I Extintores. Manual de utilizador

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2 I Extintores Manual de utilizador As informações descritas neste documento podem ser alteradas sem aviso prévio e sem que a ISOFT Tecnologias de Informação tenha que actualizar este Manual para todos os seus utilizadores. Todos os nomes apresentados ao longo dos exemplos e imagens são fictícios. Nenhuma parte deste documento pode ser reproduzida ou transmitida sob qualquer formato, para qualquer propósito, sem autorização escrita da ISOFT Tecnologias de Informação. Manual isoft i Extintores, Versão 2.0. Versão 2.0 do Manual ISOFT Tecnologias de Informação. Todos os direitos reservados

3 Indice 1. Instalação do Software... 4 Requisitos mínimos:... 4 Instalação... 4 Desinstalação do software i Extintores Cópias de segurança Navegação Funcionalidades comuns Manutenção das tabelas e dos seus registos Funcionalidade dos botões Manuseamento das grelhas Funcionamento Ficheiro de agentes extintores Ficheiro de Componentes Lista de Verificações Ficheiro de Zonas Ficheiro de Técnicos Lista de Rejeições Inclusão de novo cliente Ficheiro de Marcas Inclusão de novo extintor Relatório de intervenção técnica COMO CRIAR UM NOVO RELATÓRIO DE MANUTENÇÃO? Controle de extintores para manutenção Consulta de extintores com intervenção técnica Consulta de extintores em fim de vida Mailing Exportar base de dados Servidor I Extintores Manual de utilizador 3

4 1. Instalação do Software A instalação do software isoft segue as normas utilizadas pela maioria dos produtores internacionais de software. O programa de instalação orienta o utilizador na instalação das aplicações, oferecendo-lhe duas soluções de instalação: para uma utilização em ambiente monoposto ou multiposto, com instalação de todos os ficheiros ou apenas de determinadas áreas do programa. Requisitos mínimos: Sistema Operativo: Microsoft Windows 2000 ou superior; Processador: Pentium III; Memória: 256 MB RAM (recomendado 512 MB); Disco: 1 GB. Instalação A instalação de qualquer um dos produtos isoft requer a instalação prévia da Plataforma e Administrador. Para instalar o i Extintores, siga os seguintes passos: Comece por fechar os programas que eventualmente estejam abertos no sistema. Execute o programa de instalação setup iextintores Plano.exe. Os primeiros dois ecrãs que são apresentados estão relacionados com questões legais de licenciamento. Deve aceitar as condições descritas. I Extintores Manual de utilizador 4

5 Os passos seguintes permitem-lhe seleccionar a directoria de instalação e a pasta de programas até terminar a instalação. Por defeito, o i extintores será instalado numa nova pasta com o nome isoft. I Extintores Manual de utilizador 5

6 Depois de instalados os ficheiros no seu computador, é necessário instalar o driver do Conector ODBC que permite a conexão da aplicação com a base de dados FireBird. I Extintores Manual de utilizador 6

7 Clique no botão Next e de seguida aceite a licença I accept the agreement. Clique em Next até ao seguinte quadro. Retire o visto da opção View Readme.txt e clique de seguida em Finish. I Extintores Manual de utilizador 7

8 De seguida, é necessário instalar o servidor da base de dados FireBird. Clique em Ok, depois em Seguinte e clique na opção Aceito o Contrato. Clique sucessivamente no botão Seguinte e depois em Instalar. Termine clicando no botão Seguinte e no último quadro, retire o visto da opção After installation What next? e clique em Concluir. Finalize a instalação, clicando no botão Finalizar, conforme imagem abaixo: I Extintores Manual de utilizador 8

9 A instalação terminará quando clicar no botão Finalizar. Para começar a trabalhar aceda ao programa da forma habitual, através do menu Iniciar ( Start ). Desinstalação do software i Extintores A desinstalação dos programas pertencentes à isoft pode ser efectuada através do: o o Painel de Controlo ( Control Panel ), no ícone Adicionar/Remover Programas ( Add/Remove Programs ). Siga as instruções apresentadas pelo Windows e remova, de forma correcta o(s) programa(s) que entender. Menu iniciar ( Start ), no menu i extintores, Uninstall i extintores. Siga as instruções apresentadas pelo Windows e remova. I Extintores Manual de utilizador 9

10 2. Cópias de segurança É da responsabilidade do utilizador efectuar as cópias de segurança da aplicação. Para identificar o directório da aplicação deve efectuar os seguintes passos: Clique no menu Iniciar ( Start ), Executar ( Run ), digite isoft.ini e prima a tecla OK. O texto realçado a azul indica a localização do seu programa. I Extintores Manual de utilizador 10

11 3. Navegação O utilizado tem acesso a toda a informação através dos menus ou botões disponibilizados no canto superior esquerdo da aplicação. Alguns ficheiros estão apenas disponibilizados nos menus. Os botões funcionam como atalhos rápidos contendo apenas os ficheiros mais relevantes. Descrição dos botões da esquerda para a direita: o o o o o o o o Tipos de Extintores Ficheiro de Clientes Inclusão de Extintores na Ficha do Cliente Relatório de Manutenção de Extintores Consulta de Extintores para Manutenção Consulta de Intervenções Efectuadas Mailing (Aviso) Sair da aplicação I Extintores Manual de utilizador 11

12 4. Funcionalidades comuns Manutenção das tabelas e dos seus registos A informação gerida pelas aplicações é armazenada em bases de dados, que por sua vez estão organizadas em tabelas. Estas, existentes em todas as aplicações num menu do mesmo nome, são essenciais para o bom funcionamento dos programas. São elas que dão consistência à informação gerida na sua totalidade. Poderá aceder à edição de registos de cada tabela através do menu Ficheiros ou dos botões de navegação. A manutenção da tabela seleccionada será aberta directamente em modo de inserção. Funcionalidade dos botões Limpa todos os dados inseridos na janela possibilitando a inserção de novo registo. Permite inserir um novo registo ou alterar um registo existente. Elimina um registo existente, desde que este não tenha qualquer movimento associado. Imprime a listagem ou ficha seleccionada. Todas as listagens são pré-visualizadas. Para imprimir em formato de papel, enviar por ou exportar para outro documento deve utilizar a barra de ferramentas disponível. Nº de Páginas Nível de Zoom Nº de registos filtrados Fechar relatório Imprimir Seleccionar impressora Fecha a janela em visualização. Manuseamento das grelhas Inserir novo registo: o O cursor do rato deve se encontrar posicionado num dos campos da linha de preenchimento. Primar a tecla ENTER para adicionar o registo. I Extintores Manual de utilizador 12

13 Eliminar registo da grelha: o Clicar na linha da grelha e pressionar a tecla DELETE do teclado. Alterar registo: o Duplo clique na linha que pretende alterar. Modifique os dados pretendidos e pressione a tecla ENTER para substituir o registo anterior. I Extintores Manual de utilizador 13

14 5. Funcionamento Ficheiro de agentes extintores Todos os campos são de preenchimento obrigatório. A prova hidráulica e inspecção devem ser validadas manualmente de acordo com a especificidade do agente extintor. Esta tabela é de preenchimento obrigatório e é essencial para o preenchimento do mapa de manutenção. Opções específicas do Agente Extintor Campos de preenchimento obrigatório Lista de agentes extintores inseridos Ficheiro de Componentes O campo descrição é de preenchimento obrigatório. O campo preço é de preenchimento facultativo em que por defeito é atribuído o valor zero. Esta tabela é de preenchimento opcional e tem como objectivo registar os componentes de substituição utilizados na intervenção. O campo Relatório permite indicar os componentes a visualizar no relatório de manutenção. Lista de componentes inseridos Campo de preenchimento obrigatório Lista de Verificações O campo descrição é de preenchimento obrigatório. Esta tabela é de preenchimento opcional e tem como objectivo registar a check-list realizada na intervenção. I Extintores Manual de utilizador 14

15 O campo Relatório permite indicar as verificações a visualizar no relatório de manutenção. Campo de preenchimento obrigatório Lista de verificações inserida Ficheiro de Zonas O campo zona é de preenchimento obrigatório. Esta tabela é de preenchimento obrigatório e é essencial para o preenchimento do mapa de manutenção. Campo de preenchimento obrigatório Lista de zonas inseridas Ficheiro de Técnicos O campo técnico é de preenchimento obrigatório. Esta tabela é de preenchimento facultativo. I Extintores Manual de utilizador 15

16 Campo de preenchimento obrigatório Lista de zonas inseridas Lista de Rejeições O campo Classificação e Descrição são de preenchimento obrigatório. Esta tabela é de preenchimento facultativo. Contudo, é indispensável para indicação do motivo de reprovação do extintor. O campo Classificação permite classificar e legendar os itens indicados no motivo de rejeição. Campo de preenchimento obrigatório Lista de rejeições inseridas Inclusão de novo cliente Os campos com cor amarela são de preenchimento obrigatório. Esta tabela é de preenchimento obrigatório e é essencial para a inclusão de novos extintores e preenchimento do mapa de manutenção. I Extintores Manual de utilizador 16

17 Campo de preenchimento obrigatório Campo de preenchimento obrigatório Campo de preenchimento obrigatório A zona deve ser previamente preenchida no ficheiro de Zonas. Deve ser indicado quando o cliente tem um nº fixo de relatório atribuído. Consultar página 11 Manuseamento das grelhas. Permite arquivar o cliente mantendo todos os movimentos associados. Ficheiro de Marcas O campo nome é de preenchimento obrigatório. Esta tabela é de preenchimento facultativo. Campo de preenchimento obrigatório I Extintores Manual de utilizador 17

18 Inclusão de novo extintor Os campos de cor amarelos são de preenchimento obrigatório. Esta tabela é de preenchimento obrigatório e é essencial para o preenchimento do mapa de manutenção. As últimas data de intervenção são necessárias para indicação das próximas datas de intervenção. Permite seleccionar o cliente que deve estar previamente inserido no ficheiro de inclusão de novos clientes. Campos de preenchimento obrigatório Preenchimento facultativo. Quando indicada, valida a data de colocação e agenda a data da intervenção em função do dia e mês de colocação. Caso o utilizador não a indique a 1º intervenção será agendada para o 1º dia do ano seguinte. Ex: Data de colocação: Próxima intervenção: Ex: Sem data de colocação / Ano de fabrico: 2007 Próxima intervenção: Esta opção ficará validada automaticamente no caso de o extintor reprovar na ficha de manutenção. O Local de Serviço desse ser indicado se o cliente dispor de várias lojas/locais de serviço, ou seja, atribui o extintor a um determinado cliente num determinado local/loja. Permite transferir os extintores de um determinado cliente para um novo nome. I Extintores Manual de utilizador 18

19 Relatório de intervenção técnica Todos os campos da ficha de manutenção são de preenchimento obrigatório, à excepção do campo observações. Selecção do extintor por nº ou série conforme ficheiro de inclusão de novo extintor Datas das próximas intervenções Permite seleccionar a operação a efectuar: CA Carregamento MA Manutenção IN- Inspecção PH Prova hidráulica NOVO Extintor aprovado ou reprovado após intervenção efectuada. A data da intervenção é preenchida automaticamente pela data da guia. COMO CRIAR UM NOVO RELATÓRIO DE MANUTENÇÃO? SELECCIONAR O ANO, CASO NÃO CORRESPONDA AO ANO DA INTERVENÇÃO. SELECCIONAR O TÉCNICO. O TÉCNICO NÃO PODE SER ESCRITO DIRECTAMENTE. CASO NÃO EXISTA, ADICIONE-O AO FICHEIRO DE TÉCNICOS. SELECCIONAR O CLIENTE ATRAVÉS DA CAIXA CLIENTE, NIF, MARCA COM, LOCAL SERVIÇO E Nº CLIENTE. NENHUM DOS CAMPOS RELATIVO AO CLIENTE PODE SER ESCRITO DIRECTAMENTE. CASO NÃO EXISTA, ADICIONE-O NO FICHEIRO DE CLIENTES. 2 SELECCIONAR O EXTINTOR ATRAVÉS DA CAIXA Nº EXTINT. E Nº SÉRIE. NENHUM DOS CAMPOS RELATIVO AO EXTINTOR PODE SER ESCRITO DIRECTAMENTE. CASO NÃO EXISTA, ADICIONE-O NO FICHEIRO DE INCLUSÃO DE EXTINTORES. SELECCIONAR A INTERVENÇÃO A EFECTUAR (MANUTENÇÃO, PROVA HIDRÁULICA, INSPECÇÃO PÓ, CARREGAMENTO, NOVO). INDICAR SE O EXTINTOR FOI APROVADO OU REJEITADO. CASO O EXTINTOR SEJA REJEITADO, DEVE INDICAR A LETRA CORRESPONDENTE À CLASSIFICAÇÃO ATRIBUÍDA NA LISTA DE REJEIÇÕES. I Extintores Manual de utilizador 19

20 3 INSERIR DADOS RELATIVOS AOS COMPONENTES E LISTA DE VERIFICAÇÕES. CONSULTAR PONTO 3.1. FINALIZE A INSERÇÃO DO EXTINTOR PREMINDO A TECLA ENTER DO TECLADO ( O CURSOR DO RATO DEVE ESTAR POSICIONADO NUM DOS CAMPOS DA LINHA DE EDIÇÃO). O EXTINTOR SERÁ ADICIONADO À LISTA E A LINHA DE EDIÇÃO FICARÁ VAZIA PARA PREENCHIMENTO DO PRÓXIMO. 4 CLIQUE NO BOTÃO VALIDAR PARA RECALCULAR AS NOVAS DATAS DE INTERVENÇÃO. DE SEGUIDA, CLIQUE NO BOTÃO RELATÓRIO PARA IMPRIMIR O MESMO. 3.1 INSERIR DADOS RELATIVOS AOS COMPONENTES E LISTA DE VERIFICAÇÕES. Opção que permite registar os componentes substituídos na intervenção do extintor. Listagem de todos os componentes inseridos no respectivo ficheiro. O utilizador deve seleccionar/validar os componentes substituídos. Validar selecção através do botão GRAVAR. Opção que permite registar a check-list na intervenção do extintor Check-list de todos os itens a verificar inseridos na respectiva lista. O utilizador deve retirar a validação dos itens não verificados. Validar selecção através do botão GRAVAR. Opção disponível apenas para software integrado (i business + i extintores) 4 Quando o utilizador selecciona a linha relativa ao extintor, os componentes substituídos ser-lhe-ão apresentados na lista juntamente com o custo total do mesmo. Check-list do extintor seleccionado. Valor total relativo à guia de intervenção. Validar: Recalcula as novas datas de intervenção. Modelo: Ficha de manutenção previamente preenchida para acompanhar o técnico. Relatório: Ficha de manutenção preenchida de acordo com a intervenção efectuada. RNC: Relatório de Não Conformidade I Extintores Manual de utilizador 20

21 RNC Relatório de Não Conformidade Permite a impressão de um relatório com informação dos extintores rejeitados e respectivos motivos de rejeição. Modelo Relatório de manutenção previamente preenchido. Esta função permite a impressão do modelo aprovado pela entidade certificadora. Os dados são previamente preenchidos pela aplicação e automaticamente criada a respectiva guia de intervenção. Esta ficha será o modelo que o funcionário se deverá fazer acompanhar na respectiva intervenção. Nota: O modelo apresentado pode ser alterado de acordo com o disponibilizado pela sua empresa. Relatório de manutenção Após o preenchimento dos campos nulos disponibilizados pelo modelo entregue pelo utilizador poderá imprimir a ficha de intervenção totalmente preenchida e actualizada. A imagem seguinte apresenta um relatório exemplo devidamente preenchido pela aplicação. Controle de extintores para manutenção Esta listagem permite consultar e controlar de forma detalhada ou sucinta a relação de extintores para manutenção num determinado período. I Extintores Manual de utilizador 21

22 A opção Por zona permite uma listagem agrupada/filtrada por zona de intervenção. A opção Entre datas, por defeito, já se encontra preenchida com a data do primeiro e ultimo dia do mês actual. Contudo, pode ser alterada ou desactivada. A opção Consulta por revisão efectua uma relação das revisões para intervenção. A opção Consulta resumida efectua uma relação do nº de extintores para intervenção sem qualquer referência ao tipo de intervenção a efectuar. A opção Consulta detalhada efectua uma relação dos extintores para intervenção descriminando o tipo de intervenção a efectuar. Consulta de extintores com intervenção técnica Esta listagem permite consultar os extintores com intervenção técnica. A opção Por técnico permite uma listagem agrupada/filtrada pelo técnico que efectuou a intervenção. A opção Por cliente permite uma listagem agrupada/filtrada de todos os extintores de um determinado cliente. A opção Por nº de série permite a visualização do histórico relativo ao extintor mencionado. Caso o utilizador seleccione previamente o cliente, os extintores serão filtrados de acordo com a respectiva selecção. A opção Por zona permite uma listagem agrupada/filtrada por zona de intervenção. A opção Entre datas, por defeito, já se encontra preenchida com a data do primeiro e ultimo dia do mês actual. Contudo, pode ser alterada ou desactivada. A opção Todos efectua uma relação geral dos extintores com intervenção técnica. A opção Reprovados efectua uma relação dos extintores reprovados na intervenção técnica. A opção Aprovados efectua uma relação dos extintores aprovados na intervenção técnica. I Extintores Manual de utilizador 22

23 Consulta de extintores em fim de vida Esta listagem permite consultar os extintores em fim de vida por ano e/ou zona. A opção Por zona permite uma listagem agrupada/filtrada pela zona de intervenção técnica. A opção Por ano permite uma listagem agrupada/filtrada por ano de validade. A opção desactivada efectua uma listagem geral de todos os extintores. Mailing Permite enviar a todos os clientes, via ou carta, um aviso da intervenção técnica agendada, de forma detalhada (com a relação de extintores) ou resumida (com o nº total de extintores). Carta de aviso de intervenção técnica. Apresenta apenas o total de extintores. intervenção técnica. Carta de aviso de intervenção técnica. Apresenta todos os extintores com I Extintores Manual de utilizador 23

24 Preenche os dados do cliente automaticamente para um formato de envelope DL. Abre o Outlook com os s dos clientes seleccionados. Copia os s para uma área de transferência de forma que os possa reutilizar no seu serviço de . Exportar base de dados Servidor Esta operação permite centralizar a informação registada nas oficinas móveis. Por exemplo, a empresa dispõe de uma oficina móvel com relatórios efectuados na série 2. A sede efectua os relatórios com a série 1. No final do dia, com os computadores em rede, o computador da oficina móvel exporta os dados para a sede, através deste aplicativo. Clicar para seleccionar a pasta do software i Extintores presente no servidor (computador da sede). I Extintores Manual de utilizador 24

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