 5.º, número 3, da Lei 8/2012 os os sistemas de contabilidade de suporte à execução do orçamento emitem um número de compromisso válido e sequencial que é refletido na ordem de compra, nota de encomenda, ou documento equivalente, e sem o qual o contrato ou a obrigação subjacente em causa são, para todos os efeitos, nulos. Tesouraria Na impressão dos documentos de encomenda a fornecedores é incluído na linha do mapa o n.º de compromisso associado ao processo de execução. O n.º de compromisso só é definido após a integração do respectivo documento da Contabilidade, pelo que este apenas consta na impressão após a respectiva integração. PRIMAVERA B u sin e ss S o ftw a re Solu tio n s, S.A. P á g in a 11
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