Manual Sage Retail Gestão de Contratos

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1 Manual Sage Retail Gestão de Contratos

2 ÍNDICE M A N U A L SA G E RET A I L G E S T Ã O D E CO N T R A T O S... 1 O MANUAL DE GESTÃO DE CONTRATOS... 1 Introdução... 1 Objectivos... 1 Condições de Utilização... 1 GESTÃO DE CONTRATOS... 3 O que é?... 3 Configuração do sistema... 3 Aplicação da gestão de contratos... 3 Parametrização dos contratos... 3 Documento... 3 Activação... 4 Produto... 5 Movimentação... 8 Venda de contratos... 8 Comercialização de produtos ao abrigo de contrato... 9 Análise de Contratos...10 Desactivação de Contratos...11 Crédito de Contratos...12 Perguntas e respostas...14

3 O manual de gestão de contratos Introdução Face ao novo contexto nacional e internacional em que operam as organizações portuguesas, contexto esse que obriga a uma permanente adaptação e modernização, cada vez mais é necessário apostar na aquisição de novos equipamentos e novas tecnologias, uma vez que a capacidade de resistir e competir reside cada vez mais na potencialidade dos recursos informáticos. Deste modo, a actualização desses recursos deverá sempre ser pensada tendo em consideração qual o seu contributo para uma maior produtividade, consequência directa da eficácia na implementação e utilização dos mesmos. As aplicações informáticas só terão interesse se estiverem inseridas na estratégia da organização e em pleno funcionamento, contribuindo de forma inequívoca para o seu desenvolvimento. Objectivos O presente manual foi elaborado com o objectivo de detalhar a Gestão de Contratos existente no Sage Retail, guiar o utilizador na sua configuração ou esclarecer eventuais dúvidas que possam surgir aquando da movimentação. Na concepção deste manual existiu a preocupação de não o tornar demasiado exaustivo, de modo que a sua leitura seja o mais agradável possível. Toda a estrutura foi elaborada tendo sempre presente a figura do utilizador, por se considerar que é este último aquele que irá retirar o máximo proveito da sua leitura, de modo a que todos os procedimentos possam ser explorados. Condições de Utilização Para maior comodidade e para obter melhores resultados na exploração da aplicação, concebemos este manual para ser consultado pelos operadores em geral e pelos administradores do sistema informático. Ao longo do manual os exemplos dados têm como base a empresa de demonstração, cujo objectivo é mostrar as funcionalidades do sistema. Convenções usadas no manual Texto a verde ou negrito Indica ficheiros, tabelas, opções de menu ou outras secções do manual, cuja leitura deve fazer de forma a completar a informação; Texto a verde em itálico Refere botões, campos ou zonas das tabelas ou dos ecrãs; Texto a verde com o símbolo ou sublinhado Notas e chamadas de atenção; Texto em itálico Exemplos das funcionalidades documentadas. 1

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5 Gestão de Contratos Base Prime Vision GesCafé Necessário Módulo PME01PME02 PME03 PME05 PME07 PME08 PME09 SQL01 SQL02 SQL03 ENT01 SQL88 (*) * * * * Este manual aborda a Gestão de Contratos. Para uma melhor performance e viabilidade deverá ser efectuado um bom planeamento de forma a optimizar a configuração. O que é? A Gestão de Contratos consiste na venda prévia de um pacote de produtos ou serviços, ficando o cliente com um crédito que irá abatendo à medida que compra produtos e/ou serviços que fazem parte desse mesmo contrato. Configuração do sistema De seguida serão mencionadas quais as configurações que influenciam o tratamento dos contratos. Aplicação da gestão de contratos Verifique se a licença que possui contempla esta funcionalidade. Esta funcionalidade não é compatível com sistema Gesfiliais. Parametrização dos contratos Documento A activação de contratos implicará a existência de um documento para débito de contratos. Em Diversos Configurações Configuração de Documentos Tabela de Documentos crie um novo documento de venda para o efeito. Este documento será apenas para controle interno, pelo que deverá simplesmente registar a saída de stock. 3

6 Activação Uma vez criado o documento para registo dos produtos comercializados ao abrigo do contrato, deverá ser activado o módulo em Diversos - Configurações Parâmetros, na secção Áreas Funcionais. Aqui terá que ser definido o documento a usar para débito dos mesmos. 4

7 Produto O contrato é um produto/serviço composto por outros produtos e/ou serviços. Este pacote de produtos será do tipo Contrato. Activando o módulo de gestão de contratos ficará disponível o tipo de produtos Contrato. A gestão de stock será feita apenas dos componentes do contrato e não do contrato em si, assim sendo, o campo Processa Stock deverá ser desactivado. 5

8 Contrato de lavagem de peças de roupa no valor de Ao definir o tipo de produto Contrato ficará disponível um novo tabulador à direita Contrato. Aqui deverão ser definidos os produtos que compõem o contrato e demais particularidades. Expira em: duração do contrato (número de dias, meses ou anos) Caso seja mantido valor 0 serão assumidos 100 anos. 6

9 Valor máximo permitido: valor (com ou sem impostos incluídos) que o contrato poderá atingir. Uma vez alcançado este valor não será mais considerada a venda ao abrigo do contrato, devendo o cliente pagar pela aquisição do produto e/ou serviço como se um outro qualquer se tratasse Produto/Família: produtos ou famílias de produtos que compõem o contrato. Se definida uma família de produtos como componente do contrato, qualquer produto e/ou serviço associado a ela será assumido como fazendo parte do contrato Valor Máx.: valor que pode atingir a venda do produto ao abrigo do contrato Cor: cor do produto que deverá ser considerada como fazendo parte do contrato Tamanho: tamanho do produto que deverá ser considerado como fazendo parte do contrato Qnt. Máx.: unidades do produto que poderão ser vendidas ao abrigo do contrato eliminar produto/família da grelha de componentes adicionar produto/família à grelha de componentes navegação entre produtos/famílias da grelha de componentes O contrato de lavagem de peças de roupa é válido por 3 meses e contempla a lavagem de: 10 camisas, 10 calças e 5 produtos atoalhados. Não foi definido valor máximo para o contrato, nem tão pouco para qualquer um de seus componentes, pelo que não será aplicado qualquer limte monetário na comercialização deste contrato. 7

10 No entanto, independentemente do seu valor, apenas poderão ser vendidas, ao abrigo do contrato, 10Uni dos produtos Lavagem de Camisas e Lavagem de calças e 5uni da família Atoalhados. Poderão ser criados tantos contratos quanto necessário... Movimentação Venda de contratos A venda do contrato é semelhante à venda de um outro produto. Deverá ser emitido um documento de venda identificando o cliente e registado o produto contrato. Uma vez vendido um contrato, será automaticamente efectuado o registo na ficha de cliente, separador Contratos. Cada cliente poderá adquirir um ou mais contratos... Venda do contrato de lavagem ao cliente Sara Gonçalves. 8

11 Comercialização de produtos ao abrigo de contrato Quando for registado o produto no documento de venda, será feita a verificação dos contratos do cliente, os produtos ao abrigo de contrato serão registados no documento interno criado para o efeito. Caso o produto vendido seja objecto de um planeamento de oferta, esta irá prevalecer não sendo considerado como uma venda ao abrigo de contrato. Seguindo o exemplo anterior do contrato de lavagem... Os produtos Lavagem de Camisas e Lavagem de toalha estão ao abrigo do contrato adquirido pelo cliente Sara Gonçalves, pelo que serão registados numa nota interna. O cliente apenas pagará 5 relativos ao serviço de tingimento. À medida que são movimentados, os contratos serão actualizados na ficha de cliente. Analisando o exemplo do contrato de lavagem... Com a venda de 1Uni do produto Lavagem de Camisas e Lavagem de toalha as quantidades disponíveis do contrato passarão a ser: Lavagem de Camisas = 9Uni (10Uni iniciais-1uni vendida) Lavagem de calças = 10Uni (unidades iniciais) Família Atoalhados = 4Uni (5Uni iniciais-1uni vendida) 9

12 Análise de Contratos Os contratos adquiridos por cada cliente poderão ser consultados na respectiva ficha, tabulador Contratos. Aqui poderão ser analisadas algumas particularidades, nomeadamente a duração do contrato, documento de venda do contrato, quantidades e valores inicialmente definidos comparando com os já consumidos e ainda o estado do contrato. Um contrato poderá apresentar os seguintes estados: Activo: contrato em vigor Inactivo: contrato que não se encontra em vigor no momento porque, por qualquer motivo, o utilizador assim o determinou Para mais informações relativamente à alteração de estado leia Desactivação de Contratos. Completo: contrato totalmente consumido Creditado: contrato creditado ao cliente por emissão de nota de crédito Para mais informações relativamente ao crédito de contratos leia Crédito de Contratos. Para facilitar a análise, poderá ser definido um filtro pelo estado do contrato, sendo visualizados apenas os contratos nele inseridos

13 Desactivação de Contratos Sempre que entender, o utilizador poderá mudar o estado do contrato de activo para inactivo, e vice-versa. Estando inactivo o contrato, a comercialização dos produtos que o compõem não será considerada como sendo ao abrigo de contrato, sendo facturados como qualquer outro produto ou serviço. 11

14 Crédito de Contratos Para creditar um contrato deverá ser emitida uma nota de crédito identificando o cliente em questão e regsitado o produto contrato. Será automaticamente listados todos os contratos adquiridos pelo cliente, para que possa ser seleccionado o documento a creditar. Uma cez creditado, o contrato será apresentado como tal na ficha de cliente. As futuras vendas não serão consideradas como estando ao abrigo do contrato. Supondo o crédito do contrato de lavagem mencionado nos exemplos anteriores... Ao ser emitida uma nota de crédito ao cliente Sara Gonçalves e registado o Contrato de lavagens será apresentado o documento relativo à venda do mesmo factura nº 1. Se o cliente tivesse adquirido mais contratos de lavagem seriam aqui listados também. Se consultarmos a ficha do cliente Sara Gonçalves, o contrato constará como Creditado. Quando o cliente adquirir novas lavagens de camisas, calças ou toalhas pagará normalmente pelo serviço, não usufruindo de qualquer contrato, pois foi emitido o seu crédito. 12

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16 Perguntas e respostas Na ficha de produtos não consta o tipo Contrato! Certamente não estão activos. Aceda a Diversos Configurações Parâmetros e active esta funcionalidade nas áreas funcionais. Deverá definir o documento a usar para débito de contratos. Criei um documento para débito de contratos, mas não está disponível quando activo a funcionalidade nos parâmetros da aplicação?! Verifique as propriedades do documento que criou. Deverá ser um documento de venda que apenas regista a saída de stock. Posso definir um limite para o contrato em termos de dias? Sim, aquando criação do produto contrato poderá estabelecer a sua duração (em dias, meses ou anos) campo Expira em do tabulador Contratos. Caso não seja definido um limite (mantido valor 0) serão assumidos 100 anos. Ao vender alguns componentes do contrato são assumidos como estando ao abrigo do mesmo, outros não?! Verifique se eventualmente já foram consumidas todas as unidades. Aceda à ficha de cliente, separador Contratos, e verifique a quantidade disponível desses produtos. Se na venda de determinado produto for oferecido um outro que faz parte de um contrato, será aplicada a oferta ou será assumido como uma venda ao abrigo do contrato? Neste caso a oferta irá prevalecer. 14