Manual Sage Retail/Gestão Comercial/Gespos v

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1 Manual Sage Retail/Gestão Comercial/Gespos v

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3 Versão Autor Data Observações 2013 Sage Portugal

4 Índice NOVAS REGRAS DE FACTURAÇÃO... 2 Assistente para substituir documentos diferentes de factura...2 Gesfiliais...4 Documentos de natureza Venda a dinheiro...4 Documentos de natureza Talão de venda...9 Documentos de natureza Talão de reembolso Documentos de natureza Talão de devolução Documentos de natureza Factura Modelos de impressão / Motivos de isenção Indicação de CAE e actividade de empresa Criação de novo documento elimina configurações preparadas Execução das alterações Validação de limites na conversão de documentos e emissão de avenças Exportação de Facturas Simplificadas transformadas em Facturas Duplo comportamento da Nota de Crédito Novos layouts com secção relativa a reembolsos BACKOFFICE Local de carga/descarga por padrão Integrador Sage GCO Integrador Sage Next Exportação SAF-T dos campos Conservatória e Matrícula Preenchimento automático da designação da actividade e Tipo de actividade ao preencher o CAE Configuração de postos apresenta código de documento Utilizador que criou e modificou o documento FONTOFFICE Função SAFT Transformação de Factura Simplificada em Factura... 25

5 Novas regras de facturação Este documento pretende dar a conhecer aos utilizadores as alterações efectuadas à aplicação na versão Como continuação da versão que incluiu as alterações necessárias para o cumprimento do estabelecido nos decretos-lei 197/2012 e 198/2012, bem como o estipulado no ofício circulado de da direcção dos serviços de IVA, código de IVA e FAQ s presentes em (à data de ), esta versão inclui mais mecanismos que permitem auxiliar o utilizador na transição para 2013 nomeadamente no que diz respeito às novas regras de facturação. Assistente para substituir documentos diferentes de factura Com o objectivo de preparar as alterações que serão necessárias efectuar às bases de dados a , na versão foi incluído um assistente que auxilia o utilizador a preparar todas as alterações para que no dia possa aceder à aplicação e, de forma automática, as bases de dados sejam alteradas. Assim, depois de instalada a versão , na primeira vez que entrar em cada uma das empresas será mostrado o primeiro ecrã do assistente: Este assistente permite-lhe preparar a base de dados para o dia ; até lá poderá usar os mesmos documentos de venda e layouts de impressão. Este mesmo assistente estará disponível ainda da opção Preparar sistema para alterações legais 2013 presente em Diversos Utilitários. 2

6 Poderá clicar em Seguinte para continuar o assistente ou então clicar em Sair para abandonar o assistente, sendo neste caso mostrada a seguinte mensagem: Uma vez que a partir de , segundo o nº 19 aditado ao artigo 29 do Código do IVA, está interdita a emissão e entrega de documentos de natureza diferente de factura para titular as operações tributáveis, os passos seguintes do assistente permitirão ao utilizador indicar, para cada de documento de venda com natureza Talão de Venda, Venda a dinheiro, Talão de Devolução, Talão de reembolso e Adiantamento de clientes existente na base de dados, o documento o substitui. Para cada natureza de documentos atrás referida e existente na base de dados, deverá ser indicado qual o procedimento a executar no dia Se não existirem documentos de venda das naturezas referidas anteriormente (base de dados vazia criada na versão por exemplo), será mostrado o seguinte ecrã: Neste ecrã o utilizador poderá indicar os documentos que pretende configurar. 3

7 Gesfiliais Caso o sistema esteja configurado para usar Gesfiliais, o assistente apresentará ainda um passo adicional. O utilizador poderá escolher uma das seguintes opções: Esta delegação é a Sede, vou preparar aqui as definições e aplicar dia 1 de Janeiro de 2013 em todas as delegações e enviar esta informação para as filiais na próxima comunicação: ao seleccionar esta opção, é identificado o posto como sendo a sede e é aqui que as parametrizações devem ser efectuadas para que na próxima comunicação sejam enviadas para as filiais. Esta delegação é uma Filial, pretendo importar via Gesfiliais as definições a aplicar a 1 de Janeiro de 2013 configuradas na Sede: ao seleccionar esta opção, está a indicar ao sistema que o posto em questão é uma filial e que as configurações serão importadas da Sede. Esta opção deve ser marcada para que, cada vez que se entre na aplicação numa das filiais não seja mostrado o assistente. Não recomendável. Pretendo preparar nesta delegação as definições a aplicar a dia de Janeiro de 2013, ainda que se trate de uma filial: Ao seleccionar esta opção, estará a indicar ao sistema que, embora o posto seja uma filial, pretende definir as alterações a aplicar a Esta opção não é recomendada uma vez que poderá originar diferenças nas definições entre as várias Filiais e consequentemente erros de integração de dados entre as diversas filiais e a Sede. Documentos de natureza Venda a dinheiro Caso existam documentos de natureza Venda a dinheiro configurados na base de dados, será mostrado o seguinte ecrã: 4

8 Neste ecrã o utilizador deverá indicar ao sistema o que pretende fazer; estão disponíveis as seguintes opções: Criar novo código de documento, com as mesmas configurações do documento actual mas de natureza FACTURA: neste caso será criado um novo documento, com o código indicado, com as mesmas características da Venda a dinheiro mas de natureza Factura. 5

9 Criar novo código de documento, com as mesmas configurações do documento actual mas de natureza FACTURA SIMPLIFICADA: esta opção é em tudo semelhante à opção anterior mas será criado um documento de tipo Factura Simplificada. 6

10 Não criar novo documento e passar a usar um documento de natureza FACTURA, cujo comportamento será alterado de forma a permitir pagamento no acto ou lançamento de pendente em C/C: caso esta opção seja seleccionada, não será criado qualquer documento e será usado um documento de natureza Factura já existente na base de dados. O utilizador deverá seleccionar na combobox um dos documentos de natureza Factura existente na base de dados e que irá substituir a Venda a dinheiro. Em a configuração do documento de natureza Factura escolhido, será alterada para contemplar o pagamento imediato ou lançamento em conta corrente (conforme configuração da Venda a dinheiro). Deverá indicar o documento de natureza Factura que irá substituir a Venda a dinheiro. 7

11 Caso exista mais de um documento de natureza Venda a dinheiro, na parte superior deste passo do assistente, onde é mostrado o código do documento e o nome, serão visualizadas setas que permitem navegar pelos diversos documentos de natureza Venda a dinheiro, permitindo escolher configurações diferentes para cada documento. Um documento de natureza Venda a dinheiro Vários documentos de natureza Venda a dinheiro 8

12 O botão Seguinte, que permite aceder ao passo seguinte do assistente só estará disponível depois de terem sido configurados todos os documentos de natureza Venda a dinheiro. Documentos de natureza Talão de venda À semelhança do que acontece nos documentos de natureza Venda a dinheiro, no próximo passo do assistente o utilizador deverá decidir que documento irá usar a partir de e que irá substituir o documento de natureza Talão de venda. Para subsituir os documentos existentes com natureza Talão de venda, o utilizador poderá optar por uma das seguintes opções: 9

13 Criar novos códigos de documentos, com as mesmas configurações do documento actual mas de natureza FACTURA SIMPLIFICADA: seleccionado esta opção será criado um novo documento, com natureza Factura simplificada, com o código indicado e com as definições do documento de natureza Talão de venda. Não criar um novo documento e passar a usar um já existente de natureza FACTURA SIMPLIFICADA: caso esta opção seja seleccionada, não será criado qualquer documento e será usado um documento de natureza Factura simplificada existente na base de dados. O utilizador deverá seleccionar na combobox um dos documentos de natureza Factura simplificada existente na base de dados e que irá substituir o documento de natureza Talão de venda. 10

14 Caso exista mais de um documento de natureza Talão de venda, na parte superior deste passo do assistente, onde é mostrado o código do documento e o nome, serão visualizadas setas que permitem navegar pelos diversos documentos de natureza Talão de venda, permitindo escolher configurações diferentes para cada documento. O botão Seguinte, que permite aceder ao passo seguinte do assistente, só estará disponível depois de terem sido configurados todos os documentos. Documentos de natureza Talão de reembolso A partir de deixa de ser possível emitir documentos de natureza Talão de reembolso, logo, no próximo passo do assistente de configuração, o utilizador deverá indicar ao sistema qual o documento que substitui o documento de natureza Talão de reembolso existentes na base de dados. 11

15 Neste passo do assistente, o utilizador poderá escolher uma das seguintes opções: Criar novos códigos de documentos, com as mesmas configurações dos documentos actuais mas de natureza NOTA DE CRÉDITO: seleccionado esta opção será criado um novo documento, com natureza Nota de crédito, com o código indicado e com as definições do documento de natureza Talão de reembolso. 12

16 Não criar um novo documento e passar a usar um já existente de natureza NOTA DE CRÉDITO cujo comportamento será alterado de forma a permitir devolução no acto, lançamento de crédito em C/C ou emissão de vale para poder ser descontado à posteriori: caso esta opção seja seleccionada, não será criado qualquer documento e será usado um documento de natureza Nota de crédito existente na base de dados. O utilizador deverá seleccionar na combobox um dos documentos de natureza Nota de crédito existentes e que irá substituir o documento em questão. Em a configuração do documento de natureza Nota de crédito seleccionado na combobox, será alterada para contemplar a devolução no acto, lançamento de crédito em conta corrente ou emissão de vale. 13

17 Se seleccionada a segunda opção, será criado uma nova modalidade de pagamento do tipo Vale, que permita descontar os novos documentos que dão origem a reembolso cuja natureza é Nota de crédito. 14

18 Caso exista mais de um documento de natureza Talão de reembolso, na parte superior deste passo do assistente, onde é mostrado o código do documento e o nome, serão visualizadas setas que permitem navegar pelos diversos documentos de natureza Talão de reembolso, permitindo escolher configurações diferentes para cada documento. O botão Seguinte, que permite aceder ao passo seguinte do assistente, só estará disponível depois de terem sido configurados todos os documentos. Documentos de natureza Talão de devolução Tal como acontece com os documentos anteriores, também os documentos de natureza Talão de devolução não poderão ser movimentados a partir de A configuração do documento que substituirá o documento Talão de devolução é em tudo semelhante à configuração do Talão de reembolso, pelo que consulte Documentos de natureza Talão de reembolso para mais informações. Documentos de natureza Factura Segundo o disposto no número 5 do ofício circulado e o número 15 do Artigo 36.º do CIVA, é dispensada a menção, na fatura, o nome e do domicílio do adquirente ou destinatário, prevista na alínea a), quando este não seja sujeito passivo do imposto e o valor da fatura seja inferior a Assim, neste passo do assistente poderá optar por, a partir de , manter a obrigatoriedade de indicar terceiro / contribuinte nos documentos de natureza Factura ou retirar essa obrigatoriedade. 15

19 Caso exista mais de um documento de natureza Factura, na parte superior deste passo do assistente, onde é mostrado o código do documento e o nome, serão visualizadas setas que permitem navegar pelos diversos documentos de natureza Factura, permitindo definir a obrigatoriedade de indicar terceiro / contribuinte diferente para cada documento. Modelos de impressão / Motivos de isenção De acordo com o nº 6 do ofício circulado de , o decreto-lei 197/2012 e Comunicação das Faturas à AT para cumprimento do disposto no Decreto-Lei n.º 198/2012 (datado de ) disponibilizado pela Autoridade Tributária, os motivos de isenção possíveis e que devem constar nas facturas são os constantes da tabela comunicada. Para mais informações, consulte Comunicação das Faturas à AT para cumprimento do disposto no Decreto-Lei n.º 198/2012. Para além disso, no artigo 16 e 40 do código de IVA, são definidos os elementos obrigatórios que deverão ser apresentados nas Facturas e Facturas Simplificadas o que obriga a alterações nos layouts de impressão, quer estes sejam em formato A4 ou em formato Talão. Para mais informações, consulte o artigo 16 e o artigo 40 do Código do IVA. Na versão foram disponibilizados novos layouts de impressão com todas as alterações necessários, cabendo ao utilizador, no próximo passo do assistente, decidir de pretende usar os novos layouts de impressão distribuídos pela Sage ou manter os layouts existentes. Caso opte pela última opção Manter os modelos actualmente configurados na aplicação - o utilizador deverá alterar os modelos existentes para responder às exigências legais. 16

20 Indicação de CAE e actividade de empresa No próximo passo do assistente, o utilizador deverá indicar a actividade da empresa segundo a lista de actividades disponibilizada pelo INE e indicar mesmo o tipo de Actividade da empresa. A correcta indicação do tipo de actividade da empresa, facilita a criação de documentos (factura ou factura simplificada), na medida em que passará para a aplicação o controlo do tipo de documento a criar tendo em conta o tipo de actividade da empresa, valor do documento e artigo/serviço. 17

21 No último passo do assistente o utilizador é informado que as alterações agora configuradas apenas serão executadas na primeira vez que entrar no BackOffice ou FrontOffice numa data igual ou posterior a Se o assistente for lançado, pelo arranque da aplicação ou pela opção disponível no menu Utilitários, numa data igual ou superior a , ao Concluir o assistente serão executadas de imediato as alterações configuradas. Criação de novo documento elimina configurações preparadas Sempre que se encontre gravado na base de dados um agendamento de alterações a efectuar a e se crie um novo documento de venda das seguintes naturezas ou se altere um documento para uma das seguintes naturezas: Venda a Dinheiro Talão de Venda Talão de Reembolso Talão de Devolução Factura Será mostrada a mensagem seguinte e as alterações para serão apagadas: 18

22 Execução das alterações Na entrada da aplicação BackOffice ou FrontOffice em data de sistema igual ou superior a , será mostrado o seguinte ecrã: Se o assistente for lançado pela opção disponível no menu Utilitários, numa data igual ou superior a , ao Concluir o assistente serão executadas de imediato as alterações configuradas. A execução da tarefa de preparação do sistema para substituir documentos diferente de factura está condicionada à data de validade do Serviço Sage Care, isto é, apenas os clientes com contrato activo à data de poderão executar esta tarefa. Poderá optar por Executar as alterações preparadas ou Suspender e executar as alterçaões mais tarde. Caso opte por Executar, serão efectuadas todas as alterações configuradas no assistente. Alterações efectuadas: Criados os novos documentos; Criados as modalidades de pagamento (se aplicável) e associados os novos documentos; Alteradas as configurações a nível de impressão para usar os modelos de impressão definidos pela Sage (esta operação irá alterar o nome dos modelos de impressão na Configuração de Postos e copiar os modelos de impressão distribuídos pela Sage para a pasta de layouts da empresa). 19

23 A nível de configuração de documentos são alteradas as definições das avenças, configurações de postos, parâmetros (documento padrão) e configuração de teclas de atalho e botões Touch caso use como parâmetro um documento. No final, será mostrada a seguinte mensagem a informar o utilizador que as alterações programadas foram executadas Depois de executadas as alterações à base de dados, isto é, a partir de , na Configuração de Postos os documentos com natureza diferentes de Factura, Factura Simplificada, Nota de crédito e Nota de débito, não poderão ser alterados aparecendo a cinza: Validação de limites na conversão de documentos e emissão de avenças Na versão foram incluídas as validações de limites de emissão de Facturas simplificadas aquando da conversão de documentos. Esta mesma validação foi incluída na emissão de avenças de clientes: 20

24 Exportação de Facturas Simplificadas transformadas em Facturas As Facturas simplificadas convertidas em Facturas serão anuladas, no entanto, no SAF-T serão exportadas como Facturadas: <InvoiceStatus>F</InvoiceStatus> Duplo comportamento da Nota de Crédito Embora a partir de não ser possível a emissão de documentos de natureza Talão de Desconto ou Talão de Reembolso, será sempre necessário a utilização destes tidos de documentos nas transacções comerciais. Assim, para colmatar a inexistência de documentos com natureza Talão de Desconto ou Talão de Reembolso, foi incluída a possibilidade de usar um único documento com Natureza Nota de crédito com que faça devolução do pagamento, registo do crédito em C/Corrente ou que emita um Vale (vulgo Talão Reembolso) para futuro desconto. Assim, tento em consideração a opção Caixa da configuração do documento será possível especificar o comportamento desse documento. Se a opção Caixa: Não está marcada: Comportamento actual da Nota de crédito, isto é, lança sempre em conta corrente o valor do documento. Entrada / Saída TOTAL: O valor a devolver ao cliente é sempre igual ao valor total da Nota de Crédito e dá saída sempre de caixa. Entrada / Saída PARCIAL: O utilizador pode indicar o valor a devolver no momento da finalização do documento e remanescente fica a credito em Conta Corrente. Novos layouts com secção relativa a reembolsos São distribuídos nesta versão novos layouts (Talao Sage.TPL e Talao Sage(1).TPL) que contemplam secção relativa a reembolsos de forma a permitir que sejam usados para impressão de documentos que dão origem a reembolso: 21

25 BackOffice Local de carga/descarga por padrão Por padrão, nas bases de dados criadas a partir da versão , o local de Carga/Descarga das notas de crédito e das devoluções passa a ser inverso ao das Facturas e restantes documentos de venda: Se o descritivo associado ao documento dá entrada da quantidade física, disponível, consignada ou encomendada, será assumido local de carga 2 e descarga 1; Se o descritivo associado ao documento dá saída na quantidade física, disponível, consignada ou encomendada, será assumido local de carga 1 e descarga 2; Integrador Sage GCO Tendo em consideração que com as novas regras de facturação, existe um novo tipo de documento Factura Simplificada o integrador Sage GCO passa a considerar esse documento. Foram incluídas ainda alterações que permitem a integração da nova informação existente na ficha da empresa e clientes, nomeadamente passa o integrador Sage GCO passa a considerar os campos Tipo de actividade da empresa e Tipo de sujeito passivo dos clientes. O Tipo de actividade da empresa e Tipo de sujeito passivo são novos campos, respectivamente, na ficha da empresa e na ficha de clientes, que foram criados em ambas a aplicações. Integrador Sage Next Tendo em consideração que com as novas regras de facturação, existe um novo tipo de documento Factura Simplificada o integrador Sage Next passa a considerar esse documento. Foram incluídas ainda alterações que permitem a integração da nova informação existente na ficha da empresa e clientes, nomeadamente passa o integrador Sage Next passa a considerar os campos Tipo de actividade da empresa e Tipo de sujeito passivo dos clientes. O Tipo de actividade da empresa e Tipo de sujeito passivo são novos campos, respectivamente, na ficha da empresa e na ficha de clientes, que foram criados em ambas a aplicações. Exportação SAF-T dos campos Conservatória e Matrícula Segundo a portaria 1192/2009 que estipula a estrutura do ficheiro SAF-T, o campo CompanyID Obtém-se pela concatenação da conservatória do registo comercial com o número do registo comercial, separados pelo carácter espaço ; no entanto, sempre que o nome da conservatória tiver espaços, ao gerar o SAF-T é detectado um erro uma vez que é gerado mais de um espaço. Para evitar que o SAF-T seja considerado inválido, a partir da versão , ao gerar um SAF-T, sempre que o nome da conservatória tiver espaços, esses espaços são preenchidos com -. Ex: Povoa-de-Varzim

26 Preenchimento automático da designação da actividade e Tipo de actividade ao preencher o CAE Passa a ser preenchida automaticamente a designação da actividade da empresa ao indicar o CAE. Para além disso ao digitar um CAE, começado por 47 ou em específico ou 45401, se no campo Tipo de Actividade estiver seleccionada a opção Não especificado, essa opção é alterada automaticamente para Retalhista/Vendedor Ambulante. Configuração de postos apresenta código de documento Para uma identificação mais célere dos diversos documento, na configuração de postos é apresentado agora, para além da descrição, o código do documento: Utilizador que criou e modificou o documento Disponibilizado em diversos relatórios a informação acerca do utilizador que criou e modificou o documento: 23

27 Essa alteração foi feita nos relatórios descritos de seguida. Vendas: Documentos Emitidos (Vendas) Documentos Emitidos (Recibos) Detalhes Documentos Emitidos (Vendas) Detalhes Documentos Emitidos (Recibos) Listagem de Anulações Compras: Documentos Emitidos Detalhes Documentos Emitidos Stocks: Documentos de Stock Contas Correntes: Notas de Lançamento Tesouraria: Documentos de operações com títulos Detalhes dos documentos de operações com títulos Documentos de Caixa 24

28 FontOffice Função SAFT Criada função SAFT para que seja possível, a partir do FrontOffice, exportar o SAF-T de uma dada empresa. Transformação de Factura Simplificada em Factura Foram efectuadas alterações à função TRANSDOC para permitir transformar uma Factura Simplificada numa Factura, eliminado a Factura Simplificada. O utilizador tem de ter permissões para criar o documento destino. O motivo de anulação atribuído à Factura Simplificada é fixo, por exemplo, Documento facturado FAC A/ Sempre que a transformação da Factura Simplificada em Factura, origine a criação automática de um recibo e exista na base de dados mais de um documento configurado como Recibo, o utilizador deverá seleccionar o documento a criar no ecrã seguinte: Tendo em consideração que as configurações entre a Factura Simplificada e a Factura podem diferir (Obriga cliente, Entrada em Caixa, etc) serão abordados de seguida as situações mais comuns. Factura Simplificada com Entrada em Caixa = Total e Factura com Entrada em Caixa = Total / Parcial Se o Valor Pago da Factura Simplificada é igual ao Valor Total do documento (Factura Simplificada), então a transformação em factura é directa e não obriga a qualquer outro procedimento. Factura Simplificada com Entrada em Caixa = Total e Factura sem opção Caixa marcada Se o Valor Pago da Factura Simplificada é igual ao Valor Total do documento (Factura Simplificada), então a transformação em factura é directa e criado um recibo pelo valor total do documento. 25

29 Factura Simplificada com Entrada em Caixa = Parcial e Factura com Entrada em Caixa = Total Se o Valor Pago da Factura Simplificada é igual ao Valor Total do documento (Factura Simplificada), então a transformação em factura é directa e não obriga a qualquer outro procedimento. Se o Valor Pago da Factura Simplificada é inferior ao Valor Total do documento (Factura Simplificada), então a transformação em factura não é possível sendo mostrada a seguinte mensagem: Factura Simplificada com Entrada em Caixa = Parcial e Factura sem opção Caixa marcada Se o Valor Pago da Factura Simplificada é igual ao Valor Total do documento (Factura Simplificada), então a transformação em factura é directa e criado um recibo pelo valor total do documento. Se o Valor Pago da Factura Simplificada é inferior ao Valor Total do documento (Factura Simplificada), então é efectuada a transformação em factura e criado um recibo pelo valor Pago. 26