Sistema de Informação de Gestão Orçamental Encargos com Pessoal (Execução) Ecrã Upload Manual de Utilizador

Transcrição

1 Sistema de Informação de Gestão Orçamental Encargos com Pessoal (Execução) Ecrã Upload Manual de Utilizador DSI/AOT - Aplicações do Orçamento e da Tesouraria jan 2014

2 Histórico de Alterações Versão Data Descrição Autor Data de Envio /11/20 Versão inicial Catarina Santos /03/28 Versão com alterações solicitadas Catarina Santos /04/ /03/20 Versão com correção do campo Grupo Versão com novo campo Encargos da entidade patronal Catarina Santos Catarina Santos /12/31 Versão com nova estrutura Cláudia Jorge Controlo do Documento Revisto por: Nome Direção Data Rúbrica Cláudia Jorge DSOD/DEQS 2011/04/01 Francelina Martins DGO/DSIO 2011/04/01 Emilia Rodrigues DGO/DSIO 2012/03/27 Emilia Rodrigues DGO/DSIO 2014/01/07 Aprovado por: Nome Direção Data Rúbrica 2012 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 1/18

3 Índice 1 Contents 1 Introdução Referências, definições, abreviaturas, acrónimos e siglas Objectivos Destinatários Ambiente de Trabalho Instalação do Certificado Requisitos de hardware Procedimentos Entrada no portal SIGO Iniciar Sessão Descrição do sistema Encargos com Pessoal Descrição do ecrã Preenchimento das linhas Acrescentar/Eliminar Linhas Carregamento através de Ficheiro Criação do Ficheiro CSV Envio do Ficheiro CSV Tratamento Processar os Dados Cancelamento da introdução dos dados Anexos Tabela códigos SIOE Mapa Anexo I Despesas com Pessoal espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 2/18

4 1 Introdução 1.1 Referências, definições, abreviaturas, acrónimos e siglas Ref: Significado SFA Serviços e Fundos Autónomos SI Serviços Integrados SIGO Sistema de Informação de Gestão Orçamental II Instituto de Informática DGAEP Direcção Geral da Administração e do Emprego Público EP Encargos com pessoal SRH Sistema de Recursos Humanos DGO Direcção Geral do Orçamento 1.2 Objectivos De acordo com o Ponto 45 da Circular Série A nº 1363, da DGO, os Serviços antes da solicitação de PLC ou STF, devem registar obrigatoriamente as necessidades de Despesas com Pessoal. De modo a permitir a recolha online da informação dos Encargos com Pessoal, através de ficheiros, foi implementada uma nova funcionalidade na área reservada do portal do SIGO, disponível no menu SIGO espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 3/18

5 1.3 Destinatários Os utilizadores finais desta funcionalidade são os utilizadores dos Serviços Integrados e dos Serviços e Fundos Autónomos, que têm a responsabilidade da introdução da informação no portal do SIGO. 1.4 Ambiente de Trabalho Esta aplicação está desenvolvida para o ambiente WEB com a estrutura de dados implementada em ORACLE. O acesso ao sistema efectua-se através do endereço Recomenda-se a utilização do IE versão 6.0 ou superior. A utilização do IE 7.0 implica a instalação do certificado que se encontra disponível no portal em Links Instalação do Certificado Caso o Internet Explorer 7 indique problemas com o certificado, o utilizador pode instalar o certificado do Portal SIGO, usando a instalação para o browser Internet Explorer 6/7. Pode também aceder a esta opção através da ligação Instalação Automática do Certificado na secção Links do Portal SIGO Requisitos de hardware Como requisitos mínimos aconselha-se: Equipamento o o o Memória 256 MB de RAM Espaço livre em disco 40 MB Acesso à Internet espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 4/18

6 2 Procedimentos 2.1 Entrada no portal SIGO O acesso à área privada do SIGO efectua-se introduzindo o Código de Utilizador e Chave de Acesso no separador Entrar, para utilizadores já registados. 2.2 Iniciar Sessão O acesso é efectuado através da opção Envio de Ficheiros em Modo Texto (formato. CSV) Encargos com Pessoal no portal SIGO, disponíveis na área do sistema dos Encargos com Pessoal: 2012 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 5/18

7 2.4 Descrição do sistema Encargos com Pessoal Descrição do ecrã O ecrã é constituído por duas áreas: Envio de ficheiro Introdução de dados Os utilizadores escolhem o modo de preenchimento dos dados para envio para o SIGO. Podem assim preencher manualmente as linhas com os valores necessários directamente no ecrã do SIGO (procedimento explicado de seguida), ou poderão preencher uma folha de Excel, com as colunas necessárias. Gravam de seguida essa folha de Excel no formato CSV (Comma Separated Values), procedimento que será explicado mais à frente espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 6/18

8 Preenchimento das linhas Como se observa na imagem seguinte, por cada linha, o serviço terá que preencher os dados relativos ao ano, mês, código SIOE, número de unidades/funcionários, vencimento ilíquido mensal, subsídio de férias e Natal, outras despesas com pessoal, encargos da entidade patronal, total, designação do cód. SIOE. Os montantes reportados são referentes ao mês. Para conseguir preencher todos os campos, especialmente os mais à direita, nomeadamente os campos das designações, terá que recorrer à barra de deslocamento horizontal (scrollbar horizontal) localizada na parte inferior da página: 2012 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 7/18

9 Apresenta-se de seguida as regras que deverão ser respeitadas no preenchimento dos campos: Nome Campo Regras Ano Ano correspondente aos Encargos com Pessoal, no formato 9999 (4 dígitos numéricos). O ano terá que se encontrar em execução para ser aceite. Este campo terá que ser igual para todas as linhas no ecrã. Período Período a que respeita os dados enviados neste ecrã (2 dígitos numérico). Exemplo: 01 (Janeiro), 02 (Fevereiro),, 12 (Dezembro). O período terá que se encontrar aberto no sistema. Caso se encontre encerrado, deverá ser solicitada à Delegação da DGO do serviço a sua reabertura. Este campo terá que ser igual para todas as linhas no ecrã. Cód. SIOE Código SIOE, no formato 99 (2 dígitos numéricos). Número Unidades Número de Unidades de Pessoal, no formato 9999 (4 dígitos numéricos). Vencimento Ilíquido Mensal Total de Vencimento ilíquido mensal. Os valores deverão ser enviados em EUROS com duas casas decimais (sendo que o separador decimal é o ponto "."). Subsídio de Férias e Natal Total de Subsídio de Férias e Natal. Os valores deverão ser enviados em EUROS com duas casas decimais (sendo que o separador decimal é o ponto "."). Outras Despesas com Pessoal Total de Outras Despesas com Pessoal. Os valores deverão ser enviados em EUROS com duas casas decimais (sendo que o separador decimal é o ponto ".") espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 8/18

10 Encargos da entidade patronal Total dos encargos da entidade patronal. Os valores deverão ser enviados em EUROS com duas casas decimais (sendo que o separador decimal é o ponto "."). Total Vencimento Ilíquido Mensal + Subsídio de Férias e Natal + Outras Despesas com Pessoal + Encargos da entidade patronal Os valores deverão ser enviados em EUROS com duas casas decimais (sendo que o separador decimal é o ponto "."). Designação SIOE Designação do Cód. SIOE, no formato de texto (máx. 200 caracteres) Acrescentar/Eliminar Linhas O utilizador pode acrescentar linhas utilizando a funcionalidade de Adiciona Linha : Esta funcionalidade acrescenta uma linha vazia no fim do quadro de introdução de linhas. Também podem ser eliminadas linhas através da opção Elimina Linha. Não esquecer que para eliminar uma linha terá que a seleccionar primeiro, pressionando o botão rádio circular no inicio da linha pretendida: 2012 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 9/18

11 Usando como exemplo a imagem anterior, ao pressionar o botão de Elimina Linha o utilizador irá remover a linha seleccionada Carregamento através de Ficheiro Criação do Ficheiro CSV Um ficheiro CSV é um ficheiro de texto simples (que poderá ser criado/editado no bloco de notas) que terá o seguinte aspeto: Como se pode verificar cada linha encontra-se dividida em 10 campos, separados por um ; (ponto e vírgula), correspondentes às colunas apresentadas no ecrã. Aviso: De notar que devido ao separador dos campos ser o ; (ponto e vírgula) não é possível o uso deste carácter nos vários campos (como na designação do cód. SIOE). O método mais rápido de criar este ficheiro CSV é através de uma folha de Excel com o seguinte aspeto: 2012 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 10/18

12 Em que cada coluna corresponde à coluna na mesma posição no ecrã do SIGO. Não poderá gravar o ficheiro com uma primeira linha cabeçalho, ou seja, poderá preencher o Excel com essa primeira linha de cabeçalho a indicar o nome das colunas, caso isso lhes facilite o trabalho, mas antes de gravar o ficheiro no formato pretendido, terão que remover essa primeira linha de cabeçalho. Após o preenchimento da folha de Excel com as linhas necessárias, basta então gravar esse ficheiro Excel no formato CSV. Esta operação poderá ser efectuada através da opção de Gravar Como ( Save As ) do Excel e ao gravar o novo ficheiro escolher o tipo CSV (Comma delimited) (*.csv) : 2012 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 11/18

13 Envio do Ficheiro CSV Aconselha-se a que o ficheiro a enviar, seja inicialmente criado no Microsoft Excel e depois gravado com a extensão *.csv. Para os serviços com SRH deverão enviar o ficheiro que a aplicação já disponibiliza para este efeito. Após o utilizador ter criado o ficheiro CSV (processo exemplificado no ponto anterior), terá então que o enviar através da zona superior do ecrã de Encargos com Pessoal: O utilizador terá que usar o botão de Browse para procurar o ficheiro que gerou/criou no ponto anterior e depois carregar no botão de Transferir. Após o carregamento do ficheiro o ecrã terá o seguinte aspeto: 2012 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 12/18

14 As linhas do ecrã aparecerão já carregadas com as linhas que constam do ficheiro. Após este carregamento das linhas no ecrã, o serviço terá ainda que completar o trabalho pressionando o botão de Processar Dados, conforme irá ser exemplificado no ponto seguinte. O utilizador poderá, enquanto não pressionar o botão de Processar Dados, corrigir os valores que se apresentam no ecrã, ou mesmo acrescentar/eliminar linhas antes de processar os dados presentes. Nota: Poderão aparecer umas células da tabela a amarelo a indicar que houve erro no carregamento daquela célula e que o serviço provavelmente terá que intervir para corrigir o valor indicado espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 13/18

15 Tratamento Processar os Dados Após o utilizador preencher no ecrã todas as linhas necessárias deverá para completar o seu trabalho pressionar o botão Processar Dados, que se encarregará de guardar os dados introduzidos pelo serviço no sistema: Se o carregamento dos dados for executado com sucesso o utilizador verá a seguinte mensagem: O ficheiro é processado com sucesso, independentemente de ter linhas com alertas. Os alertas deverão ser tratados, mas os mesmos não impedem o processamento do ficheiro com sucesso. Caso o ficheiro seja processado com erros, não é tratada nenhuma linha, este deverá ser corrigido e novamente enviado espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 14/18

16 Nota: O número de sequência indicado após o processamento dos dados presentes no ecrã é um número interno que poderá ser usado pela Equipa de Apoio da aplicação no despiste de problemas, não sendo acessível para qualquer pesquisa dos serviços. Ao pressionar o botão de Processar Dados, será logo efectuada a inserção e processamento dos Encargos com Pessoal enviados pelo serviço para o período indicado, ficando o referido período encerrado. Ao enviar novos Encargos com Pessoal para um dado período, todos os dados enviados anteriormente para esse mesmo período serão apagados. No sistema SIGO, através deste ecrã de upload de ficheiros, ficarão apenas, num dado período, as últimas linhas carregadas com sucesso Cancelamento da introdução dos dados A qualquer altura o utilizador poderá cancelar a introdução de dados, que irá limpar os dados presentes no ecrã e o utilizador poderá voltar a introduzir a informação a partir do início: 2012 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 15/18

17 Como se poderá observar pela imagem seguinte, ao pressionar o botão Cancelar será apresentado o ecrã inicial de introdução dos dados dos Encargos com Pessoal. 3 Anexos 3.1 Tabela códigos SIOE Para verificar a tabela dos códigos SIOE deverá clicar no link Documentação e na tabela apresentada clicar no link Ficheiro Cód. SIOE Excel Formatado. Poderá descarregar esta tabela e validar se os códigos e designações carregadas estão de acordo com a tabela fornecida pela DGO espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 16/18

18 2012 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 17/18

19 3.2 Mapa Anexo I Despesas com Pessoal No link de Emissão e Parametrização de Mapas poderá emitir o mapa das Despesas com Pessoal, seleccionando na lista o mapa, o respectivo ano e mês de reporte. O mapa poderá ser emitido directamente para o ecrã ou para um endereço de espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. 18/18