GUIA PARA O PREENCHIMENTO DOS FORMULÁRIOS - ENTIDADE GESTORA SOGILUB

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1 GUIA PARA O PREENCHIMENTO DOS FORMULÁRIOS - ENTIDADE GESTORA SOGILUB Versão: 1.0 Data:

2 Índice Acesso e estados dos Formulários... 3 Escolha do Formulário e submissão... 4 Bases para a navegação e preenchimento dos Formulários... 6 Preenchimento do Formulário A Identificação da entidade gestora Preenchimento do Formulário B Página 2

3 Acesso e estados dos Formulários A entidade gestora deverá preencher anualmente um formulário A, respeitante à identificação da respectiva entidade e dos intervenientes no sistema integrado, e um formulário B onde são reportados dados específicos ao âmbito de actividade da entidade gestora. O registo anual está acessível para consulta ou preenchimento na área Fluxos dentro do separador Formulários, localizado no topo da página. Neste ecrã é possível aceder aos vários anos de registo (a partir de 2007), e a cada ano está associado um código de cores indicativo do estado do Formulário: Estado Descrição Por preencher Os Formulários ainda não foram editados. Em preenchimento Os Formulários A e/ou B já contêm informação gravada, mas ainda não foram submetidos. Submetido Não submetido Os Formulários A e B foram submetidos, estando cumprida esta obrigação para o ano do registo. Os Formulários não foram submetidos até ao termo do período de preenchimento, não tendo sido cumprida esta obrigação para o ano do registo. Página 3

4 Escolha do Formulário e submissão O primeiro acesso aos Formulários A e B é feito através do botão Criar associado a cada ano. Nos acessos sequentes surgirá o botão Editar. Cada Formulário (A ou B) tem também um estado associado: Estado Por preencher Em preenchimento Submetido Descrição O Formulário ainda não foi iniciado. O Formulário já contém informação gravada. O Formulário foi submetido com sucesso. O botão Concluir localizado no final da página do formulário procede a uma validação geral da informação inserida, como por exemplo se existem campos obrigatórios por preencher e se forem respeitadas as regras de coerência interna definidas. Importa salvaguardar que com a acção concluir o SIRAPA não pode verificar se existem linhas em falta ou se todas as quantidades, operações e identificações estão correctas. A acção de concluir pode ser efectuada em qualquer altura, por forma a verificar os campos já preenchidos. Para cumprir a obrigação de registo em cada ano é necessário submeter os respectivos Formulários A e B, através do botão Submeter, localizado no final da página. Página 4

5 É também possível consultar a informação que foi submetida em cada Formulário, através do botão Consultar. Mesmo após a submissão do Formulário anual, e enquanto não for ultrapassado o prazo legal para o registo da informação, podem ser feitas alterações à informação de cada Formulário. Ao ser efectuada qualquer alteração a um Formulário que já tenha sido submetido, este passa automaticamente ao estado em preenchimento, ou seja, deixa de estar submetido. Nesta situação, será necessário concluir os Formulários A e/ou B alterados e voltar a submetêlo(s) para que fique cumprida esta obrigação de registo. Durante o período para preenchimento, os Formulários podem ser submetidos diversas vezes, não existindo limite para o número de submissões. A cada submissão, a informação anterior é substituída. Página 5

6 Bases para a navegação e preenchimento dos Formulários Os Formulários possuem campos de preenchimento directo e outros onde a informação é inserida em caixas designadas por regiões. É necessário clicar no botão Gravar para que os dados introduzidos na região passem para a tabela. Nas regiões dos Formulários A e B estão disponíveis os botões Adicionar, Editar e Remover colocados em locais específicos que possibilitam a interacção com o mesmo. Botão Adicionar Editar Remover Acção Permite adicionar uma linha na tabela. Ao clicar surge uma região para o preenchimento da informação associada, e ao gravar essa informação será colocada na tabela. Permite editar a informação de uma linha da tabela. Ao clicar surge uma região com a informação que pode ser alterada, e ao gravar essa linha da tabela é substituída. Permite remover uma linha da tabela. Ao clicar surge um aviso para confirmação da acção, uma vez que esta operação é irreversível. Página 6

7 Numa região, sempre que uma linha é adicionada, alterada ou removida, a informação é gravada, não havendo necessidade de utilizar o botão Gravar localizado no final da página. Para gravação dos campos de preenchimento directo (por exemplo campos 1 e 2) deve utilizarse o botão Gravar localizado no final do Formulário. O link Voltar atrás permite apenas voltar ao ecrã anterior, não servindo para anular a última acção efectuada. Após cada acção, surge uma mensagem no topo da página com a indicação se esta foi efectuada com sucesso ou se existe algum erro impeditivo. As mensagens de confirmação de acção efectuada assumem a cor verde, sendo que as mensagens de erro são apresentadas a cor vermelha com a respectiva indicação do erro encontrado. Página 7

8 Campos numéricos Todas as quantidades devem ser declaradas em toneladas. A separação do milhar não deve ser assinalada. A separação decimal deverá ser indicada com uma vírgula (,) sendo admitido um máximo de seis casas decimais. Assim, qualquer quantidade válida introduzida será transformada de forma automática do seguinte modo: Valor introduzido Valor transformado 0,5 0, , , , ,500,50 10, Preenchimento dos campos nas regiões Nas várias regiões existem campos de preenchimento livre, como o NIF, o Nome e a Quantidade, e campos que obrigam à escolha de uma opção a partir de uma listagem, como a categoria e o código de operação. Os campos assinalados com um asterisco (*) são de preenchimento obrigatório. Os campos de introdução de datas podem ser preenchidos utilizando o calendário automático. Os campos de data também permitem a introdução manual de dígitos com o formato AAAA- MM-DD. Particularmente para o código LER existe uma tabela auxiliar que permite a escolha de códigos clicando no link por baixo do campo onde a informação deve ser introduzida, que abre uma nova região para a escolha do código respectivo. A lista está organizada em três níveis sucessivamente mais específicos, correspondendo ao capítulo-subcapítulo-código. Para entrar dentro de um nível basta clicar em cima do texto apresentado. O link Nível anterior permite voltar à listagem (nível) apresentada anteriormente. Página 8

9 Sem prejuízo da possibilidade de escolha a partir da lista, o código pode ser introduzido manualmente, sendo apresentada automaticamente a descrição dos códigos válidos. Identificação dos intervenientes A identificação dos diversos intervenientes na gestão de resíduos (produtores, operadores e outros) nos quadros dos Formulários A e B é feita pela combinação entre a origem da empresa (nacional/internacional) e o seu NIF e respectivo Nome. Página 9

10 No caso de intervenientes portugueses deve ser escolhida a opção Nacional, sendo então introduzido o respectivo NIF (número de identificação fiscal ou número de identificação de pessoa colectiva). Ao accionar o botão Validar é verificada a conformidade do NIF com as regras de construção dos NIF nacionais. Para intervenientes que não sejam portugueses, deve ser escolhida a opção Internacional, e posteriormente introduzida a designação da empresa. Nesta situação é igualmente necessário accionar o botão Validar, antes de gravar a região, embora o sistema não verifique a conformidade do NIF. A introdução do ID SIRAPA é automática após accionar o botão Validar, caso o NIF inserido se encontre na base de dados SIRAPA preenchendo nestes casos, automaticamente, o Nome do interveniente. Após gravar a região, e na eventualidade de se editar a linha da tabela já preenchida alterando o campo NIF ou a opção nacional/internacional, é necessário validar novamente a identificação antes de gravar. Exportação/Importação de dados Nos Formulários A a B está disponível a funcionalidade de preenchimento através da importação de um ficheiro em formato de folha de cálculo (Excel) para o SIRAPA. A importação só é possível se o ficheiro respeitar as regras de construção do mesmo, sendo verificadas as mesmas regras que são aplicáveis ao preenchimento online. Os ficheiros com o formato adequado estão disponíveis através do botão exportar. Página 10

11 Ao importar um ficheiro para um Formulário em estado por preencher, a informação constante no ficheiro é adicionada passando a poder ser visualizada no ecrã. Ao importar um ficheiro para um Formulário que já se encontra em preenchimento, toda a informação pré-existente é substituída pela informação do ficheiro. Um Formulário em preenchimento ou que já tenha sido submetido poderá ainda ser exportado para um ficheiro Excel. Recomenda-se a utilização de uma versão actualizada do Winzip em caso de dificuldades na extracção do ficheiro exportado. Página 11

12 Preenchimento do Formulário A Identificação da entidade gestora O formulário de identificação é idêntico para todas as entidades gestoras, sendo composto por 5 secções. As três primeiras secções, relativas à Identificação da entidade, Localização e Utilizador Responsável pelo registo são preenchidas automaticamente através da informação existente na base de dados do SIRAPA. Secção 4. Identificação das empresas intervenientes no Sistema Integrado de Gestão 4.1 Produtor que coloca produtos no mercado Devem ser identificados os produtores aderentes à entidade gestora. Por cada produtor aderente deve ser acrescentada e preenchida uma linha com toda a informação requerida. Identificação Campo Data de adesão ao Sistema Integrado de Gestão Ponto de situação do contrato Descrição Identificação do produtor de EEE: origem (nacional/internacional), NIF e Nome. Data a partir da qual o produtor transferiu a responsabilidade pela gestão dos REEE para a entidade gestora. Deve ser escolhida uma opção da listagem. Caso seja escolhida a opção Outro (especificar) deve ser especificada a situação em que se encontra o contrato. Página 12

13 4.2 Outros intervenientes no Sistema Integrado de Gestão Devem ser identificados os outros intervenientes no processo de gestão dos resíduos específicos para esta entidade gestora, como os centros de recepção, unidades de tratamento e valorização, operadores logísticos etc. Por cada interveniente devem ser acrescentadas e preenchidas as linhas necessárias de acordo com os tipos de operadores. Identificação Campo Data de início da operação Tipo de operador Ponto de situação do contrato Descrição Identificação do interveniente: origem (nacional/internacional), NIF e Nome. Data a partir da qual o interveniente procedeu a actividades a cargo da entidade gestora. Deve ser escolhida uma opção da listagem. Caso seja escolhida a opção Outro (especificar) deve ser especificado o tipo de operador. Deve ser escolhida uma opção da listagem. Caso seja escolhida a opção Outro (especificar) deve ser especificada a situação em que se encontra o contrato. Na secção 5 podem ser indicadas informações adicionais sobre os dados constantes no Formulário A. Página 13

14 Preenchimento do Formulário B Secção 1. Quantidades colocadas no mercado Neste campo deve colocar a quantidade de óleo lubrificante, colocada no mercado nacional, no ano respeitante ao registo. Se o valor registado se tratar de uma estimativa por favor indique esse facto nas observações. Este valor deve ser colocado em toneladas. Secção 2. Potencial de resíduos gerados Neste campo deverá colocar a quantidade, potencial, de resíduos gerados a partir da colocação de óleo lubrificante em território nacional. No campo das observações deve ser mencionada a base de cálculo desta estimativa. Este valor deve ser colocado em toneladas. Secção 3. Quantidades declaradas pelos produtores/ importadores Nesta secção são solicitados dados referentes a quantidades de óleos, por tipo de produto, que permitirão calcular a quantidade total de óleo colocado no mercado no âmbito do sistema de gestão (ou seja, os óleos pelos quais foi ou não pago um ecovalor durante o ano referente ao registo). Por cada produtor/importador devem ser acrescentadas e preenchidas as linhas necessárias tendo em conta em conta os tipos de produto. Campo Identificação Tipo de produto Quantidade declarada Descrição Identificação do produtor/importador: origem (nacional/internacional), NIF e Nome. Deve ser escolhida uma das opções apresentadas. Corresponde à quantidade do tipo de produto declarada pelo produtor/importador à entidade gestora no ano em apreço. Este valor deve ser colocado em toneladas. Página 14

15 Secção 4. Quantidade de óleos usados recolhida (pelos recolhedores) Esta secção diz respeito à declaração das quantidades de óleos usados recolhidas por recolhedores certificados. Por cada recolhedor devem ser acrescentadas e preenchidas as linhas necessárias tendo em conta as origens do óleo usado. Campo Identificação Origem do óleo usado Quantidade no início do ano Quantidade no fim do ano LER Descrição Identificação do recolhedor: origem (nacional/internacional), NIF e Nome. Identificação da entidade (proprietário/detentor), que entrega os óleos usados nos pontos de recolha, incluindo o concelho devendo ser seleccionada uma das opções apresentadas. Quantidade de óleos usados em stock/existências não-pré-tratadas no início do ano do registo. Este valor deve ser colocado em toneladas. Quantidade de óleos usados em stock/existências não-pré-tratadas no fim do ano do registo. Este valor deve ser colocado em toneladas. Identificação do resíduo de acordo com a classificação dos códigos LER (Lista Europeia de Resíduos), transposta para o direito interno através da Portaria n.º 209/2004, de 3 de Março. Secção 5. Operações de Pré-tratamento Nesta secção são solicitados dados referentes aos operadores e operações associadas ao prétratamento de óleos usados no âmbito da actividade da entidade gestora. Por cada operador de pré-tratamento devem ser acrescentadas e preenchidas as linhas necessárias tendo em conta em conta as vários recolhedores. Identificação Campo Recolhedor - Identificação Quantidade de óleos usados de entrada em pré-tratamento Quantidade de óleos usados pré-tratada Eficiência de pré-tratamento País de destino Descrição Identificação do operador de pré-tratamento: origem (nacional/internacional), NIF e Nome. Identificação do recolhedor que entrega os óleos usados no operador de pré-tratamento: NIF e Nome. Quantidade de óleo usado que entrou para pré-tratamento. Este valor deve ser colocado em toneladas. Quantidade de óleo usado pré-tratada. Este valor deve ser colocado em toneladas. Este campo é determinado automaticamente, surgindo preenchido na tabela. Deve ser escolhido da listagem o país no qual foi efectuado o pré-tramento. Página 15

16 Secção 6. Operações de regeneração, valorização ou eliminação Nesta secção são solicitados dados referentes aos operadores e operações de regeneração, valorização e eliminação, associadas ao processamento de óleos usados geridos pela entidade gestora. Por cada operador de regeneração, valorização ou eliminação devem ser acrescentadas e preenchidas as linhas necessárias tendo em conta os vários operadores de pré-tratamento e as operações efectuadas pelos operadores do primeiro campo. Campo Identificação do operador de regeneração, valorização ou eliminação Identificação do operador de pré-tratamento Quantidade Destino - Regeneração Destino - Código da operação País de destino Descrição Identificação do operador de regeneração, valorização ou eliminação: origem (nacional/internacional), NIF e Nome. Identificação do operador de pré-tratamento que entregou o óleo usado para regeneração, valorização ou eliminação ao operador de gestão especificado anteriormente: NIF e Nome. Quantidade de óleo usado sujeito a regeneração, valorização ou eliminação. Este valor deve ser colocado em toneladas. Seleccionar este campo para indicação que as quantidades introduzidas dizem respeito a óleo usado sujeito a regeneração Operação de valorização ou eliminação efectuada pelo operador destinatário dos resíduos, de acordo com o Anexo III da Portaria n.º 209/2004, de 3 de Março. Nota: este campo deixa de ser visualizado quando se selecciona a opção Regeneração. Deve ser escolhido da listagem o país no qual foi realizada a operação de regeneração, valorização ou eliminação. Secção 7. Observações Este campo serve para indicar informações adicionais sobre os dados constantes no Formulário B. Página 16

17 Ao concluir o Formulário B, o Sistema irá verificar as seguintes condições: O somatório das quantidades declaradas pelos produtores aderentes à entidade gestora (secção 3) tem de ser menor ou igual do que as quantidades colocadas no mercado (secção 1); Na secção 5, a quantidade pré-tratada tem de ser inferior à quantidade de entrada em pré-tratamento; Na secção 5, o NIF do recolhedor tem de corresponder a um dos NIF introduzidos na secção 4 no campo respeitante à identificação do recolhedor; Na secção 6, o NIF do operador de pré-tratamento tem de corresponder a um dos NIF introduzidos na secção 5 no campo respeitante à identificação do operador de prétratamento; O somatório da quantidade regenerada com a quantidade valorizada tem de ser igual a: quantidade em stock no início do ano, mais a quantidade pré-tratada, menos a quantidade em stock no fim do ano. Página 17