atualização gratuita *para clientes Gnotarium com contrato de manutenção ativo.

Transcrição

1 novidades da versão 5.0 Faturação o Descontos o NIF estrangeiro o Observações o IVA nas linhas o Parametrização das margens o N.º de conta sequencial o Honorários editáveis o Impressão do meio de pagamento o Alteração nas despesas dependentes de honorários atualização gratuita *para clientes Gnotarium com contrato de manutenção ativo. Moradas Processos Listagens Outros o Novo formulário de moradas o Pesquisa online nos CTT o Pesquisa por código postal o Novas opções no processo o Novas opções nos intervenientes o Nota de liquidação na conta corrente o Novos filtros na listagem de registo de honorários o Menu deslizante o Impressão da página visível o Alteração no suporte para Firefox e Google Chrome

2 1. Faturação Na versão 5.0 do Gnotarium, existem novas opções na faturação, tais como descontos, nif estrangeiro, observações, nº de conta sequencial e impressão do meio de pagamento e algumas melhorias tais como IVA nas linhas, parametrização das margens, honorários editáveis e despesas dependentes de honorários. 1.1 Descontos Para criar um desconto basta ir à opção gestão no menu principal e selecionar descontos. Em Inserir encontra-se um formulário com a Designação e o Desconto em percentagem para preencher. Após inserir o desconto, é possível associar beneficiários, preenchendo os dados da entidade beneficiária e clicando em Adicionar. Figura 1 Configurar desconto Para aplicar um desconto, na página de Criar Fatura, seleciona-se no campo Desconto a opção a aplicar ao total da fatura. Figura 2 Aplicar desconto na fatura Ao preencher um NIF, caso essa entidade esteja associada a um desconto, esse desconto será selecionado na lista. Página 2 de 20

3 É, também, possível associar o desconto apenas à linha, preenchendo o valor do desconto que se pretende aplicar no campo Desc.(%). Figura 3 Desconto na linha da fatura 1.2 NIF estrangeiro Para indicar que o cliente é estrangeiro, seleciona-se a opção NIF Estrangeiro, preenche-se o NIF e seleciona-se o País. Figura 4 NIF estrangeiro 1.3 Observações Para inserir observações, clica-se em Observações na página de criar documento, preenche-se o campo Observação seguido de Adicionar. Ao preencher a observação, serão apresentadas sugestões de observações já inseridas anteriormente. Figura 5 Adicionar observação na fatura As observações serão posteriormente apresentadas na impressão do documento. Página 3 de 20

4 1.4 IVA nas linhas Com a nova versão, é possível aplicar uma taxa de IVA apenas à linha, em vez de aplicar ao total da fatura. Isto permite que existam taxas de IVA diferentes para linhas diferentes no mesmo documento. Para aplicar o IVA na linha, seleciona-se a taxa pretendida no campo IVA da linha. Figura 6 IVA na linha As despesas por conta do cliente devem estar agora indicadas com a taxa de IVA 0% e com a referência ao preceito legal que justifica a isenção. 1.5 Parametrização das margens Para ajustar as margens da fatura na impressão, no menu principal seleciona-se gestão» configurações» parametrização. Na opção Margens escolhe-se o tamanho que se pretende para cada uma das margens: Esquerda, Direita, Topo e Fundo. Figura 7 Parametrização da margens da impressão Aquando da alteração das margens, deve testar-se a impressão e garantir que todos os elementos obrigatórios da fatura fiquem visíveis na impressão. 1.6 N.º de conta sequencial O Gnotarium possui uma numeração de registo com o seguinte formato: <código do tipo de documento> <número de ordem do ato dentro do documento>/<número do documento>/<série>/<ano>. Com a nova versão foi inserida outra forma de numerar o ato, que é a numeração sequencial, iniciando em 1 todos os anos e sendo incrementado para cada ato Página 4 de 20

5 independente do documento. Para o caso dos atos serem Reconhecimento, os documentos continuam a ter numeração própria, iniciando em 1 todos os dias, uma vez que são registados no livro próprio de reconhecimentos. Para que a numeração nos atos seja sequencial, no menu principal seleciona-se gestão» configurações» parametrização. Clica-se na opção Outros e coloca-se a opção ACTOS_NUMERACAO_SEQUENCIAL com o valor SIM. Caso não se pretenda numeração sequencial, o parâmetro deve estar com o valor NAO. Apenas os seguintes documentos de vendas produzem registo sequencial: fatura, fatura-recibo e venda a dinheiro. Registos de atos, faturas pró-forma, notas de crédito, faturas divididas e restantes documentos divididos não produzem número de registo, sendo que as notas de crédito e os documentos divididos usam os números do documento que os originou. Nas retificações, por anulação ou por nota de crédito, os números de registo ficam inutilizados. Após a retificação, caso se pretenda elaborar nova fatura, existe a possibilidade de editar o número de registo, para que na nova fatura possa colocar o mesmo número de registo da fatura retificada. Para tal, clica-se no número de registo no novo documento, surge uma janela para alterar o número e clica-se em OK. Clicar para alterar o número de registo Figura 8 Alterar número de registo Figura 9 Janela para alterar número de registo Figura 10 Listagem com faturas com números de registo alterados Página 5 de 20

6 1.7 Honorários editáveis Passa a ser possível multiplicar o preço unitário por atributos, como por exemplo, o n.º de bens, para isso, preenche-se o atributo quando se insere o ato no processo. Por exemplo, para numa compra e venda multiplicar os bens descritos pelo n.º de bens, deve nas configurações adicionar o atributo ao honorário bens descritos e seleciona-lo no Tipo Valor, em vez de Quantidade, tanto na composição dos bens descritos como nas dependências da compra e venda. Figura 11 Configuração do atributo Figura 12 Atributo Nº bens na fatura É, também, possível mostrar na impressão a base de incidência nos honorários editáveis. Figura 13 Imprimir base de incidência Página 6 de 20

7 1.8 Impressão do meio de pagamento Para imprimir o meio de pagamento no documento, no menu principal seleciona-se gestão» configurações» parametrização e clica-se em Outros. De seguida, coloca-se o parâmetro Imprime_Meio_Pagamento com o valor S. O meio de pagamento é apresentado na impressão do documento, em Observações. Figura 14 Imprimir meio de pagamento 1.9 Despesas dependentes de honorários As despesas dependentes de honorários passam, agora, a estar referenciadas nas Despesas por conta do cliente. Assim sendo, ao selecionar o honorário, a despesa dependente é automaticamente colocada na tabela de despesas por conta do cliente. Página 7 de 20

8 Figura 15 Despesas dependentes de honorários Página 8 de 20

9 2. Moradas O novo formulário de moradas está interligado com os CTT Correios de Portugal, o que permite uma pesquisa mais precisa da morada. 2.1 Novo formulário de moradas Numa vista inicial, a pesquisa é feita por arruamento, onde se pode preencher os dados Rua/Lugar, Porta, Andar, País, Concelho e Freguesia, sendo que os dados principais são a Rua/Lugar e o Concelho. Por defeito, o País está sempre preenchido com Portugal e o Concelho está preenchido com o concelho da parametrização. Figura 16 Pesquisa por arruamento Após preencher os dados, clica-se em Validar e surge uma janela com as moradas que correspondem aos dados introduzidos. De seguida, basta selecionar a morada que se pretende e clicar em Confirmar. Também é possível adicionar uma nova morada, caso as moradas encontradas não correspondam à morada pretendida. Insere-se os dados da nova morada na última linha da janela de Moradas Encontradas, seleciona-se essa linha e clica-se em Confirmar. Página 9 de 20

10 Selecionar morada Preencher nova morada Figura 17 Moradas encontradas Os dados selecionados irão surgir no formulário de moradas. Figura 18 Dados da morada selecionada É possível, também, fazer a pesquisa da morada por código postal. Clicar na opção Introduzir por Código-Postal, no formulário de moradas. Pesquisa por código-postal Figura 19 Selecionar a pesquisa por código postal Página 10 de 20

11 Após clicar, surgem os dados para pesquisa, onde se pode preencher o Código-Postal, a Porta e o Andar. Para fazer a pesquisa, clicar em Validar e surge a janela com as Moradas Encontradas. Figura 20 Pesquisa por código-postal Para voltar à pesquisa por arruamento, clica-se na opção Introduzir por Arruamento (onde anteriormente se clicou na opção Introduzir por Código-Postal). Existe, ainda, a visualização de Todas as Moradas, onde aparecem todas as moradas da entidade. Para tal, clica-se no separador Todas as Moradas, no formulário de moradas. Para selecionar uma morada, clica-se na secta correspondente à morada, na coluna Selecionar. A morada irá passar para o primeiro separador de morada. Para escolher uma morada como preferencial, basta selecionar a morada pretendida na coluna Preferencial. Separador Todas as moradas da entidade Selecionar morada preferencial Selecionar morada para o primeiro separador Figura 21 Todas as moradas da entidade Também é possível pesquisar todas as moradas da freguesia. Para este tipo de pesquisa, preenchese o Concelho, a Freguesia e clica-se na opção Todas as moradas da Freguesia. Após clicar, surge a janela com todas as moradas encontradas da freguesia. Página 11 de 20

12 Selecionar todas as moradas da freguesia Figura 22 Todas as moradas da Freguesia O novo formulário permite, ainda, inserir moradas estrangeiras, selecionando o País e preenchendo o campo Rua/Lugar. Figura 23 Moradas estrangeiras Página 12 de 20

13 3. Processos Existem novas opções no processo (Estado e Capa do processo), nos intervenientes (Estado Civil e Situação do documento) e na conta corrente (Nota de Liquidação), que serão descritas seguidamente. 3.1 Novas opções no processo Para indicar o estado do processo, seleciona-se a opção pretendida no campo Estado. Este novo campo permite-lhe visualizar o estado dos processos na tabela de processo e filtrar os resultados da pesquisa de processos. Figura 24 Estado do processo Para criar a capa do processo, clica-se em Gerar Capa, no topo do processo. Gerar capa do processo Figura 25 Gerar capa do processo Ao clicar, surge uma janela para selecionar o modelo e optar pela edição online ou edição local. Página 13 de 20

14 Figura 26 Opções capa do processo Figura 27 Exemplo de capa do processo Para alterar o modelo exemplo da capa do processo, no menu principal seleciona-se gestão» modelos» modelos, clicar no modelo Capa de processo exemplo e Editar Minuta. Página 14 de 20

15 É possível criar novos modelos carregando em Inserir, preenche-se a Descrição e no Tipo selecionase Capa do Processo. Após inserir, clica-se na opção Carregar Minuta e seleciona-se o ficheiro que se pretende carregar, depois adicionar as marcas necessárias. É também possível usar a opção Duplicar Modelo para criar novos modelos a partir de outros já existentes. Para mais informações sobre elaboração de modelos deve consultar o manual disponível em gestão» modelos» modelos. Figura 28 Modelo de capa do processo com as marcas Página 15 de 20

16 3.2 Novas opções nos intervenientes Para selecionar o estado civil, escolhe-se a opção que se pretende no campo Estado Civil no formulário de intervenientes. Figura 29 Estado civil Para a situação do documento, seleciona-se a opção pretendida no formulário do documento, no campo Situação do Documento. Após selecionar e guardar, o documento irá surgir no formulário do interveniente com a opção escolhida, no campo Situação. Figura 30 Situação do documento 3.3 Nota de liquidação na conta corrente Na conta corrente do processo existe uma nova opção para a nota de liquidação. Esta opção agora disponível no processo permite uma melhor gestão das despesas e provisões processo a processo. Para criar e lançar a nota de liquidação, basta clicar na opção Nota de Liquidação na conta corrente do processo. O documento criado, estará visível no final da página de conta corrente, no quadro de Documentos. Página 16 de 20

17 Figura 31 Opção Nota de liquidação na conta corrente Figura 32 Formulário da Nota de Liquidação na conta corrente Na versão anterior era já possível liquidar despesas na conta corrente do processo usando o documento fatura e fazendo posteriormente no recibo a liquidação. No entanto, pode haver necessidade de efectuar a liquidação das despesas noutras situações. A nota de liquidação na conta corrente do processo pode ser usada, por exemplo, quando já foi feita a fatura da escritura e ainda há despesas que foram registadas, é necessário dar as despesas como liquidadas, ou quando não vai ser feita fatura e é necessário liquidar despesas ou devolver a provisão ao cliente. Página 17 de 20

18 4. Listagens A listagem de registo de honorários contém dois novos filtros, para uma pesquisa mais pormenorizada. 4.1 Novos filtros nas listagens de registo de honorários Na listagem de registo de honorários é, agora, possível, listar por Utilizador e por Série do documento. Para tal, foram acrescentados dois filtros na pesquisa de registo de honorários: Utilizador e Série do Documento. Figura 33 Filtro Utilizador na pesquisa de registo de honorários Figura 34 Filtro Série do documento na pesquisa de registo de honorários Página 18 de 20

19 5. Outros 5.1 Menu deslizante Nesta nova versão, o menu principal está deslizante. Isto quer dizer que, ao passar o rato sobre o menu, este aumenta e fica com o aspeto das versões anteriores. Se retirar o rato, o menu encolhe, ficando, assim, mais espaço para os formulários. Contudo, é possível manter o menu fixo, tal qual as versões anteriores, clicando em fixar no fundo do menu. Figura 35 Menu encolhido Página 19 de 20

20 Fixar o menu Figura 36 Menu aumentado ao passar o rato 5.2 Impressão página visível Para imprimir a página visível, basta clicar em Imprimir no menu superior. Imprimir Figura 37 Imprimir página visível Página 20 de 20