Manual de Contas Bancárias / Depósitos

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1 Manual de Contas Bancárias / Depósitos Novembro de 2008

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3 ÍNDICE O MANUAL DE CONTAS BANCÁRIAS / DEPÓSITOS... 1 Introdução... 1 Objectivos... 1 Condições de Utilização... 1 CONTAS BANCÁRIAS / DEPÓSITOS... 2 Configuração do sistema... 2 Aplicação das contas bancárias/depósitos... 2 Parametrização das contas bancárias/depósitos... 2 Bancos... 2 Contas Bancárias... 4 Métodos... 4 Categorias... 5 Entidades... 6 Descritivos... 7 Depósitos... 7 Pagamento a fornecedores... 8 Movimentação...10 Registo manual...10 Depósitos...11 Depósito de cheques...12 Depósito de numerário...13 Pagamento a fornecedores...13 Relatórios...14 Perguntas e respostas...16

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5 O manual de contas bancárias / depósitos Introdução Face ao novo contexto nacional e internacional em que operam as organizações portuguesas, contexto esse que obriga a uma permanente adaptação e modernização, cada vez mais é necessário apostar na aquisição de novos equipamentos e novas tecnologias, uma vez que a capacidade de resistir e competir reside cada vez mais na potencialidade dos recursos informáticos. Deste modo, a actualização desses recursos deverá sempre ser pensada tendo em consideração qual o seu contributo para uma maior produtividade, consequência directa da eficácia na implementação e utilização dos mesmos. As aplicações informáticas só terão interesse se estiverem inseridas na estratégia da organização e em pleno funcionamento, contribuindo de forma inequívoca para o seu desenvolvimento. Objectivos O presente manual foi elaborado com o objectivo de detalhar o funcionamento das Contas Bancárias e Depósitos existente no GesPOS, guiar o utilizador na sua configuração ou esclarecer eventuais dúvidas que possam surgir aquando da movimentação. Na concepção deste manual existiu a preocupação de não o tornar demasiado exaustivo, de modo que a sua leitura seja o mais agradável possível. Toda a estrutura foi elaborada tendo sempre presente a figura do utilizador, por se considerar que é este último aquele que irá retirar o máximo proveito da sua leitura, de modo a que todos os procedimentos possam ser explorados. Condições de Utilização Para maior comodidade e para obter melhores resultados na exploração da aplicação, concebemos este manual para ser consultado pelos operadores em geral e pelos administradores do sistema informático. Ao longo do manual os exemplos dados têm como base a empresa de demonstração, cujo objectivo é mostrar as funcionalidades do sistema. Convenções usadas no manual Texto a verde ou negrito Indica ficheiros, tabelas, opções de menu ou outras secções do manual, cuja leitura deve fazer de forma a completar a informação; Texto a verde em itálico Refere botões, campos ou zonas das tabelas ou dos ecrãs; Texto a verde com o símbolo ou sublinhado Notas e chamadas de atenção; Texto em itálico Exemplos das funcionalidades documentadas. 1

6 Contas Bancárias / Depósitos Base Prime Vision GesCafé Necessário Módulo (*) PME01PME02 PME03 PME05 PME07 PME08 PME09 SQL01 SQL02 ENT01 SQL88 As licenças PME01, PME02, PME03, PME05, PME07, PME08, PME09 e SQL88 apenas contemplam movimentos manuais em c/c. Este manual aborda a gestão das Contas Bancárias/Depósitos. Para uma melhor performance e viabilidade deverá ser efectuado um bom planeamento de forma a optimizar a configuração. Configuração do sistema De seguida serão mencionadas quais as configurações que influenciam a gestão de contas bancárias/depósitos. Aplicação das contas bancárias/depósitos Além do tradicional registo manual, o utilizador poderá usufruir dos depósitos de cheques de clientes ou numerário, bem como do registo automático em conta corrente bancária aquando emissão do aviso de lançamento (pagamento a fornecedor). Verifique se a licença que possui contempla esta funcionalidade. As licenças PME01, PME02, PME03, PME05, PME07, PME08, PME09 e SQL88 apenas contemplam movimentos manuais em c/c. Parametrização das contas bancárias/depósitos Bancos Para criar os bancos com que trabalha aceda a Tabelas Bancos. Aqui deverá definir os dados da entidade bancária, nomeadamente o código de conta bancária ao código swift (para transferências internacionais). Poderá consultar esta informação junto do seu banco ou em Diversos - Configurações Códigos de Contas Bancárias. 2

7 No separador Moradas poderá definir as moradas das diversas sucursais com que trabalha. Para criar um novo registo clique com botão direito do rato e seleccione a opção Novo ou clique no botão Poderá acrescentar tantas moradas quantas as necessárias... Para editar os dados de uma sucursal clique no botão ou seleccione a morada em questão e clique com botão direito do rato, escolhendo Editar. Poderá ainda editar o registo com duplo clique do rato. Caso pretenda eliminar um registo clique no botão ou clique com botão direito do rato na morada em questão e seleccione Eliminar. O processo será semelhante para adicionar os seus contactos no banco: 3

8 Contas Bancárias Para cada entidade bancária criada deverá definir as suas contas. Edite a ficha do banco e aceda ao separador Contas Bancárias. O processo de criação será semelhante ao dos contactos e moradas descrito acima: Criação botão ou clique com botão direito do rato e seleccionar a opção Novo Edição botão, clique com botão direito do rato e seleccionar a opção Editar ou duplo clique no registo a editar Eliminação botão ou clique com botão direito do rato e seleccionar a opção Eliminar O nome do banco será automaticamente preenchido de acordo com a descrição definida para a entidade bancária em edição. Ao preencher o NIB será automaticamente preenchido o IBAN... Métodos Em Tabelas Bancos Métodos crie os métodos bancários a utilizar. Estes corresponderão ao tipo de transacção, tais como transferências bancárias, cheque, letra A opção Excluir do relatório define se os movimentos registados em c/c bancária irão ser objecto de análise no Mapa de Análise Bancária. Caso haja lugar a transferências bancárias entre contas da firma, poderá não haver interesse em contabilizar esses movimentos na análise, por exemplo. 4

9 Categorias Os movimentos bancários poderão ser classificados por categorias, tipo Despesas com instalações, Despesas com viaturas... Crie as diferentes categorias em Tabelas Bancos Categorias. Para criar um novo registo clique no botão Novo (F2) ou seleccione Categorias Bancárias e prima a tecla F2. Poderá ter necessidade de criar sub-categorias. Para criar a árvore seleccione a categoria de 1º nível e prima a tecla F2 ou clique no botão Novo (F2). 5

10 Sub-categorias da catgeoria Despesas Instalações. Caso tenha associado uma sub-categoria na ramificação de categorias errada, seleccione o registo a alterar, clique no botão Mudar Origem, seleccione a categoria correcta e por fim clique Confirmar. Entidades Cada registo em c/c bancário terá que estar associado a uma entidade. Essas entidades poderão não corresponder a clientes, fornecedores ou até mesmo a um vendedor. Entidade poderá ser por exemplo a Portugal Telecom, a EDP,... Aceda a Tabelas Entidades para criar as diversas entidades com que trabalha. 6

11 Nos separadores Moradas, Contactos e Contas poderá definir as moradas, contactos e contas bancárias da entidade, respectivamente. Descritivos Todo o movimento registado em c/c bancário terá que ter um descritivo associado. Em Tabelas Descritivos deverão ser criados os necessários para a movimentação do c/c. Depósitos Certifique-se que o documento DEP-DEPÓSITO (Débito) existe em Diversos Configurações Configurações de Documentos Tabelas de Documentos. O documento DEP-DEPÓSITO (Débito) já consta na base de dados criada pela aplicação GesPOS. Caso o tenha eliminado deverá criá-lo respeitando as parametrizações default. Será um registo a débito em c/c bancário pois trata-se do extracto do banco e analisando por esse perspectiva será um débito. Em Diversos Configurações Configurações de Postos Valores por default poderá definir para o documento DEPÓSITO (Débito) a categoria, método e vendedor default. Poderá ser pré-definido por exemplo o método Cheque, categoria Pagamentos Clientes e o vendedor responsável pela gestão bancária. 7

12 Defina ainda um layout para impressão em Diversos Configurações Configurações de Postos Impressão. Por default existe o layout PTGDeposito GesPOS(1).lst. Pagamento a fornecedores Para o registo em c/c bancário dos pagamentos a fornecedores, deverá ser criado um descritivo Tabelas Descritivos. 8

13 Deverá ser um registo a crédito visto a análise ser efectuada pela perspectiva da entidade bancária. Após criar o descritivo, em Diversos Configurações Parâmetros C.C.Bancária deverá definir o controlo de saída de cheques. Operação para saída de cheque: descritivo criado para registo em c/c bancário dos pagamentos a fornecedor efectuados em cheque. Método bancário: método que deverá ser associado ao registo em c/c bancário dos pagamentos a fornecedor efectuados em cheque. Categoria bancária: categoria que deverá ser associada ao registo em c/c bancário dos pagamentos a fornecedor efectuados em cheque. 9

14 Movimentação O registo em c/c bancária poderá ser manual, pelos depósitos ou ainda, no caso dos pagamentos em cheque a fornecedor, automaticamente aquando emissão do aviso de lançamento. Registo manual Para proceder a registos manuais aceda a Movimentos Movimento de Contas Correntes Bancos Contas Bancárias. Seleccione o banco e respectiva conta. Na linha de registo indique a data do movimento (por default é sugerida a data de sistema) e seleccione o descritivo da lista. Automaticamente será assumido o tipo de movimento débito, crédito terá apenas que indicar o valor. De seguida, deverá seleccionar a entidade a que diz respeito o movimento. Poderá ser um cliente, um fornecedor, um vendedor... Terá ainda que ser indicado o método e categoria. Para mais informações relativamente a estas designações consulte Entidades, Categorias e Métodos. Conta bancária Saldo Banco Tipo de movimento Descritivo associado ao movimento Valor do movimento Entidade, método e categoria relativos ao movimento Adicionar registo Duplas categorias Anular registo 10

15 Registo de despesas de manutenção das instalações no valor de Se as despesas dizem respeito a cada uma das instalações deverá aqui ser dividido o valor por todas elas botão Depósitos O registo em c/c bancário dos cheques dos clientes poderá ser efectuado pela funcionalidade de depósitos Movimentos Movimento de Contas Correntes Bancos Depósitos. Será apresentado o banco nº 1, o vendedor, método e categoria definido por default Diversos Configurações Configurações de Postos Valores por default no entanto poderá alterá-los. 11

16 Depósito de cheques Após emissão de recibo com modalidade de pagamento do tipo cheque, este ficará pendente de depósito. Para proceder ao depósito dos cheques indique o seu banco e conta bancária onde pretende efectuar o depósito e seleccione os cheques a depositar. Depósito de cheques na conta bancária Millennium Praia O cheque tem data posterior ao dia actual pelo que é apresentado a vermelho. Após gravado o depósito será automaticamente efectuado o registo respectivo na c/c bancária. 12

17 O movimento não poderá ser editado uma vez que resulta de um documento de depósito. Depósito de numerário Além dos cheques, poderá também efectuar depósito em numerário. Para proceder ao depósito indique o banco e conta bancária onde pretende efectuar o depósito e indique a quantia no campo Montante em numerário. Assim como o depósito dos cheques, será automaticamente efectuado o registo no c/c bancário respectivo. Depósito de 650 na conta bancária da sucursal Millennium Praia. O movimento não poderá ser editado uma vez que resulta de um documento de depósito. Pagamento a fornecedores Aquando emissão do aviso de lançamento (pagamento a fornecedor) com modalidade de pagamento do tipo cheque, será automaticamente efectuado o registo no c/c bancário indicado. Este registo respeitará as pré-definições de Diversos Configurações Parâmetros C.C. Bancária no que diz respeito ao método e categoria bancários, bem como ao descritivo associado ao movimento. Para mais informações relativamente a esta parametrização consulte Pagamento a fornecedores. 13

18 O movimento não poderá ser editado uma vez que resulta de um aviso de lançamento. Relatórios Toda a análise de contas-correntes bancárias deverá ser efectuada em Relatórios Relatórios de Conta Correntes Relatórios de Contas Bancárias. O mapa Listagem Geral de Movimentos apresentará todos os registos efectuados em c/c bancária, independentemente do nº da conta. Poderá analisar cada conta separadamente pelos extractos Extracto por data de registo e Extracto por data de vencimento, ou por categorias Análise Bancária Categoria/Ano. No mapa Categoria/Ano apenas serão considerados os movimentos associados a métodos que não estejam configurados para serem excluídos desta análise. Para mais informações consulte Métodos. Além dos usuais extractos e balancete, poderá consultar os documentos de depósito emitidos - Depósitos Totais de Depósitos e Movimentos de Depósitos. O mapa de compromissos bancários será útil para uma análise dos pagamentos a longo prazo, nomeadamente cheques que eventualmente tenha registado no c/c com data posterior ao dia actual. Caso pretenda, poderá ainda obter uma listagem dos cheques emitidos bem como dos cheques entregues pelos clientes como modo de pagamento Listagem de Cheques. 14

19 15 Contas Bancárias / Depósitos

20 Perguntas e respostas Para que servem as entidades, categorias e métodos nas contas correntes de bancos? A Entidades, Métodos e Categorias foram implementados para classificação dos movimentos de c/c bancários. Entidade será por exemplo a EDP, Telecom... que não terão conotação como cliente nem tão pouco como fornecedor. Nas Categorias poderá definir por exemplo Despesas com Instalações, Viaturas... Os Métodos corresponderão ao tipo de transacção cheque, transferência bancária... Posso, num mesmo movimento, depositar cheques e valor em numerário? Sim, ao emitir o talão de depósito seleccione os cheques a depositar e no campo Montante em numerário indique o valor a depositar em dinheiro. O total do depósito será a soma do valor dos cheques e do valor numerário indicado. Quando emito em depósito o valor em c/c é registado a débito! Não deveria ser um crédito? A análise do c/c bancário deverá ser efectuado na perspectiva da entidade bancária, assim sendo um depósito do cliente será um débito para o banco. Ao emitir um aviso de lançamento com pagamento em cheque, este não fica disponível para depósito!? O cheque que entrega como pagamento não será depositado no banco, corresponde sim a um levantamento de dinheiro do banco... Para que aquando emissão de aviso de lançamento com modalidade do tipo cheques seja automaticamente efectuado o registo na c/c bancária terá que pré-definir a categoria, método e descritivo a usar para o movimento em Diversos Configurações Parâmetros C.C. Bancária. Enganei-me no valor de um depósito em numerário, como posso agora rectificá-lo? Ao tentar editar o registo no c/c bancário surge mensagem informando que é um movimento resultante de um depósito e não pode ser alterado?! Para rectificar o valor deverá editar o documento de depósito, ao gravar a alteração será actualizado o registo em c/c. Se efectuar registos em c/c com data posterior ao dia actual não são apresentados no extracto! Pode listar esses movimentos no extracto sim. Por default o intervalo de datas do extracto apresenta a data actual como data de fim, daí serem excluídos os registos com data posterior, mas pode alterar o seu intervalo de tempo para análise. Além disso, pode sempre consultar os seus compromissos bancários em Relatórios Relatórios de Conta Correntes - Relatórios de Contas Bancárias Compromissos. 16