Ficheiro eletrónico das Folhas de Férias. Departamento Operações

Transcrição

1 Ficheiro eletrónico das Folhas de Férias Departamento Não Vida Departamento Operações Lisboa, Outubro 2016

2 Condições Gerais da apólice de Acidentes de Trabalho: Cláusula 24.ª Obrigações do Tomador do Seguro quanto a informação relativa ao Risco 1. Para além do previsto no Capítulo II, o Tomador do Seguro obriga-se : a)... b) 2. Salvo convenção em contrário, as comunicações previstas na alínea a) do n.º anterior e nas alíneas a) e b) do n.º 2 são efetuadas por meio informático, nomeadamente em suporte digital ou correio eletrónico. 2

3 Para dar cumprimento a esta cláusula das CGA foi definido pelo setor segurador um ficheiro uniforme que tem como estrutura base o ficheiro da Segurança Social. A generalidade dos softwares de processamento de salários existentes no mercado têm já integrado a criação automática do ficheiro para a seguradora. Se não for o seu caso, pode criar o seu próprio ficheiro a partir do que envia para a Segurança Social, utilizando para o efeito uma aplicação disponível no Site: 3

4 Clientes Tipo 1 : Os que obtêm o ficheiro automaticamente a partir do seu software. Basta fazer o carregamento do ficheiro diretamente no site Tranquilidade, na área de Contacto. (mais detalhes #Slide 18) 4

5 Clientes Tipo 2 : Os que constroem o ficheiro a partir de um mapa da Segurança Social. Estes Clientes dispõem de uma ferramenta disponível no Site da APS que permite de forma fácil, rápida e fiável criar o ficheiro eletrónico para as seguradoras. Este sistema destina-se exclusivamente à validação e produção de ficheiros de "Folhas de férias" «.eur» e «.txt» para posterior envio (pelo próprio) à respetiva seguradora. Nenhuma informação nele carregada ou produzida ficará armazenada em sistema, sendo utilizada unicamente para a produção do ficheiro a descarregar para o computador do utilizador. 5

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7 Na página inicial ( existem 3 opções: 1 - Ficheiro para a Seguradora Para Clientes Tipo 1 ; permite uma validação prévia do ficheiro. 2 - Criar ficheiro com base num documento da Segurança Social Para Clientes Tipo 2 ; permite criar um ficheiro para a Seguradora a partir do ficheiro da Segurança Social. Este é o que se espera que venha a ser o mais utilizado. 3 Criar novo ficheiro para a Seguradora Clientes Tipo 3 ; Permite criar um ficheiro de raiz pelo que só fará sentido para micro-empresas ou situações muito particulares. 7

8 Clientes Tipo 2 Construir o ficheiro a partir do mapa da Segurança Social: Terá de clicar em Abrir para poder escolher o ficheiro da Segurança Social que estará no seu PC e que será visualizado a partir desta aplicação. 8

9 Neste ecrã irá, para além de indicar o ficheiro da Segurança Social, declarar o valor mensal para todos os funcionários relativo à parte isenta do subsídio de almoço. 9

10 A partir daqui falta apenas completar alguns campos. Deve seguir a numeração que se apresenta a verde e clicar no respetivo botão de editar: 10

11 Escolhe a Seguradora e preenche o respetivo n.º de apólice. Segue para o R2 através do Editar que aparece indicado com o n.º 2, apenas para verificar os dados que já constam no mapa da Segurança Social. 11

12 Nesta fase, pode fazer alterações que sejam necessárias em cada um dos funcionários utilizando o botão Editar. Pode ainda adicionar pessoas ou rubricas de remuneração recorrendo ao Adicionar. 12

13 No final da página encontrará uma zona com campos de totais, que servirão de validação aos valores considerados. Se estiver de acordo com a sua expetativa pode finalizar fazendo Validar R1. 13

14 Finalizar a validação clicando em Validar R0 : 14

15 Por fim clicar em Finalizar/Exportar, e vai obter o ficheiro no seu formato final e pronto a carregar no Site da Tranquilidade. 15

16 Após estes passos, vai poder gravar no seu PC um ficheiro com a seguinte nomenclatura: eur De seguida, basta ir ao Site da Tranquilidade ou voltar ao ecrã principal desta aplicação onde encontrará os links para cada uma das seguradoras: 16

17 Clientes Tipo 3 São os Clientes que por alguma razão pretendem construir o ficheiro integralmente a partir desta aplicação. É uma forma possível mas todo o conteúdo tem de ser introduzido rubrica a rubrica na aplicação. Apesar de poder tornar-se demorado tem uma vantagem, uma vez construído o primeiro ficheiro pode ser utilizado como ponto de partida nos meses seguintes em que terá de alterar apenas o estritamente necessário. 17

18 Como carregar o ficheiro no site Tranquilidade? Aceder a tranquilidade.pt Clicar em Contactos Escolher Envio Folhas de Férias Selecionar o aqui 18

19 Após clicar em aqui irá navegar para o ecrã seguinte onde terá de colocar o n.º de apólice, respetivo n.º de cliente e preencher a validação de segurança que é solicitada. Depois basta selecionar em Submeter. 19

20 Após Submeter irá navegar para o ecrã seguinte onde encontra listadas todas as Folhas de Férias que já tenha submetido por este método. E é aqui que pode fazer o carregamento do ficheiro seguinte, bastando para isso clicar no botão Nova Folha de Férias. 20

21 Por fim seleciona o ano e mês que pretende carregar bem como o ficheiro a partir do seu próprio PC, ficando assim finalizado o processo. 21

22 Após este procedimento irá retroceder ao ecrã onde vê as Folhas de Férias listadas e encontrará o registo que acabou de inserir com a indicação Em processamento. Ao fim de alguns minutos quando for validado e carregado no nosso sistema aparecerá o valor total considerado para o mês em causa, que servirá de validação. No caso do ficheiro não corresponder às especificações pretendidas também receberá uma mensagem de erro com essa indicação e nestes casos pode recorrer novamente à aplicação da APS na sua primeira opção para validar. Qualquer situação de incoerência entre o validador da APS e o nosso sistema agradecemos que nos reportem de imediato, para o ou clientes@tranquilidade.pt 22

23 Este sistema pretende, para além de dar cumprimento às CGA, tornar este procedimento: 1 Rápido na regularização de sinistros, consequência da imediata disponibilização da informação na apólice. 2 - Mais célere, diminuindo os tempos inerentes aos envios alternativos e respetivos registos no sistema. 3 Diminuição de erros, caraterísticos dos processos de registos manuais. 4 - Sem Perdas de informação, que acontece nos processos tradicionais. 5 Antecipa os acertos de capital, no final das anuidades. 23