Tempo Real 2000 Infonet v4.1.01

Transcrição

1 Tempo Real 2000 Infonet v Aplicação de Gestão de Assiduidades Relógio de Ponto - Controlo de Acessos Proximidade - Impressão Digital Íris

2 Consultas - Calendário O calendário do Tr2k Infonet permite, tal como o calendário da aplicação TR2K, o acesso a toda a informação de assiduidade de um ou vários colaboradores. O acesso efectuado por um colaborador permite apenas a visualização da sua informação, o acesso de um administrador permite observar todos os calendários dos colaboradores a si afectos. Já o acesso com nível supervisor permite o acesso ao calendário de todos os colaboradores. No calendário pode abrir o detalhe do dia, clicando no dia pretendido. O detalhe do dia possui, a informação relativa ao horário, movimentos, picagens, notas de calendário, faltas e horas extras. 14

3 Consultas - Calendário - Picagens Manuais Possibilidade do colaborador poder efectuar picagens manuais, permitindo corrigir situações de esquecimento, engano ou dificuldade de picagem. Este tipo de operação, para se tornar efectiva, está sujeita a validação por parte do chefe. Campos a preencher: o Registo: hora da picagem; o Tipo: tipo de picagem; o Justificação: descritivo; o Anexo: ficheiro anexo, como comprovativo (pdf, imagem, etc.); Envio de notificação: na inserção ou alteração das picagens é enviada uma notificação via correio electrónico ao respectivo chefe. Este painel encontra-se localizado em Calendário - Detalhe do dia - Picagens. Os pedidos de picagem são validados pelo chefe em Gestão Pedidos de Picagem. 15

4 Consultas Presenças A Consulta de Presenças permite informar as Presenças Efectivas, ou seja, os colaboradores que se encontram presentes no momento e respectiva picagem de entrada. Para além disso é possível saber as Ausências Inesperadas, ou seja, os colaboradores que deveriam estar presentes, mas que se encontram ausentes. 17

5 Faltas - Pedidos de Justificação Esta área permite ao colaborador justificar as suas faltas, sejam faltas já registadas ou previstas, fornecendo quatro painéis distintos: consulta, inserção, pedidos de falta e faltas efectivas. Painel Consulta: permite carregar o mês que pretende justificar as faltas. Caso tenha nível administrador/supervisor pode carregar os seus colaboradores. Painel Inserção: os dias podem ficar bloqueados nas seguintes situações: o não haver tempo em falta; o os pedidos terem gasto o tempo em falta; o o dia em causa já ter a falta efectiva validada; para Inserir pedidos de faltas é necessário seleccionar os dias em causa; pode seleccionar todos os dias do mês, através da caixa de selecção que se encontra na respectiva coluna. Painel Pedidos de faltas: o colaborador tem acesso aos pedidos que se encontram pendentes e os que já foram validados ou transpostos. Em relação aos pendentes pode eliminar caso seja necessário, em situações de engano. Para alteração de pedido, deve elimina-lo e inseri-lo com os novos dados. Painel Faltas Efectivas: para ajudar no processo de justificação o colaborador pode consultar as faltas efectivas do mês em causa; Nível Administrador: com nível administrador, o chefe pode justificar e validar os registos dos seus colaboradores, tudo num só processo. 18

6 Processo de inserção do pedido de falta: 1º Carregar o mês em causa: 2º Verificar se tem faltas injustificadas nesse mês, através do painel de faltas efectivas: 3º Seleccionar os dias a justificar na área de selecção do mês: 4º Preencher os respectivos campos e clicar em Inserir: Tipo de falta: escolher o tipo de falta pretendido. Por baixo tem a informação se o tipo escolhido absorve folgas / feriados ou não. Caso absorva, é possível seleccionar dias de folga ou feriados Tempo: colocar o tempo pretendido em formato hora. Exemplo: 02h30. Caso o campo não seja preenchido. É assumido: o o tempo em faltas nos dias já calculados o o tempo de horário nos dias futuros Justificação: justificação das faltas em causa 19

7 Anexo: ficheiro anexo, como comprovativo da justificação (pdf, imagem, etc.) 4º Confirmação da inserção dos pedidos envio de notificação ao chefe: Depois de clicar em Inserir é confirmada a operação e enviada uma notificação ao chefe via correio electrónico, informando dos pedidos de falta inseridos pelo colaborador. Notas importantes: No processo de inserção o campo tipo de falta pode estar bloqueado, não permitindo ao colaborador escolher outro tipo de falta. Este bloqueio faz parte das opções do Tr2k Infonet e pode ser alterado em Painel de Opções Base do Tr2k Infonet; Para que as justificações de falta sejam enviadas como notificações ( via correio electrónico) aos respectivos chefes, é necessário confirmar o seguinte: o configuração SMTP correcta: configuração do servidor de envio de correio electrónico, no painel de configuração do Tr2k Infonet; o endereços de definidos: o colaborador e os chefes em causa devem ter endereço de definido na sua ficha; o notificações activadas: na ficha de cada chefe do TR2K, separador Tr2k Infonet - notificações, estar parametrizado que o chefe pode receber notificações de pedidos de faltas. 20

8 Faltas Gestão de Pedidos O painel de gestão de pedidos de faltas permite a consulta, validação e eliminação de justificações de falta por parte do chefe. Para além disso pode emitir relatórios relacionados com as justificações. 21

9 Password - Alterar / Recuperar Alterar Password Possibilidade do colaborador alterar a sua password, sempre que necessário. Recuperar password Em caso de esquecimento o Colaborador pode recuperar a sua password. O procedimento é simples, na página de entrada clica em Recuperar Password, coloca o Colaborador ou . Assim que clica em Recuperar Password, o Infonet um com a password em causa. 38

10 Gestão Picagens Manuais Este painel permite ao chefe gerir os pedidos de picagens solicitados pelos seus colaboradores. Assim que os pedidos de picagem são validados pelo chefe passam a picagens efectivas e entram automaticamente no sistema, sendo enviadas notificações ao colaborador em causa e ao gestor de recursos humanos. As operações disponíveis neste painel são as seguintes: inserção, pesquisa, alteração, validação e eliminação de registos. Todas as operações estão sujeitas a notificação ao colaborador. Na validação é também enviada notificação ao gestor de recursos humanos. Inserção de picagens manuais A inserção de pedido de picagem dá a possibilidade ao chefe de lançar picagens em situações em que o colaborador não consegue. Para aceder ao painel de inserção, deve escolher o colaborador e clicar em Inserir. Descrição dos campos do processo de inserção: - data: data da picagem; - hora: hora da picagem; - movimento: tipo de movimento; - estado: estado da picagem. O estado aceite é que garante que a picagem seja efectiva; - justificação: justificativo da picagem; - anexo: ficheiro anexo comprovativo da justificação. 47

11 Relatórios O painel de relatórios permite emitir um considerável número de relatórios, indispensáveis, para uma eficiente gestão de assiduidades. Os relatórios podem ser emitidos nos seguintes formatos: Acrobat Reader (pdf), MS Word e MS Excel. Para impressão aconselhamos o formato Acrobat Reader (pdf). Mapa Mensal de Turnos Imprime um mapa previsto de turnos e escalas em formato de lista mensal, por grupo, serviço, colaborador, período. Inclui marcações de Férias e de Faltas antecipadas. Útil para afixação nos departamentos. Mapa Mensal de Turnos e Escalas Imprime um mapa previsto de turnos e zonas em formato de lista mensal, por grupo, serviço, colaborador, período. Inclui marcações de Férias e de Faltas antecipadas, zonas e escalas. Útil para afixação nos departamentos, com as Férias dos colaboradores e respectivos substitutos, se aplicável. 59

12 Mapa de Movimentos por dia Imprime um mapa dos movimentos no formato retrato com 5 pares de movimentos, por grupo, serviço, utilizador. Mapa de Registo Diários Simples Imprime um mapa dos Registos Diários simplificado, por grupo, serviço, utilizador e período. É complementado com informação adicional (Perfis de Horários, Identificadores diários, atrasos às entradas). Permite separar períodos nocturnos. É complementado com uma coluna auxiliar em que pode ter informação diversa. Mapa de Registo Diários Completo Imprime um mapa dos Registos Diários completo, por grupo, serviço, utilizador e período. Representa totais de faltas, horas extras, por validar e validadas, totais de permanência, resumo de período, dias de ocupação. É complementado com uma coluna auxiliar em que pode ter informação diversa. 60

13 Mapa Semanal de Entradas e Atrasos Imprime um mapa em formato de lista semanal (Domingo a Sábado) dos registos da 1ª Entrada e respectivos atrasos, por grupo, serviço, utilizador e período. Mapa de Faltas Imprime um mapa das faltas, por grupo, serviço, utilizador, período, valência e/ou situação (validada, não validada ou todas). Mapa de Horas Extras Imprime um mapa das Horas Extras, por grupo, serviço, utilizador, período, valência e/ou situação (validada, não validada ou todas). Mapa de Férias Imprime um mapa de férias, por grupo, serviço, utilizador, período e/ou tipo de Férias. Os tempos podem ser contabilizados em unidades de dias ou horas. 61