Ficheiro eletrónico das Folhas de Férias

Transcrição

1 Ficheiro eletrónico das Folhas de Férias Helena Cunha Lisboa, Outubro 2016

2 Condições Gerais da apólice de Acidentes de Trabalho: Cláusula 24.ª Obrigações do Tomador do Seguro quanto a informação relativa ao Risco 1. Para além do previsto no Capítulo II, o Tomador do Seguro obriga-se : a)... b) 2. Salvo convenção em contrário, as comunicações previstas na alínea a) do n.º anterior e nas alíneas a) e b) do n.º 2 são efectuadas por meio informático, nomeadamente em suporte digital ou correio electrónico. 2

3 Para dar cumprimento a esta Clausula das CGA foi definido pelo setor segurador um ficheiro uniforme que tem como estrutura base o ficheiro da Segurança Social. A generalidade dos Softwares de processamento de salários existentes no mercado têm já integrado a criação automática do ficheiro para a Seguradora. Se não for o seu caso, pode criar o seu próprio ficheiro a partir do que envia para a Segurança Social, utilizando para o efeito uma aplicação disponível no Site: 3

4 1º Tipo de Clientes: Os que obtêm o ficheiro automaticamente a partir do seu software. Estes apenas terão de fazer o carregamento desse ficheiro diretamente no nosso Site na área de Contactos: 4

5 2º Tipo de Clientes: Os que constroem o ficheiro a partir de um mapa da Segurança Social. Estes Clientes dispõem de uma ferramenta disponível no Site da APS que permite de forma fácil, rápida e fiável criar o Ficheiro eletronico para as Seguradoras. Este sistema destina-se exclusivamente à validação e produção de ficheiros de "Folhas de férias" «.eur» e «.txt» para posterior envio (pelo próprio) à respetiva Seguradora. Nenhuma informação nele carregada ou produzida ficará armazenada em sistema, sendo utilizada unicamente para a produção do ficheiro a descarregar para o computador do utilizador

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7 Neste ecrã temos 3 opções: 1 - Ficheiro para a Seguradora Clientes Tipo 1; permite uma validação prévia do ficheiro. 2 - Criar ficheiro com base num da Segurança Social Clientes Tipo 2; Permite criar o ficheiro para a Seguradora a partir do ficheiro da Segurança Social. Este é o que se espera que venha a ser o mais utilizado. 3 Criar novo ficheiro para a Seguradora Clientes Tipo 3; Permite criar um ficheiro de raiz pelo que só fará sentido para micro-empresas ou situações muito particulares. 7

8 Clientes Tipo 2 Construir o ficheiro a partir do mapa da Segurança Social: Nesta fase terá de clicar em Abrir e escolher o ficheiro da Segurança Social que estará no seu PC que será visualizado a partir desta aplicação: 8

9 Neste ecrã irá para além de carregar o ficheiro da Seg. Social, indicar um valor mensal para todos os funcionários relativo à parte isenta do Subsídio de Almoço: 9

10 A partir daqui falta apenas completar alguns campos para o que deve seguir a numeração que se apresenta a verde e clicar no respectivo botão de editar: 10

11 Em principio vai apenas escolher a Seguradora e preencher o respetivo n.º de apólice. Segue para o R2 atravésdo Editar que aparece indicado com o n.º 2 apenas para verificar os dados que já constam no mapa da Seg Social. 11

12 Nesta fase pode editar cada um dos funcionários e proceder às alterações que forem necessárias utilizando o editar, pode também adicionar pessoas ou rubricas de remuneração utilizando o adicionar: 12

13 Fazendo scroll down encontrará uma zona com campos de totais que servirão de validação aos valores considerados. Se estiver de acordo com a sua expectativa pode finalizar fazendo Validar R1. 13

14 Finalizar a validação clicando em Validar R0: 14

15 Por fim Finalizar/Exportar, e vai obter o ficheiro no seu formato final e pronto a carregar no Site da Companhia. 15

16 Após este procedimento vai encontrar no seu PC (Desktop) o ficheiro: eur Depois pode ir diretamente ao Site da Companhia ou voltar ao ecrã principal desta aplicação onde encontrará os links para cada uma das Seguradoras: 16

17 Clientes Tipo 3 São os Clientes que por alguma razão pretendem construir o ficheiro integralmente a partir desta aplicação. É uma forma possível mas em que todo o conteúdo tem de ser introduzido rúbrica a rúbrica na aplicação tornando-se demorado. Tem de qualquer forma uma vantagem, pois uma vez construído o primeiro esse ficheiro pode ser utilizado nos meses seguintes como ponto de partida para construir os ficheiros dos meses subsequentes em que terá de alterar, em cada mês, apenas o estritamente necessário. 17

18 Uma vez tendo o ficheiro, como carrega-lo através do nosso Site? Retomamos então o nosso Site na Área de Contactos. 18

19 Após clicar em aqui irá navegar para o ecrã seguinte onde terá de colocar o n.º de apólice e respetivo n.º de Cliente bem como a validação de segurança que é solicitada. SUBMETER! 19

20 Após Submeter irá navegar para o ecrã seguinte onde encontra listadas todas as Folhas de Férias que já tenha submetido por este método. E é aqui que pode fazer o carregamento do ficheiro seguinte, bastando para isso clicar no botão Nova Folha de Férias 20

21 Por fim seleciona o ano e mês que pretende carregar bem como o ficheiro a partir do seu próprio PC, ficando assim finalizado o processo. 21

22 Após este procedimento o Cliente irá retroceder ao ercã onde vê as Folhas de Férias listadas e encontrará o registo que acabou de inserir com a indicação Em processamento. Ao fim de alguns minutos quando for validado e carregado no nosso sistema aparecerá o valor total considerado para o mês em causa, que servirá de validação para o Cliente. No caso do ficheiro não corresponder às especificações pretendidas também receberá uma mensagem de erro com essa indicação e nestes casos pode recorrer novamente à aplicação da APS na sua primeira opção para validar. Qualquer situação de incoerência entre o validador da APS e o nosso sistema agradecemos que nos reportem de imediato, pois não se espera que isso aconteça. 22

23 Este sistema pretende para além de dar cumprimento às CGA, tornar este procedimento: 1 - Mais célere, diminuindo os tempos inerentes aos envios alternativos e respectivos registos no sistema. 2 Diminuição de erros, caraterísticos dos processos de registos manuais. 3 - Perdas de informação, que recorrentemente acontecia nos processos tradicionais. 4 Rápida regularização de sinistros, consequência da imediata disponibilização da informação na apólice. 5 Antecipar os acertos de capital, no final das anuidades. 23