CLIENTE. Manual de Utilização. Integrador ERP Primavera - E-Schooling. Versão 1.0

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1 CLIENTE Manual de Utilização Integrador ERP Primavera - E-Schooling Versão

2 ÍNDICE MANUAL DE UTILIZAÇÃO... 1 INTEGRADOR ERP PRIMAVERA - E-SCHOOLING ÂMBITO OBJECTIVO INSTALAÇÃO CONFIGURAÇÃO DE INTEGRAÇÃO OPERAÇÕES DE MENU GERAL INTEGRAÇÃO CONTABILIDADE / TESOURARIA Documentos Artigos, IVA e Caixas TABELAS DE CORRESPONDÊNCIA CONFIGURAÇÃO DE INTEGRAÇÃO AUTOMÁTICA INTEGRAÇÃO MANUAL OPÇÕES OPERAÇÕES DE LOG IMPORTAÇÕES Funcionários e Independentes Horas Extra, Faltas e Actividades Movimentos Todas as Tabelas OUTPUTS FUNCIONÁRIOS INDEPENDENTES HORAS EXTRA FALTAS ACTIVIDADES MOVIMENTOS Movimento contabilístico Documento de Tesouraria / 25

3 1. Âmbito A aplicação Eschooling da empresa Codevision gere instituições de ensino, no entanto existem áreas de gestão que não são suportadas por esta aplicação. Estas áreas de gestão podem ser controladas pelo PRIMAVERA ERP, pelo que torna-se necessário efectuar configuração e importação de registos Eschooling para o PRIMAVERA ERP. Este utilitário executa estas operações. 2. Objectivo A aplicação Integração PRIMAVERA ERP Eschooling tem como objectivo disponibilizar ferramentas que permitem ao utilizador efectuar as seguintes operações: Importar configurações de tabelas Eschooling, Atribuir registos PRIMAVERA a registos Eschooling, Configurar a integração de registos, Integrar Actividades, Faltas, Funcionários, Independentes, Horas Extra, Movimentos Contabilísticos e Movimentos de Tesouraria, Executar automaticamente a integração de registos. 3 / 25

4 3. Instalação Para instalar e activar esta aplicação no PRIMAVERA ERP, devem ser seguidos os seguintes passos: Instalar a aplicação PRIMAVERA Integração Eschooling v8.00 seguindo todos os passos indicados no setup de instalação, Aceder ao Administrador do PRIMAVERA ERP, Carregar a licença para esta aplicação; Nas propriedades da empresa pretendida, activar a aplicação no separador Parâmetros, através do botão Adicionar/Remover Aplicações ; 4 / 25

5 Nas propriedades dos utilizadores que se pretendam que utilizem esta aplicação, activar a aplicação no separador Permissões; Após a execução dos passos anteriores, nos menus de aplicações por empresa, fica disponível para modificação os Parâmetros da Empresa na aplicação PRIMAVERA Integração Eschooling v8.00; Aceder aos Parâmetros de Empresa indicados no ponto anterior e indicar os parâmetros necessários, nomeadamente o Utilizador e 5 / 25

6 Password do utilizador PRIMAVERA que será utilizado na execução da aplicação. Confirmar a gravação dos parâmetros. Só apenas após esta confirmação, é que esta aplicação ficará disponível para utilização no PRIMAVERA ERP através do menu que se encontra em Menus do Utilizador > Eschooling > Integração PRIMAVERA ERP Eschooling. 6 / 25

7 4. Configuração de Integração Para que seja possível efectuar integrações de registos Eschooling no PRIMAVERA ERP, é necessário em primeiro lugar configurar o mapeamento entre registos, configurar os dados de acesso, configurar os documentos e configurar o lançamento de movimentos contabilísticos. Devem ser seguidos os seguintes passos para efectuar esta operação: Aceder ao PRIMAVERA ERP e seleccionar o menu Menus do Utilizador > Eschooling > Integração PRIMAVERA ERP Eschooling, No formulário PRIMAVERA Integração Eschooling v.8.00 pressionar no menu a opção Configurar, 4.1. Operações de menu Gravar Grava as alterações efectuadas no formulário de configuração 7 / 25

8 Actualiza dados Eschooling - Na primeira execução desta aplicação, todas as grelhas dos vários separadores estão vazios. Para que as grelhas sejam preenchidas com os dados Eschooling é necessário executar esta operação. Neste procedimento, é estabelecida uma ligação através da Internet ao servidor Eschooling configurado na grelha do separador Geral. Após o estabelecimento da ligação, a aplicação transfere todos os dados das tabelas Eschooling que ainda não foram importados para as grelhas existentes nos separadores. Esta operação só ocorre se existir um WebService configurado correctamente na grelha do separador Geral. Podemos executar esta operação as vezes que forem necessárias, uma vez que assim validamos que não existem registos em falta na aplicação. Sair Fecha formulário 4.2. Geral A configuração de dados geral permite indicar os dados de ligação ao servidor Eschooling. É permitido a inserção de configuração de vários servidores, sendo que por cada servidor configurado, todas as operações de ligação ao Eschooling serão efectuadas para todos os servidores. É obrigatório que exista pelo menos um servidor correctamente configurado nesta grelha, pois não é possível fazer qualquer operação nesta aplicação sem esta condição. Após configuração de um servidor válido e gravação, é aconselhado executar imediatamente a opção do menu Actualizar dados Eschooling. Desta forma iniciaremos o processo de preenchimento das restantes grelhas com valores Eschooling. 8 / 25

9 Nome Um nome atribuído à configuração do servidor. Poderá ser o nome da instituição de ensino. URL WebService Caminho do WebService. Este valor deve ser fornecido pela Codevision. Token WebService Password do WebService. Este valor deve ser fornecido pela Codevision. Código Doc. Tesouraria Primavera Indica qual o tipo de documento Primavera que deve ser usado na integração de documentos, para criar o movimento de tesouraria. Série Doc. Tesouraria Primavera Indica qual a série do documento Primavera que deve ser usada na integração de documentos, para criar o movimento de tesouraria Integração Contabilidade / Tesouraria Partindo do princípio que a operação Actualizar Dados Eschooling foi executada correctamente, é possível aceder ao separador Integração Contabilidade / Tesouraria e configurar as várias grelhas de configuração de integração Documentos No separador Documentos, temos a grelha que permite configurar os movimentos contabilísticos efectuados no PRIMAVERA ERP, tendo como base os documentos de venda emitidos pelo Eschooling. Assim, esta grelha permite inserir várias linhas por cada documento de venda Eschooling, de forma a serem configurados movimentos contabilísticos que sejam balanceados a crédito e a débito no seu valor. 9 / 25

10 Documento Eschooling Estes são os documentos de venda Eschooling que podemos configurar para integrar por movimento contabilístico no PRIMAVERA ERP. Conta Primavera nesta coluna pode ser indicada directamente a conta contabilística Primavera a usar, ou pode ser indicado um token que corresponde à parte de conta das tabelas Artigo, IVA e/ou Caixa. São possíveis os seguintes tokens: A Substituí por conta do Artigo definido no separador Artigos %A Substituí por conta do IVA definido no separador IVA X Substituí por conta da Caixa definido no separador Contas Caixa Centro Custo Primavera - Pode ser indicado directamente o centro de custo Primavera, ou podem ser usados os seguintes tokens: C Centro de custo indicado no movimento Eschooling A Vai buscar conta do artigo associado %A Vai buscar a conta associada ao código IVA X Vai buscar a conta associada à caixa Natureza Indica a natureza do lançamento C Crédito D Débito Token Valor Podem ser indicados dois tokens valor e as operações soma e subtracção. Os tokens permitidos são os seguintes: TOT Valor Liquido do movimento IVA Valor do IVA 10 / 25

11 Artigos, IVA e Caixas Estas configurações têm um comportamento semelhante, ou seja, não é possível adicionar registos novos, apenas podemos associar a cada um dos códigos Eschooling, o respectivo código no PRIMAVERA ERP e a conta contabilística associada. O Artigo, para além destes dados, ainda permite associar uma conta analítica. Quando a conta analítica está associada a um artigo, o movimento contabilístico geral gerado pela linha que tem o artigo, ficará com um movimento analítico associado. A associação do IVA Eschooling ao IVA Primavera, serve para sabermos qual o código de IVA a utilizar na integração de Independentes. A conta serve para ser usada aquando da utilização do token %A na configuração de integração. O Token %A será substituído por estes códigos. A associação entre Caixa Eschooling e Caixa Primavera, serve para sabermos qual a caixa Primavera a movimentar na criação do documento de Tesouraria. A conta serve para ser usada aquando da utilização do token X na configuração de integração. O Token X será substituído por estes códigos. 11 / 25

12 Tabelas de correspondência Existem várias tabelas cuja única função é estabelecer correspondência entre os códigos Primavera e os códigos Eschooling. Nestas tabelas, não é possível adicionar novos registos, uma vez que a operação Actualiza Dados Eschooling é responsável por adicionar uma linha por cada código em cada tabela correspondente. Sendo assim, apenas é possível modificar o código Primavera correspondente. Caso a operação Actualiza Dados Eschooling seja executada e novos registos Eschooling sejam importados, então será inserida uma linha, nas respectivas grelhas, com os novos códigos. Após esta operação, torna-se necessário validar as várias grelhas para verificar se existem códigos Eschooling que não tenham correspondência no PRIMAVERA ERP. É obrigatório que todos os registos que têm código Eschooling registados tenham um registo correspondente na coluna que identifica o código Primavera. Caso esta regra não se verifique, na importação podem existir registos que simplesmente não são importados. O utilizador será informado desta situação no LOG de importação. As tabelas de correspondência são as seguintes: Estabelecimentos Utilizado na integração de Funcionários e Independentes, Modos Pagamento Utilizado na criação de documentos de tesouraria, Actividades Utilizado na integração de Actividades, Tabela IRS Utilizado na integração de Funcionários, Tipos de Rendimento Utilizado na integração de Funcionários e Independentes, Faltas Utilizado na integração de Faltas, Horas extra Utilizado na integração de Horas extra, Domicílios Fiscais Utilizado na integração de Funcionários e Independentes, Situações Profissionais Utilizado na integração de Funcionários, Tipos Documento Utilizado na integração de movimentos contabilísticos e documentos de tesouraria. 12 / 25

13 5. Configuração de Integração Automática Após a execução dos passos do capítulo anterior (4 - Configuração de Integração), podemos configurar a aplicação para que a integração de Funcionários, Independentes, Movimentos Contabilísticos e Movimentos de Tesouraria, seja efectuada automaticamente de forma calendarizada. A integração de Horas Extra, Faltas e Actividades não é efectuada neste processo, uma vez que estes registos só devem ser integrados no final de cada mês, após a verificação e aceitação da sua validade. Para configurar a integração automática, devem ser seguidos os seguintes passos: No menu superior do PRIMAVERA ERP pressionar o menu Ferramentas > Processos de Utilizador, Pressionar botão Novo, 13 / 25

14 Na lista de operações da esquerda, seleccionar a operação Aplicação Externa e arrastá-la para a área da direita, No formulário de criação de novo passo, deve ser seleccionada a função IntegracaoPRIMAVERAEschooloingAuto e confirmar, Após a apresentação da função criada, deve de ser criado o fluxo da operação, de forma esta estar na ordem Início do Processo, Função 1, Fim do Processo. 14 / 25

15 Seleccionar a caixa Inicio do Processo e no menu de contexto, seleccionar a opção Propriedades, Seleccionar o separador Calendarização e marcar a opção Executar Periodicamente. Para modificar a calendarização, pressionar o botão Editar e modificar calendarização. Confirmar Propriedades do Processo Gravar Processo de Utilizador 15 / 25

16 6. Integração Manual O formulário de integração manual, disponibilizado no menu Menus do Utilizador > Eschooling > Integração PRIMAVERA ERP Eschooling, permite executar as importações, permite consultar LOG s de execução de importação e permite imprimir os LOG s de execução de importação. Neste formulário é possível importar Funcionários, Independentes, Faltas, Horas extra, Actividades, Movimentos ou todos estes registos de uma vez só Opções Importação de Permite seleccionar os registos que pretendemos importar. Todos Importa todos os registos independente da data de última actualização. 16 / 25

17 Desde a data da última importação Importa apenas os registos que tenham sido modificados após a data da última importação. Actualizar registos existentes Permite a actualização de registos já importados, com os novos valores registados no Eschooling. Incluir no Log registos já existentes no sistema Quando activa, regista no Log os registos que já existem no sistema Primavera Operações de Log Após a importação de dados, é criado um ficheiro com as operações efectuadas e mensagens de erro ocorridas na importação. Estes ficheiros aparecem associados às pastas correspondentes, sendo que é possível ter vários ficheiros de várias importações. A nomenclatura do ficheiro é constituída por %Nome do WebService% %Ano%- %Mês%-%Dia% %Hora%_%Minuto%_%Segundo%.log. O Nome do WebService é o valor que está na coluna Nome da grelha de configuração do servidor. Os campos temporais representam a data e hora de execução da operação de importação. Após qualquer importação, deve ser consultado o Log da respectiva importação para verificar se ocorreu algum erro/aviso. A importação de Todas as tabelas gera um ficheiro de Log por cada tipo de importação. Isto significa que no final é necessário verificar cada um dos Log s de importação. Visualizar Permite visualizar o ficheiro na caixa de texto da direita. Eliminar Elimina ficheiro seleccionado. Eliminar todos Elimina todos os ficheiros na pasta indicada. 17 / 25

18 6.3. Importações Funcionários e Independentes Nestas operações, são importados os registos de funcionários e independentes definidos no Eschooling, criando novos registos caso estes não existam no PRIMAVERA ERP. Caso a opção Actualizar registos existentes estiver activa, e o registo importado existir no PRIMAVERA ERP, então os atributos do registo são actualizados. Quando são utilizados vários servidores Eschooling, é obrigatório que os vários códigos de funcionário e independentes sejam diferentes nos servidores configurados. Caso existam registos com o mesmo código em servidores diferentes, estes registos serão tratados como sendo o mesmo registo, perdendo-se informação na importação Funcionários Campos Eschooling importados para o PRIMAVERA ERP : Código Funcionário, Nome, Tabela IRS, Tipo Rendimento, Numero Dependentes, Numero Dependentes Deficientes, Domicilio Fiscal, Instrumento Trabalho, Valor Mensal, Valor Hora, Subsidio Alimentação, Segurança Social, Situação Profissional, Data Admissão, Estabelecimento, Morada, Localidade, Código Postal, Código Postal Localidade, Distrito, Concelho, Freguesia, Telefone, Telemóvel, , Nacionalidade, Naturalidade, Data Nascimento, Sexo, BI, BI Local Emissão, BI Data Emissão, BI Data Validade, Passaporte, Passaporte Local Emissão, Passaporte Data Emissão, Passaporte Data Validade, BI Estrangeiro, BI Estrangeiro Local Emissão, BI Estrangeiro Data Emissão, BI Estrangeiro Data Validade, NIF, NISS, NIB. 18 / 25

19 Campos Eschooling obrigatórios para integrar com sucesso no PRIMAVERA ERP: Código Funcionário, Nome, Tabela IRS, Tipo Rendimento, Instrumento Trabalho, Situação Profissional, Data Admissão, Estabelecimento Independentes Campos Eschooling importados para o PRIMAVERA ERP : Código Independente, Nome, Valor Mensal, Tipo IRS/IRC, Taxa IRS/IRC, Domicilio Fiscal, Tipo Rendimento, Código Taxa IVA, Estabelecimento, Morada, Localidade, Código Postal, Código Postal Localidade, Distrito, Concelho, Freguesia, Telefone, Telemóvel, , Nacionalidade, Naturalidade, Data Nascimento, Sexo, BI, BI Local Emissão, BI Data Emissão, BI Data Validade, Passaporte, Passaporte Local Emissão, Passaporte Data Emissão, Passaporte Data Validade, BI Estrangeiro, BI Estrangeiro Local Emissão, BI Estrangeiro Data Emissão, BI Estrangeiro Data Validade, NIF, NISS, NIB. Campos Eschooling obrigatórios para integrar com sucesso no PRIMAVERA ERP: Código Independente, Nome, Tipo Rendimento Horas Extra, Faltas e Actividades As operações de Horas Extra, Faltas e Actividades, importam as horas extra e faltas efectivadas pelos funcionários, e as actividades efectuadas pelos independentes. Para que seja possível importar estes registos, é necessário que já estejam criados no PRIMAVERA ERP os funcionários e independentes a que estes registos dizem respeito. Caso a opção Actualizar registos existentes esteja activa, e o registo importado existir no PRIMAVERA ERP, então os atributos do registo são 19 / 25

20 actualizados, mas na importação não é possível eliminar registos que já tenham sido importados para o PRIMAVERA ERP e que tenham sido eliminados no Eschooling. Daí a necessidade de efectuar esta operação no final do mês, quando estes registos forem considerados finais Horas Extra Campos Eschooling importados para o PRIMAVERA ERP (todos os campos são obrigatórios): Tipo Hora Extra, Descrição, Numero Horas, Data, Código Funcionário Faltas Campos Eschooling importados para o PRIMAVERA ERP (todos os campos são obrigatórios): Tipo Falta, Descrição, Numero Horas, Data, Código Funcionário Actividades Campos Eschooling importados para o PRIMAVERA ERP (todos os campos são obrigatórios): Chave Actividade, Tipo Actividade, Código Actividade, Numero Horas, Data, Código Independente 20 / 25

21 Movimentos A importação de movimentos baseia-se nos documentos de venda do Eschooling, os quais são importados em conjunto com as suas linhas. O PRIMAVERA ERP baseia-se nestes documentos, para criar documentos contabilísticos e documentos de tesouraria. Tendo em conta a configuração de integração de movimentos contabilísticos, conforme indicado no capítulo Integração Contabilidade / Tesouraria, é criado um documento contabilístico por cada documento de venda importado. Tendo em conta a configuração do documento de tesouraria, conforme indicado no capítulo Geral, é criado um documento de tesouraria por cada documento de venda importado. Também existe a necessidade de indicar quais as contas caixas no separador Integração Contabilidade/Tesouraria>Contas Caixa. Sendo assim, por cada documento Eschooling importado, são criados dois documentos no PRIMAVERA ERP, um documento contabilístico e um movimento de tesouraria. Caso algum dos documentos já tenha sido importado para o PRIMAVERA ERP, a aplicação sabe-o e procede para a importação dos documentos seguinte, ignorando os que foram previamente integrados. Desta forma, é possível importar várias vezes os mesmos documentos, sem que estes modifiquem os documentos já criados Todas as Tabelas Esta importação efectua todas as importações anteriormente descritas, e são seguidas todas as suas regras. No final desta importação é criado um log em cada uma das pastas de log, indicando os erros/avisos que ocorreram nas várias importações. 21 / 25

22 7. Outputs 7.1. Funcionários 7.2. Independentes 22 / 25

23 7.3. Horas Extra 7.4. Faltas 23 / 25

24 7.5. Actividades 7.6. Movimentos Movimento contabilístico 24 / 25

25 Documento de Tesouraria 25 / 25